Cuando hay que trabajar al mismo tiempo entre varias personas sobre un mismo documento.
Google Drive (antes GoogleDocs)
Permite descargar también los documentos a una versión clásica de ofimática para ser abiertos con MSOffice, OpenOffice.org o LibreOffice o en formatos compatibles (PDF, TXT, …).
Una vez instalado Drive, genera una copia local que se sincroniza con la que existe en la nube.
OneDrive, Permite almacenar archivos en la nube de Microsoft (antes SkyDrive) y además incorpora la versión web de las aplicaciones ofimáticas de Office, es decir, puedes utilizar un procesador de textos, hoja de cálculo y presentaciones directamente desde la nube sin instalar ni disponer de licencia de Office.
Objetivo: en vez de «guardar como» diferentes ficheros a medida que se van haciendo cambios, se trata de acceder a un único fichero pero en el que se dispone de trazabilidad sobre versiones anteriores. Es decir, existe un solo fichero pero se pueden ver versiones anteriores e incluso restaurarlas.
Se puede consultar la entrada «Control de versiones» en la wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Control_de_versiones
Según con qué aplicaciones se trabaje, hay diferentes maneras de abordar la gestión de versiones:
En Word 2003 y anteriores (no a partir de 2007): http://office.microsoft.com/es-es/word-help/guardar-varias-versiones-de-un-documento-HP005253799.aspx
A partir del uso de OneDrive se admite el historial de versiones.
En Sharepoint: http://office.microsoft.com/es-es/help/introduccion-al-control-de-versiones-HA010021576.aspx
Para Excel existen soluciones externas (de pago).
Las soluciones de gestión documental suelen disponer de este tipo de utilidad. Ejemplo: Alfresco https://www.alfresco.com/es/ecm-software/document-management
Admite control de versiones con comentario en cada una de ellas para describir la versión que se guarda.
Info: https://help.libreoffice.org/Common/Version_Management/es
Dispone de guardado automático de las versiones con información de quién ha realizado qué cambios
Las cuentas de Dropbox Basic y Plus pueden recuperar cualquier archivo eliminado o modificado en los últimos 30 días.
Las cuentas de Dropbox Professional y Dropbox Business pueden recuperar cualquier archivo eliminado o modificado en los últimos 180 días.