Indexación y listados de necesarios

¿Cuál es mi lista de necesarios? Esta actividad básica en la metodología de las 5S, se puede simplificar con herramientas de indexación que permiten listar todo el contenido de un sitio. Además, luego permiten acceder de forma más ágil a la documentación.

Habitualmente nuestro sistema operativo indexa determinadas carpetas en las que es habitual ubicar documentos. Conviene asegurarse de cuáles son las carpetas que están indexadas (lo que permite un acceso más rápido mediante la búsqueda). Normalmente, si se tienen permisos, es tan sencillo como clic con botón derecho del ratón y añadir la carpeta a una biblioteca.

En Windows la opción más robusta pasa por emplear el PowerShell

1. Abre PowerShell:

   • Haz clic en el menú Inicio y escribe PowerShell.

   • Haz clic en Windows PowerShell.

2. Ejecuta el Comando:

   • Copia y pega el siguiente comando, reemplazando "C:\Ruta\de\tu\Carpeta" por la ruta real que quieres analizar, y "C:\Salida\inventario_completo.csv" por la ubicación y nombre del fichero de salida. Con esto obtienes un fichero CSV, que es fácil de abrir y analizar en Excel.

3. Nota sobre Carpetas Vacías:

   • En este listado de PowerShell, cada subcarpeta aparecerá una única vez con su FullName. Si una subcarpeta está vacía, aparecerá en el listado con PSIsContainer = True y sin ningún fichero anidado directamente debajo de ella en la lista. De esta manera, ninguna carpeta es omitida.

Otras opciones

1. Usar un comando en MSDOS, ya que el Explorador de Windows no puede exportar ni imprimir una lista de los archivos incluidos en una carpeta. Hay que ir a la unidad o carpeta en cuestión y luego usar el comando dir.

   • Explicación adicional más detallada

2. Folder-to-TXT 1.01 descargar fichero ejecutable (330Kb)

   • Imagina esta situación: después de horas de organizar tus carpetas y ficheros, quieres una lista para que quede constancia de los cambios en caso que ocurra alguna desgracia y así saber dónde guardas cada archivo.

   • Para ahorrarte el tiempo que malgastarías anotando los ficheros a mano, mejor que utilices Folder-to-TXT, que crea esa lista al instante y de una manera sencilla.

   • Folder-to-TXT guarda en un documento TXT el contenido de la carpeta que elijas, incluyendo archivos y subcarpetas, su extensión o la ruta exacta dentro de tu disco duro además de la fecha en la que creaste la lista.

3. WinDirStat Windows Directory Statistics ver. 1.1.2 http://windirstat.info/index.html y la descarga desde SourceForge: http://sourceforge.net/projects/windirstat/files/latest/download

4. Directory Lister Pro 1.68 (abril’15) http://www.krksoft.com/

   • La lista de elementos a incluir en el listado es plenamente configurable y en el caso de generarla en formato HTML, se puede incluir hoja de estilos (CSS) propia o enlaces a directorios y archivos, además de configurar el tipo de letra y el tamaño de cada elemento a mostrar.

   • Directory Lister realiza un listado de todos los ficheros incluidos en los directorios seleccionados de tu disco duro, CD-Rom, disquetera o cualquier otro medio de almacenamiento en formato de texto, en HTML o incluso en CSV.

5. Otra opción muy sencilla: instalar Easy Context Menu y activar la opción "Copiar contenido de Carpeta en forma de lista" en el menú contextual de carpetas. Para generar el listado: botón derecho en la carpeta que queramos y hacer clic en la opción de "Copiar contenido de Carpeta en forma de lista"; luego en Excel pegamos ese contenido y jugamos con los datos para extraer la longitud de la ruta de cada fichero o dividir en columnas para ver cuántos niveles de carpetas tenemos. 

Si se desea crear toda una estructura de carpetas y subcarpetas en blanco puede ser útil disponer de un fichero txt con esa estructura. Esta utilidad creará todo el árbol con carpetas y subcarpetas vacías a partir del txt que hayas diseñado.

• • Text 2 Folders 

• • WhatSizeMac, propuesta como un equivalente de treesize para Mac. Dispone de una versión de prueba y una de pago.

  • Dr. Cleaner: Disk,Memory,System Optimizer form Mac. (NOTA: https://www.theregister.co.uk/2018/09/10/trend_micro_apple_macos/)

Una opción, como comentábamos antes, es emplear TreeSize: https://www.jam-software.com/treesize/clean-up-google-drive.shtml.
Pero también hay otras alternativas, como puedes comprobar en este vídeo:

Aquí tienes una lista de software de mapas mentales, categorizada por su tipo y características principales para ayudarte a elegir la mejor opción según tus necesidades.

Software de Escritorio y Multiplataforma

Estas aplicaciones suelen ser más potentes, con opciones avanzadas de personalización, integración con otras herramientas y la capacidad de trabajar sin conexión.

1. XMind: Muy popular y potente, ofrece una gran variedad de estructuras de mapas (lógica, espina de pescado, línea de tiempo), modos de presentación, y compatibilidad con diferentes formatos de archivo. Tiene una versión gratuita y una de pago con más funciones.

2. MindManager: Considerado uno de los estándares del mercado, es muy completo para la planificación de proyectos y la gestión del conocimiento. Incluye integraciones con Microsoft Office y otras herramientas de productividad. Es una opción de pago orientada a entornos profesionales.

3. Mindomo: Una herramienta versátil que funciona tanto en la web como en escritorio. Destaca por su colaboración en tiempo real y la posibilidad de convertir mapas mentales en diagramas de Gantt para la gestión de proyectos.

4. FreeMind: Una opción de código abierto y gratuita. Aunque su interfaz es un poco anticuada, es muy funcional y útil para quienes buscan una herramienta sin coste y sin la necesidad de funciones avanzadas.

5. CmapTools: Un software gratuito enfocado en la creación de mapas conceptuales, que se diferencian de los mapas mentales por su enfoque más jerárquico y estructurado. Es muy utilizado en entornos educativos y de investigación.

Software Online y Basado en la Nube

Ideales para la colaboración en equipo, el acceso desde cualquier dispositivo y la simplicidad de uso.

1. Miro: Es una pizarra virtual muy completa que incluye una potente herramienta de mapas mentales. Es excelente para la colaboración en equipo en tiempo real, con plantillas para brainstorming, diagramas de flujo y otras metodologías ágiles. Ofrece una versión gratuita con funcionalidades limitadas.

2. Mural: Similar a Miro, es una plataforma de colaboración visual que permite crear mapas mentales de forma colaborativa. Es muy intuitiva y se usa en talleres, sesiones de ideación y planificación de proyectos.

3. MindMeister: Una de las herramientas de mapas mentales en línea más populares. Destaca por su facilidad de uso, colaboración en tiempo real, integración con Google Workspace y otras aplicaciones, y su modo de presentación interactivo.

4. GitMind: Ofrece una versión gratuita bastante funcional para la creación de mapas mentales y diagramas de flujo. Se basa en la nube, lo que facilita el acceso desde cualquier lugar.

5. Canva: Aunque es más conocida por su diseño gráfico, Canva tiene una sección de mapas mentales con plantillas muy visuales y fáciles de usar. Es una buena opción para mapas mentales con un enfoque más estético y creativo.

Aplicaciones Móviles

Perfectas para capturar ideas sobre la marcha.

1. SimpleMind: Una aplicación multiplataforma con versiones para iOS, Android y escritorio. Es muy intuitiva y permite crear mapas mentales de forma rápida, con opciones de sincronización entre dispositivos.

2. Mindly: Una aplicación con una interfaz muy visual y única, ideal para organizar ideas de forma radial. Su diseño es muy limpio y se centra en la organización de conceptos de manera jerárquica. Disponible en iOS y Android.