Adressbok (Sändlistor)

Alla användare har en egen adressbok som skapats automatiskt, en del har fler.

Tanken är att du här ska kunna spara de kontakter som du vill göra utskick till, särskilt om du enkelt vill kunna skicka till dem igen.

Adressboken administreras på webben och är en del av din Verktygslåda.

Adressboken kan innehålla mejladresser, mobilnummer, fasta nummer och faxnummer.

Om du vill skapa en ny adressbok, eller om du vill ändra på dess inställningar så gör du detta under Resurser.

Skicka till den direkt från din Verktygslåda eller från din mail. I vissa fall även via SMS.

Om du har flera adressböcker öppnas den som du senast jobbade med, uppe till höger kan du välja en annan.

Lägg till medlemmar

Här kan du lägga till både nummer och mailadresser, enstaka för hand eller ladda upp en hel xls-fil.

När du lägger till kontakter manuellt så kan du lägga till ; efter numret eller mailadressen följt av kontaktens namn eller någon annan beskrivande text. Det kan underlätta för dig i hanteringen av dina kontakter.

Ladda upp kontakter med en xls-fil

Om du har många adresser som ska laddas upp kan det vara enklast att göra det genom att ladda upp en xls- eller csv-fil.

När du valt din fil så visas en förhandsvisning av innehållet så att du kan berätta för systemet vad det är du vill ladda upp.

Välj adresstyp handlar om din lista innehåller både nummer och mailadresser eller ej. Alternativet Blandade adresser funkar till det mesta så den kan du låta vara så.

1:a raden är en rubrikrad bockar du i om din xls-fil har rubriker i sig. Det syns i förhandsvisningen om du inte kommer ihåg. Det är inte hela världen om du missar detta, det blir bara ett litet felmeddelande om att det är en ogiltig adress.

Det är dock väldigt viktigt att du matchar kolumnerna så att systemet vet vilken kolumn du vill importera och vad den innehåller.

Adress måste alltid väljas. Den väljer du på den kolumnen som innehåller de nummer eller mailadresser du vill importera. Adress kan bara väljas för EN kolumn i taget. Om du har mailadresser i en kolumn och nummer i en annan så får du importera filen två gånger.

Namn är frivilligt att välja, i så fall väljer du kolumnen som innehåller namn. Namn kan bara väljas för en kolumn. Dessa kommer synas i listan över dina medlemmar och det motsvarar när du sparar en kontakt manuellt och skriver ; Namn efter en adress.

Värde väljer du på de övriga kolumner som du vill importera. Värde är frivilligt att använda och används oftast om man vill kunna skicka personaliserade meddelanden till medlemmarna. Det kan också användas för att kunna söka fram grupper ur adressboken baserat på dessa värden och sedan gruppera dem med etiketter. Här är det nödvändigt att du har en rubrikrad i din fil, för dessa värden sparas under den rubrik du angivit i filen och denna rubrik behöver du använda när du söker fram medlemmarna.

Sammanställning över uppladdade medlemmar

När du klickat på Spara för att ladda upp dina kontakter så får du en sammanställning över hur många som lagts till i adressboken och om det var fel på något nummer. Här fanns det tre giltiga kontakter, men en var en dubblett, så bara två har lagts till i adressboken.

Ogiltiga medlemmar

Systemet kontrollerar de nummer och adresser du laddar upp, om de inte bedöms som korrekta får du en möjlighet att rätta till dem. Gör dina ändringar och klicka Spara så görs en ny kontroll innan de läggs till i adressboken.

Dubbletthantering

Du behöver inte oroa dig för om du har angivit några dubbletter. Systemet rensar bort dem automatiskt. När du laddat upp kontakterna så får du möjlighet att titta på vilka nummer eller mailadresser det var som var med som dubblett.

Värden på medlemmar

Om du laddar upp medlemmarna via en fil så kan du även skicka med ett antal värden som du kan använda för att gruppera dem med etiketter för enklare utskick, eller för att kunna göra personliga meddelanden med unikt innehåll.

Genom att klicka på en medlem så får du upp detaljerna och kan se vilka värden som finns där. "Namn" på värdet är den text som stod i rubrikraden i filen och det är också exakt den texten som ska anges när man skickar personliga meddelanden.

Här kan du även ändra värdet om du så önskar.

Blockera medlemmar

Om du blockerar en medlem så får den inga fler utskick som skickas till den adressboken. Det här kan vara användbart om man vet att personen är på semester och inte ska ha utskick under en period.

Du kan också välja att blockera en kontakt som du vill vara säker på att du inte råkar skicka till igen. Även om du skulle råka ladda upp den igen till din adressbok så kommer den fortsätta att vara blockerad tills du väljer att avblockera den. Om du bara har raderat en kontakt, och sedan lägger till/importerar den igen så kommer den återigen vara aktiv för utskick.

Du hittar lätt dina blockerade kontakter här:

Och kan aktivera dem igen:

Ta bort medlemmar

Radera alla med ett klick - här kan du klicka om du snabbt och enkelt vill rensa bort alla adressbokens medlemmar. Detta går INTE att ångra eller backa.

Radera vissa - markera de medlemmar du vill radera, det är enkelt att markera alla och sedan välja bort vissa om man föredrar det.

Söka bland medlemmar

Det finns flera sätt att söka bland dina medlemmar. Förutom att hitta en specifik medlem så kan Sök med fördel användas för att söka fram flera medlemmar som du vill ge en etikett, så du inte behöver tilldela dem en och en.

Direktsök

Den enklaste sökningen där du kan ange del av namn, nummer eller adress och få fram alla som matchar.

Avancerat sök

Klicka på för att öppna sökalternativen.

Den avancerade sökningen möjliggör att söka på flera saker, och även på värden som man har importerat med hjälp av Excel.

- Du kan bocka i en eller flera etiketter

- Du kan ange del av namn

- Du kan ange del av adress, dvs nummer eller mailadress

- Söklogik gör att du kan välja mellan att ditt sökresultat ska matcha samtliga angivna kriterier(OCH) eller om det räcker att någon av de angivna kriterierna uppfylls(ELLER).

- Du kan söka på de värden som du importerad via fil, "Avdelning" är rubriken på den kolumn jag hade när jag importerade ovan och här kan jag nu ange del av det värde som finns i det fältet.

Etiketter

Etiketter kan du använda för att gruppera dina medlemmar och göra det enklare att bara skicka ut meddelanden till vissa grupper.

Lägg till och ta bort

Om du klickar på när du inte valt några mottagare så har du möjlighet att lägga till nya etiketter eller radera dem.

Tilldela etiketter

Du kan tilldela etiketter till enstaka medlemmar eller till flera samtidigt. Använd med fördel först Sök-funktionen för att få fram alla som du vill tilldela etiketten till.

Markera den eller de medlemmar som du vill ge en etikett och klicka på

Nu kan du välja den eller de etiketter du vill ge dessa medlemmar, klicka på Uppdatera för att slutföra.

Om du upptäcker att du saknar en etikett så kan du även lägga till en ny här direkt innan du tilldelar den.

Skicka enkelt

Du kan skicka ett meddelande till dina kontakter direkt härifrån om du vill. Snabbt, enkelt, inga krusiduller.

Välj medlemmarna du vill skicka till och klicka på

Nu kan du ange ärende (valfritt), skriva ditt meddelande och skicka direkt. Meddelandet skickas ut med de inställningar som din adressbok har. Vill du kolla dina inställningar så hittar du dem under Resurser.

Skicka till en adressbok

Tänk på att bara de som står som Skribenter på en adressbok kan göra utskick till adressbokens Medlemmar.

Om någon skickar till adressboken som inte är Skribent, så skickas det meddelandet bara till adressbokens Funktionärer.

Du kan göra utskick till din adressbok via Verktygslådan, om du bara vill skicka till delar av adressboken kan du enkelt söka fram dem här. Du kan också schemalägga ditt utskick.

Det går även fint att skicka direkt från din vanliga mail. Skicka helt enkelt ett mail till adressbokens unika mailadress, skriv ditt meddelande och klicka på skicka.

Adressbokens unika mailadress utgörs av adressbokens namn (box.xyz) avslutat med @esms.nu. Du hittar adressbokens mailadress under Resurser.

Man kan även starta ett utskick via SMS, om man aktiverat adressbok med opt-in på ett mobilnummer eller ett kodord. Om avsändarens mobilnummer finns upplagt som Skribent så kommer alla SMS som skickas till numret eller kodordet att skickas vidare till adressbokens medlemmar, oavsett om de ligger upplagda som nummer eller mailadresser.

Även personer som inte har en TellusTalk-användare kan göra utskick till en adressbok via mail eller SMS om de finns upplagda som Skribenter.