Olá, estudante! Na lição anterior, você aprendeu sobre vários tipos de contratos de trabalho possíveis de serem firmados em nosso país. Nas relações de emprego, aprendeu sobre os contratos de trabalho intermitente, de aprendizagem e das cotas para deficientes e reabilitados. Nas relações de trabalho, entendeu as características do trabalho autônomo, do eventual, do avulso, do temporário e do terceirizado, voluntário e do estágio. Por fim, você compreendeu um pouco mais sobre algumas normas e leis contidas na CLT que regem as relações de trabalho e emprego e que os profissionais de RH devem conhecer.

Agora, na Lição 12, você aprofundará seus conhecimentos sobre o procedimento de admissão de empregado. Conhecerá as atividades principais do Departamento de Pessoal bem como as leis e as normas que devem ser obedecidas. Compreenderá os objetivos do procedimento de admissão de novos contratados, que envolvem o registro do empregado, o contrato de trabalho e o dossiê do empregado. Entenderá que o registro do empregado é uma formalização obrigatória e que toda admissão deve ser comunicada ao Governo e, com isso, conhecerá algumas funções do eSocial. 

Por fim, conhecerá alguns documentos obrigatórios que o novo contratado deverá apresentar para a empresa, inclusive, mais detalhadamente, o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e o Programa de Integração Social (PIS).

Das atividades do Departamento de Recursos Humanos você já aprendeu que ao concordar com os serviços propostos pela empresa, o trabalhador deve formalizar essa relação e que, para isso, existem vários tipos de contratos que podem ser firmados. No caso da relação de emprego, esse é o momento de conhecer o procedimento de admissão de empregado que se inicia logo após a proposta de trabalho ter sido aceita.

Cabe ao responsável pela seleção fornecer ao novo contratado uma relação de documentos a serem entregues ao Departamento de Pessoal. Com a relação de documentos em mãos, você consegue imaginar a emoção de alguém que acabou de ganhar um emprego? Já passou por esse momento alguma vez? Pois é, um turbilhão de sentimentos invade a pessoa, como: entusiasmo, “nossa! Vou dar o meu melhor”; satisfação, “uau! Eu fui escolhido”; alegria, “finalmente, vou ganhar meu próprio dinheiro”; receio, “hum, será que eles são legais?”; espanto, “credo, quanta papelada eu tenho que arrumar”.

Sim, no RH circulam muitos papéis. Tanto que, com a evolução e o aumento de processos e procedimentos, as empresas acabam repensando essa relação com tantos afazeres e passam a adotar configurações variadas. Algumas organizações possuem e administram os dois departamentos (RH e DP), outras terceirizam uma parte de algum deles e existem aquelas que terceirizam tudo. Às vezes, terceirizar o DP acontece porque a movimentação de documentos, comprovantes e uma série de outros escritos é bem intensa. Mas isso você entenderá aos poucos, nesta e nas próximas lições.

O início de uma relação de trabalho é parecido com o de vários outros tipos de relações e existe um exemplo que você conhece bem, o relacionamento escolar, certo? Pois bem, durante a lição, quando você aprender sobre o procedimento de admissão de novos contratados, reconhecerá algumas semelhanças com o que já vivenciou em sua escola, quando compareceu para o registro escolar.

Assim como o registro do empregado, o procedimento de admissão de um aluno em uma instituição de ensino requer a realização da matrícula escolar. No Ensino Técnico, Ensino Médio e Ensino Superior, sendo o aluno maior de idade, ele próprio realiza a sua matrícula. Mas, no caso de alunos menores de idade, é preciso a presença dos pais ou responsáveis. Nas empresas, isso também ocorre e, no caso de menores de idade, é necessária a assinatura do responsável legal no contrato especial de trabalho.

Para ser admitido em uma empresa, o trabalhador deve, obrigatoriamente, apresentar uma série de documentos. Numa instituição de ensino também, o aluno deve apresentar, na secretaria da escola, documentos, como foto 3x4, carteira de vacinação, comprovante de residência, certidão de nascimento, RG, CPF, título de eleitor, certificado de reservista, histórico escolar e histórico de conclusão do Ensino Fundamental. Nos dois casos, a falta de apresentação de algum documento obrigatório pode ser impeditiva de sua entrada, tanto na instituição quanto na empresa.

Além disso, assim como em várias empresas, muitas instituições de ensino possuem, em suas normas internas, a obrigatoriedade do uso de uniforme, exigência que também é explicada no ato da matrícula. Mas, aqui, parece que as razões se diferenciam, se, na escola, o uso de uniforme é por uma questão disciplinar, para que os alunos aprendam a seguir regras, nas empresas, ocorre o contrário. Em alguns setores, o uso do uniforme é uma questão de saúde e segurança e serve para proteger o empregado em ambientes perigosos e insalubres; por isso, é obrigatório. Em outros setores, os próprios trabalhadores pedem a adoção de um uniforme por questão econômica, ao usar um modelo único de roupas gastam menos dinheiro e despendem menos tempo na hora da escolha do que vestir. Será que as semelhanças e as diferenças acabam por aqui?

O procedimento de admissão de empregado pertence ao Departamento de Pessoal (DP) e existe para formalizar a relação entre a empresa e o novo contratado. Em lições passadas, já foi explicado que o objetivo do Departamento Pessoal é juntar, organizar e manter todos os registros necessários para o gerenciamento das práticas administrativas e zelar pelo cumprimento das exigências legais.

Marras (2011) explica que, numa relação de emprego, a prática trabalhista executada pelo DP se baseia nos preceitos legais estabelecidos nas legislações trabalhista e previdenciária contidas principalmente nos seguintes instrumentos:

Para Marras (2011), o profissional que atua no DP tem por obrigação estar sempre atualizado sobre as eventuais mudanças neste grande e complexo campo das informações legais, para aplicar, corretamente, as práticas trabalhistas sob sua responsabilidade. Basicamente, o DP possui as seguintes funções:

O procedimento de admissão de novos contratados tem por objetivo confeccionar o registro de empregado, o contrato individual de trabalho e o dossiê do empregado. A organização de todos os documentos do trabalhador refletirá, diretamente, na qualidade do trabalho do DP, já que é de responsabilidade do empregador comprovar a autenticidade das informações apresentadas (FIDELIS, 2020).

Almeida (2022) explica que o registro do empregado é obrigatório e pode ser feito em livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções do Ministério do Trabalho. Cada ficha, seja em meio físico, seja em meio eletrônico, possui um número de ordem passível de fiscalização. Não realizar o registro do trabalhador no momento da admissão gera multa para o empregador, conforme consta na CLT: 

Além disso, é preciso comunicar o Governo por meio do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Alguns dados de registro devem ser informados ao eSocial até um dia antes da data em que o empregado começar a trabalhar, e outros dados podem ser inseridos até o dia 15 do mês seguinte ao mês da admissão (Quadro 1) (FIDELIS, 2020).

Santos e Machado (2021) expõem que, para o registro do empregado, o DP precisa de vários documentos e, comumente, uma relação de documentos exige a apresentação obrigatória de:

Fidelis (2020) lembra de outros documentos que vão compor o dossiê do empregado, que são:

Por outro lado, atenção! Existem documentos que não podem ser solicitados. A legislação trabalhista proíbe a prática de atos discriminatórios ou que impeçam a contratação, por isso, a empresa não pode pedir documentos, como: (1) atestado de gravidez ou de esterilização, (2) certidão negativa de reclamatória trabalhista e (3) declaração de não ter filhos menores de sete anos (SANTOS; MACHADO, 2021).

De todos os documentos solicitados, provavelmente, a Carteira de Trabalho é o mais importante. Santos e Machado (2021) explicam que é obrigatória a apresentação da Carteira de Trabalho e Previdência Social para o exercício de qualquer tipo de serviço, de qualquer que seja a natureza do trabalho a ser executado, independentemente de ser empregado, empresário, autônomo ou avulso. A CTPS traz o número de identificação profissional da pessoa e retrata em quais empresas o profissional já trabalhou e por quanto tempo. Contém, por exemplo, os registros de admissão e demissão, os períodos de férias e afastamentos, os cargos ocupados (e suas mudanças) e os valores dos salários (inicial e os aumentos posteriores). Com isso, torna-se um dos principais documentos a serem apresentados para a concessão de benefícios previdenciários e assegura o acesso a vários direitos trabalhistas, como o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e o seguro-desemprego. 

Na carteira de trabalho, também, encontra-se o número de inscrição no Programa de Integração Social (PIS/PASEP), outro documento obrigatório para a admissão. Todo trabalhador, no seu primeiro emprego, deve ser cadastrado na Caixa Econômica Federal (CEF), no Programa de Integração Social (PIS). Esse cadastramento possibilita ao empregado a consulta e o saque dos benefícios sociais e trabalhistas administrados pela CEF, como o FGTS, o seguro-desemprego e o abono salarial (FIDELIS, 2020). 

Como profissional de RH, você conhecerá vários programas do Governo voltados para os trabalhadores brasileiros, como é o caso do PIS. Porém pode ser que você seja questionado por algum empregado com dúvidas sobre as siglas NIS, PIS, PASEP e NIT, principalmente, por todas elas serem o mesmo número. Ficou confuso(a)? Então, entenda bem a diferença entre elas.

O Governo Federal, por meio da Caixa Econômica Federal (CEF), criou o Número de Identificação Social (NIS) para registrar, organizar e vincular os cidadãos às políticas públicas e aos benefícios sociais a que tenham direito. O número do NIS é composto por uma sequência de 11 dígitos e seu cadastramento é sempre feito por um agente: empresa, prefeitura ou órgão de governo (CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, [2023a]). 

Quando o cidadão é um empregado da iniciativa privada, porém, ele será cadastrado pelo Programa de Integração Social (PIS). Quando o cidadão é um funcionário público, ele será cadastrado pelo Programa do Patrimônio do Servidor Público (PASEP). O PIS/PASEP é usado para identificar o trabalhador e vinculá-lo aos benefícios trabalhistas a que tenha direito. Comumente, o cadastramento do PIS é feito junto à primeira carteira de trabalho, e seu número acompanha o trabalhador por toda a vida profissional (CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, [2023b]).

Se o cidadão for um contribuinte autônomo (ou ainda, individual, doméstico, facultativo e especial) e não trabalhar com carteira assinada, no entanto, então, será vinculado ao Número de Registro do Trabalhador (NIT). O NIT é obtido junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), e seu registro serve para que os profissionais contribuam com o INSS e tenham acesso aos benefícios previdenciários, como a aposentadoria. Quem já é cadastrado no PIS, PASEP ou NIS usa esse número de inscrição, também, para o INSS (BRASIL, 2023).