Olá, estudante! Na lição anterior, você conheceu o contexto da criação da Reforma Trabalhista de 2017, entendeu como eram as principais regras e acompanhou as respectivas mudanças. Na sequência dos nossos estudos referentes às rotinas trabalhistas, estudaremos um importante instrumento implementado no Brasil: o eSocial. 

Você vai conhecer os objetivos do eSocial, identificar as vantagens da criação dele para empresas e empregados, entender algumas das principais funcionalidades e, ainda, reconhecer a classificação dos eventos que ele reúne. Como futuro(a) Técnico(a) em Administração, o conhecimento das plataformas de registro e fornecimento de informações junto ao governo é fundamental para a sua atuação no Departamento de Recursos Humanos. Vamos conhecer as inovações trazidas pelo eSocial? Desburocratizar é preciso! 

A gestão da empresa envolve uma série de campos essenciais e complementares. Um ambiente organizacional considerado harmonioso perpassa, necessariamente, pela conduta correta e pela conformidade com as obrigações legais da organização. O cumprimento da legislação, a fidelidade aos prazos e a transparência das conduções contribuem para que haja segurança institucional, importante tanto para os gestores quanto para os colaboradores.

É fato que a empresa lida com inúmeros trâmites burocráticos junto aos mais diversos órgãos governamentais. Nessa tarefa, é imprescindível que ocorram o fornecimento e a declaração de dados precisos. Empresas, funcionários e instituições dependem de informações, para que os mais variados cálculos sejam realizados com exatidão, cumprindo os direitos trabalhistas assegurados pela legislação vigente.

Você já ouviu alguém falar em burocracia? Em que sentido? Você sabia que ela tem origem no francês e no grego: bureau (“escritório”, em francês) + krátos (“poder”, em grego)? Ao ser entendida como um modelo de organização racional para a obtenção de resultados, ela é útil e necessária em todas as organizações, permitindo que os processos aconteçam. Entretanto, quando ela é excessiva, é preciso que o modelo seja repensado e se torne mais eficiente, ocorrendo a chamada desburocratização.

Vamos entender como o eSocial aparece nessa história? Vamos juntos!

Embora a burocracia seja necessária na organização dos processos envolvidos em qualquer tarefa, inclusive nos processos que compõem o funcionamento da empresa, o excesso burocrático dificulta o trâmite das etapas e traz morosidade na obtenção de resultados. Em outras palavras, deixa de ser eficiente, ou seja, mostra-se contrário à razão da própria criação. Para o case desta lição, trago um vídeo que trata da burocracia no Brasil, abordando como ela se torna um entrave ao desenvolvimento. Em termos de impostos, por exemplo, o vídeo do Tribunal de Contas da União (TCU) traz um panorama vivido no país antes da chamada Reforma Tributária (que entrará em vigor aos poucos, tendo início a partir de 2026). 

As iniciativas para a desburocratização são necessárias, devendo ser estudadas e bem planejadas. Vamos conhecer um pouco mais o assunto?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), criado em 2014, tem como principal objetivo reunir, em uma única plataforma, as informações dos empregados, unificando a comunicação entre as empresas e o governo, antes, registradas em formulários específicos, nos respectivos órgãos, como Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Receita Federal, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal. Integrando o envio, ao Governo Federal, de dados referentes a vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, FGTS, folhas de pagamento, acidente de trabalho, avisos prévios, escriturações fiscais, antes, distribuídos entre várias instituições, o eSocial substituiu, de acordo com a ABRH-RS (15 OBRIGAÇÕES..., 2024), as seguintes obrigações:

O eSocial é obrigatório para as pessoas físicas que têm empregados domésticos e todas as pessoas jurídicas (inclusive, os Microempreendedores Individuais - MEI), trabalhadores estatutários, celetistas, autônomos, cooperados, avulsos, sem vínculo empregatício e estagiários. Nesse sentido, para as empresas, o conhecimento e o cumprimento de todos os trâmites são fundamentais. Cabe exclusivamente a elas, obrigatoriamente, o envio, pelo eSocial, de informações precisas.

Eliminando as burocracias, a plataforma combate a inadimplência dos empreendedores, tornando a gestão da vida do funcionário mais eficiente e transparente. De maneira sintética, o eSocial possibilita:

Dessa forma, pode-se afirmar que a adoção do eSocial traz vantagens para empresas e funcionários. Para as empresas, muitos processos são simplificados, o que, por sua vez, favorece a diminuição de erros e promove maior produtividade. Além disso, traz maior segurança jurídica, com a compilação de dados armazenados em um único local, de forma automatizada e digital, permitindo o registro instantâneo de informações. Já para os empregados, promove a segurança de que as obrigações trabalhistas e previdenciárias serão cumpridas e contribui com a criação de políticas públicas baseadas nos dados fornecidos pela plataforma unificada (CONHEÇA..., 2019).

Mediante o chamado eSocial simplificado, implantado em 2020, sob responsabilidade do profissional de DP (Departamento Pessoal), as empresas informam ao governo toda a vida do empregado, enviando os dados, de uma só vez, ao CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais, desde questões relacionadas ao RH até medicina e saúde ocupacional. São algumas das funcionalidades do sistema, os envios:

Composto por uma série de eventos (fatos jurídico-trabalhistas ocorridos na vida do funcionário), há alguns formatos predefinidos que são utilizados para enviar os dados à plataforma do eSocial. Acompanhe, a seguir, as classificações disponíveis na plataforma eSocial:

Todos os eventos, portanto, devem ser reportados nos respectivos prazos! Em se tratando de admissões e desligamentos, os prazos devem ser os seguintes: informações de admissões: até o dia anterior à admissão; de demissões, até 10 dias após a data do desligamento, desde que não ultrapasse a data de envio do evento S-1200 — Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento. No caso da folha de pagamento, tem-se até o dia 15 do mês subsequente, garantindo o recolhimento de tributos e do FGTS. Em relação às horas trabalhadas e alterações salariais, essas informações devem ser registradas e reportadas à medida que ocorrerem, garantindo a conformidade com as normas trabalhistas e previdenciárias.

Embora possa ser exigida uma adequação dos processos por parte das empresas, o eSocial tornou mais eficiente, transparente e seguro o fornecimento de dados a respeito das relações de trabalho no Brasil, conforme afirma a plataforma: “o eSocial é um sistema informatizado da Administração Pública e todas as informações nele contidas estão protegidas por sigilo” (ACESSO..., 2024, on-line).

Estudante, neste nosso importante estudo, você conheceu os objetivos da criação do eSocial, entendeu as vantagens para empresas, empregados e órgãos governamentais, identificou as importantes funcionalidades que ele traz e reconheceu a classificação dos eventos que ele agrega. Como futuro(a) Técnico(a) em Administração, você está apto(a) a trabalhar junto ao setor de Recursos Humanos da empresa, contribuindo para que as informações e os dados necessários sejam informados aos devidos órgãos, reunidos no eSocial, mantendo, consequentemente, a segurança institucional.

Para terminarmos, eu te convido a assistir ao vídeo a seguir. Ele traz um acontecimento que é comum nas empresas: o afastamento do trabalho. São orientações referentes à legislação e aos procedimentos que devem ser feitos pelo empregador no eSocial. A partir das informações disponibilizadas, liste os passos que devem ser seguidos. Depois, explique as principais regras para o registro. Em seguida, discuta e troque ideias sobre o assunto com os seus colegas de sala. Bom trabalho!