Αρχείο (file) είναι ένα σύνολο εγγραφών λογικά συνδεδεμένων μεταξύ τους, που είναι καταχωρισμένες σε ένα ή και περισσότερα, μέσα αποθήκευσης.

Εγγραφή (record) του αρχείου είναι το σύνολο των πεδίων που ανήκουν στην ίδια λογική ενότητα.

Πεδίο (field) είναι ένα από τα επιμέρους στοιχεία ­πληροφορίες που συνθέτουν την εγγραφή, όπως αυτή θα καταχωριστεί σε ένα αρχείο.

Η Δομή εγγραφής (record layout) είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται τα πεδία της. Το βασικό στοιχείο που καθορίζει τη δομή εγγραφής είναι η σειρά με την οποία εμφανίζονται τα πεδία μέσα στην εγγραφή, δηλαδή ποιο είναι πρώτο, ποιο δεύτερο κ.ο.κ.

Υπάρχει η περίπτωση να έχουμε επανάληψη των ίδιων δεδομένων σε αρχεία διαφορετικών εφαρμογών.

Αυτό μπορεί να συμβεί όταν υπάρχουν τα ίδια στοιχεία (πλεονασμός) και χρειασθεί να γίνει κάποια αλλαγή, οπότε είναι πολύ πιθανό να γίνει η διόρθωση μόνο στο ένα αρχείο και όχι και στο άλλο.

Αδυναμία μερισμού δεδομένων (data sharing). Μερισμός δεδομένων σημαίνει δυνατότητα για κοινή χρήση των στοιχείων κάποιων αρχείων.

Έχει να κάνει με την ανομοιομορφία και με την διαφορετική αναπαράσταση και οργάνωση των δεδομένων στα αρχεία των εφαρμογών. Η αδυναμία αυτή δημιουργεί προβλήματα προσαρμογής των χρηστών καθώς και προβλήματα στην ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ διαφορετικών συστημάτων.