新向会は京葉工業高校を指定避難所に定めています。
災害時には会員の安否確認や避難先の情報などを取りまとめますが、そのためには避難所を一カ所に指定したほうが状況把握は容易となります。新向会の周辺では、小中台小、小中台公民館、女子高なども避難所として開設されますが、いずれも4車線の道路を横断する必要があり避難時の安全確保に懸念があること、交通機関の状況によって帰宅困難となった方々の受け入れ先になる可能性が高いと見込まれること、などにより京葉工業高校を指定避難所としました。なお、これは他の避難所への避難を妨げるものではありません。
避難所の開設・運営は「避難所運営委員会」が行います。
運営委員会は、京葉工業高校を指定避難所としている町内自治会から選出された運営委員、市担当職員、施設管理者(学校)で組織されています。
各運営委員は震度6弱以上の地震が発生したときに自動参集し、避難所の安全確認、開設・運営を行う事になっています。
京葉工業高校を指定避難所としている町内自治会は、新向会のほか、園生双葉会、園生みどり会、ライオンズガーデン園生、園生ガーデニアハイツ、イトーピア稲毛です。
避難所が混乱なく運営され、避難者の皆さんがよりよい環境で安全に安心して避難生活を過ごせるようにするため、避難所には様々なルールが設けられます。ルールには「入退所、ごみ処理、消灯時間、飲酒・喫煙、洗濯・物干し場・トイレ使用、物資配給、感染症防止対策」などが考えられます。こうしたルールの中には避難者の行動を制限するものもありますが、互いを思いやり守っていくことが求められます。
また、避難所運営には、トイレや居住エリアの清掃、物資の仕分けや数量確認、ごみ集積場の衛生管理など多くの作業が伴います。こうした作業は、避難された方に呼びかけて作業を分担し協力して行っていくことになります。
「地域避難施設」とは、町内自治会が保有する集会施設のうち認定を受けた施設が、最寄りの避難所と連携して避難者の受け入れを行う事ができる制度です。制度の活用は町内自治会の任意で、建物要件(新耐震基準)、立地要件(土砂災害警戒区域外・浸水想定区域外)、体制要件(避難所運営委員会との連携、自主運営)などについて確認が行われます。新向会自治会館はこうした要件を満たしていると認められ「地域避難施設」として認定を受け、備蓄品(アルファ米、保存水、防災行政無線戸別受信機)が配備されました。
災害時の受け入れは1階の会議室とホールを想定しており、自治会役員、館長、自主防災会福祉部が連携して対応することにしています。
なお、地域避難施設は一時的な避難生活として活用を図るもので、長期的な避難生活となる場合は、市役所の指定避難所等への移送を検討することとなります。