一斉清掃問題の詳細

図１に、今起こっていること、即ち、宗像市からの一斉清掃に関する公文書自体は変更されていないのに、伝達段階で実質的に意味が変わるプロセスを説明します。

①宗像市長殿が一斉清掃を依頼する文書（添付資料１）が令和７年７月２９日に交付されています。宗像市文書管理規程[1]第９条２項の”宗環”（環境課管理の一般文書）です。本依頼文書中で、前回頂いたお手紙の、「一斉清掃の日程は自治会に決める権限がある」というルールに従って、希望日を問い合わせたと思われます。

②８月１日の、令和7年度8月自治会長会会議議事録（添付資料２）で、会議冒頭で、報告事項として、秋の一斉清掃及び河川浄化運動は、9月7日（日）と決定事項として通知したことが分かります。そして、本日の配布資料として、「令和7年(秋)一斉清掃予定実施表、河川浄化運動の流れ」があり、本日の配布物として、「 一斉清掃提出資料一式」があります。この資料の中に①の市長が依頼する公文書、及び、一斉清掃実施予定報告書のフォーム（添付資料３）があります。

③自治会長である筆者は、８月２８日に 一斉清掃実施予定報告書に必要事項を記入して提出しました。しかし、令和7年度8月自治会長会会議議事録（添付資料２）の冒頭で、一斉清掃の日程が決まっていること、かつ、「一斉清掃の日程は自治会に決める権限がある」というルールがあることをこの時点で知らなかったため、議事録にあった一斉清掃の決定日である９月７日と書かざるを得ませんでした。

④運営協議会は、この一斉清掃実施予定報告書（添付資料３）を、宗像市に提出したと思われます。

⑤市長からの依頼文書も回答書も書面上は完全に自治会の希望日を書く趣旨になっているため、自治会長が希望した日程ではないにも関わらず、各自治会が一斉清掃の日程を決定したと、市役所内で受け取られる可能性があります。これが、11/27に環境部環境課で受けた指摘です。

図１のプロセスが完成するには、自治会員が、一斉清掃の日程は自治会に決める権限があるというルールがあることに気が付かないことが必要です。令和3年2月度自治会長会議事録（添付資料４）の「4.宗像市役所及び吉武コミュニティ運営協議会より報告事項」の事務局からの報告事項として以下の表記があります。

＊ー斉清掃予定表提出お願い。（3/31(水）まで）コミセン事務局に提出してください。

　　春： 5/9 (日）、秋： 9/5 (日）で決定

　　(城南ヶ丘も上記に合わせるのかは総会で決定）

通常総会ではこういったことは決めないため、記述ミスと思われます。 令和３年１月度自治会長会議事録でも、これに関する事前協議の記載はありませんでした。しかし、結果として、城南ヶ丘の一斉清掃は、令和３年度から他の７自治会に合わせて９月に変更されました。

　この議事録には、誰が、どういった理由で、城南ヶ丘の一斉清掃の実施月を変えさせたのかが書かれていません。もしも、宗像市コミュニティ協働推進課等からの要請があったのであれば、それを依頼する公文書があるはずですが、添付資料にはありません。もしも、運営協議会から、城南ヶ丘自治会長に対して、「本来、一斉清掃の日程は自治会が決めることになっているが、ごみ回収車のスケージュールが合わないため、城南ヶ丘自治会長に日程を合わせるご協力要請を行ったところ、承諾を得た」といった記載が議事録にあれば、後任の城南ヶ丘自治会の役員も、一斉清掃の日程は自治会に決める権限があるというルールを継承して、近年の高温気象や自治会員の高齢化に対応して、適切な要望を挙げることが出来ました。

　しかし、筆者のように、自治会の対面に立つ市役所窓口部署以外の部署に問い合わせを行う自治会役員は稀と思われます。よって、過去に起こった大事なことを記録に残さないことにより、どうして日程が変わったのか、そして、その日程を元に戻す権限は誰が持つのかが不明となり、宗像市長殿が出す公文書の指示内容が変わる図１のプロセスが完成するのです。

今回の問題に気づくきっかけとなったのは、「一斉清掃の日程は自治会に決める権限がある」というルールを宗像市環境部環境課から教えて頂いたことでした。また、環境課からは、法令に基づき適切に依頼文書を提示し、運営協議会から受領した一斉清掃実施予定報告書（希望日および必要資材数）を証拠資料として説明して頂きました。これにより、宗像市が把握する「希望日」と、自治会長である筆者が実際に意図した日程との間に、認識の相違が生じていることに気づくことができました。この認識の相違は、市長が交付した依頼文書の趣旨が、運営協議会の運用で変化してしまい（図１の②）、自治会長が作成した実施予定報告書が宗像市に提出される過程（図１の③および④）でも、自治会長の意図と異なる内容として伝達されたことにより生じたものと考えます。

　環境課をはじめとする宗像市の後方部門では、法令等に基づく根拠資料を示し、情報の透明性やトレーサビリティを重視した説明手続きが確立されており、筆者はこうした手続きが安定した行政運営を支える大きな強みになっていると考えます。一方、自治会が日常的に接する機会の多い市役所の窓口部門では、業務の性質上、複数部門の情報を統合して住民対応を行う困難さにより、説明手続きが十分に活かされにくい場面があるように見受けられます。

　本補足説明でお願いする内容は、行政手続法第32条以下における行政指導に属するようなものではありません。より基本的かつ常識的な運用の明確化をお願いするだけです。即ち、「AとBは異なります」「それは市長が交付した文書の趣旨と異なります」といった、市から住民への伝達内容の整合性に関する確認を、窓口部門においても行われる体制の構築をお願いしたいということです。これを行って頂けなかったことが、ここで指摘した問題点１と問題点２の発覚を遅らせた原因だと考えます。なお、筆者が指摘の対象としているのは特定の個人ではなく、市役所およびその下位組織である運営協議会における組織体制・業務フローのあり方であることを申し添えます。