文書管理

令和６年度、城南ヶ丘自治会では、文書を用いて、自治会員に事実ではないことを信じさせる以下のような行為が発生しました。

• 事実ではないことを事実であるかのように見せかけて、自治会員の錯誤を誘導して、自治会員に損害を与え、上位団体が利益を得る行為（校区費問題）。

• 実施したのに実施してないように見せる、或いは、実施してないことを実施したように見せる文書の配布（自治会の政治利用）。

　よって今後、誰が自治会長に就任しても、文書を用いて自治会員を騙す行為を許さないためのルールを文書化したく存じます。ルールと言っても、令和４年度とそれ以前では、明文化せずとも健全に運用されてきた事柄ばかりであるため、この文書化が規制を強化するものではありません。この文書化は、自治会長、及び執行委員会の活動の透明性を高めて、自治会員が自治会活動に容易に意見出来るようにするためのものです。

　なお、今後、自治会の執行委員会の文書管理業務が、オンラインではなく、紙の作業になったとしても、このレビューと承認の経路が適用できるように考えて行きます。ご意見がありましたら、お知らせ下さい。

自治会の文書のクラス分けと文書管理フロー

Class A: 議事次第と議事録

議事録は議事次第を元に作られるため、一つのフローにまとめました：

1. 起案者が議事次第を書きます。多くの場合、起案者は自治会長です。

2. 文書をGoogle Driveの非公開領域に置き、オンラインレビューを行い、LINEなどを用いて執行役員間で討議を行います。

3. 月初の執行委員会で対面して討議して、役員会への提出を決めます。

4. 役員会を行い、役員からの意見により方針の修正を行います。

5. 書記は、起案者から議事次第のデータを受け取り、それを元に議事録を書きます。

6. 自治会長や、その他の執行役員が議事録をオンラインでレビューして、自治会長が承認して公開を決めます。

7. 自治会員全員に、回覧、および、情報公開サイトで、議事録をレビューしてもらいます。

8. 情報公開サイトに掲載するネット版の議事録は、議事録回覧が開始された後に、個人名を伏せ字にして公開します。

Class B: 役員会での審議を要する議案など

役員会に提出する添付資料のうち、役員全員による審議を要する文書の管理フローです：

1. 起案者が原案を書きます。

2. 文書をGoogle Driveの非公開領域に置き、オンラインレビューを行い、LINEなどを用いて執行役員間で討議を行います。

3. 月初の執行委員会で対面して討議して、役員会への提出を決めます。

4. 役員会を行い、役員からの意見により修正します。

5. 自治会員に回覧や、情報公開サイトでレビューしてもらいます。

Class C: 役員会での審議が不要な執行委員会の方針など

執行役員の間の運用ルールなど、役員会での審議が不要な文書の管理フローです：

1. 起案者が原案を書きます。

2. 文書をGoogle Driveの非公開領域に置き、オンラインレビューを行い、LINEなどを用いて執行役員間で討議を行います。

3. 月初の執行委員会で対面で討議して、公開を決めます。

4. 自治会員に回覧や、情報公開サイトでレビューしてもらいます。

Class D: 調査報告など、執行役員や役員の意思決定を問うものではない文書

例えば、人口分布調査や、防災関連の調査は、これ自体が執行役員や役員の意思決定を問うものではなく、参考資料にすぎませんが、自治会の理念などにそぐわないといった可能性もあるため、起案後、すぐにリリースせずに、非公開領域に３日程度置いて、その間に、執行役員の皆さんにレビューをして頂いてから公開することにします：

1. 作成者が文書を書きます。

2. 文書をGoogle Driveの非公開領域に置き、オンラインレビューを行い、LINEなどを用いて執行役員間で討議を行います。

3. 自治会員に回覧や、情報公開サイトでレビューしてもらいます。