專案管理故事館

014【PM史荳芮：團隊組建】 

這是小P，在一間智能科技公司擔任專案經理，近期小P帶著他的專案團隊在執行一個醫療機器人新產品開發專案，剛開始團隊接到任務時，讓團隊成員都彼此各自做事，因此團隊凝聚力、戰鬥力表現明顯不佳。小P發現了團隊的問題後，正在苦惱怎麼辦？於是找了公司正在執行另一個專案的專案經理小M請益。小M聽了小P的團隊狀況後，小M笑著說：因為你一開始就少了團隊組建阿！

小P這才發現忘了最重要的步驟，小P為了建立一個協作與合作的工作環境，就開始召集團隊成員，並分成小組、選出組長，舉行一連串的團隊互相合作活動讓成員比賽，讓團隊開始彼此認識及建立信任感。進行專案時，彼此也多了許多的溝通，不僅使團隊氛圍更有活力，也提高了專案的執行力！團隊組建是一個持續的過程，是需要有適當人力的投入，在專案一開始的階段和專案環境改變時，一定要進行。而專案經理也應該要持續地監視團隊的運作模式與工作績效，來確認團隊在進行專案時，是否有需要提出改變或避免這類情形的出現。

016【史荳芮小姐：虛擬團隊】 

這是小P，他剛到一間知名的汽車品牌公司上班，公司目前在為將要新推出的新款車種行銷，而小P在當中負責行銷的專案，但小P在專案還沒開始前就遇到一個問題，因為公司規模太大，小P的團隊分布在各縣市，甚至海外也有幾間分公司，大家無法聚在一起開會、一起工作。

這時候，小P就詢問在公司的資深專案經理小M該怎麼辦，小M就告訴小P說，首先，你要知道你們的團隊是虛擬團隊，虛擬團隊是一群擁有共同目標的人，但沒有面對面合作，大家會應用科技溝通工具，讓分佈在不同地域、國家的成員組成團隊，增加特殊專長人才的機會，就算不在同一個地域、國家，依舊可以一起工作。小P很開心地感謝小M說，原來我的團隊叫做虛擬團隊，那我要來開始確認大家會應用的溝通工具有哪些，要來進行我們專案的討論了。

虛擬團隊不用侷限在同一個地區找人才，也可了解其他地區的文化和客戶族群的消費模式，也是不錯的團隊模式呢！也要特別注意跨國虛擬團隊會有種族文化的差異，以及提倡彼此互相尊重喔！

018【史荳芮小姐：逐步完善】 

這是小M，是一家知名電視品牌企業成員，近期老闆希望回饋社會，所以舉辦了送愛心公益活動，小M則被指派擔任專案經理。第一次擔任專案經理的小M，對於專案流程還不太熟悉，一開始就把專案想太難，在專案的起始、規劃階段與專案團隊討論，就覺得要把活動流程設計的非常完美，才有辦法進行到執行階段。

某一天主管大R發現正在苦惱的小M，了解問題後，大R提醒了小M執行專案需要逐步完善的重要觀念。大R繼續說，逐步完善包含逐步細化及持續改善兩個概念，例如：細化是把可交付成果拆越細，持續改善是流程的改良，讓專案執行更具落實性。雖然在起始階段對於流程設計只有基礎概念，但在規劃階段需求會越來越明確，進而與專案團隊產出企劃書，執行階段不斷地修正計畫直到產出公益活動專案成果，從初期簡單到詳細的細節規畫，這就是逐步完善的概念哦。

019【史荳芮小姐：利害關係人】 

這是小P，在一間大型電視品牌公司上班，老闆為了凝聚團隊的氣氛，不定時會舉辦團康活動，讓大家更有向心力。近期小P被指派擔任下半年度活動的專案經理，老闆希望這次活動可以認識到不同企業的人，所以希望舉辦企業聯誼。小P接下本次專案後，開始與專案團隊確認要邀請到的企業有哪些、參加者有哪些、受影響的單位有哪些...

其實這就是正在進行辨識利害關係人，利害關係人在專案管理中有著極大的影響，而我們必須知道這些人是誰，並且登錄在利害關係人登錄表，登錄是一個逐步完善的過程，會發現利害關係人像滾雪球一樣。雖然有些利害關係人對專案只有些微的影響力，有些則有強大的影響力，但只要有可能有未被察覺的利害關係人，他們的需求如果突然跑出來，可能造成專案上的重工、成本提升，甚至導致專案失敗。所以專案成敗取決於專案經理與團隊是否有能力正確地辨識出相關的利害關係人，並有效地在專案中與關係人緊密互動與正向相處，以求提高其參與程度。

020【史荳芮小姐：看板】 

這是小A，小A是一位敏捷團隊的成員。在一次的站立會議上，Scrum Master小R看到小A一直愁眉苦臉，便問她：小A，妳怎麼了？怎麼看起來心情不好呢？小A說：因為無法即時知道專案成員的工作進度，導致影響開發時程，許多事項都被延後了，我現在有點不知道該怎麼辦。

小R說：原來是這樣阿～有了！可以利用Kanban(看板)的概念。我們在辦公室可以規劃一個區域，製作看板，其中包含Todo(應完成)、Doing(進行中)、Done(已完成)三種狀態，接著請每位團隊成員使用便利貼，寫上任務，並貼在所屬的狀態下，任務狀態不同的時候，也可以很方便的移來移去，很快的就能知道每項任務的進度囉！

小A說：太好了，透過看板管理就可以馬上了解大家的工作進度，真是幫助了解專案進度的小幫手~

在敏捷專案內，溝通有沒有效率，就看是否能夠持續將最新專案現況分享給利害關係人。看板這種高透明度的工具，能夠為專案建立高度的互信，並協助及促使利害關係人提出正確且相關的問題，讓團隊依據關係人需求採取有效的行動。

022【史荳芮小姐：經驗學習】 

這是小M，是一間運動品牌公司的專案經理，這是大R，是公司的高階主管。每年公司都會舉辦周年慶活動，今年一樣不例外，在公司的會議上，大R提醒小M今年周年慶活動即將開始，希望小M可以提早準備。小M第一次籌備周年慶活動，對於這次的專案有些困惑的地方，因此摸索了好久，某天主管大R關心小M的專案進度，才知道小M花了好久的時間在整理周年慶活動資料，則提醒了小M，我們可以利用過去的資料來經驗學習阿。

經驗學習是在專案的一開始，可以先參考公司之前留下來的經驗學習文件，例如：去年周年慶的規劃文件以及結案文件，可以參考調整接下來的指標與方向，這樣也可以有效減少專案利害關係人從無到有摸索的時間。小M在參考過去幾年的文件紀錄並順利地完成這次周年慶活動後，非常開心地跟主管大R分享：有了經驗學習後，不但更有方向，也可以避免之前發生過的錯誤，進而讓這次周年慶更順利地進行呢。

大R也讚美小M這次專案成果，並提醒小M：在專案完成後，別忘了，也可以針對這次執行的經驗進行討論、分析，並將回饋記錄下來，這樣才能成為明年周年慶的經驗學習喔！

024【史荳芮小姐：正式啟動說明會】

這是小P，在一間服裝品牌公司上班，年底要到了，主管大E就請小P辦一個年度尾牙，讓公司員工們歡聚一堂，藉此凝聚組織向心力，一同展望未來。小P與大E一起擬好尾牙的章程後，小P就找了大E和團隊招開一個會議，大E就在此會議告訴大家這專案為什麼很重要，以及小P是此專案的專案經理，請大家多多支持小P，而小P就從尾牙的流程規劃、每個項目的負責人員及這次尾牙主要的里程碑是什麼等等，負責解說規劃的方向跟內容。

結束會議後，大E就讚美小P說，小P很棒喔，剛剛的會議就是正式啟動會議呢！正式啟動說明會是一個溝通及協調會議，會議內容可包含：專案內容、人員介紹、風險審視、溝通管理計畫書及日後的會議時程安排。

依著專案大小，決定啟動說明會要在專案的起始後開啟還是在規劃後開啟，會議過程中由發起人召集相關利害關係人佈達、指派專案經理，也讓大家了解專案內容喔！大專案要在執行開始開啟動會議，因為所有的人不會全部參加規劃，小型專案要在規劃一開始，因為全員參與規劃。

025【史荳芮小姐：蒐集需求】 

這是小M，是一位婚禮顧問公司的資深專案經理，這是小P，是公司的菜鳥專案經理。小P對於規劃婚禮的專案流程，目前還是一知半解，為了讓小P快速進入狀況，主管大R希望在這次的新人婚禮規劃上就由小M帶領小P一起完成。

小M目前於規劃階段，正在製作需求管理計畫書、需求相關文件，便趁機考考小P這些文件的目的，小P非常困惑且回答不出來，小M則說明：這是為了蒐集需求，在專案規劃中非常重要的一部份喔，如果我們沒有先確認利害關係人的需求，或是我們沒有這些文件的確認，而自以為理解利害關係人的需求，這樣在之後反而會出現許多的重工、工期的延遲，以及預算的超支等問題。

小M舉例說：所謂需求管理計畫書，我們會先把如何蒐集、後續追蹤利害關係人需求的步驟及方法寫出來，以及如果遇到新人需求變更時的管理辦法，也會參考這份文件，當作一個依據。另外像是新人的場地、時間、攝影方案、婚紗照...等等都是要事先跟新人確認需求，並記錄下來，也比較好管理喔。小M接著說：專案是否能成功有兩個要點，第一就是專案團隊對於專案需求的掌握，第二即是需求管理。如果沒有針對正確的議題去解決，專案不僅無法改善，問題也將會一直存在。所以針對每一位利害關係人「蒐集正確需求」，確認要解決什麼問題，才可有效滿足專案的目標！

027【史荳芮小姐：衝突管理】

這是小P，他在一間整合行銷公司擔任專案經理，某天的中午休息時間，老闆大R看見小P失落地一個人坐在茶水間，就上前過去關心，才得知上午小P與他的團隊在規劃一個市集的專案時，這個市集比較特別，內容將會把音樂表演、展場設計、互動攤位、藝術家等元素整合在同一個場域，打造展覽般的市集。在預備過程中，團隊其中兩位成員發生了衝突，A成員覺得B成員提出的建議邏輯上有問題，B成員覺得A成員每次都對他的簡報內容有意見，小P不知道該怎麼辦。

這時候，大R就說，小P先別難過，我們可以試試幾種方式來化解衝突，解決問題喔！一、合作與問題解決，從不同的看法融入多元的觀點及見解，而獲致共同承諾，二、妥協與和解，尋求一個可以讓彼此都還算可接受的方案，使衝突暫時解決或部份解決，三、強迫與指派，利用職位或權力，直接強迫他人接受某個觀點，只有贏或輸的狀態，通常用於解決較為緊急的問題，四、擱置與迴避，從衝突中退出而未解決問題，有空間和時間能進行更充份的準備，五、緩和與接納，強調彼此的共識或交集處並避開差異點，以維護和諧及良好關係。

由於目前他們還沒有彼此溝通過，我們可以先聽雙方的想法，用妥協與和解的方式，找到大家都能接受的方案試試看喔！小P聽完開心地回覆大R說，太好了，我現在就去找我的團隊幫助他們解決衝突。

028【史荳芮小姐：培訓】 

這是專案經理小P，這是主管大E，他們在一間百貨公司上班。公司近期正在規劃將在暑假期間舉辦日本美食展，主管大E則安排這次日本美食展交由小P帶領專案團隊一起執行。

小P正在規劃這次美食展，發現很多專案團隊成員是第一次執行專案，對於規劃美食展缺乏需要的管理或技能，需要利用專案一部份時間來做相關培訓。因此在專案預備期間，小P將培訓納入專案工作的一部份，安排了教育訓練，並且請益主管大E教育訓練該如何規劃，大E說：培訓是為了要增強專案成員職能的所有活動，可以是正式或非正式，也可由內部或外部的訓練師來執行，例如：上課、線上學習 (eLearning)、電腦模擬、教練指導、導師輔導、其他成員提供的在職訓練，這些都可以參考安排，並且納入專案績效喔。

小P聽取了主管大E的建議並將本次培訓成果視為團隊成員專案績效，團隊成員不僅新增技能也有助於未來專案，也讓這次美食展更加順利的完成呢！

029【史荳芮小姐：溝通方法】

這是小P，他在一家雜誌社擔任專案經理。有天，老闆大R聽到員工們正在討論因為缺乏運動而體態變差的問題，於是請小P舉辦一場運動會讓大家動一動。小P規劃完畢後，發現相關的利害關係人太多了，不知道該如何將資訊告訴大家，於是就請教大R該怎麼辦。大R給了小P三種溝通方式，一、互動式 (Interactive) 溝通，大多用於雙方或多方同時進行資訊交換時，如：會議、電話、視訊會議……等；二、推式 (Push) 溝通，用於資訊直接發送給需要收到的對象時，如：信件、電子郵件、傳真、語音信箱……等；三、拉式 (Pull) 溝通，用於資訊量大且複雜或需要同時發布給大量對象時，會讓接收者自行獲取資訊，如：入口網站、e-learning、知識庫……等。

大R告訴小P，溝通方式的選擇必須配合情況而定，當一項資訊要發布給很多人時，可以採用單向的推式溝通；想讓有興趣者自行查詢時，則可以使用拉式溝通，例如：Goole搜尋就是一種拉式溝通方式；若要讓大家產生興趣、願意吸收資訊，以達到良好溝通效果，就適用互動式溝通！聽完大R的說明後，小P認為當前採用推式溝通的方式可以讓訊息快速傳遞給為數眾多的利害關係人們，決定以電子郵件方式進行資訊布達，最終小P順利地將運動會資訊發布了。

溝通方法是指如何將資訊共享 (Share) 給專案利害關係人，讓每個利害關係人都能順利接收到順利資訊。

034【史荳芮小姐：加權評分系統】

這是小M，是一間工程公司的專案經理，這是老闆大E。這天在公司會議上，老闆大E告訴小M說：最近公司有一個工程招標專案要執行，請你評估找適合的合作廠商。

小M開始接手本次專案之後，就開始尋找適合的合作廠商。並整理了以下各廠商的優缺點，A廠商價錢便宜、技術好，但是態度欠佳，B廠商價錢較貴、技術差一點，但態度良好且有一年保固，C廠商價錢及技術都很差，但是是熟人推薦且保固兩年。因為各廠商都有優缺點，這讓小M苦惱著，某天老闆大E看到正在煩惱的小M，並提醒可以利用加權評分系統去選擇。大E接著解釋：加權評分系統是為了用來評量這些廠商的優缺點，確保選定的廠商可以提供公司所需服務的最佳品質。評選準則可包含：能力與產能、產品本身成本與生命週期成本、具體的相關經驗...等等。

所以我們可以用數字分數代表廠商滿足公司需求的程度，並用加權計分，計算出評分後按各廠商加權評估分數排定順序，來選定最後適合的廠商喔。例如：依照公司注重部分加權，價錢加權20%、技術加權40%、態度加權40%，則A廠商評分為價錢90分、技術90分、態度60分，加權乘上評分計算出廠商加權評分18+36+24=78，這樣是不是就很清楚呢！

036【史荳芮小姐：問題登記表】

這是小M，在一間知名服飾品牌擔任專案經理，前陣子剛接手公司拓展海外專案，這個專案於上週小M帶領專案團隊已經完成規劃，現於執行階段。而在執行專案過程，陸續發生了一些問題，不僅是有抱怨情況、也有利害關係人之間發生爭議或是他們之間對某件事有不同看法或是討論，這時候小M開始引導團隊成員將所有發生的議題，都記錄在問題登記表中。

小M並藉此機會向專案團隊說明，在專案過程中，不管遇到的大問題或小問題都要全部紀錄，記錄小問題是因為我們沒有解決可能會使問題惡化變成大問題，但不一定每件問題都要處理，因為可能大家太忙碌了，時間不夠，主要是為了監控，也不見得每個問題都能夠被解決，如：公司結構或公司文化就很難被改變。所以問題的發生是隨時隨地的，不一定需仰賴會議才產出，不論遇到意見分歧、利害關係人衝突、需調查的情形、需分派的新任務，這些都是可以記錄在問題登記表中的。專案團隊可在專案定期的周會或雙周會討論，專案經理也可以指派專人整理問題登記表喔！