專案管理系列

沉沒成本 (Sunk cost)就是已經投入了，而無法回收的成本。以經濟學的標準，有問題的專案是否繼續或終止的決策是不需考量沉沒成本的。  

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帕金森定理給予企業管理者審視員工時間管理的優劣，管理者應想辦法讓員工們在更短的時間內完成工作，同時不影響工作品質；但不能在員工以更短的時間完成工作後，想辦法用其他工作任務填滿多出的時間，否則將造成反效果。  

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投標人會議又叫承包商會議。是買方與潛在賣方在確定得標廠商前所召開的釐清規格會議。

例如 : 這次買方是政府，而潛在賣方是我們。目的是向所有具有資格的投標廠商澄清他們提出的各種問題，確保大家對採購規格都有相同的理解，也代表沒有任何投標商會得到特別待遇。  

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在規劃利害關係人時，可以透過優先順序及心智圖做需求整理及關係呈現，有助於專案經理釐清需要優先滿足的需求及視覺化利害關係人之間的關係，讓專案經理事半功倍喔！ 

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在執行專案時，必須了解不同群體，甚至是個體間的差異，以此差異調整專案的溝通策略。文化意識能幫助專案經理與利害關係人及團隊成員進行需求規劃溝通，降低專案因為利害關係人群體間的文化差異而造成的溝通錯誤，能有效提升溝通的有效性喔！

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時資源撫平就是當某個共用或關鍵的資源數量有限、只能在某時段使用或是被過度分配時，必須調整專案的時程，例如：改變活動期程或活動順序，來配合有限的資源。

執行專案時，常常會遇到資源不足或分配不均的問題，善用資源撫平技巧，適時調整專案時程，才能讓你的專案執行更順利喔！ 

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時程壓縮的方法有兩種，分為趕工縮時法跟快速跟進法！

舉例來說，如果是趕工縮時法，可要求RD把設計時間由17天壓縮成10天或是向老闆要求製程1由手動線變更為自動線；如果是快速跟進法，假設在資源不便的情況下，可將兩週之後才要開始的B產線，提前到和A產線同時進行。

透過時程壓縮可以縮短專案時程，以符合日期限制！ 

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麥克里蘭三需求理論點出不同員工可能因不同的需求而影響工作表現，一名成功的管理者要「因材施教」，完善公司制度以滿足員工的不同需求，提升他們的工作動機及動力。 

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確認專案範圍指在專案的一開始，就要對專案和產品做詳細的描述，並文件化，避免專案執行時方向錯誤，或浪費太多資源在不必要的任務上。小M聽完之後，非常感謝主管大E的解釋，也更清楚接下來要如何執 

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了解期望理論意義及運用方式。

小M在一家百貨公司擔任行銷部門的專案經理，最近因為周年慶檔期活動，整間百貨上上下下都為了要達成今年的業績目標而忙得不可開交。

為了體恤部門成員的辛勞，小M與主管大E以期望理論討論著該如何訂定這次部門績效達標的獎勵機制，他們究竟會怎麼做呢？ 

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馬斯洛理論可以讓管理者找出該成員的真正需求，了解該成員目前所在的層次，並給予該成員適當的鼓勵及支持，該成員就會有更好的工作表現。

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不良的保健因子會使員工喪失動力，而激勵因子增加，則會使員工動力大大增加，若希望保持員工的熱情及對工作的滿意度，公司企業必須提供良好的保健因子，並適度的提供激勵因子，才能讓員工更願意為公司付出努力喔！

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溝通管理的主旨在於滿足專案相關人員對專案資訊的需要，可以區分成制訂與專案相關人員能有效溝通的策略及執行此策略所要採取的必要行動。

一位專案經理會花80%以上時間與專案的贊助者、專案團隊、客戶……等人溝通，因此，溝通管理是一位優秀專案經理的必備技能。

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成本管理計畫除了定義各種資源，還包括資源成本、管理成本、成本基準、管制門檻及績效衡量等等規則。想要在預算內完成專案，這些一個都不能缺少呀！ 

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採購管理計畫是說明採購過程中所進行的各種活動。例如像是園遊會需要的場地、帳篷、維持秩序的相關工作人員及整場活動所需的預算等等規劃，這些都是採購管理計畫必須列舉的呦！

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資源行事曆可以當成專案的資源規劃表，用來記錄每一個獲取資源的可用時間區段，像是：團隊成員的工作日、排班、工作的開始及結束時間等，幫助他及專案團隊來規劃及排程接續的資源運用，也可以知道團隊和實體資源在專案中的可使用狀況呢。   

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其實品質管理這份報告的重點在於所提供的資訊，是可以被其他過程或是部門使用，已採取改善的措施，進而達成利害關係人的品質期望。  

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每個專案都會有能影響專案或被專案影響的利害關係人，其中包含正面與負面的影響。

所以專案成敗取決於專案經理與團隊是否有能力正確地影響專案利害關係人，並在專案中正向影關利害關係人，讓他對你的專案產生好感，幫助專案成功運作。 

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風險分解結構(Risk Breakdown Structure，RBS) 是以階層式的結構展現風險的各種潛在來源。RBS能協助團隊針對專案個別風險可能的來源做全面考量，不僅可以辨識風險，也有助分類已辨識的風險。

RBS更可以通用各相同類型專案，或是針對個別專案量身打造專屬的RBS呦！ 

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發展專案團隊的過程可以改善成員的能力，團隊成員間的信賴及默契可以獲得提升，達到良好的互動關係，最後提高專案績效。

此外，專案團隊的發展在發起人與啟動PM討論時即展開，且會在整個專案生命週期持續進行。 

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排序活動就是在專案的各種資源，包含：時間、成本及人力……等的限制下，將需要執行的活動按照前後相依關係進行排序的過程。 

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小P是一家影印機公司的專案經理，營運長是大M。今

年年初，新冠肺炎來得又急又猛，對許多產業造成不少衝擊。但是小P早在風險發生前和大M規劃好風險回應了。因此才能降低不少這次疫情帶來的負面影響…… 

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1.運用正確的文法與拼字，避免文法使用不當或拼字錯誤會中斷閱讀，且可能會扭曲訊息的原意並降低可信度；

2.可控的語句與想法，用圖或僅用總結掌控用字與想法的流向；

3.簡潔的表達，且無多餘的贅字，會減低誤解原意的機會；

4.目標清楚與直切讀者的需要，確保訊息有切中讀者的需要；

5.連貫的邏輯思維，並使用如引言與總結的『標題』。   

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專案的成功或失敗是由專案經理負責，責任不能被委任或是移轉，一位專案經理的專案管理能力經驗會對專案的成功與否產生直接的影響。     

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機會成本就是選擇某個機會，而必須放棄其他機會所損失的最高可能獲益。小P也對於機會成本的概念更了解了呢！    

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「協商」是雙方為了達成協議的一種討論方式，當執行專案的資源有限時，可以透過「協商」來協調獲得需要的資源，「協商」對專案團隊的影響力是非常重要的。在團隊發展的過程中，成員之間藉由「協商」達成團隊共識，能同時建立團隊成員間的信賴與和諧，當資源需要管制時，PM們也能視情況針對所需的資源來進行協商調整喔。    

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組織過程資產會隨著專案進行而更新，這樣子日後執行類似專案時，就可以提供團隊的成員作為參考。  

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對專案較好的表彰獎勵策略，是在專案中即給予團隊所有可能的肯定，而非在專案完成之後，另外也要留意不建議只獎勵少數的成員，只獎勵當月的最佳成員，獎勵此一人，等於間接處罰其他的多數人喔。 

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我們監控與記錄公司生產的產品品質，目的就是要檢查工作的產出是不是有符合規格，如果有未達品質要求的產品，就要進行改善。

『控制品質』常常在專案「執行」、「監控」與「結束」階段進行，常以數據來證明產出已經達到專案發起人和客戶的驗收標準，確認產出與專案目標是一致的。

「控制品質」主要的效益包含：

1. 了解產品品質低落的原因，提出改善方案。

2. 確認專案產出，符合客戶的需求，獲得確認。唯有做好控制品質才能讓專案產出符合專案需求！  

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腦力激盪是一種蒐集多元化想法的方法，可在短時間內產出大家的想法喔。

我們可以依照以下步驟：

一、自由發想：輕鬆的氣氛下暢所欲言，

二、量重於質：短時間內產出最多想法，

三、嚴禁批判：無論提出的意見和見解多可笑與荒謬，其他人都不得打斷與批評，四、結合改善：最後再激盪出更好的火花。 

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