従業員申請の申請フォーム、承認経路を管理する機能です。
従業員申請で使用する申請フォーム、経路の作成、更新することができます。
<目次>
・管理設定の従業員申請画面では、従業員申請時に使用する申請フォームと申請の承認経路を作成できます。
従業員申請の方法については従業員申請を参照してください。
申請フォーム
承認経路
・従業員申請画面を開くには、管理設定の「従業員申請」をクリックする。
・「フォーム」タブでは作成した申請フォーム一覧を確認することができます。
・申請フォームはフォームカテゴリに分けることが可能で、フォームカテゴリ名はささえタイ導入時に任意の名前に設定できます。
・「経路」タブでは作成した承認経路一覧を確認することができます。
・従業員申請画面で「新規作成」から「フォーム」をクリックする。
・新規フォーム作成画面で、作成するフォーム情報を入力する。
フォーム名・フォームの説明
・作成する申請のフォーム名とフォームの説明を入力してください。
※フォーム名の記入は必須です。
カテゴリ
・作成する申請フォームのカテゴリを選択してください。
※フォームカテゴリ名はささえタイ導入時に任意の名前に設定できます。
申請依頼時の画面
メールフォーマット
・申請フォームを依頼、提出した際の通知メールのフォーマットを選択してください。
メールフォーマットについてはメールフォーマットを参照してください。
承認設定・承認経路
・申請フォームを提出した際に、承認が必要であるか選択してください。
・承認設定が「なし」の場合は、従業員がフォームを提出した時点で情報が反映されます。
・承認設定が「あり」の場合は、「承認経路」で使用する経路を選択してください。
承認経路の作成方法はこのページの【承認経路を作成する】を参照してください。
任意のタイミングで申請
・管理者が依頼を行わずとも、従業員が新たに申請フォームを提出できるか否かを選択してください。
・「できない」を選択した場合、管理者が依頼を行った場合のみ従業員は申請フォームの提出が可能です。
・従業員がいつでも申請を行えるようにする場合は、「できる」を選択してください。
申請時の備考・質問入力
・「できる」を選択すると、申請フォームに備考欄が表示されます。
・申請のステータスが「提出待ち」、「差し戻し」の状態のとき再通知を行う頻度を選択する。
・システム標準項目とカスタム従業員項目のすべての項目に対して、従業員に入力を依頼するか否かを選択します。
・それぞれの項目に対して以下の中から選択する。
〇 非表示:項目をフォームに表示しません。
〇 任意 :項目をフォームに表示し、入力が必須ではない項目として設定します。
〇 必須 :項目をフォームに表示し、入力が必須の項目として設定します。
・任意の項目グループを選択することで、選択した項目グループの選択画面に移動することができる。
※すべての項目で非表示が選択されたグループは作成後の入力フォームに表示されません。
・設定が完了したら「作成」をクリックする。
・申請フォーム一覧から編集する申請フォーム名を選択する。
・申請フォームの内容を修正して、「更新」をクリックする。
※編集する申請フォームを利用した申請が既に存在する場合は、一部の項目は変更できません。
内容の修正はこのページの【申請フォームを作成する】と同様の手順で行ってください。
・申請フォーム一覧から削除したい申請フォームを選択する。
・編集画面で「…」をクリックし、続いて「削除」をクリックする。
・確認画面で「削除」をクリックする。
・申請フォーム一覧で以下赤枠のマークのある申請フォームは、すでに申請フォームを使用した申請が存在するため削除はできません。
・申請フォーム一覧から、確認したい申請フォームの「プレビュー」をクリックする。
・申請提出時のフォームを確認することができます。
・申請フォーム一覧の並び順は、申請を依頼、作成する際の申請フォーム選択画面の並び順となっています。
・申請フォームの並び順を入れ替えるには、「並び替え」をクリックする。
・以下赤枠部分をクリックしたまま、マウスをドラッグすることで並び順を入れ替えることができます。
※並び替えは同一フォームカテゴリ内でのみ行えます。
フォームカテゴリの変更は申請フォームの編集画面から行ってください。
・並び替えが完了した場合は「完了」をクリックする。
・並び替えを取り消す場合は「キャンセル」をクリックしてください。
・申請フォーム一覧から、複製したい申請フォームの「複製」をクリックする。
・申請フォームの内容を修正して「作成」をクリックする。
内容の修正方法はこのページの【申請フォームを作成する】と同様の手順で行ってください。
・従業員申請画面で「新規作成」から「経路」をクリックする。
・経路の作成画面で「経路名」を入力する。
・経路の作成画面で「ステップを追加」をクリックする。
・承認ステップをさらに追加する場合は、「ステップを追加」をクリックする。
・承認ステップを削除する場合は、「ゴミ箱マーク」をクリックする。
※経路の作成には承認ステップが1つ以上必要です。
・以下赤枠部分をクリックしたまま、マウスをドラッグすること承認ステップの順番を入れ替えることができます。
従業員で指定する場合
・従業員の指定方法で「従業員で指定」を選択し、「承認者の追加」をクリックする。
・従業員一覧から承認者として指定する従業員のチェックボックスを選択し、「追加」をクリックする。
・追加した承認者を削除する場合は、「削除」をクリックする。
・必要な承認数の「誰か一人が承認」もしくは「全員が承認」を選択する。
・必要であれば承認ステップの「説明」を記入する。
部署・役職で指定する場合
・従業員の指定方法で「部署・役職で指定」を選択する。
・承認者の部署の「申請者の所属部署と同じ」もしくは「部署を指定」を選択する。
部署を指定
プルダウンから指定する部署を選択する。
・承認者の部署の範囲を以下から選択する。
〇 指定した部署のみ
〇 指定した以上の部署
・役職で絞り込む場合は「役職で絞り込む」をチェックし、プルダウンから承認者に指定する役職を選択してください。
・「必要な承認数」をプルダウンから選択する。
・該当の承認者が0人のときに、承認ステップをスキップする場合は「スキップする」をチェックする。
承認ステップのスキップについては承認スキップについてを参照してください。
注意:最終承認ステップでは承認ステップのスキップは行えません。
・必要であれば承認ステップの「説明」を記入する。
申請者が申請時に指定する場合
・従業員の指定方法で「申請者が申請時に指定」を選択し、「申請者が指定できる承認者の範囲」を以下から選択する。
〇 申請者が所属する部署
〇 申請者が所属する部署以上の部署
〇 すべて
・申請者が承認ステップのスキップすることを許可する場合は「スキップを許可する」をチェックする。
承認ステップのスキップについては申請者による承認スキップについてを参照してください。
注意:最終承認ステップでは承認ステップのスキップは行えません。
・申請者が承認者を指定する際の、ヒントメッセージを入力する。
※例:組織図を確認し、承認者として上長を選択してください。
・必要であれば承認ステップの「説明」を記入する。
・「登録」をクリックし、承認経路を登録する。
・承認経路一覧から編集したい承認経路名を選択する。
・内容を修正して、「更新」をクリックする。
内容の修正についてはこのページの【承認経路を作成する】と同様の手順で行ってください。
・承認経路一覧から複製したい承認経路の「複製」をクリックする。
・内容を修正して、「登録」をクリックする。
内容の修正についてはこのページの【承認経路を作成する】と同様の手順で行ってください。
・承認経路一覧から削除したい承認経路名を選択する。
・承認経路の編集画面で「経路を操作」から「削除」をクリックする。
・確認画面で「削除」をクリックする。
・既に申請フォームで使用されている承認経路は削除できません。