Gerencia de proyectos educativos - Plan estratégico del proyecto

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Para el plan estratégico del proyecto, se realizó un diagnóstico para evaluar el estado actual de la infraestructura tecnológica y la idoneidad del talento humano para el manejo y apropiación de la misma. Para recaudar la información de diagnóstico se realizó una encuesta a estudiantes, docentes y padres de familia donde se lograron identificar las necesidades y expectativas. En la sección 1 se definen los objetivos generales y específicos del proyecto, donde se enmarca la implementación de las tecnologías disruptivas para mejorar la calidad educativa y fomentar el aprendizaje a través del uso de estas. En los objetivos específicos se planteó la capacitación del personal docente y directivo de la institución, la integración de nuevas tecnologías al manejo de procesos directivos, administrativos y pedagógicos como herramientas clave para mejorar la eficiencia y eficacia del servicio educativo.

Dentro del plan estratégico se definió un cronograma detallado de las fases de implementación, capacitación y evaluación del personal docente, se detallaron los recursos financieros, humanos y de infraestructura necesarios para la ejecución del proyecto, también se definieron algunos indicadores que permiten medir el impacto técnico y social del proyecto, para mejorar el rendimiento académico, la satisfacción de los estudiantes y docentes, junto con la forma de toma de decisiones de los directivos de la institución. La sensibilización del proyecto se realizará a través de una campaña que impulse y motive a la comunidad educativa a participar activamente en el proyecto, resaltando los beneficios, fomentando la participación de los padres de familia en la consecución de los recursos para la realización del proyecto. Dentro de la planeación estratégica también se hace necesario establecer un plan de actualización de las tecnologías implementadas, crear la cultura del mejoramiento continuo, la innovación y promover la adaptación a los cambios tecnológicos. La planeación estratégica se convierte en factor clave y flexible que permita la adopción de cambios a los nuevos desafíos de las tecnologías y por ende, se involucre a toda la comunidad educativa.

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS COSTOS

Mano de obra directa líder proyecto

Se torna difícil encontrar el perfil con las competencias adecuadas para el rol de líder del proyecto, esta dificultad es dada la naturaleza del proyecto que tiene un alto énfasis en el área informática, pero a la vez nuestro proyecto requiere una persona con altas competencias humanas y de mucha comunicación asertiva, es por ello que nos inclinamos por un profesional en el área de informática con las capacidades de inteligencia emocional y emociones blandas, el costo del salario del director del proyecto es cinco millones ochocientos mil pesos mensuales y como se dijo en la segunda entrega, este valor incluye las prestaciones sociales en la modalidad del salario integral y está pactado por 12 meses por lo tanto en la siguiente tabla describimos los costos:

Tabla 2. Costo honorarios líder proyecto.

Transporte

En la segunda entrega se explicó que el costo del transporte será contratado también por 12 meses en la modalidad de outsourcing, se logró pactar con la empresa que prestara el servicio de transporte que el vehículo que preste este servicio sea una Toyota fortuner modelo 2019 o superior de tracción 4x4, también se pactó que el conductor en lo posible sea siempre la misma persona, es decir que el cambio de conductor o vehículo solo sea porque la misma dirección del proyecto solicite dicho cambio. Este costo de tercerización tiene un valor de 1 millón de pesos mensuales, a continuación, se describe en la siguiente tabla:

Equipo de oficina, Papelería y Equipos de Computo

Estos rublos hacen parte del funcionamiento de la oficina destinada para la ejecución y administración del proyecto, es importante mencionar que el equipo de cómputo para la administración del proyecto es diferente al equipo de cómputo tipo servidor. Cuando abordamos el equipo de cómputo tipo servidor, podemos decir que es un equipo de características especiales que tendrá como función el hospedaje de nuestro mega portal Web y el de nuestras instituciones, el costo de este servidor aún no está proyectado, puesto que primero debemos construir el mega portal Web para poder indicar la capacidad de almacenamiento y procesador de este servidor, los costos detallados de estos costos se muestran en la siguiente tabla:

Diseño Mega Portal Web

Este costo es fundamental para el desarrollo del proyecto, es la tecnología disruptiva que nos ayudara en el objetivo principal, para el desarrollo de esta aplicación tipo WEB se contratara con una empresa especializada en el desarrollo de software de estas características, esta contratación es pactada en 3 pagos un 25% como pago de inicio, otro 25% cuando el proyecto tenga avance del 70% o más y el 50% restante al finalizar las pruebas técnicas, el costo total del proyecto es de 20 millones de pesos, se describe a continuación los pagos en la siguiente tabla:

Programas de capacitación.

Estos costos fueron planificados para hacerlos en 4 pagos trimestrales en los meses de enero, abril, julio y octubre, hace referencia al entrenamiento docente para la óptima ejecución del proyecto en todas sus fases, en el avance 2 se detalla claramente las 4 capacitaciones pactadas en el proceso, el costo total de todas las capacitaciones es de 8 millones de pesos.

Impuestos por compras

Es un gasto normativo el cual es el 19% del impuesto al IVA, como nuestro proyecto tiene un costo aproximado de gastos de 145 millones cuatrocientos noventa y ocho mil doscientos pesos, por lo tanto, el impuesto al IVA es de 27 millones seiscientos cuarenta y cuatro mil seiscientos cincuenta y ocho pesos. La tabla seria la siguiente:

Otros costos

Son los improvistos de caja menor que puedan ocurrir en el transcurso de esta ejecución de proyecto, es difícil cuantificar un costo exacto, por lo tanto le dimos el siguiente valor que puede ser aumentado o disminuido según los improvistos que pueden surgir.

Perfil Auxiliar administrativa

Analizando los costos hemos determinado que posiblemente se necesite un rublo más en el recurso humano que no fue estimado en la segunda fase, y es la contratación y los honorarios de una auxiliar administrativa que siempre este en la oficina de administración y ejecución, esta contratación será por prestación de servicios por el término de un año con un salario integral que incluya sus prestaciones sociales de 3 millones doscientos mil pesos, el perfil de competencias para este cargo puede ser de técnico en el área de administración, contaduría o informática, calculando el costo anual de este recurso humano se estima en un valor de 38 millones cuatrocientos mil pesos ($ 38.400.000) el cual será debitado del valor sobrante de ingresos que se planifico en la segunda entrega el cual fue de un valor de 50 millones seiscientos un mil ochocientos pesos ($ 50.601.000), en consecuencia de esta diferencia el proyecto tendría un saldo restante y de también de liquides de 12 millones doscientos un mil pesos ($ 12.201.000). Se puede concluir entonces que los costos que más generan impacto en el recurso económico del proyecto es el de los honorarios del recurso humano en los roles del lider director del proyecto y el auxiliar administrativo de apoyo.