Görsel yönetim sanayi firmalarının küçük bir kısmı hariç, hizmet sektörü de dahil olmak üzere pek bilinmiyor.
Maalesef şirketlerde insanlar ’’İşi İyileştirmek’’ için biraraya gelip birbiriyle konuşmuyor, birbirine sormuyor, birbiriyle paylaşmıyor, ortak hedefleri yok, ortak öncelikleri yok. O zaman da, işin kalitesi düşüyor, işler gecikiyor, maliyet artıyor, motivasyon düşüyor.
Her ne kadar tüm ilgililere açık olsa da, bilgisayar içindeki bilgilere bir kaç ekrandan geçerek ulaşabilmek, raporlar almak, gidişatı izlemek ve dar bir ekran çerçevesinde sağa sola, aşağı yukarı kaydırarak bütünü görmeye çalışmak zahmetlidir. Bilgisayar içine hapsolan veri / bilgi genellikle görünürlükten uzaktır. Bu tür veri bir süre sonra yalnızca yönetim talep ettiği için rapor haline getirilmeye başlar.
Veriyi, performans göstergelerini görünür hale getirerek yönetmek işi iyileştirmek için gereklidir. İhtiyaç duyulan verinin bilgisayara girilmesi (CRM, ERP) doğrudur; ancak bilgisayar içinde hapsolması değil. Bu veriler çeşitli yönetim raporlarına dönüşür ve bu raporlar stratejik yönetim ve bölümler arası yönetimde kullanılır.
Görsel yönetimin ana aracı görsel panolardır. İnsanlar bu panolar önünde biraraya gelir, görür, anlar ve harekete geçer.
Görsel panolar ihtiyaca göre tasarlanır. Bunların üzerinde değişiklik yapmak son derece kolaydır; hemen hemen her gün değişir. Panolar esneklik sağlar; tek yapacağınız bir veriyi silip yenisini işlemek ya da bir post-it yerini değiştirmektir. Dolayısıyla veriyi en son ve güvenilir haline getirdikten sonra gönül rahatlığıyla CRM ve ERP’ye girmek imkanı sağlar.
Verilerin panolarda görünürlüğünün belli bir çevrim ve yenilenme süresi vardır. Bu süre bazen saatler, bazen günler bazı durumlarda ise haftalar mertebesindedir. Ayrıca görselleştirilen sürecin hızının, panonun iletişim kapasitesini aşmaması gerekir.
Görsel iş yeri “sorulmayan soruların” cevabını verir. Peki insanlar neden sormazlar? Bazen “egolar, legolar” devreye girer, bazen insanlar “bilmiyor!” görünmek istemezler, bazen diğerinin bilgisine güvenmezler ve bazen alt kademeden birine sormak istemezler!
Peki sormayınca ne olur? Verisiz yönetirsiniz, şirket kaybeder.
Verisiz yönetmek israflara sebep olur; bunlardan bazıları: gözlemek, aramak, dolaşmak, tahmin etmek, kontrol etmek ve yine etmek, elleçlemek, saymak ve tekrar saymak, cevaplamak, rahatsız etmek, beklemek, tamir etmek, test etmek, duraklamak, acele etmek vb.
İnsanların bu israflarla boğuşurken yalnızca zamanları heba olmaz aynı zamanda motivasyonlarını kaybederler. Zira insan bilimsel olmasa da verimsiz çalıştığını hisseder ve bu his yalın yönetimin en önemli unsurlarından biri olan, çalışan için “amacı olmak ve varlık sebebinin ne olduğu” duygularını yok eder. İşte bu çalışan bir süre sonra düşünmeyi bırakır, yılgınlık başlar ve amirinden talimat bekler. Talimat gelmedikçe hareket etmez, düşünmez, inisiyatif kullanmaz, hele hele problem hiç çözmez!
Görsel yönetim, israf ve problemleri hızla ortaya çıkarır, görünür yapar. İsrafların yok edilmesi ve problemlerin çözümü için ilk kademe çalışanlara (ofiste uzmanlar, üretimde mavi yakalılar) sorumluluk yükler. Onların inisiyatif almasını ve işlerinde ustalaşmasını sağlar. Yalın yönetim tarzında hedef, her hiyerarşik seviyenin probleminin, yine o seviyedeki çalışanlar tarafından çözülmesidir.
Görsel düşünen kişinin odağı iki sorudur: “Neyi bilmek istiyorum?” ve “Neyi paylaşmalıyım?”. Paylaşması gerekenleri panosundan aktarır, bilmek istediklerini ise bir “safari”ye çıkmasına gerek kalmadan diğerlerinin panosundan öğrenebilmelidir.
Bilmek istediklerimize örnekler: Şimdi ne yapmalıyım? Nasıl yapmalıyım? Ne zaman yapmalıyım? Ne zamana kadar yapmalıyım? Ne kadar yapmalıyım? Kime yapmalıyım? Kaç tane yapmalıyım? Nerede yapmalıyım? Kaç tane kaldı? Ne zaman hazır olacak? Bugün kim yok?
Paylaşmak istediklerimize örnekler: Yaptıklarım nerede, Şu an ne yapıyorum, Nasıl yapıyorum, Ne zaman ona ihtiyacım var, Bunu kim yapacak, Kaç tanesi hazır halde, Bugün nerede olacağım, Bir sonra ne yapacağım, Ne zaman gelecek, Hangi düzeltmeleri yaptım
Veriler tüm ilgililere ve ilgili diğer bölümlere açık olmalıdır. Hedeften her tür sapma için hızla aksiyon almak kolaylaşır. Aksiyon almak problem çözmektir.
Görsel yönetimin asıl amacı süreçleri iyileştirmek yani problem çözmek ve çalışanı geliştirmektir. Problem çözmek ise sebepleri ortaya çıkarmak ve yeni çözüm önerileri geliştirmektir. Her çözülen problem ile aslında müşteriye daha iyi değer sunmak için standartlar biraz daha iyileştirilmiş olur.
Görsel yönetim panolarında birkaç farklı içerikte veri takibi olabilir ya da veri farklı panolara ayrılmış olabilir: hedeften sapma takibi, süreç adımlarında hangi aşamada olduğumuzun takibi gibi
Görsel yönetim ile birey ve takım performanslarını da izleyebilirsiniz. Böylece performans ve motivasyon artar. Çalışanların yetkinlik eksikleri netleştirilip geliştirilebilir.
Görsel panolar bölümlerin yerleştiği alanlar içinde bulunabileceği gibi, şirket verilerinin takip edildiği Görsel Odalarda (Japonca, Obeya) da bulunabilir.
Görsel yönetim uygulamalarında, kullanılmayacak ve performansı iyileştirmeye katkısı olmayacak hiç bir verinin toplanması beklenmemelidir. Aksi durum israftır.
Görsel yönetimin katkısıyla ilgili son söz: Algı ve öğrenmenin en yüksek olduğu ortam, takım halinde günlük yönetim panosu önünde yapılan toplantılardır (yanda şekil).
Eposta ve telefon görüşmeleri ise bunun en alt seviyesi olarak tanımlanır. Uzun epostalar yazmak ya da telefon görüşmeleri yapmanın yönetim açısından değerini de böylece ortaya koymuş olalım.
Hakan Akgül
Danışman, YK Üyesi – satış, strateji, inovasyon, liderlik hakan.akgul@lean.org.tr