¿Alguna vez ha acudido a una institución de salud pública en México? ¿Se ha sentido frustrado al realizar un trámite? Si respondió “sí”, probablemente sea víctima de las malas prácticas de la gestión documental, me explico:

Como derechohabiente afiliado al Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE), visito con regularidad mi unidad de medicina familiar, donde me remiten al Área de Archivo cada que tengo consulta, esto provocó cierta expectativa en mí, pues al ser un profesional de la Archivística me entusiasmé al observar un espacio dedicado a los expedientes médicos; sin embargo, esto cambió en el momento que identifiqué los estragos de la sobreproducción documental: 1) estantería sobrepasada en su capacidad, 2) documentación dañada en sus soportes y guardas, 3) clasificación basada en el uso inmediato y no en las funciones y procedimientos. Por lo anterior, planteo la siguiente pregunta ¿Qué nos llevó a esta situación?

■“no ha sido suficiente para acercar la información al paciente”

Pues bien, hablaré de la relación institución-paciente-información, donde la primera atiende el marco jurídico vigente al generar los instrumentos de consulta y control archivísticos, derivado de la Ley General de Archivos (2018), y ponerlos a disposición del público en plataformas virtuales, a partir de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015). No obstante, esto no ha sido suficiente para acercar la información al paciente, pues este último mantiene el desconocimiento ante los protocolos y las unidades involucradas en el trámite que realiza, dando como resultado la sensación de descontento y frustración al no obtener una solución favorable.

Ahora bien, hay que cuestionar la forma en la que hemos construido los sistemas de gestión documental y si estos no se han convertido en una estructura que, perpetúa los abusos burocráticos al delegar la responsabilidad en el usuario, quien acude con una dolencia o padecimiento y es recibido con una serie de malas prácticas de gestión documental, tales como: I) Pacientes con accesibilidad limitada a los manuales y protocolos de operación, II) servidores públicos que no reconocen la importancia de la documentación que generan y reciben durante su actividad, III) expedientes con ruptura en su intertextualidad, vital para el entendimiento de la historia clínica del derechohabiente.

Por ello, se sugieren las siguientes acciones en virtud de mejorar esta situación: Primeramente, capacitar y sensibilizar al personal del ISSSTE, desde el personal de ventanilla hasta los directivos, pues afecta directamente a la forma en la que cumplen la ley, siendo vital para una correcta gestión documental, como se dijo con anterioridad, no se trata solo de almacenar “papeles”, sino de garantizar el acceso oportuno a la información, pues esta puede salvar vidas. Esto implica educarlos sobre los protocolos de archivo y la relevancia de cada documento en el historial clínico del paciente.

Segundo, empoderar al derechohabiente, a través de campañas informativas claras y accesibles que expliquen los procesos y la importancia de su participación activa (Infografías o videos tutoriales, por mencionar algunos)

Finalmente, desde la Archivística, es fundamental abogar por una inversión en infraestructura tecnológica adecuada y en la profesionalización de los archivistas dentro de las instituciones de salud, pues los archivos médicos son medulares en la atención al paciente; su correcta organización y conservación no es un gasto, sino una inversión directa en la calidad de vida y la salud de la población. 

Solo así podremos asegurar que el flujo de información en el sistema de salud no solo “llegue a buen puerto”, sino que también sirva como cimiento para una atención médica más eficiente, segura y humana.