Olá, aluno(a)! À medida que estudamos sobre a área de gestão de projetos, conseguimos perceber como o formato, método ou modelo pode ser aplicado para as necessidades de uma empresa. Depois de aprendermos o ciclo de vida e a importância do planejamento, é hora de aprendermos quais são as boas práticas relacionadas à execução do projeto. Sem trocadilhos, é hora de colocar “a mão na massa”!

Você concorda que toda organização tem o desafio de continuar inovando em seus serviços e produtos à medida que o tempo passa, não é mesmo? No entanto “mora” um grande perigo nisso! Muitas vezes, a necessidade de apresentar um novo produto ou serviço oferece a possibilidade de que as empresas executem o projeto sem dar atenção a “como” essa execução está acontecendo. Por isso, há fortes recomendações de sempre monitorar e controlar as ações de execução, porém isso não é tão simples, visto que, muitas vezes, as próprias atividades do projeto ocuparão muito tempo das pessoas envolvidas. 

É nesse momento que o papel do gerente de projetos se faz necessário. A liderança dele fará com que as ações sejam controladas e monitoradas e, dessa forma, será essencial para o sucesso do projeto. Quando estiver envolvido em um projeto, não esqueça de que é muito importante realizar o trabalho do projeto de maneira coordenada e ajustada, de modo a  monitorar e controlar as ações.

Já dissemos, em outro momento, o quanto um projeto necessita de um escopo definido e bem estruturado. Por outro lado, sabemos, também, que é impossível um projeto não ter mudanças ao longo da sua existência, até porque algumas solicitações de mudança podem ser extremamente benéficas para ele. Mas quais são os potenciais problemas dessa situação? Como podemos lidar com eles? Bem, os problemas serão maiores se, principalmente, o gerente de projeto, ao longo da execução do trabalho, não estabelecer um formato ou processo para gerenciar as mudanças. Sendo assim, criar um processo de como as solicitações de mudança acontecerão será crucial para o projeto!

Em determinado projeto em que atuei, criamos um modelo de um formulário em que qualquer solicitação de mudança, por menor que fosse, deveria ser preenchida. Isso foi muito importante, pois muito retrabalho foi evitado. Em que sentido? Lembro de uma solicitação criada pelo patrocinador do projeto que alterava bastante determinada função do sistema que estávamos desenvolvendo. Explicamos as consequências e os desafios e que a mudança alteraria o cronograma e o custo do projeto para cima. Mesmo diante disso, ele queria a mudança. 

Quando estávamos em mais de 70% da nova atividade desenvolvida, recebemos uma nova solicitação em que a descrição indicava exatamente como o projeto original era. Quando confrontamos em uma reunião o escopo original bem como a primeira e a segunda mudanças, o resultado foi que o patrocinador não se lembrava do escopo original. Isso significa que, muitas vezes, as pessoas solicitam mudanças sem pensar muito nos seus efeitos, sendo papel do gerente de projetos estabelecer essas informações e confrontá-las — isso significa monitorar e controlar. Nesse caso especificamente, imagine se o gerente de projetos não tivesse documentado o escopo ou a mudança original? Dificilmente, o patrocinador concordaria que o problema principal do projeto eram suas constantes mudanças.

Quando estudamos sobre o ciclo de vida de projetos, entendemos como o modelo de faseamento, ou divisão, do projeto em etapas é importante quando falamos de gerenciar projetos. Além disso, apresentamos ferramentas e práticas importantes que facilitam o planejamento das atividades por meio do levantamento de requisitos e das expectativas das partes interessadas. 

Mas como saber quando é a hora de parar o planejamento e partir para a execução? As boas práticas, de acordo com o PMI (2021), recomendam que, a partir do momento em que as informações sobre o projeto começam a se repetir, não trazendo novos dados ou requisições, já se pode partir para o trabalho do projeto. Esse trabalho envolve seguir o que está determinado no cronograma criado — que pode ser um Gráfico de Gantt —, monitorando e controlando essas execuções. 

Há softwares que auxiliam nesse processo de distribuição e geração de informações sobre o uso das pessoas e dos recursos, como Microsoft Project, Gantt Project ou Dot Project, mas também é possível utilizar uma tabela no Excel. Existe uma matriz que dá para replicar nesse software. Veja o modelo a seguir na Tabela 1:

Conforme a tabela deixa claro, há uma distribuição de responsabilidades para os recursos de acordo com as atividades alocadas. Poderíamos entender “R” como responsável pela atividade, “G” como gerente da atividade e “E” como executor da atividade. Percebeu como fica bastante simples a visualização do papel de cada um em relação a cada atividade que precisa ser realizada?

Além dessa possibilidade, é recomendado, durante o planejamento, criar o que chamamos de Estrutura Analítica de Projeto (EAP). Essa estrutura contém apenas as atividades principais ou as que queremos entregar durante o projeto e não possui nenhum tipo de exigência quanto à sequência ou ao cronograma, apenas, tem por objetivo conseguir servir de guia para as entregas que serão feitas ao longo da execução do projeto. À medida que o projeto “caminha”, o gerente vai consolidando as entregas realizadas, atualizando o status delas.

O diagrama, a seguir, apresenta um exemplo de uma EAP:

De acordo com o diagrama que representa uma EAP, é possível observar como todas as partes interessadas são beneficiadas. Por meio dele, é possível entender o que já foi entregue, o que ainda falta e se foi esquecida alguma coisa. Em relação a monitorar e controlar a execução, essa é uma excelente ferramenta para isso. Vamos a um exemplo que nos ajuda a identificar como ela é útil no decorrer da execução do projeto?

No case desta lição, relatei sobre o problema de ter muitas mudanças recorrentes em um projeto. Ressaltei que a documentação criada e o gerenciamento da mudança, de forma organizada, foram essenciais para controlar a situação e, ainda, entregar o projeto com sucesso. 

Mas de que maneira conseguimos gerenciar a mudança? Você se lembra?! Criamos um formulário de requisição, ou solicitação de mudança! O que isso traz de importante? Traz a formalização da mudança, ou seja, faz com que o solicitante escreva e justifique sua solicitação. Como poderia ser esse formulário? Uma sugestão seria enumerar os formulários automaticamente, pois isso, ao final do projeto, servirá para que todos tenham consciência de quantas mudanças foram solicitadas, quantas foram aprovadas e quantas foram reprovadas. O formulário poderia conter:

• Nome de quem solicita a mudança.

• Descrição da mudança.

• Justificativa da mudança.

Essas informações devem ser preenchidas pelo solicitante, e o gerente de projetos terá a atribuição de preencher:

• Impactos da mudança: no cronograma, no custo, no escopo.

• Recomendações sobre a mudança.

Depois disso, pode-se enviar o formulário para um comitê que analisará a solicitação. Isso garantirá maior credibilidade à análise, e esse comitê permitirá que a mudança seja executada ou não. Se a mudança for aprovada, é hora do gerente de projetos, então, pensar em que momento a mudança deve ser realizada. 

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