O objetivo desta lição é introduzir o guia de maior uso no mundo no que se refere a Gerenciamento de Projetos. A área de projetos ganha importância a cada dia, pois as empresas precisam inovar com regularidade e velocidade, porém, isso precisa ser feito de maneira organizada, econômica e comprometida. Escolher qual projeto será desenvolvido, quais pessoas irão participar dele, gerir os custos, as compras e o prazo são grandes desafios. Além disso, as atividades que geralmente são realizadas pelos profissionais de computação serão encaradas como projetos. Então, nada melhor que conhecermos um guia com as melhores práticas nessa área. 

Várias pesquisas indicam que as maiores dificuldades em um projeto são o cumprimento do prazo e do escopo (que é aquilo que o projeto deve conter para ter um bom resultado). Desta forma, o ponto de maior atenção é conseguir entender o que é solicitado ou qual é a necessidade que o projeto deve atender, visto que, caso isso não seja muito bem definido, irá acarretar muitos problemas como: demora para finalização do projeto, produtos ou serviços que não atendem as necessidades e, que, portanto, precisam ser refeitos, desperdício de dinheiro e de tempo, pessoas insatisfeitas, recursos desperdiçados e, ainda, falta de inovação. 

Por exemplo, pense que um cliente chega a você e fala que precisa de um sistema para a empresa da qual ele é dono. Como você começaria o projeto sem saber qual o ramo da empresa? Você concorda comigo que é preciso entender o que o cliente quer, e qual a finalidade desse sistema? Sem essas definições iniciais, não é possível iniciar o desenvolvimento do sistema. Esse exemplo, associado a tudo que vimos na lição anterior, demonstra claramente que nunca foi tão importante saber gerenciar bem um projeto. 

Uma das tarefas mais complicadas para pensar em gerenciamento é o desenvolvimento de software. Isso acontece porque a qualidade ou quantidade de tarefas não tem a ver se você produziu mais ou menos linhas de código. Muitas vezes menos linhas de código significa que sua programação é otimizada, limpa e melhor. Assim, no caso de desenvolvimento de software é sempre um desafio aplicar métodos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos. 

No entanto, a experiência pode ser uma boa aliada nesse sentido. Embora existam técnicas para prever o tamanho de software, a experiência tende a produzir boa sensibilidade em relação ao tempo necessário e à complexidade da demanda que uma equipe possui. 

Em várias organizações, há uma grande dificuldade nisso, principalmente porque, em muitas, são várias as tecnologias utilizadas. Sem contar também que, por exemplo, pode ser que determinadas pessoas tenham maior facilidade com uma linguagem de programação do que outras. Isso, então, deve ser levado em conta, pois pode diminuir ou aumentar o tempo que se levará para finalizar uma determinada demanda.

No entanto, se tem uma coisa que é importante dizer é que a programação sempre será o menor dos seus problemas. A ênfase em um projeto de software sempre deve estar na comunicação com seu cliente. Somente assim você conseguirá entender o que ele realmente precisa. Por isso, envolva as pessoas a todo momento. Infelizmente, muitas equipes de desenvolvimento somente veem o cliente no início do projeto e depois no momento da entrega do produto. Este é um erro crucial no que se refere ao sucesso do projeto. 

Assim, se existe um segredo para o sucesso de um projeto, ele está em atender as expectativas do seu cliente e atender as especificações do projeto (que em software chamamos de requisitos). Se você conseguir alcançar estes dois aspectos, sua chance de sucesso é enorme.

As últimas seis edições do PMBOK sempre trabalharam em uma perspectiva de áreas de conhecimento e processos pertencentes a cada uma dessas áreas. Eram 10 áreas e dezenas de processos que eram organizados em Entrada, Ferramentas e Técnicas e Saída. Geralmente, algo que era Saída de um processo era utilizado como Entrada em outro e vice-versa.

Na nova versão, houve uma mudança bastante brusca no formato. A organização está diferente, principalmente porque o guia recebia muitas críticas por não se adequar a modelos mais atuais como o movimento ágil do desenvolvimento de software. Com isso, foi vista a necessidade de uma remodelagem completa. De acordo com o PMBOK (2021), a nova versão está organizada em 8 domínios de desempenho: 

O PMBOK apresenta os chamados Princípios que são a base de como devemos abordar algo. Eles guiam nosso comportamento e ações, são abertos e podemos aplicá-los de diferentes maneiras e contextos. Também estão interligados e não há uma ordem específica ou classificação de princípios. Quer saber quais são? Eles são doze, veja a seguir, como Vargas (2022) explica-os:

Administração - Seja um administrador diligente, respeitoso e atencioso. Você precisa se preocupar com o projeto e se sentir responsável e comprometido em entregar valor para o projeto. Você deve supervisionar as ações no projeto com o mesmo nível de cuidado que usa em sua vida pessoal. 

Equipe - É impossível entregar resultados sustentáveis sem uma equipe que colabore e trabalhe junto em direção ao mesmo objetivo. Os membros da equipe devem usar suas habilidades específicas visando atender às necessidades da equipe e aos objetivos do projeto.

Partes Interessadas - As partes interessadas podem influenciar direta e indiretamente o projeto. Se você não se envolver com eles, poderá criar ameaças e perder oportunidades para otimizar os resultados nos quais você deve se concentrar para entregar valor.

Valor - Projetos de sucesso têm tudo a ver com entrega de valor. Isto vai acima e além de uma simples entrega. Os benefícios são realizados quando as partes interessadas-alvo percebem o valor positivo dos resultados possibilitados pelas entregas.

Pensamento Sistêmico - Seu projeto não é uma bolha. É uma “engrenagem” de um sistema mais extenso que inclui vários outros agentes interdependentes. É sua responsabilidade garantir que essas interações sejam consideradas e planejadas.

Liderança - Projetos são esforços complexos e precisam de comportamentos sólidos de liderança para realizar o trabalho. Aspectos como motivação, foco, autoconsciência e facilitação são essenciais para alinhar a equipe e superar o nível natural de conflito que pode surgir.

Tailoring (Personalização) - Sua abordagem não pode ser “engessada”. Deve ser adaptada para se adequar ao trabalho, organização e aspectos culturais correspondentes, com o objetivo de aumentar os benefícios e maximizar o valor.

Qualidade - Qualidade é a maneira como os resultados se conectam aos objetivos e à cadeia de valor. Sua probabilidade de fornecer benefícios de negócios é drasticamente reduzida se você não puder produzir os resultados do projeto que atendam aos requisitos. 

Complexidade - Você deve procurar maneiras de aceitar a complexidade do ambiente em que está. Volatilidade, Incerteza, Complexidade e Ambiguidade *(VUCA)* são partes de qualquer projeto. Mude seu foco de evitar a complexidade para avaliar e reagir quando necessário.

Risco - Os riscos fazem parte de cada projeto. Você precisa avaliar proativamente a exposição do projeto e responder com eficácia às ameaças e oportunidades em potencial que podem afetar a capacidade do projeto de entregar valor. 

Capacidade de Adaptação e Resiliência - Sua resiliência permitirá que você “reconstrua melhor” após um revés. Se você ou sua organização não forem adaptáveis e resilientes, será difícil aceitar as mudanças e se recuperar dos problemas. 

Mudança - Mudança é a única característica permanente de qualquer projeto. Você deve agir como um agente de mudança e criar as condições para que outros se adaptem a um ambiente rápido e em evolução.

Por meio dos domínios e dos princípios, é possível entregar um produto ou serviço que realmente atenda às necessidades, especificações e expectativas. Dessa maneira, é possível compreender como guias assim podem auxiliar o processo de inovação de maneira mais acelerada, organizada e assertiva. Nas próximas lições, teremos a oportunidade de conhecer bem de perto o guia. 

Uma vez que agora você conhece o conceito e a estrutura do PMBOK, é importante tentarmos aplicar esse conhecimento. Vamos voltar ao nosso exemplo de lavar um carro. De que maneira podemos estruturar o PLANEJAMENTO desse projeto? 

O nosso guia PMBOK explica assim esse domínio: 

“PLANEJAMENTO - Contém as atividades associadas à coordenação e organização necessárias para produzir as entregas”.

Qual seria a entrega desse projeto? 

Essa é fácil: Carro limpo!

Mas para chegar nesse resultado, concorda que seria importante definir as atividades associadas e organizar a execução delas?

Aqui vai uma dica para isso. O antigo imperador romano Júlio César dizia que as suas vitórias eram baseadas em “dividir para conquistar”. Isso pode ser aplicado em várias coisas, inclusive em projetos. Quanto mais dividirmos o nosso projeto em pequenas atividades, mais fácil conseguimos gerenciar a sua realização e a sua organização. Além disso, fica mais fácil descobrir que recursos precisaremos para executar as atividades. Então pense:

Percebeu que, mesmo um projeto simples, pode ter desafios? Percebeu, também, como conseguimos levantar muitas informações quando em vez de executar o projeto, tiramos tempo para pensar em suas possibilidades e planejar? Dessa maneira, nunca comece um projeto sem planejamento! Escolha um formato para gerenciar suas atividades de projeto, pois isso vai auxiliar muito na entrega final.

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