Olá, aluno(a)! Muito bom estar com você novamente, agora vamos aprofundar os nossos conhecimentos na Gestão de Projetos, mais especificamente na Gestão da Comunicação em Projetos. Também detalharemos outros elementos que envolvem a Gestão de Projetos, como: matriz de resultados e riscos.

O conteúdo desta nossa lição permitirá que você consiga gerir dois temas centrais em um projeto, o primeiro deles são os stakeholders ou as partes interessadas no projeto (ex.: diretor da empresa, gerente de área, usuários finais que usarão o sistema), e o segundo é a comunicação em um projeto – elemento fundamental para que os envolvidos em um projeto possam seguir alinhados com os objetivos estabelecidos no escopo.

A Gestão de Projetos é uma literatura que se desenvolveu, consideravelmente, no início dos anos 2000 e, por meio do Instituto de Gestão de Projetos (PMI – Project Management Institute), tem sido apresentado à comunidade dos profissionais dessa área boas práticas para se gerir um projeto, sendo ele voltado para o desenvolvimento de um software ou não. Contudo considero que grande parte da literatura de Gestão de Projetos se desenvolveu, inicialmente, por meio dos Projetos na área de software. Assim, compreender os princípios de Gestão de Projetos tornou-se uma obrigatoriedade para um profissional no campo de Tecnologia da Informação e, em especial, para profissionais envolvidos com o desenvolvimento de software.

Atualmente, os softwares têm sido aplicados nas organizações como uma forma de redução de custos e, até mesmo, como diferencial competitivo. Devido a essa importância dada aos softwares, os projetos que têm como objetivo desenvolver um software envolvem grandes custos e criam muitas expectativas nos setores que serão beneficiados com aquele novo sistema. Aplicar boas práticas em Gestão de Projetos pode minimizar riscos, custos e facilitar a entrega do software dentro dos prazos e orçamentos previamente estabelecidos.

Por tudo isso, o nosso objetivo aqui é conhecer um pouco destas boas práticas na forma como podemos gerir alguns elementos fundamentais que envolvem Projetos e o desenvolvimento de software.

A primeira etapa de qualquer método de desenvolvimento de software é o levantamento de requisitos. Assim, identificar e gerenciar, adequadamente, as partes interessadas de um projeto é uma habilidade fundamental para um Gerente de Projetos de Software e isso envolve a Comunicação.

Erros de comunicação podem ser um fator de comprometimento do projeto. Imagine a seguinte situação: você como gerente do projeto de um grande software envia um e-mail para o Gerente de Vendas da empresa pedindo uma reunião urgente para validar determinados requisitos funcionais. Contudo o Gerente de Vendas não tem o costume de usar o seu e-mail organizacional, prefere usar o seu e-mail pessoal do Gmail. O problema aqui é a ausência de um plano de comunicação adequado entre os envolvidos no projeto. Estabelecer meios de comunicação e formas como todos se comunicarão durante o projeto é uma boa prática para o sucesso de projetos. Todas essas práticas nós veremos ao longo desta lição.

O objetivo do gerenciamento da comunicação é criar um plano de comunicação do projeto, este que pode, inicialmente, ser organizado por meio de um quadro em que se define as formas de comunicação que cada uma das Partes Interessadas serão comunicadas e como a própria equipe do projeto se comunicará.

Hoje em dia, é muito comum o uso de mensageiros eletrônicos, como o WhatsApp, para as pessoas se comunicarem no ambiente de trabalho e, em especial, em projetos. Contudo chamo a atenção de vocês para ferramentas, como o WhatsApp. Apesar de ser uma ferramenta que pode melhorar a comunicação dos envolvidos em um projeto, ele deve ser usado com cuidado porque algumas das partes interessadas podem não aceitar o uso desse tipo de ferramenta por ser algo, muitas vezes, pessoal e associado à uma pessoa, e não a uma organização.

De acordo com o PMI (2021) é fundamental definir a forma como cada uma das Partes Interessadas receberá e enviará as suas comunicações dentro de um projeto. Por exemplo, imagine que você definiu que a comunicação oficial do projeto será via WhatsApp. Você começa e enviar relatórios de acompanhamento do projeto via WhatsApp para o diretor da empresa, mas ele, raramente, usa essa ferramenta ou não gosta que este tipo de comunicação seja utilizada com ele para fins de trabalho. Isso poderá causar um problema na comunicação do projeto com consequente alteração na forma em que ela deverá ocorrer.

Uma outra situação pode estar associada à definição do uso do e-mail organizacional para a comunicação do projeto, mas muitos funcionários da empresa usam o seu e-mail pessoal como forma de enviar e receber e-mails do trabalho. As pessoas envolvidas no projeto simplesmente não receberão grande parte das comunicações porque não usam aquele meio definido gerente de projetos. Por isso, a definição dos meios de comunicação de um projeto deve ser organizada conforme o interesse, a disponibilidade e a concordância de todos os envolvidos sobre aquela forma de comunicação. Não faça isso por conta própria.

Um outro problema envolvendo a comunicação de um projeto está na dificuldade de compreensão das mensagens entre o emissor e o receptor. Veja um exemplo: vamos supor que você, gerente de projetos, enviou um e-mail para a equipe de desenvolvimento do software pedindo que a data de entrega daquele incremento seja realizada na seguinte data: 06/11/2022. O e-mail foi enviado no dia 3 de junho de 2022. O receptor (quem recebeu o e-mail) entende que a entrega do incremento foi colocada para o dia 6 de novembro de 2022, mas, na verdade, você usou o formato americano de datas, querendo dizer que a entrega deveria ser realizada até 11 de junho de 2022. Isso nós chamamos de “ruído” na comunicação do projeto porque o emissor gostaria de passar uma informação de uma forma, mas o receptor entendeu de outra forma.

Para minimizar a possibilidade de que isso ocorra em um projeto é importante que a comunicação ocorra sempre da seguinte forma: 

Considerando o nosso exemplo apresentado, caso o receptor tivesse confirmado o recebimento e informado da seguinte forma: "Confirmo o recebimento do e-mail e a entrega do incremento para 6 de novembro de 2022”, o emissor perceberia o equívoco e, rapidamente, solucionaria o problema.

Assim, para que possamos organizar tudo isso que foi dito, sugiro um modelo simples de Plano de Comunicação em projetos, conforme Quadro 1.

O Quadro 1 destaca a estrutura de um plano de comunicação que pode ser utilizado por um Gerente de Projetos para gerenciar a comunicação entre as Partes Interessadas. Trata-se de um documento simples, mas muito útil para que se evite problemas de comunicação que são muito comuns no nosso cotidiano e, em especial, em projetos de software.

Ter ou estabelecer uma boa comunicação é essencial para o sucesso, ou seja, é um elemento crítico para o projeto. Na área da computação é necessário trabalhar este conceito, pois quando falamos de desenvolvedores de software, uma característica muito comum entres eles é de serem mais quietos e por consequência disso, comunicam-se pouco. Portanto, esse item deve ter atenção especial por você, principalmente se em seu time houver muitas pessoas com perfil mais introspectivo. 

Desenvolver um plano de comunicação é uma tarefa que muitos pensam não ser necessária, no entanto, nota-se que quando não se tem esse plano, é que ocorrem graves problemas no projeto, e  que se sente falta de algo mais coordenado. 

Não pense que será um desperdício de tempo estabelecer um planejamento para isso e envolver pessoas com experiência. Se você conversar com gerentes de projeto mais experientes, todos concordarão em dizer que a atenção à comunicação sempre foi essencial para seu sucesso. 

Para facilitar esse tipo de ação, muitos softwares mais simples têm sido utilizados, como por exemplo o Trello. Este software é bastante simples e ele acusa de forma visual e colorida as atividades de acordo com três status: À FAZER, FAZENDO, FEITAS. Uma simples informação como essa, fará muita diferença para a sua equipe e também para o seu cliente ou patrocinador.

Nesta lição discutimos como as Partes Interessadas de um projeto podem ser identificadas e gerenciadas com relação ao seu engajamento no projeto. Num segundo momento, nós estudamos como criar um plano de comunicação em um projeto.

Vamos, agora, aplicar estes conteúdos a uma situação simulada: Você é o Gerente de Projetos e pretende desenvolver um aplicativo móvel para vendas dos produtos de uma papelaria. A empresa quer que o aplicativo móvel seja utilizado pelos pais das crianças que compram materiais escolares na papelaria. A dona da papelaria acredita que esse tipo de aplicativo pode facilitar para os pais comprarem os materiais escolares dos seus filhos porque economizaria tempo de deslocamento até a papelaria, que se localiza no centro da cidade e há muita dificuldade com o trânsito e o local para estacionar.

Você, como um bom conhecedor dos princípios de Gestão de Projetos de software, realiza o levantamento dos requisitos e define o escopo do projeto junto com a dona da papelaria. As premissas do projeto é que os pais que usarão o aplicativo já estão acostumados com o uso de aplicativos móveis e possuem conexão com a internet. As restrições do projeto estão associadas ao custo total do projeto, que deve ser inferior a R$20.000,00, e o prazo de entrega do aplicativo totalmente finalizado é antes de dezembro – fim do período escolar.

Você identifica como principais Partes Interessadas do projeto, a dona da papelaria e patrocinadora do projeto, a irmã da dona, que atua no setor de vendas e conhece todos os produtos, e os clientes da papelaria, além da empresa fornecedora da infraestrutura em nuvem para armazenar os dados que serão coletados pelo aplicativo e da empresa. Você também estabelece o plano de comunicação com as Partes Interessadas do projeto. A comunicação com a dona da papelaria e a sua irmã ocorrerá por meio do WhatsApp porque elas preferem assim. Sempre que uma mensagem for enviada, quem recebeu deverá confirmar o recebimento e responder o que entendeu a mensagem. A comunicação com o fornecedor da solução em nuvem ocorrerá por meio do e-mail do gerente de projetos, e-mail da empresa contratada e sempre com cópia para a dona da empresa. Sempre que alguém receber um e-mail, deverá confirmar a leitura e responder o e-mail informando o que entendeu daquela mensagem.

Com tudo devidamente planejado e gerenciado por você, o aplicativo é entregue dentro do prazo e do orçamento pré-estabelecido. Sucesso!

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