Prezado(a) aluno(a), estamos avançando em nosso conhecimento sobre projetos! Costumo dizer que um projeto nunca será bem entregue ou bem executado se ele não for bem planejado. No entanto não somos acostumados ou incentivados a realizar planejamento. Na maioria das vezes, “pulamos” essa etapa e acabamos por deixar as tarefas somente para execução e em um prazo que não é o ideal. Assim, nessa lição, veremos como é importante não “pular” o planejamento, pois ele será muito útil para termos os prazos ideais de trabalho bem como os recursos necessários para uma boa execução e, assim, evitar o retrabalho.

Você sabia que um dos maiores problemas encontrados nas empresas é o retrabalho? Muitas vezes, as pessoas até conseguem executar e entregar o que é solicitado, no entanto, na maioria das vezes, não cumpre todos os requisitos ou é entregue com defeito ou erros. Isso tem um efeito muito ruim para todos os envolvidos, pois gera desconforto, desmotivação e perda de tempo e, ainda, de recursos. Dessa maneira, não cair na tentação de executar antes de planejar é uma grande qualidade que você pode adquirir desde já. 

Veja um exemplo simples: quantas vezes você não planejou fazer uma prova de forma adequada? Mas você somente começou a fazer as questões na ordem em que estavam, sem estratégia nenhuma, e, quando percebeu, o tempo estava acabando, pois gastou tempo demais em uma questão muito difícil. Mesmo faltando poucos minutos, você, então, decidiu ver as outras questões e, quando as leu, percebeu que sabia todas elas, porém não havia mais tempo para respondê-las. 

Nesse simples exemplo, você pode perceber que a falta de planejamento resultou em um insucesso, visto que o tempo estabelecido para finalização da prova acabou e ficaram questões sem responder! Este é um clássico exemplo de como planejar a execução é essencial para o sucesso!

Para você ter uma ideia de como o planejamento é essencial para um projeto, pense em uma empresa que fabrica softwares. Você conhece esse tipo de empresa? Em geral, ela desenvolve aplicações ou sistemas sob encomenda. Em muitos casos, ela pode desenvolver em parceria com a própria equipe de TI da empresa que a contrata, ou pode assumir o desenvolvimento todo sozinha. Em qualquer um dos casos, algo que ela não pode se dar ao luxo é deixar de lado o planejamento do projeto com o qual ela estará envolvida. 

Certa vez, ao atuar como consultor em uma empresa, percebi que a organização possuía um contrato de longo prazo para construir um software, e uma das minhas tarefas era a verificação dos contratos da equipe de TI e de todas as tecnologias existentes na organização. Ao realizar o levantamento da situação e das tecnologias que os departamentos da empresa utilizavam, ouvi muitas reclamações de determinado software. 

Ao verificar que software era esse, percebi que era do projeto com a fábrica de software contratada. O que mais me assustou é que era um projeto com mais de cinco anos. Quando solicitei os documentos do projeto, o contrato de como a ferramenta seria comercializada ou não, ninguém conseguiu entregar as documentações. Nesse ponto, estava o grave erro do projeto: ele não foi planejado, não tinha data de término nem mesmo objetivos bem definidos e requisitos bem claros. O resultado disso tudo seria um projeto que parecia não ter fim e que criava mais problemas do que solução. Em suma, esse case aponta que fazer um projeto sem planejamento pode se tornar um grande problema em vez de uma solução.

O PMI (2021) apresenta a etapa de planejamento como uma das mais importantes e que fazem muita diferença no resultado final do projeto. Afinal, essa fase é responsável por definir os requisitos que deverão ser atendidos pelo projeto e os critérios de aceitação de cada um deles. Além disso, essa fase objetiva, por meio de atividades, estratégias e recursos, alcançar a expectativa e as especificações em relação ao projeto e seu resultado. Dessa maneira, fazem parte dessa etapa aspectos essenciais, como a definição do escopo, a construção de um cronograma, quanto o projeto ou cada fase custará, o levantamento dos riscos e a definição do nível de qualidade que se espera.

Assim como outros documentos que pertencem a um projeto, o planejamento deve ser um documento “vivo”. Isso significa que ele não é algo que fazemos uma única vez, assinamos e armazenamos. Pelo contrário, ele pode ter versionamentos contínuos à medida que o projeto vai sendo construindo; progressivamente, pode-se reavaliar o planejamento, corrigir “rotas”, inserir novas demandas, bem como reorganizar e promover mudanças. Se você for pensar, realmente, as coisas são assim! 

De acordo com o PMI (2021), os elementos ou aspectos da própria empresa que poderão influenciar o projeto são: governança, restrições legais, infraestrutura e cultura organizacional. Se esses aspectos não forem levados em conta, muitas determinações que a empresa possui, como política de uso de equipamentos, podem impactar o andamento do projeto. Por analogia, imagine a sua casa como foco de um projeto. Os fatores ambientais que a circundam seriam: as regras de convivência, a hierarquia familiar (pai, mãe, irmão mais velho, etc.), o horário de assistir TV e quem “comandará o controle”, e assim sucessivamente. 

Outro fator que pode impactar são os chamados ativos de processos organizacionais. São exemplos de ativos:  informações históricas de outros projetos já realizados, banco de dados, sistemas de informações etc. Novamente, por analogia, tomaremos sua casa como exemplo. Suponhamos que você conheça uma receita e saiba que a mistura de certos ingredientes resultará num delicioso bolo. Pois bem! Essa experiência adquirida, conhecimento armazenado, é um ativo, em gestão de projetos, denominado ativos de processos organizacionais.

Além desses aspectos que citamos, que auxiliam e impactam o planejamento do projeto, pode-se, também, pensar em ferramentas e técnicas que são instrumentos e procedimentos para auxiliar na execução do projeto. Para construir o planejamento, é essencial pensar o que pode ajudar na coleta e análise de informações que devem, ao final, estar dispostas no planejamento. Nesse sentido, algo recomendável é sempre buscar uma opinião especializada.

Além disso, é importante definir como os dados sobre o projeto serão coletados, pois poderão ser utilizados para buscar soluções, discutir o formato e construir o sequenciamento das atividades e dos requisitos. Para isso, pode-se utilizar técnicas, como brainstorming, checklist, grupos de discussão, entrevistas e reuniões. Ao final, um Plano do Projeto poderia ser composto por: 

Para saber se seu plano de gerenciamento de projetos está com as informações mínimas necessárias, é bom aplicar o 5W2H: o que é o projeto? (What) Quando ele acabará? (When) Qual o seu custo? (How much) Como ele será feito? (How) Por que ele precisa ser executado? (Why) Quem participará? (When) Onde será feito? (Where). Se, ainda, não houver respostas definitivas ou, ainda, houver dúvidas em algumas das questões do 5W2H, é o momento para voltar e realizar novas coletas de informações. 

Uma ferramenta interessante para constar no documento de planejamento é a chamada Matriz de Rastreabilidade. Embora bastante simples, ela auxilia na percepção do que precisa ser feito bem como no monitoramento e no controle dos requisitos. A Tabela 1 apresenta um exemplo dessa matriz. Perceba que essa matriz distribui os requisitos R1, R2, R3 e R4 de acordo com as fases, ou seja, tanto o gerente como sua equipe e o patrocinador ou cliente conseguem, por meio dela, perceber em que momento do projeto os requisitos serão realizados e entregues. Isso auxilia bastante na criação de uma visão clara do que o projeto é e do que ele conterá.

O Plano de Gerenciamento de Projetos é um documento essencial ao sucesso do projeto. Para criá-lo, é essencial que tenha existido boa comunicação com o patrocinador (sponsor) ou cliente. Isso significa realizar bom levantamento de requisitos e, para isso ser possível, é vital criar e estimular maneiras para descobrir as necessidades e os desejos. Isso nem sempre é fácil, mas você pode pensar em determinadas dinâmicas para isso. 

Uma das dinâmicas mais usadas para levantar requisitos é a entrevista ou o uso de questionários. Estes podem ser importantes para situações em que você terá muitas pessoas com interesse no resultado do projeto e é uma maneira mais rápida de conseguir as informações e, também, entendê-las. Mas deve-se tomar cuidado em relação a realmente perceber se as pessoas entenderam as perguntas que você criou e se responderam sinceramente. 

A entrevista, por sua vez, leva mais tempo, pois deve ser feita pessoalmente. Embora mais demorada, ela tem a vantagem de, muitas vezes, deixar a pessoa ou o entrevistado mais à vontade para esclarecer o que espera do projeto. Ao mesmo tempo, dificulta um pouco mais o entendimento, principalmente quando a conversa “perde o foco” do projeto. De qualquer maneira, é importante documentar a entrevista e, depois, enviar essa documentação ao entrevistado para que ele possa validar as respostas. Isso será mais uma garantia de que você entendeu o que ele queria dizer. Mas não deixe para fazer isso muito tempo depois do encontro, tente fazer, no máximo, em até dois dias depois. 

Coletar informações não é tarefa simples, mas dedicar um tempo razoável a isso permitirá muitos acertos no decorrer do projeto e fará com que o cliente se sinta incluído nele. 

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