Olá, estudante! Se bem-vindo(a) à mais uma lição da disciplina de Análise e Projeto de Sistemas! Nas lições anteriores, entendemos o que é um projeto e conseguimos perceber que há uma referência amplamente utilizada no mundo. Agora, estudaremos como um projeto é mantido e gerenciado e, ao mesmo tempo, o que compreende e forma o seu ciclo de vida. Afinal, um projeto precisa ter uma data de início e outra de encerramento. Sendo assim, nosso objetivo, nesta lição, será compreender, por meio de definições e exemplos, como um projeto é desenvolvido e de que maneira podemos estabelecer o seu ciclo de vida. 

Como saber quanto tempo um projeto consumirá? Quanto de dinheiro ele precisará? Quantas pessoas devem compor uma equipe? Essas são perguntas que você, provavelmente, irá se deparar em sua vida profissional, e a resposta e as ações a elas são essenciais para o sucesso de um esforço como um projeto. 

Infelizmente, algumas falsas impressões estão presentes nas decisões que muitos profissionais tomam quando se defrontam com um projeto a ser gerenciado. Um exemplo dessas falsas impressões é: “não tenho a quantidade necessária de pessoas para executar um projeto”. Essa impressão, muitas vezes, seria resolvida com uma boa divisão das tarefas e organização do que precisa ser feito por etapas, o que permitiria perceber melhor onde cada recurso está envolvido e, também, realizar um gerenciamento de atividades.

Mas o que acontece na maioria das organizações? Bom, geralmente, as pessoas iniciam suas atividades sem planejar, “chutando” quanto tempo levará e quantos recursos humanos e financeiros são necessários. O resultado? Desperdício de tempo, de dinheiro e de pessoas. Como seria diferente se cada pessoa conseguisse planejar suas atividades por dia, por semana e, até mesmo, por hora, não é mesmo? Isso poderia auxiliar na eficiência e eficácia de todos.

No case desta lição, imaginaremos que você recebeu uma tarefa simples de construir um website para uma associação de proteção aos animais. Como você faria este projeto?  Todos nós temos a tentação de fazer assim: pesquisar um site de outra associação e criar um novo seguindo o que encontramos lá. No entanto pode ser que os objetivos de ambas sejam extremamente diferentes. Pode ser que uma tenha um trabalho mais voltado para adoções, e outra, para o controle de natalidade. Além disso, você precisa planejar de acordo com os objetivos de quem dirige a associação. Você precisa descobrir as cores e as opções de menu desejadas, se terá um espaço para doações ou denúncias etc. Ufa! É bastante trabalho, não é? 

Um bom ponto de partida é pensar em definir as etapas que o trabalho todo conterá. Logo depois disso, você pode pensar em quais são as atividades que pertencem a cada etapa. A seguir, você pode pensar em quanto tempo essa atividade deve consumir, quantos recursos são necessários, que atividade deveria ser realizada antes que ela se inicie e qual deveria vir quando ela for concluída.

Talvez, você possa pensar que essas atividades são óbvias, mas a maioria das pessoas inicia suas atividades sem planejar. O resultado disso é um tempo superior de execução e muito retrabalho! Portanto, não esqueça: a garantia de uma boa execução está no planejamento! É necessário pensar nos recursos humanos e materiais necessários para sua realização, na data inicial e final (prazo), no sequenciamento das atividades (uma ordenação) e na organização do momento em que elas serão realizadas (organização). 

Assim, somente a título de exemplo, poderíamos pensar nas seguintes etapas do Projeto de Website para a Associação Protetora dos Animais: 

Após a definição das etapas, você poderia alocar tarefas e subtarefas para compor as etapas. Como subir uma escadaria, degrau por degrau, você conseguirá entregar seu projeto. Se tentar pular degraus, de nada adiantará, você somente terá retrabalho e entregas ineficientes.

De acordo com o PMI (2021), as fases de um projeto podem ser entendidas como divisões realizadas visando melhor controle gerencial e melhor adaptação aos processos da organização. Para melhor gerenciamento do que o projeto terá e do status em que as atividades se encontram, é importante definir para cada fase quais serão as suas entregas e, também, os marcos correspondentes. O resultado final de uma entrega é um produto tangível e verificável. Os marcos são os momentos mais importantes de um projeto após a conclusão ou o início de um projeto. 

Nesse ponto, temos algo muito importante, que são os chamados requisitos. Estes foram definidos pelo patrocinador, ou sponsor, do projeto. Os requisitos guiarão as suas atividades, pois, afinal, elas devem ser as ações que garantam que os requisitos foram atendidos. Ao fim de uma avaliação da entrega realizada, é hora de perceber se ela está em conformidade com o esperado ou não. Se ela atendeu aos requisitos, pode-se dar continuidade para a próxima tarefa ou, mesmo, etapa. Do contrário, o melhor seria não continuar o projeto e ter o trabalho de descobrir o que pode ter acontecido para que a entrega não atingisse o critério de aceitação em relação ao requisito. 

Todo projeto, na verdade, possui dois ciclos: o ciclo de vida do produto do projeto e o ciclo de vida do próprio projeto. O ciclo de vida do produto corresponde a todas as etapas envolvidas na existência do produto. Essas etapas, geralmente, são:

Tanto a retirada do produto do mercado quanto o plano de negócios possuem entregáveis únicos e possuem data de início e de término, portanto, possuem características de projeto e podem ser gerenciados como projetos específicos.

Não adianta, no entanto, sabermos que um produto tem o seu ciclo, se, para ele acontecer, é necessário também a definição do ciclo de vida em projetos. Assim, podemos, então, estabelecer a seguinte estrutura:

1 - Fase de Iniciação 

Essa fase somente está completa se, ao seu final, o objetivo ou necessidade estiver de forma clara ou identificado para o gerente de projeto. Nesse sentido, é importante gerar o que chamamos de Estudo de Viabilidade. Esse estudo é fundamental para continuidade, ou não, do projeto proposto. Nesse estudo, pode-se verificar se há viabilidade econômica (temos dinheiro para fazê-lo por completo ou somente uma das fases?), técnica (temos pessoas com conhecimento suficiente para a entrega do projeto ou precisaremos formar pessoas ou mesmo contratá-las?) e organizacional (o projeto é plenamente possível de ser executado mesmo com outros projetos em andamento ou na atual rotina da empresa?). Essas respostas precisam ser positivas, uma vez que um projeto pode nascer muito próximo do fracasso se a sua viabilidade não é analisada. Se o projeto for aprovado, é preciso, então, partir para a definição do que ele conterá (definição do seu escopo). Dessa maneira, seria apropriado definir os produtos e os grupos de trabalho. Para essa fase, é importante colocar no papel o que o cliente ou patrocinador do projeto mais espera que o projeto contenha. Para isso, muitos criam um documento, chamado Termo de Abertura do Projeto, que tem por objetivo ser um norteador do que o projeto conterá. Temos vários exemplos de como esse documento é importante e como ele consegue delimitar o que um projeto deve ser. 

2 - Organização e preparação  

Com a equipe já pensada e o escopo entendido e definido, é importante escolher as melhores práticas, ferramentas e técnicas levando em conta os recursos disponíveis e os objetivos levantados na fase anterior. Esse momento é o de, realmente, definir o que o projeto conterá e o que não conterá. Não se pode passar adiante com dúvidas do que deve ser entregue e se é preciso ter, ou não, determinado requisito. 

É verdade que um escopo pode ser alterado, mas isso deve ser documentado e gerenciado da maneira mais atenciosa possível. Nesse momento, é essencial definir o chamado plano de projeto, que será quase como um mapa a ser seguido durante a execução dele. Esse plano conterá etapas e atividades bem como o sequenciamento delas mesmas e os prazos. Dessa maneira, é possível estabelecer um cronograma, com os custos e as responsabilidades de cada tarefa. Além disso, nesse momento, é possível estabelecer possíveis riscos (hipóteses que poderiam afetar o projeto positiva ou negativamente). Para construir o planejamento do projeto é muito importante que as principais dúvidas sobre o que o projeto deve ser ou para que ele existe tenham sido respondidas. Você pode encontrar diversos exemplos desse documento em uma busca simples pela Internet. É importante ressaltar que esse documento, em geral, é criado a partir do documento que vimos no item anterior, que é o Termo de Abertura do Projeto.

3 - Fase de Implementação (Execução)  

Nesse ponto, está o que, geralmente, mais gostamos de fazer, que é executar, ou, como dizem, “colocar a mão na massa”. Mas perceba que, para essa execução fazer sentido e não ser um esforço perdido, é muito importante ter feito as duas fases, ou etapas, anteriores com mais cuidado e mais tempo. Nessa fase, é fundamental não ter dúvidas sobre o que e como as coisas devem ser feitas. Além disso, não é hora de buscar um aprendizado sobre determinada técnica. Outro fator importante é manter as linhas de comunicação ativas. Conforme mencionado anteriormente, o patrocinador do projeto ou o cliente deve acompanhar todo o processo e devem ser mantidas a sua expectativa em relação ao andamento do projeto e, consequentemente, a construção do produto do projeto (resultado) a ser entregue. O que se pode fazer em relação a isso é utilizar técnicas ou ferramentas que permitam verificar, continuamente, como está o andamento do projeto. Isso também pode ser feito por meio de reuniões regulares. 

A Figura 1 traz uma captura de tela do gráfico de Gantt, este que você, também, consegue acessar após baixá-lo. Ele está pronto para ser aberto e usado por meio do Excel!

Veja como esse gráfico ajuda na execução. Você cria as fases, ou etapas, e as atividades pertencentes a cada uma delas. A seguir, você pode inserir ou atribuir quem será o responsável por cada uma delas. Depois, você pode inserir quanto dessa atividade já foi realizada, além das datas de início e fim, o que o(a) ajudará a controlar a execução.

4 - Fase de encerramento   

Em um projeto, você pode ter essa fase a cada etapa que é finalizada e antes de iniciar a próxima, ou, mesmo, ao final do projeto com a entrega do produto. É muito comum e até recomendável que sejam determinadas várias entregas ao longo do projeto e que, ao ser realizada essa ação, uma fase possa ser considerada encerrada. Mas, para isso, há algo importante que não pode ser esquecido: é o cliente quem precisa dar o aceite ou validar a sua entrega e dizer que está tudo certo. Isso será a afirmação que você precisa para dar início à próxima fase ou, mesmo, à atividade.  

Você perceberá que, em sua carreira como profissional, não faltarão oportunidades para trabalhar em projetos. Dessa maneira, é fundamental aprender técnicas e ferramentas para auxiliar nesse processo. Conforme mostramos na Fase de Implementação (Execução), o gráfico de Gantt pode ser bastante útil para você se organizar. Aproveitando que você pode realizar o download gratuitamente dele, tente implementar um projeto utilizando essa ferramenta. 

Poderia ser, por exemplo, uma organização da sua semana de estudos ou de um trabalho que você precisa entregar na escola. Você perceberá como o gráfico de Gantt é uma ferramenta espetacular! Ele permite distribuir as responsabilidades, verificar atrasos, saber o quanto falta para finalizar uma tarefa, ter uma ideia dos prazos e das tarefas que estão atrasadas e das folgas entre as tarefas, e assim por diante. 

Não perca a oportunidade de utilizar uma das ferramentas mais utilizadas no mundo!

A grande maioria dos softwares de gerenciamento de projetos gera um gráfico de Gantt para o gerente de projetos. Procure na internet alguns deles e veja as imagens que retornam. Você pode procurar por Microsoft Project, Dot Project, Gantt Project. Todos eles são softwares de gerenciamento de projetos que utilizam o mesmo gráfico que vimos aqui!

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