Olá, futuro(a) desenvolvedor(a) de tecnologia! Depois de aprendermos a executar um projeto, é hora de pensarmos nos resultados da execução. Ela sempre apresentará um momento muito desgastante, que é o que chamamos de pico do esforço. 

Todo projeto se caracteriza por duas medidas, que são: o tempo e o esforço. 

A execução conversa diretamente com esses dois “itens” e, muitas vezes, ambos são desafiadores. Portanto, nesta lição, conheceremos meios usados para evitar que o tempo e o esforço sejam inimigos. Também estudaremos as possíveis zonas de incerteza e risco que atrapalharão o seu resultado.

Quando pensamos nos projetos em que ocorrem muitas mudanças (autorizadas), o grande desafio é evitar que essas alterações no projeto causem impactos naquilo que já foi entregue ou executado. Esse é um aspecto bastante complicado de ser gerenciado, pois pode significar algo que, em geral, não gostamos: retrabalho.

O retrabalho, em um projeto, significa, muitas vezes, desmotivação das pessoas. Isso, porque ninguém gosta de ter entregue um trabalho e, passado algum tempo, essa entrega precisar ser refeita. Nesse sentido, um desafio para o gerente de projeto é conseguir comunicar bem o motivo da mudança e, ao mesmo tempo, motivar as pessoas para a execução.

Outro aspecto que tem desafiado as organizações é conseguir prever os riscos e as incertezas de um projeto. Infelizmente, todo projeto possui variáveis que podem ocorrer e contribuir para o benefício ou o prejuízo do projeto. A dica é tentar prever todas essas situações. 

Por mais difícil que seja, é vital tentar se precaver ou pensar nas hipóteses, pois isso pode significar a continuidade, ou não, de um projeto, e a chance de finalizá-lo. Ter conhecimento do que um projeto precisa nos ajuda a analisar se uma situação pode beneficiar ou prejudicar uma fase, uma atividade ou mesmo todo o projeto. Você está pensando em como podemos fazer isso? 

É exatamente isso que explicaremos a seguir.

Creio que você já leu ou ouviu algo sobre o dia 11 de setembro de 2001. Essa data te remete algo? Se você não sabe do que estou falando, o dia 11 de setembro de 2001 ficou marcado na história por ser o dia em que terroristas suicidas sequestraram dois aviões comerciais e os colidiram, intencionalmente, no complexo empresarial World Trade Center, também conhecido como Torres Gêmeas, situadas nos Estados Unidos. 

Sempre que vou falar de riscos, lembro-me desse acontecimento terrível que matou milhares de pessoas e trouxe uma nova dimensão para várias áreas! 

A aviação repensou todos os processos de segurança. Os aeroportos aumentaram a preocupação com vistorias. A polícia aumentou as trocas de informações. No entanto, há um aspecto muito interessante que precisamos ressaltar. Esse acontecimento trágico nos ensina que, embora você pense em determinados riscos, você sempre pode ser surpreendido.

Conta-se que as empresas que operavam em uma das torres, por segurança e por gerenciamento de risco, realizavam os próprios backups (cópias de segurança) na outra torre. Isso estava extremamente correto. A área de segurança da computação afirma que você nunca deve fazer as cópias de segurança no mesmo prédio físico da operação. Foi exatamente isso o que fizeram. 

No entanto, o que ninguém imaginava aconteceu! As duas torres caíram no mesmo dia! Algo que ninguém poderia prever! No dia seguinte ao acontecimento, apenas uma empresa daquelas que operavam nas Torres Gêmeas estava em funcionamento. O motivo? Ela mantinha as cópias de segurança em uma cidade vizinha (Nova York). 

Isso nos ensina o modo como precisamos pensar e repensar nas possibilidades daquilo que pode atingir um projeto em que estamos envolvidos. 

Assim como mencionei na primeira etapa, o PMI (2021) destaca que o gerente de projetos deve conseguir visualizar o futuro! Todavia, acalme-se: isso não significa que o gerente de projetos precisa ter uma “bola de cristal”! Isso, porque, se ele levantar uma boa quantidade de informações e ainda manter uma boa comunicação com as partes interessadas, ele pode conseguir identificar possíveis problemas e a potencialidade de eles realmente acontecerem.

Os riscos podem significar fracasso ou sucesso. Dessa maneira, exercer bem o controle do projeto é essencial, a fim de que, em determinadas situações (caso aconteçam), saiba como reagir a elas. Em relação ao tema, é importante estabelecer o que se chama de Plano de Contingência.

No Plano de Contingência, é necessário apresentar o passo a passo das ações a serem feitas, caso as situações hipotéticas se tornem reais. Em ocasiões assim, se não houver um plano estabelecido, muitas pessoas podem tomar decisões erradas ou precipitadas. Isso pode ser extremamente prejudicial ao projeto. Talvez, uma situação que era plenamente contornável se torna algo que pode levar o projeto ao fracasso. 

O risco sempre existirá com base em alguma informação que você já tem. Embora a palavra “risco” sempre nos faça lembrar de algo ruim (ameaça ao projeto), se analisarmos um pouco, o “risco” também pode ser algo bom (oportunidade). Como exemplo, podemos citar uma pessoa de sua equipe que não mora na mesma cidade que o projeto acontece. Você sabe disso e ela também sabe que há riscos envolvidos nesse trajeto, como um acidente ou atrasos. 

Por sua vez, quando falamos que o projeto possui incertezas, esse fato está ligado a uma situação em que você não tem uma informação ou um conhecimento relacionado. Em outras palavras, você estará envolvido(a) em uma atividade ou terá que tomar uma decisão sem conhecimentos suficientes para tal. Como exemplo, podemos citar uma alta de preço em uma matéria-prima devido a uma guerra iniciada logo após o início do projeto.

Assim, uma ação interessante para o gerente de projetos seria tentar identificar as incertezas e buscar informações para que elas se transformem em riscos. Assim, ele pode tratar os riscos com maior possibilidade de evitar problemas.

Já que a ideia é tentar tratar as incertezas, uma boa maneira é por meio do Método dos 5 porquês. Essa é uma técnica bastante utilizada pelos engenheiros quando precisam tratar um problema na empresa. Isso, uma vez que o método permite a identificação da causa-raiz do problema, e não apenas do que chamamos de “sintomas”. 

O método é muito simples. Depois de alguém contar o problema ou a situação, inicia-se uma sequência de porquês: 

O melhor dessa técnica é que você não a faz sozinho(a), porque é necessário envolver a sua equipe do projeto. E se não chegar a uma causa-raiz? Inclua mais porquês. 

Outra maneira de tratar as incertezas é pela ferramenta chamada de Método SWOT  (Strengths — Forças, Weaknesses — Fraquezas, Opportunities — Oportunidades, Threats — Ameaças).

Esse método é interessante, porque ele gera informações sobre o projeto. Por meio dele, é possível alcançar informações ou conhecimentos da equipe que, talvez, até o momento, ainda não estejam claros para todos. Essa metodologia, portanto, é bastante utilizada em várias empresas, pois potencializa o entendimento do que o projeto possui de bom e de ruim.

Por meio dessa ferramenta, é feito um levantamento que torna possível analisar o cenário econômico, as oportunidades, as ameaças, as forças e as fraquezas. A ferramenta SWOT é apresentada em forma de uma matriz, em que as forças e as fraquezas se referem ao ambiente interno da empresa. Já as oportunidades e as ameaças se referem ao ambiente externo. Observe na Tabela 1.

Outra metodologia é o Program Evaluation and Review Technique (PERT). Essa metodologia permite que o gerente de projetos possa perceber a duração mais provável, a duração otimista e a duração pessimista de cada atividade.

Perceba que, para o PERT realmente ser útil, é vital que as etapas de planejamento sejam bem executadas, pois, caso contrário, de nada adiantará prever a duração das atividades se elas não forem acontecer.  

Para entender bem como o PERT funciona, observe os passos a seguir:

Como podemos montar um PERT?

Veja o passo a passo:

Existe uma fórmula PERT para calcular a duração esperada de uma tarefa e o tempo de conclusão. Para isso, você pode usar a seguinte função:

Vamos a um exemplo? 

Se o tempo otimista (TO) for 4 horas, o tempo pessimista (TP) for 6 horas e o tempo mais provável (TM) for 5 horas, a fórmula PERT seria: 

Ao utilizar a fórmula PERT, você pode prever as atividades que podem impactar ou que sejam mais críticas ao projeto. Ao mesmo tempo, o PERT é uma ferramenta que auxilia na medição das tarefas que você fez. Isso pode ser muito útil nos próximos projetos ou até mesmo nas próximas fases.

Nesta lição, conhecemos três ferramentas que podem ser utilizadas para diminuir as incertezas de um projeto e, dessa forma, assegurar que, frente a um problema, durante qualquer uma das fases, o projeto não precisará ser interrompido. 

Em projetos, temos uma ação muito importante, que, em inglês, chama-se “deliverable”. Em português, chamamos simplesmente de “entregas”. 

Por meio das entregas, é possível que o gerente de projeto consiga trabalhar as expectativas do cliente e, ao mesmo tempo, perceber como o projeto está sendo encarado. Dessa forma, quando ocorrem as entregas, temos um momento oportuno para analisar o que está dando certo e o que pode ser melhorado. 

A entrega deve ser um momento de analisar se os critérios que foram levantados para aquela fase realmente foram atendidos. Obviamente, aqui, cabe um trabalho prévio do gerente de projetos em definir, em conjunto com o cliente, os critérios para cada entrega. 

Esses critérios devem estar bastante claros e atrelados a cada possível entrega. Assim, com os critérios claros, fica fácil permitir a continuidade para a próxima etapa ou atividade ou até  mesmo acertar detalhes anteriores. Como ajuda, muitos gerentes de projetos utilizam um checklist para tratar dos critérios de cada etapa ou atividade. 

Clique aqui, teste seus conhecimentos sobre esta lição e confirme sua participação nesta disciplina!