Perencanaan

Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses merencanakan strategi untuk mencapai tujuan secara tertata dan optimal. 

Pengertian Perencanaan menurut Ahli

Adapun definisi perencanaan menurut para ahli, antara lain:

Menurut Bintoro Tjokroaminoto dalam Husaini Usman (2008) menyebutkan, Perencanaan adalah proses mempersiap- kan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. 

Menurut Prajudi Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008) juga berpendapat bahwa perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya. 

Sementara Widjojo dalam Lembaga Administrasi Negara (1985:31), menjelaskan perencanaan pada asasnya berkisar pada dua hal: 

1. Penentuan pilihan secara sadar mengenai tujuan-tujuan konkret yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu atas dasar nilai-nilai yang dimiliki masyarakat yang bersangkutan. 

2. Pilihan di antara cara-cara alternatif yang efesien serta rasional guna mencapai tujuantujuan tersebut, baik untuk penentuan tujuan yang meliputi jangka waktu tertentu maupun bagi pemilihan cara-cara tersebut diperlukan ukuran-ukuran atau kriteriakriteria tertentu yang terlebih dahulu harus dipilih pula. 

Menurut Alder (1999) dalam Rustiadi (2008:339) menyatakan bahwa: Perencanaan adalah suatu proses menentukan apa yang ingin dicapai pada masa yang akan datang serta menetapkan tahapan- tahapan yang dibutuhkan untuk mencapainya. Sebagian kalangan berpendapat bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas yang dibatasi oleh lingkup waktu tertentu, sehingga perencanaan, lebih jauh diartikan sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu tertentu. 

Metode Perencanaan

Metode Top-Down (Perencanaan Top-Down) 

Dalam metode perencanaan top-down, manajer tingkat atas terlibat langsung dalam seluruh aspek perencanaan. Mereka merumuskan tujuan, program, kebijakan, rencana aksi, dan strategi organisasi. Kemudian rencana yang dirumuskan dikomunikasikan kepada manajer tingkat bawahan dalam hierarki untuk implementasi. Dalam metode ini, manajer tingkat menengah dan bawah tidak mempunyai peran dalam perumusan rencana. Namun, mereka berperan dalam pelaksanaannya berdasarkan pedoman dari manajemen puncak. 

Top-down adalah metode perencanaan terpusat , yang mengasumsikan bahwa hanya manajer tingkat atas yang mempunyai pengetahuan, keterampilan, dan wewenang yang cukup untuk merumuskan rencana yang efektif. Mengingat kelebihan dan kekurangan perencanaan topdown, mungkin metode ini memerlukan waktu lebih sedikit untuk menyiapkan rencana perusahaan tetapi mungkin semua bawahan tidak mendukungnya. 

Metode Bottom-Up (Perencanaan Bottom-Up) 

Metode ini merupakan kebalikan dari perencanaan top-down. Dalam metode perencanaan rencana ini, proposal dimulai dan dikembangkan terlebih dahulu oleh manajemen lini dan diteruskan ke manajemen tingkat menengah untuk disaring, penyesuaian modifikasi, dan perubahan yang diperlukan. Dan, sekali lagi, rencana yang diubah diteruskan ke manajemen tingkat atas untuk ditinjau dan disetujui.

Dalam metode ini, manajemen tingkat atas tidak memberikan saran dan pedoman apapun kepada bawahan dalam perumusan rencana. Metode ini mengasumsikan bahwa manajer operasional mempunyai informasi pertama dan kesadaran yang dekat akan informasi yang sebenarnya sehingga mereka dapat merumuskan rencana praktis. Cara ini menciptakan peluang bagi manajer tingkat menengah dan bawah untuk menunjukkan kecerdasannya kepada manajemen tingkat atas. 

Metode Komposit (MBO) 

Pada dasarnya metode ini merupakan gabungan antara metode perencanaan top-down dan bottom-up seperti yang telah dikemukakan di atas. Dalam metode ini, manajer tingkat atas memberikan kerangka perencanaan dan pedoman yang luas kepada manajer menengah dan lini pertama. Manajer puncak memberikan kemandirian, fleksibilitas, dan dukungan yang diperlukan kepada manajer menengah dan lini pertama untuk merumuskan rencana tentatif. Kemudian manajer tingkat atas meninjau, memodifikasi, dan menyelesaikan rencana perusahaan dengan berkonsultasi dengan manajer tingkat menengah dan lini pertama agar dapat diterima secara luas dan diterapkan dengan tepat. 

Dengan kata lain, dalam metode perencanaan ini seluruh tingkatan manajer dilibatkan. Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) adalah contoh metode perencanaan gabungan. Dalam MBO semua tingkatan manajemen dilibatkan dalam proses penetapan tujuan. Oleh karena itu, seluruh anggota organisasi mempunyai sikap positif terhadap organisasi. 

Metode Tim 

Dalam metode perencanaan ini, dibentuk tim untuk merumuskan suatu rencana. Anggota tim mencakup eksekutif lini dan staf ahli yang bekerja di bawah kepemimpinan seorang kepala eksekutif. Tim tidak menyiapkan rencana akhir tetapi menghasilkan kerangka dasar untuk menyiapkan rencana perusahaan . 

Untuk melakukan hal ini, anggota tim memindai lingkungan eksternal dan internal untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan. Terakhir, kepala eksekutif meninjau dan menyelesaikan rencana perusahaan. Metode perencanaan ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang bersahabat dan tim dalam organisasi. Menentukan tujuan dan target perusahaan adalah langkah penting dalam merencanakan dan mengarahkan arah perusahaan. 

Berikut penjelasan singkat tentang keduanya: 

1. Tujuan Perusahaan (CompanyGoals)

Tujuan perusahaan adalah Pernyataan Terbuka tentang apa yang akan dicapai oleh perusahaan dalam kurung waktu yang panjang.Tujuan ini biasanya lebih abstrak dan sesuai dengan visi perusahaan. Contohnya, tujuan perusahaan bisa berupa "Meniadi pemimpin di bidang industri di inovasi produk" atau "Menghasilkan profit berkelanjutan." 

2. Target Perusahaan (CompanyTargets)

Target perusahaan lebih spesifik daripada tujuan. Mereka adalah hasil yang terukur yang ingin dicapai dalam jangka pendek atau menengah untuk mencapai tujuan perusahaan. Contohnya, jika tujuan perusahaan adalah "Meniadi pemimpin industri dalam inovasi produk," target mungkin adalah "Mengeluarkan produk baru setidakya empat kali dalam setahun" atau "Meningkatkan jumlah penjualan sebesar 10% dalam dua tahun." 

Perencanaan memiliki peran yang sangat penting dalam berbagai bidang kehidupan. Berikut adalah beberapa fungsi utama perencanaan:

1. Mengarahkan tujuan: Perencanaan membantu dalam menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas. Dengan memiliki rencana yang baik, individu atau organisasi dapat menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Mengurangi ketidakpastian: Perencanaan membantu mengurangi tingkat ketidakpastian dalam menghadapi berbagai situasi. Dengan memiliki perencanaan yang matang, individu atau organisasi dapat memikirkan berbagai kemungkinan dan mengembangkan strategi untuk menghadapinya.

3. Mengalokasikan sumber daya: Perencanaan membantu dalam mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ini melibatkan mengidentifikasi kebutuhan sumber daya seperti tenaga kerja, anggaran, waktu, dan bahan-bahan yang diperlukan untuk melaksanakan rencana.

4. Mengoptimalkan kinerja: Dengan perencanaan yang baik, individu atau organisasi dapat mengoptimalkan kinerja mereka. Rencana yang terorganisir dengan baik dapat membantu dalam mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan mengembangkan strategi untuk mencapai hasil yang lebih baik.

5. Mengkoordinasi kegiatan: Perencanaan membantu dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan. Dengan memiliki rencana yang terstruktur, individu atau organisasi dapat mengatur dan mengarahkan berbagai tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

6. Meningkatkan efisiensi: Perencanaan dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melaksanakan tugas dan proyek. Dengan merencanakan langkah-langkah dengan cermat, individu atau organisasi dapat menghindari pemborosan sumber daya dan mengidentifikasi cara-cara untuk melakukan pekerjaan dengan lebih efisien.

7. Mengantisipasi perubahan: Perencanaan membantu dalam mengantisipasi perubahan dan mempersiapkan respons yang tepat. Dalam lingkungan yang terus berubah, memiliki rencana yang fleksibel dapat membantu individu atau organisasi beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dan tetap berkinerja tinggi.

Secara keseluruhan, perencanaan berfungsi sebagai alat yang kuat untuk membantu individu atau organisasi mencapai tujuan mereka, mengurangi ketidakpastian, mengalokasikan sumber daya dengan bijaksana, meningkatkan efisiensi, dan mengantisipasi perubahan yang terjadi.

Proses Perencanaan

Proses pembuatan perencanaan melibatkan beberapa langkah kunci yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan dan visi perusahaan diterjemahkan menjadi tindakan-tindakan konkret yang dapat dijalankan. Berikut adalah langkah-langkah spesifik dalam proses pembuatan perencanaan: 

1. Menetapkan Tujuan dan Visi

Tujuan Jangka Panjang: Identifikasi tujuan jangka panjang perusahaan, misalnya, pertumbuhan pendapatan 50% dalam 5 tahun mendatang. 

Visi Perusahaan: Tentukan visi jangka panjang yang menjelaskan gambaran ideal perusahaan di masa depan, misalnya, menjadi pemimpin industri dalam inovasi produk. 

2. Analisis Lingkungan

Analisis SWOT: Identifikasi kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) perusahaan. Ini membantu mengidentifikasi posisi internal dan eksternal perusahaan. 

Analisis PESTEL: Evaluasi faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, teknologi, lingkungan, dan hukum yang dapat mempengaruhi bisnis. 

3. Penetapan Sasaran

Sasaran Jangka Pendek dan Menengah: Tetapkan sasaran spesifik yang dapat dicapai dalam waktu dekat (biasanya dalam satu tahun) dan jangka menengah (2-3 tahun). 

Indikator Kinerja Utama (KPI): Tentukan KPI yang dapat diukur untuk menilai kemajuan terhadap mencapai sasaran. 

4. Pengembangan Strategi

Identifikasi Strategi Utama: Tentukan strategi-strategi yang akan diterapkan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Ini bisa melibatkan peningkatan produk baru, ekspansi ke pasar baru, atau peningkatan efisiensi operasional. 

Penentuan Rencana Tindakan: Rinci tindakan-tindakan spesifik yang harus diambil untuk menerapkan setiap strategi. Tentukan siapa yang bertanggung jawab, waktu pelaksanaan, dan anggaran yang dialokasikan. 

5. Pembuatan Rencana Anggaran

Penetapan Anggaran adalah menentukan alokasi anggaran untuk setiap inisiatif dan kegiatan yang tercakup dalam rencana, dan memastikan bahwa anggaran mencukupi untuk mendukung rencana tersebut. 

6. Implementasi dan Pengawasan

Implementasi Rencana: Mulailah melaksanakan rencana dan strategi yang telah ditetapkan. Pemantauan dan Evaluasi: Terus pantau perkembangan menggunakan KPI yang telah ditetapkan. Identifikasi area-area di mana rencana tidak berjalan sesuai harapan dan sesuaikan strategi jika diperlukan. 

7. Evaluasi dan Penyesuaian

Evaluasi Rencana: Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap rencana setelah jangka waktu tertentu (biasanya setiap tahun). Tinjau pencapaian sasaran dan pelajari dari pengalaman. 

Penyesuaian Rencana: Sesuaikan rencana berdasarkan hasil evaluasi dan perubahan di lingkungan bisnis. 

Proses ini bersifat iteratif, artinya perencanaan terus diperbarui dan disesuaikan sesuai dengan perubahan di dalam dan di luar perusahaan. Selama proses ini, komunikasi dan kolaborasi antara berbagai departemen dan tingkatan dalam organisasi sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang memahami dan mendukung tujuan dan strategi yang ditetapkan.