För att nå ut med den senaste informationen som funktionärer kan ha nytta av under utställningsdagen kan det vara bra att börja morgonen med att alla ansvariga för de olika funktionärsgrupperna ses och uppdaterar varandra.
Sedan kan de ansvariga ha egna genomgångar med sina funktionärsgrupper.
På en morgongenomgång bör ansvarig för parkering, veterinärinsläpp, vanlig entré, oklara ärenden, sekretariat, rosettmontern, ringsekreteraransvarig samt bestyrelse och kommissarie vara med.
Här kan alla berätta om det har hänt något i sista stund eller andra viktiga saker alla måste känna till.
Exempel:
Bra att alla på parkeringen kan svara på var man hämtar sin nummerlapp.
De i entrén vet eventuella sena domarändringar.
Alla funktionärer på området har en karta och kan svara på frågor om var ringarna ligger, var rosettmontern ligger, toaletterna etc.
Alla som är ansvariga för olika funktioner har ett ansikte på kommissarie och bestyrelse.
Kommissarien kan ha viktig information om exempelvis flytt av ring, tältzoner eller liknade - den informationen behöver alla ha lika.
Ett alternativ till ett fysiskt möte på morgonen är att skapa en Facebookgrupp. Den ska i så fall vara sluten så man öppet kan skriva om alla problem som kan uppstå och lösa det effektivt med hjälp av varandra. Här väljer man som klubb vilka man vill ska vara med, kanske är det lämpligt med följande personer: Styrelsen, bestyrelse, kommissarie, kassör, funktionärfika, personal i entrén och insläppet, parkeringsvakter, sekretariat, rosettmontern, domar- & ringsekreteraransvarig m.fl.
I vissa fall samlas alla olika funktionärer för att informeras samtidigt men i andra fall samlas olika funktionärer gruppvis och informeras på det sättet.
Många klubbar har en obligatorisk genomgång med alla ringsekreterare på morgonen. Där kan man pricka av alla och se så ingen saknas, och gå ut med viktig information. Ett tips kan också vara att sammanställa denna information i ett dokument som man kan skicka ut i förväg och lägga ner i ringlådan.
Exempel vad ansvarig brukar gå igenom:
Vilka rosetter delas ut i ringarna, och vilka delas ut gratis i sekretariatet.
Kom ihåg att alla som får CACIB, R-CACIB, junior-CACIB och veteran-CACIB ska ha en kort.
Information om nyheter gällande exempelvis mätraser, eller raser som mitt i året fått rätt att tävla om cacib.
Var äter funktionärerna lunch, och finns någon egen funktionärstoalett.
Är det någon ring som har fått förändringar, exempelvis extra hundar p.g.a. domarändring så berättar man det här.
Andra nyheter som meddelats från SKK och är viktiga för bedömningen.
Det vanligaste här är att det finns en domarvärd/värdinna som tar emot på hotellet då alla domare kommer. På så vis kan alla få individuell information vid behov. Inför utställningen kan klubben ha en genomgång av obligatoriska mätraser och BSI, särskilt om det finns utländska domare som behöver det.
Låt alla funktionärer få en telefonlista så de kan nå varandra. Ett bra sätt är att göra en liten telefonlista som ni plastar in, då håller den även i regnet.
Facebookgrupp för olika funktionärskategorier.