Kommissarie

Ansvaret för att utse kommissarie är arrangerande klubbs. Kommissarien måste ha korrekta kunskaper och ansvaret för kommissariens arbete är alltid klubbens. Man ska alltid utse kommissarien tidigt i planeringen av utställningen, för att hen ska ha möjlighet att kontrollera förhållandena på utställningsplatsen i god tid. När man anlitar kommissarie finns ett avtal att använda sig av, länk till detta finns längst ner på denna sida.

Eftersom ansvaret för utställningens genomförande ligger på kommissarien måste den finnas på plats under hela utställningen. En del större klubbar väljer att även ha en vice kommissarie. Båda ska i sådana fall stå med i katalogen. 

I kommissariens uppdrag ingår exempelvis:

• planering och byggnation av utställningsringarna

• monterplanering

• insläpp

• veterinärbesiktning

• parkering

• ljud och kommunikation

• städning

• att avsluta utställningen

Mer info om dessa punkter finns under Utställningsområdet.

På en utställning är det oftast omöjligt för kommissarien att hinna med allt arbete själv, och det blir då viktigt att kommissarien knyter till sig personer som är ansvariga för olika arbetsområden. På större utställningar kan det även vara lämpligt med en vice kommissarie. Kommissarien har då rollen som arbetsledare för denna grupp av personer.

Scheman

På större utställningar kommer det att krävas en hel del personal - då kan man delegera ansvaret för de olika bitarna på olika personer som då får ansvara för att lägga scheman så att de får möjlighet att äta lunch osv.

På en utställning ingår kommissarien i utställningsledningen tillsammans med bestyrelsen, den ska däremot som regel inte ingå i bestyrelsen, men vid mindre utställningar med 1–2 ringar kan det ändå vara en lösning.

Kommissarien behöver göra en planering över utställningsområdet, hur ringarna ska vara placerade, var insläpp, försäljare, parkering, husbil/husvagnsparkering, mat, utrymningsvägar, eventuella tältzoner och veterinärbesiktning ska placeras. 

• hur många ringar man kan ha?

• hur många försäljningsmontrar man får plats med?

• hur många parkeringsplatser behövs?

• hur många husbilar/husvagnar kan få plats?

Ringarnas placering är det bra att börja planera ett år i förväg. När innevarande års utställning hålls är det bra att fundera på vad som fungerar bra och vad som kan utvecklas till det bättre.

Man bör besöka utställningsplatsen i samma säsong som utställningen hålls. Mer info om detta går att hitta under Utställningsområdet.

Det är viktigt att samarbeta med den som lägger bedömningsordningen när ringarnas placering görs. Hur ringarna placeras beror på områdets förutsättningar och underlag. 

Att boka

• Veterinär om klubben tror att det blir över 400 anmälda hundar per dag.

• Ta kontakt med företag för att boka ljud och el.

• Toaletter

• Tält till ex sekretariat, finaler, prismonter, matservering

• Transporter; lämpligt antal lastbilar och/eller släpkärror för att köra material till utställningsplatsen. 

• Container till skräp

• Bord och stolar om inte klubben har egna

• På vissa platser behöver man boka vattenpost

Ordna lämpliga utrymmen för övriga funktioner på utställningen. 

• Var slänger personalen sopor som tömts?

• Var hämtar ringsekreteraren sin väska?

• Ringservice, var utgår de ifrån. Behövs utrymme att packa om ringväskor.

• Var lämnar ringservice resultat till administratören?

• Kassören behöver ett utrymme. 

• Funktionärsfik eller gemensam mat för alla.

• Var förvaras försäljares varor som eventuellt kommer med transport innan utställningen.

• Dricka och fika till funktionärer.

Kommissarien ansvarar för arbetsledning av den personal som bygger utställningen. Det är kommissariens ansvar att det finns tillräckligt mycket personal.

Många länsklubbar har avtal med en idrottsklubb på orten.

Exempel på arbetsuppgifter;

• Parkering

• Bygga och riva utställningen

• Tömma sopor 

• Transportera material

• Städ av toaletter, fylla på toalettpapper

• Städning på utställningsområdet/utställningshallen

Möjligheterna är oändliga, var noga med att skriva avtal om vad som ingår i idrottsklubbens arbetsuppgifter. Ta reda på vem som tecknar avtal i klubben.

Se över utställningsmaterial och komplettera det som behövs, här finns mer info om vilket material som kan behövas: Material 

Gör en planering av den tekniska utrustning som behövs inklusive högtalaranläggning.

På en utställning behöver högtalaranläggningen höras över hela området. Om klubben hyr högtalarutrustning av ett företag är det lämpligt att företaget även sätter upp anläggningen för att få bästa ljud över hela området. 

Är utställningen inomhus kan det finnas högtalarutrusning i hallen, kolla det i god tid. 

Är det en utställning med ett mindre antal ringar kan det räcka med en megafon eller goda röstresurser.

Det behövs en speaker till eventuella finaltävlingar och det kan även vara lämpligt att utse en dagspeaker som gör eventuella utrop under dagen. Bra om det är samma person som gör alla utrop under dagen.

Kontakta försäljare som står på andra utställningar inom samma område och erbjud dem att få komma. Ta även kontakt med lokala företag och fråga om de är intresserade av att ha en monter. På mindre arrangemang kan monterhyran vara att klubben får priser att dela ut på utställningen.

Vad står i avtalet med klubbens huvudsponsor, tillåter de konkurrerande foder/försäkringsföretag? Om sponsorn är på plats med montern ska de ha bäst plats.

Det är lämpligt att inte ha för många försäljare med liknade sortiment och de bör inte placeras bredvid varandra.

Försäljare av mat 

För att kunna erbjuda alla utställare något att äta är det bra med antingen en servering i klubbens regi eller en inhyrd monter alternativt foodtruck. På en del utställningar äter även funktionärerna i samma servering. Det är viktigt att informera alla utställare om vilka serveringsalternativ som finns på plats och om det serveras alternativa kostpreferenser.

Placera gärna försäljarna så att det blir ett naturligt flöde förbi deras montrar. Kan ibland vara lämpligt att lägga klubbens prismonter i slutet av en försäljningsgata.

Till försäljarna skickas en bekräftelse om bokad plats, alternativt ett vänligt nej tack. Informera om vad som gäller på just er utställning. 

När platsen är betald och ringfördelningen är publicerad skickas ringfördelning samt ev  parkerings- och entrébiljetter till försäljarna och hälsar dem välkomna. Bestäm vem som tar emot anmälningarna och vem som sköter kommunikationen med monterägarna. I utskicket ska det framgå vilken tid de får börja bygga montern och när den tidigast får rivas samt kontaktuppgifter till ansvarig på plats.

Gör en telefonlista till nyckelpersoner på utställningen som kan lämnas till de som jobbar. 

Detaljritning av utställningsområdet, dvs ringkartan, bör om möjligt ske före den slutgiltiga fördelningen av respektive raser. Tänk på att ta med var toaletter inklusive handikapptoalett finns.

Gör gärna en mer detaljerad karta för de personer som ska bygga utställningen där det framgår mått på ringar och tältzoner. 

Planera gärna ringarnas numrering tillsammans med klubbens utställningsadministratör som tar emot anmälningarna för lämpligaste placering av raser som bör vara nära varandra. Detta kan tidsmässigt ske efter anmälningstidens utgång när ringfördelningen är klar. Om ringarna får samma nummer båda dagarna underlättar det informationen och eventuell ombyggnad mellan dagarna. Planera även in finalring och uppsamlingsringar. Mer info om det under Utställningsområdet.

Ta beslut om utställarna får komma in på området innan och sätta upp sina tält? Informera om det i god tid innan utställningen.

Kommissarien ska ha fortlöpande kontakt med den som hyr ut utställningsplatsen. Dagarna innan utställningen besiktigas området tillsammans med uthyraren, då kontrolleras gräsytor och annat underlag. Avtala att gräsmattorna klipps dagen före ringarna görs.

Se över utställningsmaterial och komplettera det som behövs.

Exempel på utrustning som kan behövas:

• Bajspåsar

• Bord och stolar till sekretariat, priser och rosetter samt finaltävlingarna

• extra tältpinnar

• extra material till tält (på större utställningar)

• mäthjul eller långt måttband

• Möjlighet att slänga sopor/skräp. (Mängden anpassas efter storlek på arrangemang och vart man är.)

• Skarvsladdar, förlängningskablar

• Silvertejp och packtejp

• Märkpennor, skyltkartong 

• Häftpistol och klammer 

• Stripes

• Verktyg (hammare, spik, skruvmejsel, bra med gummihammare eller slägga för att få ner tältpinnar etc) 

• soptunnor 

• sopsäckar

• städmaterial

• engångshandskar eller arbetshandskar

• transportmedel ex fyrhjuling, golfbil eller cykel

• Eventuellt blommor och dekorationer

• Eventuellt bedömningsramp (för tunga, lågställda raser, t.ex. basset hound)

Ringar

• Ringband (ibland får klubben av sin sponsor)

• Isoleringsplattor och spik eller fastsättning efter vilket underlag som är i ringen.

• Tält

• Bord och stolar (minst ett bord och tre stolar, beror på om det blir elever/aspiranter)

• Trimbord för de ringar som har bordsbedömning

• Placeringsskyltar eller koner

• Ringnummer och nummerskyltshållare

• Eventuellt: spån/sand för att hantera hundolyckor, vattenhinkar vid varmt väder

• Sopkorgar

• Kylduk/handduk till trimbord vid varmt väder

Veterinärbesiktning/insläpp

• Veterinärbesiktningsbord och stolar till veterinärinsläppet.

• Godkänd scanner 

• Handsprit till veterinär

• Tvål och vattendunk

• Pappershanddukar

• Bajspåsar

Parkering

• Skyltar

• Trafikdirigeringsmaterial (koner och dylikt)

Sekretariat

• Sjukvårdsutrustning

• Mätstickor/måttband (1 cm brett för tax)/mätbågar (pudel, tyska spetsar) i samråd med sekretariat och ringsekreteraransvarig

• Namnskyltar alt kokader till bestyrelse och kommissarie

• Funktionärströjor eller liknande för att veta vem som är personal

Specifika saker för utomhusutställningar:

• Tält till alla ringar, tält till insläpp, prismonter och finalring.

• Spik för fastsättning av ringband på marken (Isoleringsplattor och spik)

Specifika saker för inomhusutställningar:

• Mattor/underlag vid hala golv

Vid special- och rasklubbsutställningar är inte allt ovanstående nödvändigt, men detta är ändå en bra mall att utgå från.

Ta reda på var klubben förvarar sitt material. Inventera klubbens material minst 4 månader innan utställningen så att allt material är i gott skick. Kommissarien planerar för när materialet ska transporteras till utställningsplatsen. Viktigt att planera vilket material som behöver vara på plats först för att effektivt kunna bygga utställningen.

Efter utställningen packas allt material ihop och kontrolleras att det är helt och rent/torkas om det regnat. Viktigt att ha en god ordning på materialet.

Om klubben inte har egna bord/stolar kan det kanske finnas att hyra på utställningsplatsen eller hos någon annan aktör. Kanske finns det annan klubb som ni kan samarbeta med när det gäller sånt här? 

• Hämta lastbil/släpkärra.

• Packa material till helgens utställning. Packa materialet i rätt ordning så att inte det som behövs först ligger längst in. 

• Packa ur materialet på lämpliga ställen på utställningsplatsen

• Dra ringband till alla ringar inklusive finalring och uppsamlingsringar.

• Sätt upp tält i alla ringarna

• bord/stolar/trimbord/ringnummer i ringarna

• Sätt upp och kontrollera skyltning - finns skyltar till: 

• • parkering

  • insläpp/veterinärbesiktning

  • ringarnas placering

  • tältzoner

  • toaletter

  • rastplats

  • matställen

  • sekretariat/priser & rosetter

  • vatten

• beroende på väderprognos: 

  • ska det vara jättevarmt - hinkar med vatten

  • ska det regna, extratält (kanske tält vid uppsamlingsring, bra både vid regn & sol)

Det ska finnas ett definierat utställningsområde med minst ett insläpp.

I insläppet är det vanligtvis 1 person/hund som släpps in gratis resten ska betala entré (om man tar ut det). Här sker också veterinärbesiktningen/vaccinationskontrollen vilket gör att det lätt kan skapas köer. 

Vid utställning med 400 anmälda hundar eller fler ska en legitimerad veterinär ansvara för smittskyddet, bland annat genom kontroll av rastplatser, lokaler och vaccinationsintyg samt genom besiktning av deltagande hundar. Vid utställningar med färre än 400 anmälda hundar ska en av bestyrelsen utsedd person verkställa denna kontroll. 

Vaccinationskontroll genom stickprov är tillåtet för att undvika köbildning. Stickprov kan göras vid insläppet. Görs stickprov av vaccinationer vid insläppet ska även stickprov göras inne på området tex i samband med id-kontroll. 

Skriv i bestyrelserapporten hur vaccinationskontrollen har genomförts och uppskatta hur stor del av hundarna som är kontrollerade vid stickprovskontroll. 

Insläppet behöver byggas så att man undviker köer för utställarna. Insläpp för utställare bör särskiljas från insläppet för publik.

Skylta insläppet väl så utställare lätt hittar, viktigt att funktionärerna är välkomnande. 

Funktionärerna hämtar eventuell växelkassa och biljetter hos kassören antingen dagen före utställningen eller på morgonen. Många utställningar är kontantfria och då är det viktigt att den informationen har nått både utställare och publik innan utställningen. Om betalning ska ske med Swish är det bra med QR-koder för snabbare betalning.

Om utställningen har tryckta kataloger är det vanligt att de säljs i entrén eller i sekretariatet och då behövs en QR-kod även för den betalningen. På en del utställningar är det möjligt att förbeställa en tryckt katalog tillsammans med anmälan av hunden och på andra kan det vara möjligt att köpa katalogbladen för den egna ringen för en mindre summa i sekretariatet. Idag väljer många klubbar att erbjuda katalogen digitalt och då publiceras den på hemsidan två timmar innan bedömningen startar. Vid entrén ska skylt med entré- och katalogpriser sättas upp.

På större utställningar med flera ringar är det bra med en särskild skylt med ringarnas placering vid insläppen.

Utomhus

På utställningsområdet ska soptunnor ställas ut, lämpligt vid varje ring. Tänk på att det behövs soptunnor även på parkering, husbilsparkering och vid insläppet. Tömning av soptunnor och grovstädning sker vid behov under hela dagen. Om utställningen är över flera dagar ska grovstädning av området göras mellan utställningsdagarna. Utställarna ska mötas av en lika fin och välstädad utställning alla dagarna. 

Inomhus

Soptunnor på samma sätt som utomhus.
Kontrollera vad som ingår i lokalhyran? Kanske finns städmaterial och även viss städning som ingår i hyran?

Plasta in utsatta ställen för att slippa städa hundkiss. 

Det behövs städpersonal som har en städvagn och torkar upp eventuella olyckor.

Vid ringen kan det finnas en hink med sågspån, en sopborste och skyffel för att snabbt kunna ta bort olyckor i ringen.

Om rastplats används måste den skyltas väl. Placera tillräckligt antal soptunnor på rastplatsen samt se till att där finns bajspåsar. Kontrollera under utställningen att rastplatsen ser städad ut.

Kommissarien är den funktionär som ska vara först och sist på utställningen. Kommissarien bör bära väl synlig namnskylt. Hen ansvarar för att lokalen/området låses upp, belysning tänds etc.

Kommissarien bör också på morgonen ha tid att kontrollera området för att se om några ombyggnationer ska göras och snabbt sätta de funktionärer som kommer i arbete. Parkering och veterinärbesiktning/vaccinationskontroll bemannas först.

Den viktigaste uppgiften för kommissarien under utställningen är att finnas till hands och att ha koll på utställningsområdet. Kommissarien ska inte ha några andra fasta uppgifter under utställningen. Kommissarien ska löpande hålla kontakt med bestyrelse, sekretariat, insläpp, parkering och eventuella övriga arbetsstationer. När bedömningen i ringarna börjar bli klara för dagen kan kommissarien förbereda eventuell omskyltning eller eventuell rivning/flyttning av ringar, bygga om stora ringen och göra i ordning uppsamlingsringarna.

Kommissarie är ansvarig för att uppsamlingsringarna fungerar, antingen genom att själv delta i arbetet eller genom att delegera till annan. Kommissarien utser funktionärer till finaltävlingarna. 

Mer om finaltävlingar hittar du HÄR.

Under sista dagens finaltävlingar brukar man kunna riva och packa ihop alla bedömningsringar som är klara. Samt se till att utställningsområdet blir städat.

Besiktiga utställningsplatsen tillsammans med uthyraren om det står i avtalet för utställningsplatsen. Har några skador uppstått, är det bra om parterna är överens om vad som eventuellt är skadat och hur stor skadan är. Allt material som hyrts/lånats återlämnas. 

Notera vad som varit bra, vad som ska förändras och hur ni ska göra på nästa utställning.
Det är också bra att ha ett utvärderingsmöte i nära anslutning till utställningen för att komma ihåg vad som behöver förbättras och hur klubben ska jobba året efter.