Utställningsadministration

För länsklubbar
Varje år skickas det, från SKK, ut nya mallar för PM som ska användas, längst ner på denna sida ligger länkar till de senaste versionerna av PM-mallarna. När länsklubben skrivit avtal med alla sina domare ska denna PM-mall fyllas i och skickas till tavling@skk.se. Detta ska ske senast 9 månader innan utställningen.

Innan PM skickas till SKK är det bra att man kontrollera så att informationen på "första" sidan är korrekt, att domarnas auktorisationer är kontrollerade. Det är också bra att tänka på att alla raser inte finns i alla länder.

När PM är slutligt godkänt av SKKs kansli, skickas detta tillbaka till klubben så att klubben kan publicera det på sin hemsida eller andra kommunikationskanaler. PM läggs också upp på SKKs sida med domarlistor (se länk längre ner på sidan). Om det efter publicering sker förändringar är det viktigt att kommunicera detta med SKKs kansli så att uppdatering även sker på denna sida. Det är viktigt att de senaste ändringarna finns på alla ställen där PM är publicerat!

För special- och rasklubbar
För special- och rasklubbar finns inga förutbestämda mallar för hur PM ska se ut. Nedan finns exempel på vad ett PM kan innehålla.

• Plats, ort och datum

• Arrangerande klubb

• Domare

• Avgifter, klasser

• Hur man anmäler

• Sista anmälningsdag

• Kontaktperson

• Lokala anvisningar, t.ex. om boende, färja mm.

• Ev. sponsorer

• Tillgänglighetsanpassning (t.ex. underlag, ledsagare gratis inträde)

Normalt är att anmälningstiden går ut en månad före utställningen. Några klubbar har fyra eller fem veckor; kontrollera vad som är praxis i din klubb.

Vem ska ta emot anmälningarna?

Många klubbar anlitar en utställningsadministratör. Gör gärna detta i samband med ansökan om utställning.  Om man väljer att klubben själv ska administrera utställningen är det bra att tidigt ta beslut om vem som ska ta emot anmälningar. 

SKK erbjuder en tjänst, SKK Utställning, som klubbar kan använda för att administrera sin utställning.

SKK utställning består av tre delar.

1.  Internetanmälan där anmälan till utställning sker online. 

2. Utställningsadministration som hanterar anmälningar från Internetanmälan, skapar uppfödar- och avelsgrupper, skapar katalog, skickar ut bekräftelser, och skickar sen över kataloguppgifterna till nästa del (Katalog och kritik, se nedan)

3. Katalog och kritik som hanterar resultat och kritiker på plats på utställningen.

Det kan vara bra med ett separat bank- eller plusgiro som används enbart till anmälningsavgifter. Det förenklar rutinen vid avprickning av betalningar.

Om anmälningar kommer via blankett (ej online) så läggs dessa löpande in i det administrativa system som klubben använder.

Separat och fortlöpande noteras antalet hundar som anmälts per domare, så att klubben i god tid kan se om det behövs fler domare till utställningen. Ett tips är att utställningsadministratören har en “tittabehörighet” på klubbens bankkonto.

Förutom kontroll att anmälningsavgiften är betald ska även en medlemskontroll ske. Se därför till att uppdaterad medlemslista finns tillgänglig.

Arrangerande klubb har skyldighet att meddela om det finns avels- eller uppfödargrupp till avelshundsägare respektive uppfödare. Avelshundarna räknas inte med i antalet hundar per ring därför skapas avelsgrupperna efter att ringfördelningen är gjord.  

Som rekommendation gäller att en domare inte bör döma mer än cirka 70 hundar per dag, dock kan ett antal upp till 80 hundar tillåtas (inklusive valpklass men exklusive avelshundar).

Klubben kan ansöka om dispens för ett högre antal hundar i ringen hos SKKs Utställningskommitté/VU via sekreteraren på SKKs kansli (eller direkt hos VU under icke kontorstid). 

Medgivande av dispens för hundantal över 80 sker med stor återhållsamhet med avsikten att arrangemanget ska bibehålla hög kynologisk kvalitet och att domaren utan tidspress ska kunna ge varje deltagande hund och utställare tillräcklig tid. Om dispensansökan avser utländsk domare bör denne ha god erfarenhet av det svenska bedömningssystemet. Arrangören ska kontakta tjänstgörande domare, före dispensansökan, för att få dennes medgivande om antalet hundar överstiger 80. 

Om domaren har elev eller aspirant i ringen ska antalet hundar inte överstiga 80.

Innan dispensansökan ska detta vara gjort:

• Från 250101 är det tillåtet med ett mindre antal valpar i ringen även om klubben behöver söka dispens. 

• Domaren ska vara tillfrågad om högre antal hundar i ringen.

• Inga raser får vara flyttade till domaren som dispensansökan gäller.

• Vid dispensansökan behöver klassfördelning, antal valpar och vem som är domare finnas med. 

• De nya dispensreglerna kommer testas under ett år och därefter utvärderas.  

Många klubbar använder SKK utställning och då skapas katalogen automatiskt efter att man lagt in alla uppgifter.

Det är viktigt att alla uppgifter i katalogen, t ex bestyrelse, bedömningsordning mm, uppdateras med aktuell information varje år.

Katalogens framsida

På katalogens framsida ska följande information finnas:

• Utställningsdatum 

• Arrangerande klubb 

• Ort (orten måste vara samma som angetts vid ansökan, annars kan resultaten inte registreras. Utställningsplats kan anges som ett tillägg om klubben vill, men orten måste fortfarande stå på framsidan av katalogen). 

• Status (nationell, Nordic eller internationell utställning)

På Nordic Dog Show utställningar ska dessutom NKU-logo finnas.

På internationella utställningar ska dessutom följande finnas:

• FCI-logo 

• Texten "Fédération Cynologique Internationale (FCI)" 

• Texten "International Dog Show with attribution of the CACIB of the FCI" 

Övrigt innehåll i katalogen

Utställningskatalogen ska, förutom anmälda hundar, innehålla följande uppgifter:

• Bestyrelse, kommissarie, CUA, domare och ringsekreterare

• Finaltävlingar med uppgift om domare 

• Skänkta hederspriser och eventuella vandringspriser (gärna även statuter)

• Information om prisbeteckningar

• Utdrag ur aktuellt regelverk för utställningar gällande klasser och bedömningsordning 

• Om klubben säljer kataloger måste det finnas ett kvitto i katalogen med klubbens namn, datum, vad kvittot avser samt organisationsnummer.

Vid internationella utställningar ska icke FCI-erkända raser placeras separat i katalogen. Detta hanteras med automatik för internationella utställningar i programmet ‘Katalog för PC’.

Tänk på att man inte får ha separat katalog för valpar vid internationell utställning.

När katalogmanus är klart kompletteras detta med eventuella annonser och lämnas för tryckning. .

Digital katalog får publiceras på klubbens hemsida och sociala medier 2 timmar innan bedömningen startar. 

Ur miljöhänseende är det lämpligt att endast trycka katalogblad för respektive ring till domare och ringsekreterare.

Manuell katalog

Om klubben skriver manuell katalog är det viktigt att man får med alla uppgifter som behövs. Hundarna ska sorteras rasvis enligt nedan:

Valpklass

• hanar

• tikar

Hanar

• Juniorklass

• Unghundsklass

• Bruks-/Jaktklass

• Öppen klass

• Championklass

• Veteranklass

Tikar

• Juniorklass

• Unghundsklass

• Bruks-/Jaktklass

• Öppen klass

• Championklass

• Veteranklass

Avelsklass

Uppfödarklass

Därefter skapas katalogen och anmälningarna numreras löpande. Tänk på att deltagande avelshundar ska få ett eget katalognummer. Hundar som är anmälda till två klasser, dvs någon officiell klass samt avelsklass, finns i katalogen på två ställen men med ett katalognummer.

Uppfödargrupper ska inte ha något katalognummer, inte heller någon nummerlapp.

Ringfördelning kallas den information som skickas till utställaren cirka en till två veckor före utställningen, med uppgift om när bland annat veterinärbesiktning eller vaccinationskontroll äger rum. Man anger också i vilken ring de olika raserna går och hur många hundar som deltar i varje ras. Tillsammans med ringfördelning skickas också nummerlappen. 

Utforma gärna ringfördelningen så att utställarna känner sig väl informerade och välkomna till er utställning.

Ringfördelning samt nr-lapp kan med fördel mejlas till utställare, men tänk då på att mejla med dolda adresser enligt GDPR. 

Det är ytterst viktigt att texten kontrolleras noga – det är den här informationen som hundägaren kommer att rätta sig efter när han eller hon kommer till din utställning!

Ringfördelning innehåller uppgift om:

• Antal anmälda hundar i varje ras.

• Vilka raser som går i respektive ring.

• Uppgift om när bedömningen börjar.

• När insläppet är öppet.

• Hur och när vaccinationskontroll/veterinärbesiktning genomförs.

• Vaccinationskrav.

• Tid för mätning av mätraser.

• Telefonnummer till kontaktperson före och under utställningen.

• Meddelande om eventuella domarbyte.

• Uppmaning att ta med utskriven nummerlapp och vaccinationsintyg till utställningen.

• Information om parkering och eventuell parkering- och entréavgift. 

• Önskvärt att BIG och BIS domare anges.

• Utställningsplats och vägbeskrivning med gatuadress och om möjligt GPS-koordinater.

• Servering och eventuella försäljare.

• Betalningsmedel på utställningen. Är utställningen kontantfri?

Om SKK Dog Show används så sker resultathanteringen digitalt direkt där. Länk till SKK Dog Show finns längre ner på denna sida.  

Om klubben inte använder den tjänsten ska manuella resultatlistor och kritiklappar finnas i ringsekreterarlådan/väskan. Dessa kan då beställas via SKK klubbshop eller skrivas ut från SKKs hemsida, se länkar längre ner.