Mycket av det som ni som har ett mindre arrangemang behöver veta finns under alla andra punkter på den här sidan. Men här har vi samlat det som är lite mer specifikt för er med mindre arrangemang. För att inte missa något, kolla gärna checklistan som ni hittar längst ner på denna sida.
Nyckeln till ett lyckat mindre arrangemang är att visa att det finns. Nå ut på så många kanaler som möjligt för att motivera att anmäla. Försök gärna hitta en domare som kanske inte dömt rasen på ett tag eller åtminstone inte i närtid.
När man ska arrangera en mindre utställning är kravet på en stor utställningsplats inte lika viktig, utan man ska se till att det är en plan yta, inte för halkig om det är inomhus och inte för gropig eller för mycket gräs om man är utomhus.
Tillgång till elektricitet och vatten är också att föredra för att förenkla för arrangör, utställare och besökare. WC bör också finnas i närområdet. Möjlighet till parkering ska också ses över och man ska vara noga att se till att det är ok att köra bil på de platserna.
Eftersom det ofta inte behövs lika många ringar på en special- eller rasklubbsutställning som på en länsklubbsutställning kan man med fördel göra ringarna något större. Detta för att få plats med de större klasserna som det ofta blir vid en special- eller rasklubbsutställning.
Om man har under 25 anmälda hundar så finns alternativet att endast använda sig av en ringsekreterare. Men denne ska i så fall vara rutinerad och vara helt införstådd i att de blir ensamma på utställningsdagen (de måste tillfrågas). Överstiger antalet hundar 25 måste man anlita två ringsekreterare.
På mindre arrangemang brukar utställarna ofta uppskatta om det är en rasspecialist som dömer, dvs en domare som själv fött upp rasen.
Vill man försöka hålla kostnaden för domaren nere kan man också höra av sig till närliggande länsklubbar och höra om de har någon intressant domare bokad som ni kan använda er av.
En av de svåraste punkterna på ett mindre arrangemang kan vara att hitta en bestyrelse. De funktionärer som är på plats är ofta intresserade av utställningar och vill ställa ut själva, och då kan man enligt reglerna inte ingå i bestyrelsen. Ett tips är att ni hör av er till en annan närliggande klubb och hör om ni kan ha ett utbyte och låna personer att ingå i bestyrelsen mot att ni sen hjälper den klubben vid deras utställning.
Vid mindre utställningar kan kommissarie ingå i bestyrelsen, dock ej som ordförande. Om kommissarien ingår i bestyrelsen måste ytterligare en ur bestyrelsen finnas på plats.
Generellt behövs det mycket färre funktionärer vid ett mindre arrangemang. Antalet funktioner och hur många personal som behövs varierar utifrån utställningens/arrangemangets storlek men ni kommer troligtvis inte behöva lika många personer som vid en större länsklubbsutställning.
Vissa klubbar väljer att använda sig av exempelvis Google-formulär för att ta emot anmälningar medan andra använder sig av SKKs internetanmälan.
I anmälan är det bra att ha med en fråga eller en ruta som anmälaren får klicka i som gör att man godkänner att man står med sina personuppgifter i katalogen enligt GDPR.
Har man en sista anmälningsdag måste man ta emot anmälningar fram till det.
Det går bra att förlänga anmälningstiden om man vill, men tänk på att det ska finnas tid att skapa en katalog.
Ett PM används för att få ut relevant information både innan och efter anmälan är stängd. Nedan följer exempel på vad PMen kan innehålla.
PM för anmälan:
Datum, plats, domare, sista anmälan.
Kontaktinformation och tydlig info om hur man anmäler och hur mycket det kostar.
Kan vara bra att nämna alternativ för övernattning och eventuella sponsorer.
Barn med hund eller andra aktiviteter som äger rum.
Efter anmälningstiden gått ut skickas ett mejl till varje utställare med ringfördelning och information om vilka hundar de anmält. Vill man kan man skicka med nummerlappar i det mejlet, eller så kan man dela ut dessa på plats.
Information som behöver finnas i ringfördelningen:
Datum, plats, vägbeskrivning.
Domare, ringsekreterare, tidsplan, alternativ för övernattning, priser, sponsorer, kontaktinformation.
Antalet anmälda hundar.
Eventuella finaltävlingar, pris för katalog, parkering, lotter.
Om det finns möjlighet till kontant eller swishbetalning i sekretariatet.
Om det kommer finnas möjlighet att köpa mat eller fika på plats.
För exempel på hur ett ringfördelning kan se ut, se länk längre ner på denna sida.
Många mindre klubbar skriver en manuell katalog. Det innebär att all information skrivs in manuellt i ett dokument. Här är det viktigt att all relevant info kommer med:
Börja med vilken utställning det är, datum, plats, domare, ringsekreterare, bestyrelse, kommissarie och eventuell CUA.
Använd ett läsbart typsnitt och tänk på att hålla mellanrum mellan hundarna och klasserna så det blir lätt att hitta och se det man vill titta efter.
Det ska tydligt anges vilken klass det är och vilken hund det gäller.
Namn, regnummer, födelsedatum, eventuell färg, föräldrar, ägare och uppfödare ska stå med.
Ofta vill också eventuella sponsorer ha sin logga eller en annons i katalogen.
Längre ner på denna sida finns exempel på hur man kan göra en manuell katalog.
Även för mindre arrangemang är det ok att ha en digital katalog. Denna får publiceras 2 timmar innan bedömningens början.
På mindre arrangemang brukar det vara trevligt med lite extra speciella rosetter. Kanske vill man få med sin egen logga? Kanske kan man skriva årtal samt plats på rosetterna. Glöm inte att även beställa rosetter till eventuella "extra aktiviteter" som ni arrangerar, se rubriken längre ner. Även på mindre arrangemang kan man ha rosetter till försäljning. Men det kan också vara en kostnadsfråga eftersom man då ofta måste ha ett lager. Ta gärna in offerter från flera företag och köp rosetter till alla klubbens arrangemang vid samma tillfälle för att få mängdrabatt.
På ett mindre arrangemang finns egentligen inga speciella priser som man måste dela ut. Ofta försöker man hitta sponsorer som kan bidra med priser till utställningen i utbyte mot reklamplats i katalog och på hemsida.
Det är trevligt om varje deltagare får något litet med sig hem.
Ibland kan det finnas vandringspriser som klubben har som ska delas ut på en utställning. Kolla upp eventuella statuter (regler för utdelande av vandringspris) i förhand så att ni vet vem som ska tilldelas priset på utställningen.
För att hitta sponsorer kan man skicka ett mejl där man presenterar klubben och arrangemanget samt berättar hur många besökare som man förväntas få. Man kan också inom klubben se om några medlemmar/uppfödare kan tänkas skänka priser/stå för kostnad för rosetter i utbyte mot omnämnande på hemsida och i katalog.
För att få till ett trevligt arrangemang kan det vara roligt med lite extra tävlingar och händelser.
Man kan till exempel arrangera följande inofficiella tävlingar:
Barn med hund
Gubbe/husse med hund
Snyggast 80-talsekipage
Bäst klippta hund
Bästa look-alike, lika som bär, husse/matte och hund
Två lika hundar "brace"?
Vackrast huvud
Bästa apportör, bära föremål
Trixtävling
Bästa handler
Andra mysiga aktiviteter i samband med utställningen:
Grillkväll kvällen innan
Ringträning (förberedelse inför utställningen)
Trimning (förberedelse inför utställningen)
Bjuda på buffé under utställningsdagen
Gratis fika om man tar med sig egen mugg
Inofficiella tävlingar: rally, freestyle, lydnad, agility
Efter att utställningen är klar är det viktigt att resultaten registreras så de syns i SKKs databas. I det fall SKK Dog Show använts skickas resultaten in till Hunddata direkt, annars registrerar någon från klubben resultaten via SKKs resultatregistrering på webb. Inloggningsuppgifter för båda systemen fås från tavling@skk.se.
Specialklubbarnas rasklubbar/lokalavdelningar ska senast en vecka efter varje utställning skicka en bestyrelserapport till sin specialklubb. Om det finns noteringar om händelser i den skickar specialklubben den vidare till SKKs tävlingsavdelning senast 14 dagar efter aktuell utställning.
Ha en dialog med en ansvariga inom klubben så ni vet vad ni ska redovisa och vad som ska skickas var.
För att spara in på resekostnader kan man dela på en domare som har lång resväg genom att höra med eventuell länsklubb som arrangerar utställning samma helg om möjligheten att dela på domaren. Domaren skulle då kunna döma vissa raser på special- eller rasklubb ena dagen och döma andra raser på länsklubben nästa dag eller tvärt om. Detta kräver dock god framförhållning och kommunikation mellan klubbarna.
Utlottning på katalognummer/anmälningsnummer
Exempel ringfördelning
Exempel katalog