Naturligtvis vill vi att våra arrangemang ska gå ihop ekonomiskt, då är det av största vikt att göra en budget. Det är många saker att tänka på, allt från hyra av utställningsplats till vilka skatter som behöver betalas in. Klubben behöver bestämma om betalningssätt för utställningen. Ska utställningen vara kontantfri och med digital katalog är det viktigt att gå ut med den informationen i förväg.
Budgeten är styrelsens ansvar, delegera till lämplig person och godkänn sedan på ett styrelsemöte. Det är först då klubben har en hållbar budget som man med säkerhet kan fastställa anmälningsavgiften.
Längst ner på denna sida finns två budgetmallar som kan vara till användning för klubben.
En av de största intäkterna ni som klubb har under en utställning är anmälningsavgifterna. Vilka anmälningsavgifter klubbarna kan sätta beror på olika faktorer.
En del klubbar har en centralt styrd avgift som man måste förhålla sig till. Ofta behöver man veta vilka kostnader man har innan man bestämmer slutlig anmälningsavgift. Gör i så fall budgeten först och räkna ut var gränsen går för att arrangemanget inte ska gå med förlust. Ett tips kan vara att titta på föregående utställnings avgifter och vilket utfall det gav.
Ytterligare intäkter kan vara parkeringsavgifter, entréavgifter, försäljning av rosetter och intäkter från försäljare. Om det finns möjlighet att ställa upp husvagnar/husbilar på området ni hyr, kan ni ta ut en avgift från de som står där.
Här har vi fler poster att ta hänsyn till, som kan variera väldigt beroende på bland annat utställningens storlek:
SKK tar ut en avgift för att registrera resultaten från utställningar (s.k stambokföringsavgift- länk finns längre ner på denna sida)
På länsklubbsnivå är avgifterna till SKK olika beroende av status på utställningen, då det tillkommer en registreringsavgift till FCI på internationella utställningar.
Ras- & specialklubbar har samma avgift till SKK, men varierar beroende på hur man rapporterar in resultaten.
Arvoden och reseersättningar för funktionärer
Hotell och mat
Material till ringarna
Tält, bord, stolar
Pennor osv
Priser och rosetter
Administration för utställningen
Kostnaden beror på om man som klubb gör detta själv eller om man måste hyra in denna tjänst
Hyra av utställningsplats/-lokal
Ytterligare kostnader som kan tillkomma:
Hyra av teknisk utrustning
Mobila toaletter
Sopcontainer
Hyra tält, bord och stolar
Arvoden betalas ut enligt SKKs rekommendationer (se länk till dessa längre ner på denna sida) eller enligt egen överenskommelse. Det är viktigt att avtal finns som reglerar vilket arvode som ska betalas ut till alla funktionärer som jobbar på utställningen.
En stor del av kostnaderna i samband med en utställning är just arvoden och reseersättningar. Det mesta vi betalar ut här är skattepliktigt, vilket innebär att klubben måste dra skatt och betala arbetsgivaravgifter.
Alla funktionärer som jobbar på utställningen är tillfälliga anställda och då rekommenderas att arbetsgivaren drar 30% skatt, och för de allra flesta ska arbetsgivaren betala 31.42% i arbetsgivaravgifter till staten. Vill du se alla nivåer på arbetsgivaravgifter hittar du det på Skatteverkets hemsida, se länk längre ner på denna sida. Allt detta sköts via deklarationer till Skatteverket.
Hur går det praktiskt till?
1. Klubben måste registrera sig som arbetsgivare till Skatteverket, detta är bra att förbereda i god tid före utställningen äger rum.
2. I samband med utställningen ska arvoden och reseersättning betalas ut, och skatter ska dras enligt gällande regler. Här rekommenderas alltid att betala ut till funktionärernas bankkonton efter utställningen. Dels kan man räkna på allt i lugn och ro så det blir rätt och av säkerhetsskäl slipper klubben också att handskas med mycket kontanter på plats.
3. Senast den 12:e månaden efter utbetalningen av arvoden gjorts ska allt deklareras till Skatteverket och skatterna vara inbetalda.
Längre ner på denna sida finns länk till information från SKK om skattepliktig milersättning och hur man ansöker om att bli arbetsgivare.
Hur ska man räkna på arvoden och skatter i samband med budgetarbetet?
Längre ner på denna sida finns ett exempel där vi räknar på ett arvode på 1000 kr, och en reseersättning på 25 kr/mil.
Hur fungerar det för utländska domare?
För utländska domare är skattereglerna mer komplicerade, men SKK har tagit fram en bra information gällande det till klubbens kassör, se länk till det längre ner på denna sida.
Även domaren måste få tydlig information, och det finns en bra sammanställning där det framgår allt från vilka måltider och hotell man som domare kan förvänta sig, till just information om Svenska skatteregler och varför vi behöver kopia på deras pass.
Skicka en länk till den sidan till alla utländska domare i god tid. Länk till "judging in Sweden finns också längre ned på denna sida.
Funktionärer med F-skatt
Klubben behöver få en faktura från funktionären där det tydligt framgår organisationsnummer och att hen är godkänd för F-skatt.
Fakturabeloppet ska vara arvodet + moms som alltid är 25% på arvoden.
Det är viktigt att tänka igenom vilka möjligheter klubben har för att ta betalt i de olika montrarna där det behövs. Nedan finns några exempel på sätt att ta betalt.
Ha tydliga skyltar med swishnummer och gärna även QR-kod. Ett tips kan vara att ha ett separat bankkonto för respektive swish-nummer för att lätt kunna veta vad betalningen avser.
Vipps
Norge, Finlands och Danmarks motsvarighet till Swish. Detta fungerar nu även i Sverige i flera banker. För att ta emot pengar från Vipps krävs ett bankkonto eller bankkort som är kopplat till Vipps. Läs mer: https://vipps.se/
Vissa banker har BABS-terminaler till uthyrning.
Betalningslösning för kortbetalning. Zettle har relativt låga kom-igång-kostnader.
Numera finns appar att använda för att ta betalt utan att behöva köpa in kortterminaler.
Exempel: Yabie Go, Adyen, Bambora.
Hur kan man hålla kostnader nere?
Hitta sponsorer som kan hjälpa till med allt från priser till hjälp med funktionärer.
Ha koll på hur många rosetter som gått åt av varje sort, så man inte beställer för många året efter.
Dela ut alla gratisrosetter i Prismontern, erfarenheten har visat att alla utställare inte hämtar ut sina rosetter.