Ringsekreterare

Bästa sättet att hitta ringsekreterare till er utställning är att fråga de i klubben som gjort detta tidigare om de har en lista att gå efter.
Ett annat bra sätt är att kontakta SKKs tävlingsavdelning och beställa listor för det område där utställningen ska vara. 

När man kontaktar ringsekreterare med en förfrågan är det viktigt att man säkerställer att de jobbat de senaste åren. Alla ringsekreterare ska genomföra en brush-up minst var tredje år, så fråga om de ni anlitar gjort det så har ni koll på att de är uppdaterade i de senaste reglerna.

Det finns också en Facebooksida ”Ringsekreterare på Facebook” där många arrangörer efterlyser sina ringsekreterare. Där finns även ett register över auktoriserade ringsekreterares kontaktuppgifter uppdelade på län.

Om ni som klubb får en förfrågan från en ringsekreterarelev eller aspirant om att få göra en tjänstgöring på er utställning (som en del i sin utbildning till att bli ringsekreterare), måste den tjänstgörande ringsekreteraren som jobbar i den ring som ni tänkt sätta in ringsekreterareleven eller aspiranten godkänna det - detta finns det en ruta för på SKKs avtal.

Börja bjuda in ringsekreterare i god tid. Under sommarhalvåret ligger utställningarna tätt vilket kan innebära att många ringsekreterare är uppbokade. Som nämnts tidigare behövs två ringsekreterare per domare/ring samt några reserver. Hur många reserver som behövs varierar lite beroende på storleken på utställningen, hör med tidigare ringsekreteraransvarig om den vet hur många ni brukar ha. Om reserverna inte "går åt" till att fylla återbud på grund av sjukdom eller liknande kan man använda dessa till andra uppgifter under utställningsdagen. 

Avtal är viktigt, här reglerar ni allt som ni kommer överens om. Vilket arvode och reseersättning ni betalar, vad som gäller med boende, om ringsekreteraren vill kalla in eller skriva, vilka språkkunskaper de har, vad som gäller med samåkning, specialkost om ni bjuder på lunch eller fika och andra viktiga detaljer om just er utställning. Kanske har ni en utställning under den del av året då ringsekreteraren tar för givet att det är inomhus, men ni ska vara utomhus, då är det mycket viktigt att berätta före. Beroende på hur ni betalar ut arvodet kan det vara bra att få bankkonto-numret innan utställningen för att kassören ska kunna förbereda utbetalningarna.

SKK har tagit fram ett avtal som täcker det mesta, använd gärna det. Länk finns längre ner på denna sida. Avtalet kan skickas ut digitalt, och det räcker att klubb och ringsekreterare sagt OK till villkoren i ett mail.

SKK har rekommenderade arvoden för funktionärer, ni hittar länk längre ner till dom. Det vanligaste är att klubben betalar arvode och reseersättning, väldigt få klubbar betalar ut traktamente.

Efter avslutad teoretisk utbildning för ringsekreterare ska personen genomföra först två godkända elevtjänstgöringar och sedan tre godkända aspiranttjänstgöringar. Som elev ska man följa arbetet i ringen och prova på båda funktionerna, och som aspirant är man antingen inkallande eller skrivande ringsekreterare under handledning av den ordinarie.

Som arrangör kommer ni få frågor från ringsekreterare under utbildning om att få vara elev eller aspirant hos er. Det är klubben som samordnar detta.
Det är viktigt att tillfråga tjänstgörande ringsekreterare om de är villiga att ta en elev/aspirant, och att acceptera att vissa inte vill ha elev/aspirant.

För att få vara handledare till elev/aspirant krävs att ringsekreteraren varit auktoriserad ringsekreterare i minst två år, och under den senaste tvåårsperioden tjänstgjort vid minst fem tillfällen på officiell utställning.

I en ring med elev räknas både de tjänstgörande ringsekreterarna som handledare, då det är viktigt att eleven får prova på båda funktionerna. I en ring med aspirant är det endast den handledande ordinarie ringsekreteraren som räknas som handledare.

I en ring där ni placerar en aspirant måste den vara minst 40 katalogförda hundar.

En aspirant är under utbildning och får inte ersätta ordinarie ringsekreterare.

Eleven/aspiranten har ett tjänstgöringsintyg som ska signeras av handledaren/handledarna samt arrangören.

För ringsekreterarelev och aspirant gäller samma regler om att visa egen hund som för ordinarie ringsekreterare ”Ringsekreterare/aspirant/elev får inte visa hund den dag tjänstgöring sker och inte heller under andra delar av utställningen ställa ut eller visa hund för domare hos vilken tjänstgöring skett eller ska ske. Detta gäller även vid finaltävlingar.”

Det finns bra lathundar som arrangören kan lämna till ringsekreterare som ska ha elev eller aspirant för att uppdatera sig på vad eleven/aspiranten ska få göra under dagen. Se dokument nedan.

Enligt avtalet kan ringsekreteraruppdraget endast avbokas av mycket tungt vägande skäl. Exempel på det är: sjukdom, för få anmälda hundar etc.

Om det efter att anmälningstiden gått ut visar sig att ni har en ring med 25 hundar eller färre behövs endast en ringsekreterare i den ringen. Då måste man fråga ringsekreteraren om det är okej för den att vara själv i ringen och på samma sätt är det viktigt att föra en kommunikation med den person man tänkt avboka.

Läs mer om vad som gäller för en ringsekreterare i häftet "Regler och riktlinjer för ringsekreterare", länk finns längre ner på denna sida.

När samtliga ringsekreterare är bokade ska dessa paras ihop två och två samt tilldelas en ring. Ofta anger ringsekreterarna i sina avtal om de har en kollega de gärna jobbar med eller om de vill jobba för en specifik domare eller ras. De anger också om de vill arbeta som inkallande- eller skrivande ringsekreterare samt vilka språk de kan. 

Utöver det får ringsekreterare inte arbeta i ring där domare som de ska ställa för den andra dagen på utställningen, dömer. De får inte heller, om de också själva är exteriördomare, arbeta för ras som de är auktoriserade på. Detta innebär att det kan bli en del pusslande för att få ihop tilldelningen. Ta gärna hjälp av någon som gjort detta tidigare för att underlätta arbetet. 

Inför tjänstgöringen

Så snart ringfördelningen är klar skickas den till alla tjänstgörande ringsekreterare tillsammans med vägbeskrivning, parkeringsinformation, när de ska vara på plats, var de ska anmäla sig på morgonen etc. Bifoga gärna även en adresslista för att möjliggöra samåkning. Det kan också vara bra att informera om hur snart efter utställningen de kan förvänta sig sin ersättning. Om det efter anmälningstiden gått ut visar sig att ni behöver ha en dubbelring (två domare som ligger efter varandra i samma ring), med totalt fler än 85 hundar, måste man fråga ringsekreterarna om det är okej.

Under tjänstgöringen

På utställningsdagens morgon kan det vara bra att samla alla ringsekreterare för en genomgång inför deras tjänstgöring på er utställning. Där kan ni informera om speciella rutiner ni har under dagen, eller om det är något särskilt ni vill att de ska tänka på eller göra, tex vilka rosetter som delas ut i ringen och vilka som hämtas i priser & rosetter, var de hämtar fikakorgar, om det finns ordonnanser och vad de kan hjälpa till med. Denna information kan ni också lägga som ett informationsbrev i ringlådan. 

Här finns en lista på saker som kan vara bra att informera ringsekreterarna om:

• Ringfördelning/PM - med information om vilken ringsekreterare jobba i vilken ring samt antalet hundar per ring

• Vägbeskrivning

• Parkeringsinformation - finns det en särskild ringsekreterarparkering är det viktigt att informera om det

• Vilken tid ni vill att ringsekreterarna ska vara på plats

• Var ringsekreterarna ska anmäla sig på morgonen

• Adresslista till ringsekreterarna - för att möjliggöra samåkning

• Arvode - med information om när arvodet kommer utbetalas och hur

• Informationsbrev med info om (kan även läggas i ringlådan på utställningen): 

  • • Mätstickor/mätbågar/måttband

    • Rosetter att dela ut

    • Andra priser?

    • Lunch - delas lunchbiljetter ut samt var serveras lunchen?

    • Om slippar används - ska ringsekreterarna skriva ner de hundar som ska in i finalerna på en särskild lapp?

    • Om ordonnanser finns - ansvarar ofta för att samla in "slipparna" samt fylla på fika och annat material till ringsekreterarna

    • Kontaktuppgifter till bestyrelsen

    • Övriga speciella rutiner som det är viktigt att ringsekreteraren har koll på

Mätning

Vissa raser har obligatorisk mätning vid varje utställningstillfälle. Det innebär att de mäts vid varje utställningstillfälle fram till 15 månader och byter storleksvariant utefter mätresultatet. Vid första utställningstillfället efter att en hund blivit 15 månader blir den slutligt inmätt, dvs hunden kan efter detta tillfälle inte byta storleksvariant utan ska hädanefter gå i den storleksvariant som den nu mätts till. 

Olika raser mäts med olika mätinstrument: måttband, mätsticka eller mätbågar. Dessa kvitteras ofta ut i sekretariatet av ringsekreteraren.

Mätning av ras som där storleksvariant ska fastställas görs innan bedömningen av den rasen ska ske. Domaren ansvarar för mätningen och till sin hjälp har den ofta de ringsekreterare som ska jobba i den ringen. I ringfördelningen planeras tider för mätning, vanligtvis sker mätning innan bedömningen i ringen börjar. Dvs börjar ringen kl. 9.00 sker mätning 8.45

Andra raser har obligatorisk mätning under en specifik tidsperiod. Vilka dessa raser är framgår av utställnings- och championatbestämmelserna.

Bra dokument gällande mätning är "Instruktioner till domare avseende obligatorisk mätning" samt "Instruktioner vid mätning av pudel och tysk spets", dessa finns på SKKs sida med dokument som rör ringsekreterare, länk se nedan.

Ommätning

Om hundägaren efter slutlig inmätning inte accepterar av domaren fastställt mätresultat, kan begäran om ommätning ske. En ommätning ska alltid ske i samband med en officiell utställning och ska då utföras av två för rasen auktoriserade domare. Den domare som genomförde den slutliga inmätningen ska inte göra ommätningen. Detta kan ske vid samma utställningstillfälle men efter bedömningen eller före nästa utställningstillfälle. 

Ommätningen ska genomföras före hundens nästa utställningstillfälle och kan endast ske en gång och kan inte överklagas. Det är viktigt att hunden inte deltar på någon utställning mellan det slutliga inmätningsresultatet man vill överklaga och ommätningen, då det räknas som en bekräftelse på att ägaren accepterat inmätningen.

Det finns en blankett att använda för detta se längre ner på denna sida. Om den inte finns till hands ska alla uppgifter skrivas ner och signeras av de domare som utfört  ommätningen. Viktigt att hundens namn och registreringsnummer finns med, samt att det utförts en identifiering genom kontroll av chipnummer och att chipnumret då skrivs ned. Självklart måste också mätresultatet finnas med.