Sekreteraruppgifter Samf.f.

Sekreteraruppgifter Samfällighetsföreningen

Sidan etablerad 2020-06-24, senast uppdaterad 2020-06-24

Mina arbetsuppgifter/ansvarsområden som sekreterare i samfällighetsföreningen Räkneordet (Blästadsgatan)

Nils-Olof Bromée 2020-06-24

Aktivt medverka på årsstämma och samtliga styrelsemöten.

Kalla till årsstämma genom att sätta samman kallelsen i sin helhet inklusive förslag på dagordning och verksamhetsberättelse. Inhämta ekonomidelen från kassören samt valberedningens förslag från valberedningen. Ta emot och hantera eventuella motioner (inkomna senast under januari). Distribuera kallelsen senast 14 dagar före årsstämman, som mail/pdf till alla med mailadress, i pappersform till medlemmar utan mailadress och medlemmar som särskilt önskat detta samt till föreningens webbplats. Kopiera upp hos BPT (Bra På Trycket) erforderligt antal för utdelning i postlådor och för utdelning på stämman. Ombesörja utdelningen i postlådorna.

Skriva protokoll från årsstämman, få det justerat (helst av alla i styrelsen men formellt och slutligt av ordföranden och av på årsstämman valda justeringsmän.) Kopiera och distribuera som ovan i mail- pappers- och webbplatsform.

Kalla till styrelsemöten (minst 5 per år) genom att sätta samman förslag till dagordning och distribuera till hela styrelsen (8 personer) senast 10 dagar före styrelsemötet.

Bokföra värdskap för styrelsemöten. Tillhandahålla lokal och förtäring nån gång per år/vart annat år.

Skriva protokoll från styrelsemöten, få dessa justerade (helst av alla i styrelsen men formellt och slutligt av ordföranden). Kopiera och distribuera som ovan i mail- pappers- och webbplatsform.

Webbplatsengagemanget innebär kontroll, uppföljning och komplettering av allt innehåll på hemsidorna samt inlägg av styrelsemötesprotokoll. Fota eller begära in foton på styrelseledamöterna och se till att de kommer på plats. Övriga webbplatsinsatser utförs av Erik Jannesson som webbmaster och av Erik Freiholtz som systemkunnig/-administratör.

Huvudansvarig för dialog föreningsmedlemmar – styrelse. Via mail, brev och telefon. Alltid ge respons … och alltid avsluta med ”Alltid intresserad av dina (följd)frågor och synpunkter.”

Ansvara för mailadresslistan kopplad till nya webbplatsen (2019). Uppdatera regelbundet. Förhållanden och adresser ändras kontinuerligt … inte enbart vid försäljning av hus.

Hälsa nyinflyttade välkomna och överlämna Välkommendokumentet. Hålla detta uppdaterat. Svara på frågor.

Planera och administrera städdagar och städområdesansvariga (rullande schema). Hålla dokumentet uppdaterat. Distribuera i god tid (senast en månad innan vårstäddagarna) till aktuella städledare i såväl mailform som i pappersform i brevlådorna. Påminna om uppdraget/ansvaret inför höststäddagarna. Svara på frågor. (Kassören står för beställning av containers.)

Övervaka och göra punktinsatser (”lappa”) när det gäller parkeringsordningen inom området. Formulera och vid behov uppdatera regler/principer som gäller i området.

I samverkan med övriga i styrelsen utveckla verksamheten, göra punktinsatser och ingå i arbetsgrupper. Övervaka och bidra till ordning och reda och till den demokratiska arbetsordningen.

Förvara och administrera utlåning av föreningens borrhammare, avloppsrensslang och en av föreningens stegar.

Ta backup på föreningens datordokument.

Arkivera föreningens pappersdokument.

Tillhandahålla dator m.tbh. inkl printer och bredband/internet för att kunna lösa arbetsuppgifterna.

Många arbetsuppgifter kräver noggrannhet och dubbelkollande. Ansvarsfullt och tidskrävande!