מערכת הילה בנויה מהישויות הבאות:
עץ רמות - היררכיית רמות רשומה המהוות שיוך לוגי עבור פריטי הארגון.
עץ מיקומים - היררכיית מיקומים פיזיים עבור רמות ופריטי הארגון.
כרטיס פריט - מכיל את מאפייני פריט (מוחשי או וירטואלי) המאוחסן בארגון.
כרטיס אישי - נתונים אישיים.
כרטיס תעוד בעל-פה - נתוני ראיון אישי.
קישורים - אמצעי יצירת והפעלת קישורי פריט כגון: קבצי מלל, תמונה, סרט ודפי אינטרנט.
דוגמאות לרמות: חטיבה, תת חטיבה, סדרה, תת סדרה, מיכל, תיק.
דוגמאות למיקומים: בניין, קומה, חדר, כוננית/ארון, מדף/מגרה, מיכל/תא.
רמה ו/או פריט יכולים להיות משויכים למיקום.
כרטיס תעוד בעל-פה וכרטיס אישי, הינם הרחבה של כרטיס פריט.
מודולים נוספים:
ביעור - ניהול ומעקב אחר פריטים לביעור.
ניטור - מעקב אחר אמצעים לשימור תנאי סביבה במיקום.
שימור - מעקב אחר פעולות לשימור מצבו הפיזי של הפריט.
ברקוד - הדפסת תוויות ברקוד לפריטים ורמות ע"י הילה או יישום חיצוני.
וובהילה - מנוע חיפוש המנגיש את חומר הארכיון במרשתת.