"עם שאינו יודע את עברו, ההווה שלו דל ועתידו לוט בערפל" (יגאל אלון).

אם אנו בהווה לא נוטים להסתכל אחורה, מילא, אך חשוב שנכין את הדברים שיהיו נגישים וזמינים לבאים אחרינו למען יזכרו כולם מי ומה היה לפניהם...

הימצאות ארכיון היא בעלת חשיבות חברתית, היסטורית ותרבותית לישוב בפרט ולאזור בכלל!

סיבות להמצאות ארכיון בישוב

• חברתית - הארכיון נותן מענה לצורך חברתי ע"י תמיכה כמקור חומר עשיר לאירועים כגון: מסיבות חג, תערוכות וכד'. כ"כ יכול להוות בית לאוספים אישיים.

• חינוכית - הקניית היסטורית הישוב והקהילה לילדים (משחקים מבוססי חומר ארכיוני) ולנוער (עבודות לימודים, מחויבות אישית).

• מנהלית - שמירה והקניית נגישות גבוהה לחוזים, הסכמים, תעודות, מפות וכד'.

• כלכלית - בעידן הכפר התיירותי, ישנה חשיבות גדולה לארכיון או מוזיאון ראשונים שיכול לשמש עוד תחנה בסיפורי המקום או יציאה ממנו כמנוף הכוונה עבור כל אותן אטרקציות תיירותיות שיש בתחומו.

• נגישות - עצם היות הארכיון בישוב, מעלה את הזמינות והנגישות לכל משתמשיו ביישוב.

• הקשר - ניתן לקשר בצורה מוחשית בין חומר הארכיון למקום: נופים, אנשים, צומח, חי ומבנים.

תפקידי הארכיון המקומי

• איסוף - איסוף וקליטת חומר רלוונטי ממקורות פנימיים (הנהלה, קהילה) וחיצוניים (מוסדות ואנשים).

• רישום - רישום החומר שנאסף באמצעי מיחשוב מתקדמים.

• אחסון - אחסון וניהול החומר שנאסף בצורה מקצועית ואבטחת שלמותו.

• מידוע - הפיכת נתוני החומר שבארכיון למידע בהתאם לצורכי המשתמשים ובהתאם לחוקים הישימים (ארכיונאות, צנעת הפרט, זכויות יוצרם וכד').

• הפצה - הגברת הנגישות למידע ודאגה להפצתו ע"מ להציג את העבר בצורה מושכת מחד ועזרה במידע נגיש לצורך קידום העתיד מאידך.

• אבטחת מידע - נקיטת אמצעים לשמירת המידע: גיבויים, שמירת פרטיות.

• ייזום - ייזום פעולות ליצירת מידע (תעוד בע"פ) והגברת המודעות לחשיבות שימור ותיעוד חומר היסטורי.

הארכיון המקומי, רצוי שיהא ערוך לקליטת מבקרים ובו תצוגות, תערוכות ואמצעי המחשה ובכך יהא לידידותי ומזמין קהל. במקרה שכזה, הוא יכול להיכלל בסבב שעורך מורה הדרך או מפעילי מיזמים אחרים להכרת הישוב ובה בעת לשתף את ותיקי הישוב בסיפורי ראשונים שהם בוודאי מרתקים ויש לשמרם - ויפה שעה אחת קודם...

בעזרת רצון, דמיון ואהבת המקום על ידי מפעיליו, יכול הוא להיות לאבן שואבת לתלמידים, מורים, עובדי מחקר, ממלאי תפקידים במוסדות הכלכליים והחברתיים, ועדות תרבות וחינוך, תיירים, מורי דרך ואחרים, שיש להם עניין להכיר את יישובכם והאזור.

למרות שרצוי שהפעלת הארכיון תעשה ע"י ארכיונאי מקצועי במשרה מלאה, יש מקומות בהם פעילות הארכיון: איסוף החומר, הזנת מערכת (ברשת), סריקה ותיוק, נעשית בידי "משוגעים לדבר" ונוער במחויבות אישית. משתמשים שכאלו מחייבים מערכת ידידותית, קלה ללימוד ולתפעול.

בעבר, נגישות למידע עכשווי והיסטורי, הייתה נחלת יחידים וארגונים גדולים:

יחידים - רק לארכיונאים שהתמצאו בכרטיסיות החומר.

ארגונים גדולים - רק אלה שעמדו בהוצאות רכישה והפעלת מערכת ממוחשבת יקרה.

רוב המערכות הקיימות, אינן ידידותיות מספיק למשתמשים - לא לניהול הארכיון ולא לאחזור מידע על ידי צרכניו.

מערכת הילה נוצרה לתת מענה לכל האמור לעיל!

הדגשי רכישת המערכת והתקנתה הם:

• ידידותיות למשתמשים: מזין המערכת, יוצר המידע וצרכני המידע.

• גמישות לצורכי הארגון.

• חדשנות - ניתן לקשור, להציג ולהפעיל כל מידע: סריקות, דוא"ל, תצלומים, סרטים ודפי אתרי אינטרנט. דוא"ל מובנה, הפקת QR וברקוד ועוד.

• ייעוץ בהקמת מבנה רשומות הארכיון במערכת (מעבר להטמעת המערכת).

• סרטוני הדרכה, מדריך למשתמש ותמיכה מקוונת ללא הגבלה.