Embedded Files
רשימה זו דנה בפעילויות המלוות הקמת ארכיון מקומי בישוב קטן.
"סוף מעשה במחשבה תחילה"
הגדרת מטרות, הבנת המשמעויות, חשיבה ותהליך קבלת החלטות מובנים, הינם קריטיים להצלחה בהקמת הארכיון ותפקודו בהתאם לציפיות.
רשימה זו אינה מתיימרת לכלול את כל הנושאים בהקמת ארכיון לישוב קטן, אלא מדריך קצר מבוסס על הניסיון שנרכש בהקמת ארכיון מצפה הילה.
הכתוב הינו בגדר המלצה וכל אירגון, יחליט לגבי הדברים המתאימים לו.
שלבים בהקמת הארכיון
הקמת צוות מיזם הארכיון.
הגדרת מטרות.
הכנות לתכנית המיזם.
תכנית המיזם.
יישום.
הקמת צוות מיזם
צוות המיזם יכלול עד שלושה אנשים שיפעלו לקמת הארכיון.
רצוי שהצוות ימונה/יקבל הכרה ע"י הנהלת היישוב.
לפחות אחד מאנשי הצוות, חייב להיות בעל ידע ביסודות הארכיונאות.
הצוות יכול לצרף אנשים בתחומי אדריכלות, כספים, תנאי סביבה ומחשוב בהתאם לצורך.
על הצוות לתאם פעולותיו עם הנהלת הישוב, קהילת התושבים וגורמי חוץ.
בגמר שלב זה, מומלץ להכין מסמך "ייזום הקמת ארכיון בישוב".
הגדרת מטרות
צרכים - לצורך הגדרת המטרות, יש לנתח צרכי משתמשים: הנהלה, תושבי היישוב, מועצה אזורית ועוד.
הקף - מה יכלול הארכיון: תיקיה, מגנזה, ארכיון, מוזיאון.
סוגי ארכיון - מנהלי, תעודי, אישי.
הכנות לתכנית המיזם
כתיבת מסמך ייזום המיזם ומינוי צוות.
חיפוש ולימוד חומר מתאים למטרות שהוגדרו (מקורות: גנזך המדינה, איגוד הארכיונים, תקני ארכיונים, מרשתת).
ביקור בארכיונים בישובים מקבילים העונים למטרות שהוגדרו.
תכנית המיזם
על תכנית המיזם להכיל, לפחות, את הנושאים הבאים:
מבנה - בחירת מבנה לארכיון.
- מבנה קיים - האם מתאים להנחיות מבנים לארכיון, מה חובה/אפשרי לשפר?
- מבנה חדש - תכנון ע"פ הנחיות מבנים לארכיון והמלצות ארכיונים מקבילים.
ציוד כללי - תשתיות:
- אחסון - כונניות, מדפים, ארונות, שידות, עגלות, סולמות וכד'.
- מזוג - מזגן, יבשן, מד טמפרטורה, מד לחות, שואב אבק.
- כיבוי אש - מטפים, גלאים, מתזים, אזעקה.
- משרד - שולחנות, כיסאות, כלי ניקוי.
- תקשורת - טלפון קווי/אלחוטי, רשת מקומית ואינטרנט.
ציוד ארכיון - ציוד מיוחד העומד בתקנים לארכיון:
- מיכלים - גובה: חצי/שלם, עם/בלי כיסוי.
- תיקים - עם/בלי שרוך.
- מעטפות - גדלים שונים.
- גלילים למפות.
- חומרי תיקון ושיחזור - גיליונות מנילה, נייר דבק פילמופלסט, עט גילוי חומציות.
ציוד מחשוב - חומרה:
- מחשבים ייעודיים - מחשבים לתכנת הארכיון לפי דרישות ספק התוכנה (מהירות, זיכרון, דיסק).
- מחשבי עזר - לסריקה, תמלול תוכן, המרות קבצי אודיו/וידאו, תוכנות משרדיות.
- מדפסת - שחור לבן/צבעונית, דיו/לייזר, שקופיות.
- סורק - עצמאי/משולב, גודל דף, דף בודד/מרובה, שקפים, מהירות, סוגי קבצים, קורא תווים אופטי (OCR).
- ציוד מיוחד להמרת קבצי וידאו/אודיו.
- רשמים, מקלטים, מצלמות.
- אמצעי גיבוי (תקליטורים, כונן חיצוני, רשת מקומית, מרשתת).
תכנת ניהול ארכיון:
- רשימת תיוג לבחינת תכנה - הכנת רשימה וקבעו משקל לכל סעיף - ראה תוכנת ארכיון - תבחינים.
- חיפוש - חיפוש במרשתת ואצל ארכיונים, תכנה מתאימה לדרישות שהוגדרו במטרות ולפי משקל הסעיפים שקבעתם רשימת התיוג לעיל.
- יצירת קשר - פנו למשתמשי תוכנות, בקרו ותחקרו לפי סעיפי רשימת התיוג.
- התנסות - בדיקת אפשרות התנסות טרם רכישה.
שרותים:
- אחזקת בנין ותשתיות.
- אחזקת מערכות תקשורת ומחשוב.
- ניקיון.
- הדברה וחיטוי.
- הדרכה, תמיכה, הטמעה ושדרוג.
תקציב:
- חיפוש מידע על ספקים במרשתת ואצל ארכיונים מקבילים.
- איסוף הצעות מחיר ובחינתם ע"ס אמות מידה שוות.
- הכנת דרישות תקציב עבור הסעיפים הנ"ל בחלוקה הבאה: תקציב חד-פעמי, תקציב שוטף.
בגמר שלב זה, יש להכין מסמך "אפיון הארכיון". המסמך ישמש את צוות הארכיון והנהלת היישוב.
יישום
סדר הפעולות, ביצוע בטור או במקביל, יקבעו ע"י מנהל המיזם:
אישור תכנית המיזם.
הכנת המבנה, תשתיות ומערכות נלוות.
רכישת ציוד כללי והתקנתו.
רכישת ציוד מחשוב והתקנתו.
חתימה על חוזי שרות.
למידה וארגון החומר הקיים.
רכישת תכנת ניהול הארכיון ותחנות מידע.
לימוד והטמעת תוכנת הארכיון.
הגדרת שיטה למפתוח רמות רשומה.
בניית רמות רשומה בתכנה.
קביעת סדר עדיפויות להזנת חומר למערכת.
הזנת פריטים (מסמכים, תמונות, סרטים, דוא"ל, דפי מרשתת ועוד).
סריקת מסמכים, תמונות, שקופיות ומפות.
סימון מיכלים ותיקים.
תיוק החומר (מסמכים ותמונות-רצוי לאחר הזנתם למערכת וסריקתם).
כתיבת נוהלי הפעלת הארכיון.
- הכנת תכנית עבודה לשנה הקרובה (כולל ביצוע תעוד בע"פ).
Page updated
Google Sites
Report abuse