אז רכשנו מערכת ממוחשבת ונניח שאנו יודעים להפעילה, במה מתחילים?
השיקולים המובאים ברשימה זו מהווים דוגמה ומתייחסים בעיקר לארכיון מקומי. כל ארכיון יבחן ויאמץ המתאים לצרכיו.
?טרם עיון ברשימה זו, מומלץ לעיין בארכיון מקומי - איך
דרך כלל, מערכת נרכשת כשבארכיון קיים חומר ולפעמים מנוהל כרטסת. הסוגיות שעולות הן:
במה מתחילים?
רמת פרוט
סדר פעולות
במה מתחילים?
מספר פנים לשאלה "במה מתחילים":
חומר קדום או חומר עכשווי?
הסיבות להזנת חומר קדום למערכת הן:
- חומר מתבלה (מכנית, תנאי סביבה ועוד) המחייב אחסון מתאים וללא מגע מיותר.
- מאפשר חיפוש חומר בצורה כרונולוגית.
- שימושי לאירועים, עבודות לימוד מחקרים.
הסיבות להזנת חומר עכשווי למערכת הן:
- יחסי ציבור - אנשים "אוהבים" לראות עצמם בתמונות, בסרטים, במרשתת וכד'. חשיפתם בארכיון, מגבירה המודעות לקיום הארכיון כמוסד חדשני.
- כלי עזר להנהלה בפעילות השוטפת ולקהילה בצרכים יומיומיים.
ניתן לשלב הזנת שניהם, אם לרשות הארכיון מספיק כח-אדם ומספר תחנות הזנה.
צורה: מסמכים, תמונות, סרטים ועוד.
ההחלטה באיזה צורה להתחיל בהזנה למערכת, מושפעת מהגורמים הבאים:
- אופי הארכיון -מנהלי, תעודי, אישי.
- אמצעי עזר - סורקים, עזרי הסבה וכד'.
מוצא: גורם בארגון (הנהלה, תושבים...)
ההחלטה באיזה מוצא להתחיל מושפעת מ:
- סוג המשתמש העיקרי: הנהלה, קהילה, חוקרים.
- תדירות הדרישה לחיפוש סוג חומר מסוים.
רמת פרוט
רמת פרוט הזנת החומר למערכת, מותנית בהחלטת הארכיון וביכולות המערכת.
הכתוב כאן הוא בהנחה שהמערכת מאפשרת הזנת נתונים ברמת רשומה (חטיבה, תיק...) וברמת פריט.
נטייתם הראשונית של ארכיונים מבוססי כרטסת היא, להזין ברמת הרשומה.
מאפייני הזנה ברמת רשומה:
- שיטת מפתוח קשיחה ("המפתח המדבר"), מצריכה הכרת טבלת הקודים, ואחת מבעיותיה היא, כמות מפתחות לקבוצה.
- פרוט נתונים ברמת המיכל והתיק.
- ללא פרוט או פרוט נתונים מזערי לפריט.
- אמצעי חיפוש מזעריים מוגבלים לידע הארכיונאי בלבד.
- נגישות לחומר רק ע"י הארכיונאי.
- הנגשה מסורבלת לחומר פיזי ואפסית לחומר דיגיטלי.
- מוגבלות תפעול וכל ה"כח" בידי הארכיונאי.
מאפייני הזנה ברמת פריט:
- שיטת מפתוח פשוטה וגמישה. מאפשרת שילוב מתנדבים.
- כמות רבה של נתוני פריט.
- אפשרות שילוב תכנים לפריט (מלל, קול, סרטים).
- יכולת רישום, שימור והנגשה לחומר פיזי ודיגיטלי (מלל, תמונות, אודיו, וידאו, דוא"ל, מרשתת).
- אפשרויות אחזור מידע ברמת הפריט ע"פ הנתונים שהוזנו.
- אפשרויות חיפוש לפי תחום, מיון, בולייני.
- נגישות משתמש לחומר ע"י המשתמש.
- חסרון: מצריך משאבי כח-אדם במידה ורוצים לעשות שימוש בכל האפשרויות.
מהאמור לעיל, ניתן להסיק שמערכת מבוססת כרטיס פריט, תעצים אפשרויות שימוש בארכיון.
סדר פעולות
סדר הפעולות הבא, הינו בהנחה שהארכיונאי מכיר את החומר המצוי בארכיונו.
ניתן לחלק את בניית המערכת לשלושה שלבים:
בניית היררכיית רשומות.
הזנת נתוני פריטים.
השלמות.
בניית היררכיית רשומות
רמות הרשומה בארכיון מהוות עץ היררכי אליו משייכם פריטים.
יש לבנות עץ זה לפי עקרון המוצא: בארכיון מנהלי יש להסביר, לתאם ולקבל הגדרות מהמזכירות/גזברות.
הקף פרוט נתוני רמת רשומה, יקבעו לפי סעיף "רמת פרוט" שלעיל.
הזנת נתוני פריטים
שלוש שיטות לפתיחת פריטים:
אנכית.
רוחבית.
משולבת.
השיטה האנכית
שיטה זו מתאימה לארכיון הזקוק בדחיפות למידע זמין עבור תחום מסוים. מאפייני שיטה זו הם:
- פתיחת פריטים ברמת רשומה מסוימת אחת בהיררכיית רמות הרשומות בארכיון.
- פרוט מרבי בכרטיסי הפריט של אותה רמה.
- יתרון: מלוא המידע בחיפוש נתונים לגבי פריטים ברמה שנבחרה.
- חסרונות: מידע זמין בתחום צר, המתאים למשתמשים מסוימים בלבד. מידע מועט על תכולת הארכיון.
השיטה הרוחבית
שיטה זו מתאימה לארכיון הזקוק למידע בסיסי בתחומים שונים. מאפייני שיטה זו הם:
- פתיחת פריטים בכל רמות הרשומה בהיררכיית רמות הרשומות בארכיון.
- פרוט בסיסי בכרטיסי הפריט.
יתרונות: מידע זמין בכל התחומים, המתאים לרוב משתמשי הארכיון. מידע נרחב על תכולת הארכיון.
חסרון: מידע בסיסי בחיפוש נתונים.
השיטה המשולבת
שיטה זו מתאימה לרוב הארכיונים שאינם זקוקים למידע בתחום מסוים:
- פתיחת פריטים בכל רמות הרשומה.
- פרוט בסיסי לרוב הפריטים ופרוט מלא בפריטים מסוימים.
- יתרונות: מידע זמין בכל התחומים המתאים לרוב משתמשי הארכיון. מידע מפורט לפריטים בתחומים שהוגדרו כחשובים. מידע נרחב על תכולת הארכיון.
השלמות
שלב זה מתייחס להשלמת נתוני פריטים - הקף ההשלמות, משתנה בהתאם לשיטת פתיחת פריטים שנבחרה (ראה לעיל "הזנת נתוני פריטים").
הוספת תקציר/תוכן מלא.
סריקה.
הוספת שמות/עריכת תמונות/סרטים.
כרטיסים אישיים.
תעוד בע"פ.
קישורים לדפי מרשתת.