אז רכשנו מערכת ממוחשבת ונניח שאנו יודעים להפעילה, במה מתחילים?

השיקולים המובאים ברשימה זו מהווים דוגמה ומתייחסים בעיקר לארכיון מקומי. כל ארכיון יבחן ויאמץ המתאים לצרכיו.

?טרם עיון ברשימה זו, מומלץ לעיין בארכיון מקומי - איך

במה מתחילים?

מספר פנים לשאלה "במה מתחילים":

• חומר קדום או חומר עכשווי?

הסיבות להזנת חומר קדום למערכת הן:

- חומר מתבלה (מכנית, תנאי סביבה ועוד) המחייב אחסון מתאים וללא מגע מיותר.

- מאפשר חיפוש חומר בצורה כרונולוגית.

- שימושי לאירועים, עבודות לימוד מחקרים.

הסיבות להזנת חומר עכשווי למערכת הן:

- יחסי ציבור - אנשים "אוהבים" לראות עצמם בתמונות, בסרטים, במרשתת וכד'. חשיפתם בארכיון, מגבירה המודעות לקיום הארכיון כמוסד חדשני.

- כלי עזר להנהלה בפעילות השוטפת ולקהילה בצרכים יומיומיים.

ניתן לשלב הזנת שניהם, אם לרשות הארכיון מספיק כח-אדם ומספר תחנות הזנה.

נטייתם הראשונית של ארכיונים מבוססי כרטסת היא, להזין ברמת הרשומה.

• מאפייני הזנה ברמת רשומה:

- שיטת מפתוח קשיחה ("המפתח המדבר"), מצריכה הכרת טבלת הקודים, ואחת מבעיותיה היא, כמות מפתחות לקבוצה.

- פרוט נתונים ברמת המיכל והתיק.

- ללא פרוט או פרוט נתונים מזערי לפריט.

- אמצעי חיפוש מזעריים מוגבלים לידע הארכיונאי בלבד.

- נגישות לחומר רק ע"י הארכיונאי.

- הנגשה מסורבלת לחומר פיזי ואפסית לחומר דיגיטלי.

- מוגבלות תפעול וכל ה"כח" בידי הארכיונאי.

סדר פעולות

סדר הפעולות הבא, הינו בהנחה שהארכיונאי מכיר את החומר המצוי בארכיונו.

ניתן לחלק את בניית המערכת לשלושה שלבים:

1. בניית היררכיית רשומות.

2. הזנת נתוני פריטים.

3. השלמות.

הזנת נתוני פריטים

שלוש שיטות לפתיחת פריטים:

1. אנכית.

2. רוחבית.

3. משולבת.

• השיטה האנכית

שיטה זו מתאימה לארכיון הזקוק בדחיפות למידע זמין עבור תחום מסוים. מאפייני שיטה זו הם:

- פתיחת פריטים ברמת רשומה מסוימת אחת בהיררכיית רמות הרשומות בארכיון.

- פרוט מרבי בכרטיסי הפריט של אותה רמה.

- יתרון: מלוא המידע בחיפוש נתונים לגבי פריטים ברמה שנבחרה.

- חסרונות: מידע זמין בתחום צר, המתאים למשתמשים מסוימים בלבד. מידע מועט על תכולת הארכיון.

• השיטה הרוחבית

שיטה זו מתאימה לארכיון הזקוק למידע בסיסי בתחומים שונים. מאפייני שיטה זו הם:

- פתיחת פריטים בכל רמות הרשומה בהיררכיית רמות הרשומות בארכיון.

- פרוט בסיסי בכרטיסי הפריט.

יתרונות: מידע זמין בכל התחומים, המתאים לרוב משתמשי הארכיון. מידע נרחב על תכולת הארכיון.

חסרון: מידע בסיסי בחיפוש נתונים.

• השיטה המשולבת

שיטה זו מתאימה לרוב הארכיונים שאינם זקוקים למידע בתחום מסוים:

- פתיחת פריטים בכל רמות הרשומה.

- פרוט בסיסי לרוב הפריטים ופרוט מלא בפריטים מסוימים.

- יתרונות: מידע זמין בכל התחומים המתאים לרוב משתמשי הארכיון. מידע מפורט לפריטים בתחומים שהוגדרו כחשובים. מידע נרחב על תכולת הארכיון.