4ª Fase - AÇÃO

O propósito da fase Ação é apoiar a organização na implementação da iniciativa que foi planejada nas fases anteriores. Após a análise da situação atual (AS-IS) e a definição da situação desejada (TO-BE), são realizadas as ações. A fase Ação procura responder à seguinte questão: como chegaremos lá? Para isso, são executadas atividades de criação, validação, teste, refinamento e implementação da solução (estratégias, ações planejadas e processos selecionados).

Inicialmente, uma solução é criada com base: nos processos do Toolbox, que foram selecionados na atividade “Definir Objetivos” da fase Estabelecimento; nos documentos Estratégias de Implantação e Planejamento de Ações, também desenvolvidos na fase Estabelecimento.

Em seguida, a equipe do projeto realiza a validação da solução, podendo acrescentar o uso de ferramentas, técnicas e outros conhecimentos e habilidades. Nesse momento a equipe fará os ajustes necessários, visando obter a “melhor solução” para a entrada em operação.

Uma vez que a solução foi criada e validada, ela precisa ser testada para verificar se funciona conforme o planejado. Pode ser realizado um “teste piloto”, no qual será verificado o funcionamento do sistema, dos processos, a coordenação da equipe, a interação com os usuários, dentre outros. As falhas devem ser identificadas e corrigidas, refletindo o conhecimento, experiência e as lições aprendidas na solução piloto. Várias iterações do processo de testar e refinar podem ser necessárias para o alcance de uma solução satisfatória. O resultado deve ser apenas funcional, pois esperar por uma solução perfeita pode ser um atraso desnecessário para iniciar a implementação.

Por fim, a solução pode ser implementada na organização, e para isso será utilizada a abordagem definida na estratégia da fase Estabelecimento. Uma estratégia que pode ser adotada é colocar o serviço em operação em uma única unidade organizacional, assim as revisões e melhorias podem ser realizadas enquanto a solução é colocada gradativamente em operação nas demais áreas organizacionais. Nesta etapa, o conjunto de processos do Toolbox, que foram escolhidos na atividade “Definir Objetivos” da fase Estabelecimento, são implantados.

Fluxo, Atividades e Templates da Fase Ação

A Figura 9 apresenta o fluxo que representa a fase Ação.

As atividades que compõem a fase Ação são:

1. Criar solução – a atividade realiza a validação da estratégia, dos processos selecionados e do planejamento criado na fase Estabelecimento. Caso necessário, são realizados ajustes a fim de criar a “melhor solução” para a entrada em operação.

2. Executar e testar a solução – elabora um plano de testes e realiza a execução. A solução inicial raramente funciona como previamente planejada, portanto são necessários os testes e possíveis correções. São testados: o sistema, os processos, os procedimentos, a coordenação da equipe, a interação com o cliente, dentre outros. Caso sejam identificados incidentes ou oportunidades de melhorias, o documento “Requisição de Mudança” deverá ser preenchido.

3. Refinar a solução – a solução será refinada caso existam mudanças a implementar. Os erros devem ser identificados e corrigidos, refletindo toda experiência e conhecimentos adquiridos durante os testes. Após a modificação devem ser realizados novos testes, várias iterações podem ser necessárias até alcançar um resultado funcional.

4. Implementar – após os testes e o refinamento da solução, podemos colocá-la em operação de acordo com as estratégias previamente definidas. O planejamento de ações é executado e os processos do Toolbox, previamente selecionados, são implementados.

Os templates da fase Ação são:

· Estratégias de Implantação (produzido na fase Estabelecimento);

· Planejamento de Ações (produzido na fase Estabelecimento);

· Plano de Testes;

· Requisição de Mudança.

Após a implementação da solução inicia-se a fase Aprendizado.