1ª Fase - INICIAÇÃO

A fase Iniciação representa o início do ciclo de vida do framework, seu propósito é construir uma base para a oferta do serviço.

Para isso, a fase busca responder às seguintes perguntas:

· As razões da organização para empreender o esforço estão claramente definidas?

· As partes interessadas estão identificadas?

· Qual a estratégia de oferta do serviço?

· Existe infraestrutura para gerenciar a execução do projeto de implantação ou melhoria?

Nesse sentido, é necessário compreender a necessidade da mudança e o seu contexto, construir o patrocínio do projeto e garantir a infraestrutura de gerenciamento. Esta fase reúne aspectos críticos e decisórios, portanto necessita de uma clara definição para que a iniciativa de melhoria seja planejada e comunicada de forma a contribuir para a sua realização.

Fluxo, Atividades e Templates da Fase Iniciação

O fluxo que representa a fase Iniciação é apresentado na figura 5.

As atividades que compõem a fase Iniciação são:

1. Identificar razões para mudança – as razões para a mudança podem ser eventos, circunstâncias, aspectos legais, informações de pesquisas de satisfação, etc. É importante reconhecer as razões para realizar uma mudança organizacional, pois quando as razões se tornam mais claras existe maior compromisso organizacional e, consequentemente, mais possibilidade para o sucesso do projeto.

2. Estabelecer o contexto – clareza sobre a visão organizacional e do que ela significa para a área de TI. Compreensão da posição da área de TI na organização e da contribuição do projeto para a realização da estratégia.

3. Construir patrocínio – um patrocínio efetivo é um dos fatores mais importantes em um projeto. É importante criar estratégia para construir o patrocínio e gerenciá-lo. O comprometimento com os recursos essenciais é um importante elemento do patrocínio, além de atenção pessoal e apoio para momentos críticos do projeto.

4. Realizar análise comparativa de Insourcing x Outsourcing – análise comparativa para subsidiar a decisão da oferta do serviço, se é mais vantajoso subcontratar ou oferecer com o quadro de pessoal próprio. A análise deve apontar as vantagens e desvantagens de cada estratégia.

5. Decidir estrategicamente sobre a oferta do serviço – a subcontratação pode ser uma solução interessante considerando questões como economia e acesso a novas tecnologias. O Comitê Gestor de TI faz a análise do comparativo realizado na atividade anterior, avalia e discute as possibilidades, e decide qual a estratégia que será adotada.

6. Estabelecer a infraestrutura de gerenciamento – o objetivo dessa atividade é definir a equipe de gerenciamento do trabalho, o cronograma inicial e o estabelecimento de regras de comunicação.

7. Revisar e consolidar documentos – as atividades da fase de iniciação são críticas, portanto merecem revisão para garantir que elas estão sendo completadas satisfatoriamente. Os artefatos gerados nas atividades anteriores devem ser consolidados em um único documento e encaminhados para aprovação.

8. Aprovar a base para a mudança – o alicerce para o melhoramento é concebido na fase de Iniciação, o documento que expressa essa base deve ser analisado e aprovado pelo Comitê de TI ou instância equivalente.

Os templates[1] da fase Iniciação são:

1. Razões para mudança;

2. Contexto;

3. Análise comparativa;­

4. Infraestrutura de gerenciamento.

[1] Os templates de todas as fases estão disponíveis no menu "Templates - Download".