Planejamento, Acompanhamento e Controle de Projetos (Gerência de Escopo, Estrutura de Decomposição de Tarefa – EDT, Gerência de Tempo, de Custos, de Qualidade, de Recursos Humanos, de Comunicação, de Riscos, de Aquisição e Gerência de Integração)

Gerenciamento de Escopo

Escopo é a soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto.

- Escopo do projeto – O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as funcionalidades e funções especificadas. As vezes, este termo é visto como incluindo o escopo do produto;
- Escopo do produto – As características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado.

Esta etapa do gerenciamento está relacionada principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto, pois pretende-se entregar exatamente o que foi solicitado no projeto.

Existem dois termos que devem ser conhecidos que são práticas inaceitáveis e que podem levar ao fracasso do projeto:

- Scope Creep (aumento do escopo) – É o aumento descontrolado do produto do projeto sem ajustes de tempo, custos e recursos. Normalmente ocorre quando uma mudança é feita sem controle algum, partindo do cliente diretamente para a equipe do projeto;
- Gold Plating (folheado a ouro?) – Refere-se dar ao cliente mais do que o necessário, ou seja, o que foi especificado e aprovado. Normalmente esse tipo de situação parte do gerente de projeto ou da equipe.

Processos do Gerenciamento de Escopo

Planejar o Gerenciamento de Escopo

É o processo de criar um plano de gerenciamento do projeto que documenta como tal escopo será definido, validado e controlado, e que pode ser sumarizado da seguinte maneira:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Projeto
2. Termo de Abertura do Projeto
3. Fatores ambientais da empresa
4. Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

1. Opinião especializada
2. Reuniões

Saídas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Plano de Gerenciamento dos Requisitos

Coletar os Requisitos

É o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto, e pode ser sumarizado da seguinte maneira:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Plano de Gerenciamento dos Requisitos
3. Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas
4. Termo de Abertura do Projeto
5. Registro das partes interessadas

Ferramentas & Técnicas

1. Entrevistas
2. Dinâmicas de grupo
3. Oficinas facilitadas (workshops)
4. Técnicas de tomadas de decisão em grupo
5. Questionários e pesquisas
6. Observações
7. Protótipos
8. Benchmarking (comparação de produtos)
9. Diagramas de contexto
10. Análise de documentos

Saídas

1. Documentação dos requisitos
2. Matriz de rastreabilidade dos requisitos

Definir o Escopo

Definir o escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto.

O principal benefício deste processo é que ele descreve os limites do projeto, serviços ou resultados ao definir quais dos requisitos coletados serão incluídos e quais serão excluídos do escopo do projeto.

De forma resumida a definição do escopo tem as seguintes variáveis:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Termo de Abertura do Projeto
3. Documentação dos requisitos
4. Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

1. Opinião especializada
2. Análise de produto
3. Geração de alternativas
4. Oficinas facilitadas

Saídas

1. Especificação do escopo do projeto
2. Atualizações nos documentos do projeto

Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) (ou Estrutura de Decomposição de Tarefa EDT)

Criar a EAP (ou em inglês, WBS – Work Breakdown Structure) é o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis.

A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a fim de criar as entregas requeridas.

A seguir temos o exemplo de um EAP de um carro

O EAP pode ser resumido da seguinte forma:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Especificação do escopo do projeto
3. Documentação dos requisitos
4. Fatores ambientais da empresa
5. Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

1. Decomposição
2. Opinião especializada

Saídas

1. Linha de base do escopo
2. Atualizações nos documentos do projeto

Validar o Escopo

Validar o Escopo é o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.

O principal benefício deste processo é que ele proporciona objetividade ao processo de aceitação e aumenta a probabilidade da aceitação final do produto, serviço ou resultado, através da validação de cada entrega.

A Validação de Escopo pode ser sumarizado da seguinte maneira:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Documentação dos requisitos
3. Matriz de Rastreabilidade dos requisitos
4. Entregas verificadas
5. Dados de desempenho do trabalho

Ferramentas & Técnicas

1. Inspeção
2. Técnicas de tomada de decisão em grupo

Saídas

1. Entregas aceitas
2. Solicitações de mudanças
3. Informações sobre o desempenho do trabalho
4. Atualizações nos documentos do projeto

Controlar o Escopo

Controlar o Escopo é o processo de monitoramento do progresso do escopo do projeto e do escopo do produto e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do escopo.

De forma sucinta:

Entradas

1. Plano de Gerenciamento do Escopo
2. Documentação dos requisitos
3. Matriz de Rastreabilidade dos requisitos
4. Dados de desempenho do trabalho
5. Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

1. Análise de variação

Saídas

1. Informações sobre o desempenho do trabalho
2. Solicitações de mudanças
3. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
4. Atualizações nos documentos do projeto
5. Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Gerenciamento de Tempo de Projeto

O gerenciamento do tempo inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto, logo o cronograma é uma das principais restrições dos projetos.

Os 7 processos relacionados ao gerenciamento de tempo são:

Planejar o Gerenciamento do Cronograma — O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos, e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.
Definir as Atividades — O processo de identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.
- Sequenciar as Atividades — O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. É comum a utilizar de um diagrama de rede (fluxograma) para mostrar a ordem das atividades, com suas precedências, por exemplo. Um exemplo de diagrama de rede é apresentado na imagem a seguir:

Estimar os Recursos das Atividades — O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, recursos humanos, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.
Estimar as Durações das Atividades — O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. As técnicas de estimativas da duração das atividades são:
1. Estimativa análoga (top-down): Compara as atividades do projeto atual com as atividades de um projeto que a organização já fez. É usada quando há pouca informação disponível para uma estimativa detalhada. Frequentemente é aplicada no início do projeto. Sua vantagem é porque pode ser feita mais rapidamente, mas por outro lado é menos precisa e os projetos anteriores precisam ser similares de fato.
2. Estimativa paramétrica: Usa padrões de projetos anteriores e aplica no projeto atual. Pode ser aplicada a uma parte pequena no projeto ou ao projeto inteiro. Sua vantagem pode ser mais precisa que a análoga ou a bottom-up, mas por outro lado precisam ter informações históricas confiáveis de projetos anteriores.
3. Estimativa de três pontos (PERT): Tem como origem a técnica de revisão e avaliação de programa (PERT). São usadas quando existe um alto grau de incerteza ou riscos envolvido em uma estimativa. Esta técnica usa três estimativas (otimista, pessimista e a mais provável) para definir uma faixa aproximada para a duração de uma atividade.

- Desenvolver o Cronograma — O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o modelo do cronograma do projeto. É nessa fase onde se coletar e junta tudo o que foi feito nos processos anteriores para de fato montar o modelo do cronograma.

Controlar o Cronograma — O processo de monitoramento do andamento das atividades do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma para realizar o planejado.

Fontes:

http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-escopo-do-projeto-pmbok-5a-ed

https://www.totvs.com/mktfiles/tdiportais/helponlineprotheus/portuguese/sigapms_edt.htm

http://www.gp4us.com.br/2016/07/22/?print=print-search

http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-tempo-do-projeto-pmbok-5a-ed/

http://www.kanonphoto.com/ufpe-figura-6-5-diagrama-de-rede-de-projeto-com-datas-cronogramadas/