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Quando se fala em Gestão de Projetos, não se pode deixar de fora o PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Corpo de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos).
Projeto, de maneira sucinta, é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo.
Gestão de Projeto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.
O ciclo de vida de um projeto pode ser resumido nas seguintes fases:
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e controle,
Encerramento
Iniciação
Nessa primeira fase, deve-se tomar ciência de todas as informações essenciais, ou seja, equipe e gestor devem conhecer as restrições de qualidade, de tempo e de custo que afetam a realização do projeto.
A preocupação deve recair, sobretudo, no entendimento macro, com o gestor buscando conhecer as influências que interferem de um modo geral no sucesso do projeto. Um bom exemplo de documento que se usa nessa fase é o termo de abertura.
Planejamento
Antes de se partir para o planejamento, deve haver consentimento da organização sobre os esforços que serão empregados para a realização do projeto, concordando que gerarão bons resultados.
Dada a autorização, inicia-se o planejamento. Por isso, nessa fase há um nível de detalhamento muito maior, ao contrário da visão geral que satisfaz a iniciação. O objetivo aqui é estruturar um plano consistente que leve o projeto ao sucesso. Os documentos que contemplam essa fase são a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o cronograma do projeto, o plano de gerenciamento de riscos, outro de comunicações, mais um de qualidade e assim por diante.
Execução
Durante a fase de execução, a atenção passa a estar voltada para o exercício do que foi planejado. O intuito é, portanto, realizar as atividades da melhor forma possível, de acordo com o que foi estimado no plano.
É comum que nessa fase ocorram mudanças como solicitações de alteração no escopo (tanto do ponto de vista do cliente como da organização que realiza o projeto), mas se foi feito um bom planejamento não há com o que se preocupar. Guarde o seguinte: a palavra-chave da execução é qualidade! Por isso, o gerente de projetos precisar se atentar não só para seguir os processos mas para melhorar continuamente, atendendo aos padrões acordados.
Monitoramento e Controle
O monitoramento e o controle ocorrem paralelamente à execução, constituindo na forma de garantir que o que está sendo feito é compatível com o planejado. Nesse momento ocorre a validação dos avanços.
Assim, dependendo do progresso de determinada atividade, um desvio qualquer pode requerer uma intervenção, por exemplo. Mas apesar de ocorrerem concomitantemente com a execução, o monitoramento e o controle partem da premissa que indicadores já foram determinados e que metas foram devidamente estabelecidas na fase de planejamento. Ou seja, essa etapa lida apenas com a aferição do desempenho e do progresso em contraste com o plano.
Encerramento
Engana-se quem pensa que o fato de o projeto estar concluído resulta na eliminação de esforços de gerenciamento. Muito pelo contrário, na finalização surgem etapas que devem ser realizadas com o objetivo de oficializar a conclusão do projeto e agregar informações relevantes para empreendimentos futuros.
Dentre as atividades que encerram um projeto, podemos destacar a assinatura do termo de aceite (documento que permite o encerramento do projeto, isentando a empresa de responsabilidade futuras) e o registro das lições aprendidas (que nada mais é que a documentação das experiências relevantes que contribuirão para futuros projetos similares)
Seguindo o raciocínio de que uma imagem vale mais que mil palavras, as imagens a seguir sumarizam o que foi discutido:
Fontes:
http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/conhecimentos/o-que-e-gestao-de-projetos-e-para-que-serve
http://pt.slideshare.net/neigrando/gesto-de-projetos-e-ferramentas
http://www.superdownloads.com.br/materias/gp3-gestao-projetos/262,1.html
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