Predočenje godišnjeg izvješća tajnika

Između dvije skupštine obavljao sam sljedeće poslove:

1. poslovi vezani uz članstvo

2. poslovi vezani uz žiro-račun

3. poslovi vezani uz UO

4. poslovi vezani uz Skupštinu

5. poslovi vezani uz promociju HMŠK-a

1. Poslovi vezani uz članstvo

1.1. Ako se novi član učlani dostavivši pristupnicu na papiru ili mailom u wordu i sl., najprije tu pristupnicu skeniram, pretvorim u oblik .pdf, prebacim na mrežne stranice, novom članu pošaljem dopis dobrodošlice s uputom za plaćanje članarine, upišem podatke o novom članu na mrežnu stranicu gdje se vode podatci o novim članovima. Ako se novi član učlani kao pravna osoba, onda sastavim račun za članarinu te ga pošaljem e-mailom i papirnatom poštom na školu. Upišem nadnevak rođenja u članski kalendar, kako bi predsjedniku bio podsjetnik za čestitanje rođendana. Kad je uplaćena članarina, evidentiram uplatu članarine u datoteci žiro-računa i u članskoj evidenciji.

1.2. Ako se novi član učlani putem mrežne stranice, napravim sve poslove pod 1.1., osim prebacivanja pristupnice u pdf.

1.3. Za UO sastavljam izvješće 2-4 puta godišnje o novim članovima.

1.4. Kad UO utvrdi učlanjenje novog člana, novog člana upišem u bazu podataka za uslugu GoogleApps. Time svaki novi član dobiva članski Gmail-sandučić s adresom tipa ime.prezime@knjiznicari.hr, koje mu je ujedno pristup za rad u skupštini i glasovanje. Nakon dodjele nove adrese, članovima o tomu šaljem obavijest na tipskom formularu, zajedno s uputom za korištenje servisa.

1.5. Upišem, isprintam i plastificiram člansku iskaznicu te ju papirnatom poštom pošaljem novom članu.

2. poslovi vezani uz žiro-račun

2.1 Svakog jutra, kad provjeravam e-poštu (osim ako sam bolestan ili na neki drugi način spriječen), ako je stigao novi izvadak sa žiro-računa, isprintam taj izvadak (za računovodstvo) te ga pohranim na Googleov Disk kako bi se automatski prebacio na udaljeni poslužitelj te tako bio dostupan članovima UO-a. Podatke s izvatka upišem u datoteku žiro-računa (koja je također na udaljenom poslužitelju te tako odmah dostupna svim članovima UO-a). Ako je bilo uplate članarine, osim u datoteci žiro-računa, uplatu članarine evidentiram i u evidenciji članova. Ako je na izvatku bilo neko plaćanje temeljem računa, račun iz mape UFE ili IFE prebacim u mapu KSEMA tako da posložim račune neposredno iza izvatka. Jednom mjesečno ili jednom u dva mjeseca odnesem izvatke s fakturama na knjiženje u računovodstvo. Na izvadcima ili u posebnoj tablici naznačujem za računovodstvo koji se priljev i odljev odnosi na koji projekt i sl.

2.2. Četiri puta godišnje iz računovodstva mi dostavljaju izvješća koja se sastavljaju za FINA-u, Poreznu upravu i Državnu reviziju, koja sam dužan poštambiljati i potpisati.

2.3. Na temelju pristiglih UFA (ulaznih faktura) nalažem plaćanja.

2.4. Sastavljam IFE (izlazne fakture), poput faktura pravnim osobama za plaćanje članarine ili fakture za projekte, ispisujem ih na papir, ispisujem adrese na omotnice, potpisujem, štambiljam te odnosim na poštu. Plaćam svojim novcem poštarinu, a jednom mjesečno (ili rjeđe) si taj trošak prebacim na tekući račun. Jedan primjerak fakture odlažem u mapu IFE. To mi je podsjetnik ako nisu plaćena na vrijeme. Kad budu plaćene, prebacujem ih u mapu KSEMA. Na kraju godine, ako fakture nisu i dalje plaćene, odnosim ih u računovodstvo na knjiženje, jer se i to mora knjižiti kao potraživanja koja nisu naplaćena, a sebi podsjetnik radim u obliku tablice.

2.5. Ako je za neki projekt potrebno isplatiti autorski honorar, voditelj projekta je dužan sastaviti ugovor o autorskom honoraru te mi dostaviti ugovor, privitke i podatke za osobu kojoj se isplaćuje autorski honorar (ako nisu svi potrebni navedeni u ugovoru). Ja onda taj ugovor odnosim u računovodstvu te oni sastavljaju virmane.

3. Poslovi vezani uz UO

3.1. Pripremio sam tekst za sjednice UO-a na radnom dijelu. Po potrebi sudjelovao u raspravama, ponajprije radi pojašnjenja, ponekad se i aktivno uključujući u raspravu. Po završetku sjednice sastavljao sam zapisnik, zaključno s 40-om sjednicom. Nakon toga je dogovoreno da će zapisnike sa sjednica UO-a sastavljati članovi UO-a . Nakon što su članovi UO-a verificirali zapisnik, zapisnik sam prebacio na službeni dio te na stranici s pregledom sjednica naveo dnevni red.

4. Poslovi vezani uz Skupštinu

4.1. Završno izvješće tajnika više je informativnog karaktera i nije prema Zakonu o udrugama obvezatno. No, kako tajnik obavlja najviše različitih poslova, radi informiranja članova skupštine sastavljam i ta izvješća.

4.2. Obveza je tajnika dostaviti financijska izvješća, budući da jedino on vodi brigu o financijskim transakcijama na žiro-računu.

4.3. Pomažem u pripremama za skupštinu.

4.4. Član sam radnog predsjedništva Skupštine

4.5. Sastavljam zapisnik sa skupštine. To je obveza tajnika HMŠK-a koja proizlazi iz Poslovnika o radu skupštine.