このページでは【研究室の担当者】が、研究室に所属するユーザーが共用機器を利用した利用料の支払い手続きについて説明します。SimpRentのバージョンアップに伴い内容が随時更新される場合があります。
【研究室の担当者】は、所属する全ての利用者の利用請求をまとめて請求書を作成して支払ができます。
確定した使用記録から請求レコードを選択して請求書を仮組みしてください。仮組み請求書はPDFで保存できるので、研究室内での確認や調整などに利用してください。
問題なければ次項で請求書を確定しますが、確定された請求書は記録され、以降は組み換え等の処理は一切できなくなるので確定操作は慎重に行ってください。
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利用者が共用機器を利用した後に、共同利用研究室の担当者が利用確定処理をすると、利用者の所属する研究室の担当者が請求レコードを閲覧できるようになります。0円の請求レコードも請求書を作成してください。支払い合計額がゼロ円となった請求書は提出不要です。
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確定した請求書のデータは、会計システムに渡されます。を印刷して、資金コードと資金管理者の記名押印して学術研究支援課へ提出してください。記録として請求書が必要であれば研究室で保管してください。
2024年度から内部資金での請求支払いは、会計システムとのデータ連携により処理します。請求書の印刷と提出が不要になります。支払い処理関係の重要なお知らせを、研究室の担当者あてのメーリングリストを作成してお知らせしています。
新たに研究室の担当者になられた方は、下記URLからご参加ください。
https://groups.google.com/a/keio.jp/g/simprent-labman-group/about
これまでの案内は、下記URLで確認いただけます。
https://groups.google.com/a/keio.jp/g/simprent-labman-group
【研究室の担当者】は、研究室に所属する全ての利用者の利用履歴と支払記録を閲覧できデータの一括ダウンロードも可能です。
学術研究支援課に提出された請求書の記載内容に基づいて研究資金から利用料の支払操作をします。
内部資金での請求支払いは、会計システムとのデータ連携により処理します。
印刷した紙請求書では支払処理ができませんのでご注意ください。
後日会計システムに反映されるので確認してください。
アカウント:SimpRentユーザーひとりに1アカウントを登録してください。ユーザーは必ずいずれかの研究室に所属します。
研究室:教室、研究室、リサーチパークなど研究を実施するグループです。SimpRentユーザーはアカウントの登録時に必ずどこかの研究室に所属します。
ロール:SimpRentユーザーのアカウントに設定する項目で、ロールによってシステム上で担当できる役割が異なります。以下の4種類のロールがあります。
一般:機器の予約ができます。 このロールのユーザーアカウントは研究室の担当者には登録できません。
事務担当者:研究室の担当者(下記参照)に登録できます。研究室の人(アカウント)とお金(支払い)をマネジメントできます。
機器管理者:機器の登録管理ができます。( 通常は共利研スタッフです。)このロールのユーザーアカウントは研究室の担当者には登録できません。
支払責任者:研究室の担当者(下記参照)に登録できます。人とお金のマネジメント(と機器の予約管理)ができます。
研究室の担当者:研究室に所属するユーザーアカウントを登録します。登録されたSimpRentユーザーだけがSimpRent上での研究室のマネジメントが可能になり、研究室の人とお金を管理できます。
機器の担当者:SimpRentでは機器ごとに担当者のユーザーアカウントを登録します。登録したSimpRentユーザーだけが機器を管理できます。登録できるユーザーアカウントは、機器が所属する研究室の機器管理者と支払責任者です。
責任者(PI):研究室の責任者・所属長のユーザーアカウントを登録します。 設定できるロールは支払責任者のみです。
サブ所属:一つのユーザーアカウントに2つ以上の所属情報をひも付ける設定項目で、メイン所属とサブ所属では研究室での機能的な違いはありません。共利研の利用者登録ではサブ所属の設定により利用者登録を行います。
終了打刻:利用者が予約した共用機器の利用予約枠の時間内に限って終了打刻できます。終了打刻操作により利用時間が記録されます。