1. 결재작성

1.2 결재 양식 선택

결재 양식을 선택하려면, 양식함 목록에서 원하는 결재 양식의 [양식명]을 클릭 하여 작성 화면으로 이동합니다.

1.3 결재 작성 화면

양식을 선택하면 문서 등록 첫 화면으로 이동합니다. 

이 화면에서는 PC 파일, Google Drive, OneDrive 파일을 첨부할 수 있으며, 문서의 긴급 여부를 지정하거나 승인 완료된 문서를 관련 문서로 등록하여 새로운 문서를 작성할 수 있습니다.

💡: 에디터에 텍스트 붙여넣기 시, 서식을 제거하고 붙일 수 있어요! 

문서를 작성할 때, 외부에서 텍스트를 복사하여 붙여 넣는 경우 불필요한 서식(글꼴, 색상, 굵기 등)이 포함될 수 있습니다. 이를 방지하기 위해 "서식 없이 텍스트로" 기능을 사용하면 서식을 제거한 상태로 텍스트를 삽입할 수 있습니다.

1.4 결재선 지정

조직 내에서 문서나 보고서 등 중요한 결재가 필요한 문서의 승인 절차를 설정하는 과정을 의미합니다. 

이를 통해 문서가 효율적이고 체계적으로 처리될 수 있도록, 결재를 진행할 결재자들의 순서와 역할을 정합니다.

1. [결재선] 버튼을 클릭하여 [결재선 지정] 팝업을 엽니다.

2. [결재선 지정] 팝업 창에서 결재선을 지정합니다.
   - [조직도] 탭에서는 이름, 소속, 직위로 결재자를 조회할 수 있으며, 원하는 결재자를 선택한 후 [결재자] 또는 [합의자] 버튼을 눌러 결재선에 추가할 수 있습니다.
   - [개인 결재선] 탭에서는 [개인 환경설정> 개인결재선]에서 미리 생성해 둔 결재선을 확인하고, 결재자를 한 명씩 추가할 필요 없이, 생성된 결재선을 바로
     선택하여 결재선에 추가할 수 있습니다.
     이렇게 하면 반복적인 작업을 줄이고, 효율적으로 결재선을 지정할 수 있습니다.
     개인결재선 생성 방법

※ 참고해 주세요!

결재 양식 유형에 따라 결재선 추가 항목(감사자, 합 등)이 변경될 수 있으며, 양식별 기본 결재선이 설정된 경우에는 자동으로 결재선이 설정됩니다.

또한, 기본 결재선에 추가된 승인자가 퇴직자인 경우, 퇴직자는 결재선에서 제외되어 표시됩니다. 

1.5 임시저장

전자결재 문서를 상신하기 전에 일시적으로 저장해 두는 기능으로, 작성자는 문서를 저장하고 검토한 후 수정이나 보완할 수 있습니다.

임시저장된 문서의 '양식이 변경된 경우 최신 버전 양식이 자동으로 반영'됩니다.

1.6 상신

기안자가 결재를 필요로 하는 문서를 작성하고 그 문서를 결재선에 등록되어 있는 결재자에게 제출하는 과정을 의미하며, 상신된 문서는 기안함에서 조회할 수 있습니다.

2.1 개요

사용자가 작성한 임시저장 문서나 상신된 문서를 관리하는 공간이며, 모든 문서를 조건에 따라 조회할 수 있습니다.

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

기안함에서는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 임시저장된 문서 관리: 작성 중에 임시저장한 문서를 확인하고, 필요할 때 열어 수정하거나 상신할 수 있습니다.

• 상신된 문서 조회: 이미 상신한 문서를 조회하여 결재 진행 상황(도착, 결재완료, 반려 등)을 확인할 수 있습니다.

• 상신 취소 및 회수: 상신한 문서가 결재자에게 아직 열람되지 않았다면, 해당 문서를 취소할 수 있으며, 진행중인 문서는 회수할 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

상신취소는 상신한 문서의 첫 번째 결재자가 아직 조회하지 않은 상태일 때만 가능합니다. 

이 경우, 문서의 결재 상태가 [도착]으로 표시되며, 상신 취소를 할 수 있습니다.

2.3 재기안

결재 과정에서 회수, 반려, 상신 취소된 문서를 수정하여 다시 결재를 요청하는 것을 의미합니다.

재기안을 할 때는 기존 문서를 수정한 후, 새롭게 결재선을 설정하거나 기존 결재선을 그대로 사용하여 결재를 요청합니다. 

또한, 재기안 시 해당 문서의 양식이 변경된 경우, 업데이트된 양식이 자동으로 반영됩니다.

2.4 복사

결재가 완료된 문서를 복사하여, 새로운 결재 문서로 다시 상신할 수 있는 기능을 의미합니다.

주기적으로 반복되는 보고서나 신청서 등의 문서를 매번 처음부터 작성할 필요 없이, 기존의 결재 완료된 문서를 복사하여 사용할 수 있습니다. 

또한, 복사 시 해당 문서의 양식이 변경된 경우, 업데이트된 양식이 자동으로 반영됩니다.

2.5 삭제

결재 상태가 결재완료, 반려, 상신취소, 회수, 접수반려인 문서는 선택 후 삭제 아이콘을 클릭하여 삭제할 수 있습니다. 

※ 참고해 주세요!

1. • [기안함] 목록에서만 삭제되며 삭제된 [결재 완료 문서]는 [개인 완료함]에서 조회가 가능합니다.

   • [임시저장] 상태인 문서는 [DEL]을 클릭하여 바로 삭제가 가능합니다.

   • [도착], [진행중], [보류] 상태인 문서는 삭제가 불가합니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

• Q: 결재 완료된 문서를 회수하거나 완전 삭제가 가능한가요?

• A: 결재가 완료된 문서는 회수하거나 완전 삭제할 수 없습니다. 결재가 완료된 문서는 관리적 이유로 보존되어야 하며, 삭제나 변경이 불가능합니다. 

2.6 결재정보

문서 결재 과정에서 결재자들이 수행한 열람, 결재, 대결(대리 결재) 등의 상세 정보를 확인할 수 있는 기능을 의미합니다. 

2.7 공람

결재가 완료된 문서를 관련된 사람들이 열람할 수 있도록 공개하는 기능을 말합니다. 

공람 기능을 통해 조직 내에서 특정 문서에 대한 정보를 공유하고, 필요시 의견을 남길 수 있습니다.

2.8 참조

결재 프로세스에 직접적으로 참여하지 않지만, 문서와 관련된 정보를 확인할 필요가 있는 사람들에게 문서를 공유할 수 있습니다.

참조자로 지정된 사람은 결재를 진행하거나 수정할 수는 없지만, 문서를 열람하고 필요할 경우 피드백을 제공할 수 있습니다.

전자결재 시스템에서 참조자를 설정하는 방법은 다음과 같습니다:

1. 참조 버튼 클릭: 기안시 결재선 설정 화면에서 "참조" 버튼을 클릭합니다.

2. 참조자 추가 팝업: 참조자를 추가할 수 있는 팝업창이 열리며, 참조자로 지정할 부서나 사용자를 선택할 수 있습니다.

3. 확인: 참조자를 선택한 후 "확인" 버튼을 눌러 설정을 완료합니다.

※ 참고해 주세요!

참조 기능은 참조가 가능한 양식에서만 사용할 수 있습니다. 

관리자는 각 문서 양식별로 참조 기능을 사용할지 여부를 설정할 수 있으며, 이 설정에 따라 사용자들이 참조자를 추가할 수 있는지 결정됩니다.

결재완료 문서에서 참조현황 버튼을 통해 참조자의 열람 여부 및 열람 시점을 확인할 수 있으며, 우측 문서 정보에서 참조 열람 허용 시점도 함께 확인할 수 있습니다. 

3. 미결함

3.1 개요

미결함은 승인하거나 합의, 접수해야 할 문서들을 조회하고 관리할 수 있는 기능입니다. 이를 통해 결재 대기 중인 문서들의 양식명, 제목 기안자, 단계 등을 확인하고, 문서를 열람하여 승인, 전결, 반려, 접수 등의 처리를 할 수 있습니다. 

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

3.2 문서정보 & 의견

문서와 관련된 주요 정보를 관리하고 표시하는 기능입니다. 이 기능을 통해 사용자는 첨부파일, 관련문서, 보안등급, 문서보존연한 등을 확인할 수 있습니다.

문서에 대한 열람 권한 수준은 ‘보안등급’ 항목을 통해 확인할 수 있으며 [대상자 보기] 버튼을 클릭하여 대상자를 확인할 수 있습니다.

문서의 공개 범위는 ‘문서공개여부’ 항목에서 확인할 수 있습니다.

공개 범위가 ‘부서 공개’인 경우, 문서 상신 당시의 기안자 부서명이 표시되며, ‘부분 공개’인 경우에는 [대상자 보기] 버튼을 클릭해 문서가 공개된 사용자 및 부서 목록을 확인할 수 있습니다.

문서에서 주고받은 의견에 직접 답글을 달 수 있으며, 의견이나 답글을 등록할 때 특정 사용자를 멘션하여 알림을 보낼 수 있습니다.

또한, 의견을 등록하거나 답글을 작성하면 관련 사용자에게 자동으로 알림이 전송됩니다.

• 의견 등록 시: 기안자, 기존 결재자, 현재 결재자에게 알림이 전송됩니다.

• 답글 등록 시: 의견 작성자, 기안자, 기존 결재자, 현재 결재자에게 알림이 전송됩니다. (단, 동일 사용자에게 중복 알림이 발생할 경우 한 번만 발송됩니다.) 

이를 통해 문서 내 의견 교환이 원활하게 이루어지고, 필요한 사용자들이 즉시 변경 사항을 확인할 수 있습니다.

1. 먼저, 문서수정 버튼을 클릭하여 수정화면으로 이동합니다. 

2. 문서 내용을 수정한 후, 수정 버튼을 클릭하시면 수정이유를 작성하는 창이 나타납니다. 수정이유를 입력하신 후, 다시 수정 버튼을 클릭하여 수정을 완료하시면 됩니다. 

3. 문서를 수정하게 되면, 상세화면에 [수정이력] 버튼이 생성됩니다. 이 버튼을 클릭하시면, 해당 문서의 수정 이력을 팝업 창을 통해 확인하실 수 있습니다.

문서 버전은 아래와 같이 구성되어 있습니다:

• Ver.0: 초기 문서입니다. 최초 작성된 원본 문서를 의미합니다.

• Ver.1 부터: 문서가 수정될 때마다 새로운 버전이 생성됩니다. 예를 들어, 첫 번째 수정 후에는 Ver.1이 생성되며, 이후 수정될 때마다 Ver.2, Ver.3 등으로 이어집니다.

3.4 승인

승인 문서를 처리하는 절차를 의미합니다.

1. 단일승인

승인 절차

1. 승인 팝업 열기: 승인할 문서에서 승인 버튼을 클릭하면 승인 팝업 창이 열립니다. 이 팝업 창에서 승인에 필요한 정보를 입력할 수 있습니다.

2. 의견 작성: 승인 팝업에서 승인할 문서에 대한 의견을 작성합니다. 작성된 의견은 승인 문서에 첨부되어 다른 사용자가 확인할 수 있습니다.

3. 결재 비밀번호 입력 (선택 사항):

   • 만약 [개인 환경설정 > 결재정보 설정] 메뉴에서 보안결재로 설정한 경우, 결재 비밀번호를 입력해야 승인이 완료됩니다.

   • 보안결재 설정이 되어 있지 않은 경우에는 비밀번호를 입력하지 않고도 승인을 진행할 수 있습니다.

2. 일괄 승인

미결함에서 여러 문서를 선택한 후 [승인] 버튼을 클릭하면 선택한 문서를 한 번에 승인할 수 있습니다.

이를 통해 다수의 문서를 보다 효율적으로 처리할 수 있습니다.

※ 주의사항

보안결재 설정 시 일괄승인 불가: 만약 [개인 환경설정 > 결재정보 설정]에서 보안결재로 설정한 경우, 일괄승인 기능을 사용할 수 없습니다.

• • 보안결재는 결재 비밀번호를 입력해야 하므로, 각 문서의 상세 화면에서 승인을 진행해야 합니다.

3.6 반려

결재자가 결재 문서를 승인하지 않고 되돌려 보내는 것을 "반려"라고 하며, 이는 결재가 완료되지 않았음을 의미합니다. 

반려된 문서는 기안자에게 다시 검토하거나 수정하라는 의도로 반환되며, 결재선에 반려 여부와 의견에 반려의견이 표시되어 반려 사유를 확인할 수 있습니다. 

또한, 반려자는 반려된 문서를 기결함에서 확인할 수 있으며, 기안자는 기안함에서 문서를 확인하고 수정해 다시 결재를 요청할 수 있습니다.

3.7 보류

결재자가 특정 문서에 대해 즉시 결재를 승인하거나 반려하지 않고, 결재 결정을 잠시 미루는 상태를 말합니다. 보류된 문서는 결재 과정에서 일시적으로 중단된 상태가 됩니다.

보류를 설정하면 결재 상태만 "보류"로 변경되며, 문서는 여전히 미결함에 남아 있게 됩니다. 이후, 결재자는 언제든지 미결함에서 해당 문서를 다시 열어 결재를 진행하거나 반려할 수 있습니다.

보류 기능은 결재자가 추가 검토가 필요하거나, 일시적으로 결정을 내리기 어려운 상황에서 유용하게 사용됩니다.

4. 대결함

4.1 개요

대결자로 지정된 경우 대결 문서를 대결함에서 확인하고 승인할 수 있으며, 승인 완료 시 문서는 자동으로 기결함으로 이동하지만, 대결 지정 기간이 종료된 후에는 대결함에서 문서를 확인하거나 승인할 수 없습니다.

5. 기결함

5.1 개요

기결함은 결재자가 승인하거나 반려한 문서를 보관하는 공간으로, 결재가 완료된 후에도 해당 문서를 언제든지 확인할 수 있습니다. 

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

6. 개인완료함

6.1 개요

사용자가 본인이 기안한 결재 문서 중 결재가 완료된 문서들을 모아두는 저장 공간을 의미합니다. 

이를 통해 사용자는 기안한 문서의 결재 진행 상황을 한눈에 확인하고, 결재가 완료된 문서들을 체계적으로 관리할 수 있습니다.

특히, 개인완료함에서는 결재 문서의 승인 방식에 따라 다양한 결재 흐름을 효과적으로 관리할 수 있으며, 다음과 같은 옵션을 상세검색에서 확인할 수 있습니다.

• 전체: 일반 승인, 전결, 대결이 모두 포함된 결재 완료 문서를 조회할 수 있어, 모든 승인 문서를 한눈에 검토하거나 누락된 문서를 확인하는 데 유용합니다.

• 전체 승인: 개별적으로 승인된 결재 완료 문서를 조회할 수 있어, 승인 절차의 정합성을 확인하거나 규정 준수를 검토할 때 적합합니다.

• 전결 포함 승인: 승인 과정에서 전결로 처리된 문서를 포함하여 조회할 수 있어, 권한 위임 내역을 검토하거나 전결된 문서의 적합성을 파악하는 데 유용합니다.

• 대결 포함 승인: 승인 과정에서 대결로 처리된 문서를 포함하여 조회할 수 있어, 대결 사용 사례를 분석하거나 승인 과정에서의 책임 소재를 명확히 하고, 대결 문서를 통해 잠재적 리스크를 조기에 발견하여 관리하는 데 활용할 수 있습니다.

또한, 문서 검색 시 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

결재 방식과 검색 기능을 통해, 사용자는 문서를 더욱 체계적으로 관리하고 업무를 효과적으로 처리할 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

6.2 공람

결재가 완료된 문서를 관련된 사람들이 열람할 수 있도록 공개하는 기능을 말합니다. 

공람 기능을 통해 조직 내에서 특정 문서에 대한 정보를 공유하고, 필요시 의견을 남길 수 있습니다.

7. 미리보기함

7.1 개요

미리보기함은 결재자가 자신의 결재 순서가 되기 전에 결재 문서의 상태를 확인할 수 있는 기능으로, 아직 결재 차례가 오지 않은 문서들이 목록으로 표시됩니다.

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

8. 공람함

8.1 개요

공람자로 지정된 문서들을 모아두는 공간으로, 다른 사용자가 공유한 결재 완료 문서들을 열람할 수 있습니다. 

이를 통해 사용자는 자신에게 공람된 문서를 쉽게 확인하고 조회할 수 있습니다. 

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

9. 참조함

9.1 개요

결재 문서 중 특정 사용자에게 참조로 지정된 문서들이 모여 있는 공간으로, 결재는 하지 않지만 문서를 참고해야 하는 사용자에게 내용을 공유하는 기능을 제공합니다.

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

9.2 참조확인

문서에서 참조자로 지정된 사용자가 해당 문서를 열람했는지 확인할 수 있어, 문서 전달 상태와 참조자의 열람 여부를 추적하고 관리하는 데 유용합니다.

• 참조현황 조회:

기안함, 미결함, 기결함 등 모든 메뉴의 상세화면에서 [참조현황] 버튼을 통해 참조확인 기능을 사용할 수 있습니다.

이 버튼을 클릭하면 해당 문서의 참조자로 지정된 사용자가 누구인지, 그리고 그들이 문서를 열람했는지 여부를 확인할 수 있습니다.

10. 수신함

10.1 개요

수신함은 수신처로 지정된 문서를 접수처리하거나 외부에서 접수된 대외공문이 내부 문서로 변환되어 배포된 후, 관련 수신자들이 이를 열람하고 접수할 수 있도

록 돕는 기능을 제공합니다. 

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

• 대외공문 수신:

대외공문이 접수되면 내부 문서로 변환되어 필요한 부서나 사용자에게 배포됩니다. 

배포 과정에서 특정 사용자나 부서가 배포처로 지정되며, 배포가 완료된 후 배포처로 지정된 사용자는 수신함에서 해당 문서를 확인할 수 있습니다.

11. 발송함

11.1 개요

특정 수신처로 발송이 완료된 문서와 수신 이력을 확인할 수 있는 공간을 의미합니다. 

• 발송 완료 문서 확인:

발송함에서는 기안자가 발송 완료한 문서들을 조회할 수 있습니다.

• 수신 이력 조회:

발송한 문서의 수신 및 전달 여부를 확인할 수 있습니다.

수신처가 부서인 경우에는 해당 부서의 접수 담당자 정보가 함께 표시되어, 부서 내에서 문서를 누가 확인하고 처리했는지 확인할 수 있습니다.

또한 접수 담당자가 다른 사용자로 변경된 경우 접수자 변경 이력이 표시되며, 변경된 접수자가 문서를 접수한 경우에는 ‘변경접수’로 표시됩니다.

해당 문서함에서는 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

12. 시행문 발송

12.1 개요

기안자가 결재 완료된 문서를 공식적인 시행문 형식으로 변환하여 최종 문서로 작성할 수 있도록 지원합니다. 

시행문 발송은 자동으로 이메일이나 시스템 알림을 통해 이루어지지 않으며, 직접 발송해야합니다.

• 문서 변환:

시행문/대외공문으로 변환이 가능한 결재 완료된 품의서는 기안자가 기안함의 문서 상세화면에서 [시행문 변환] 버튼을 클릭하여 시행문이나 대외공문 형식으로 변환할 수 있습니다.

변환 후 문서는 공식적인 시행문이나 대외공문 형식으로 작성되어, 필요한 외부 제출이나 내부 공문으로 활용될 수 있습니다.

• 기안자만 변환 가능:

문서의 변환 작업은 기안자만 수행할 수 있습니다.

시행문 발송 대기/완료/취소 문서함에서 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

12.2 시행문 변환 및 접수 처리

1. 기안함에서 [시행문 변환] 버튼을 클릭하여 변환 처리하면, 해당 문서는 [시행문 발송 > 발송대기] 메뉴에 등록됩니다.

2. 상세화면에서 [접수]를 클릭한 후 수신처 등 내용을 작성하고, [발송]을 클릭하여 발송 처리합니다.

12.3 시행문 발송 완료

시행문을 발송완료한 후, 문서의 상태를 확인하려면 발송완료 메뉴에서 확인할 수 있습니다. 

12.4 시행문 발송 취소

발송 절차를 중단하는 과정을 의미하며, 변환된 시행문을 관리하기 위해 사용됩니다. 

시행문 발송을 취소하고자 할 때, 발송대기 메뉴에서 발송취소를 할 수 있으며, 발송 취소 후, [시행문 발송 > 발송취소] 목록에서 취소된 시행문을 확인할 수 있습

니다.

13. 대외공문 발송

13.1 개요

작성한 대외공문을 외부 기관이나 지정된 수신자에게 이메일을 통해 발송할 수 있습니다. 

이를 통해 조직 내부에서 결재된 문서를 안전하고 신속하게 외부와 공유할 수 있으며, 발송 내역은 기록되어 관리됩니다.

📝 사용 조건

• 메일 발송 기능은 KCUBE ON for Google Workspace 서비스 이용 고객만 사용 가능

• KCUBE ON for Google Workspace는 별도 구독 서비스이며, 구독 후 활성화됩니다.

• 서비스 구독 문의: 02-2194-2894 (1번 영업)

• 문서 변환:

시행문/대외공문으로 변환이 가능한 결재 완료된 품의서는 기안자가 기안함의 문서 상세화면에서 [대외공문발송] 버튼을 클릭하여 시행문이나 대외공문 형식으로 변환할 수 있습니다.

변환 후 문서는 공식적인 시행문이나 대외공문 형식으로 작성되어, 필요한 외부 제출이나 내부 공문으로 활용될 수 있습니다.

• 기안자만 변환 가능:

문서의 변환 작업은 기안자만 수행할 수 있습니다.

대외공문 발송 대기/승인 대기/승인된 공문/반려된 공문에서 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

13.2 대외공문 등록 및 발송 처리

1. 기안함에서 [대외공문발송] 버튼을 클릭하여 등록 처리하면, 해당 문서는 [대외공문 발송 > 발송대기] 메뉴에 등록됩니다.

2. 상세화면에서 [발송등록]을 클릭한 후 메일 자동 발송 설정 및 수신처 등 내용을 작성하고, [승인요청]을 클릭하여 요청합니다.

• KCUBE ON for Google Workspace 서비스 이용 고객 문서 등록 화면

• KCUBE ON 서비스 이용 고객 문서 등록 화면

13.3 대외공문 발송 > 승인대기

1. [대외공문 발송 > 발송대기] 메뉴에서 발송등록 요청이 된 문서의 목록을 확인할 수 있습니다.

2. 관리자가 설정한 대외공문 담당자는 발송등록 요청이 된 문서를 확인 후 승인 및 반려 처리를 할 수 있습니다. 

13.4 대외공문 발송 > 승인된 공문

[대외공문 발송 > 승인대기] 메뉴에서 대외공문 담당자가 승인한 문서 목록을 확인할 수 있습니다.

13.5 대외공문 발송 > 반려된 공문

발송 절차를 중단하는 과정을 의미하며, 변환된 대외공문을 관리하기 위해 사용됩니다. 

발송대기 메뉴에서 발송취소를 할 수 있으며, 발송 취소 후, [대외공문 발송 > 반려된 공문] 목록에서 취소된 대외공문을 확인할 수 있습니다.

14. 대외공문 접수

14.1 개요

외부 회사에서 발송한 문서를 등록하고, 접수한 후 이를 내부에서 필요한 부서나 담당자에게 배포하는 기능을 의미합니다. 

대외공문 접수 등록/완료/취소/수신 완료 문서함에서 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

14.2 대외공문 접수 > 비전자문서대장

비전자문서대장은 종이 문서나 수기로 작성된 문서들을 전자결재에서 체계적으로 관리하기 위한 기록부를 의미합니다.

대외공문 작성 및 접수 방법

1. [등록] 버튼 클릭: 접수등록 메뉴에서 [등록] 버튼을 클릭합니다.

2. 대외공문 작성: 등록 창이 열리면, 필요한 정보와 내용을 입력하여 대외공문을 작성합니다.

3. 공문 접수: 작성이 완료되면 [접수완료] 버튼을 클릭하여 접수할 수 있습니다. 

• 문서번호: 문서에 부여되는 고유 번호로, 문서를 식별하고 추적하는 데 사용됩니다.

• 발신부서: 문서를 발송한 내부 부서를 나타내며, 어떤 부서에서 문서가 작성되었는지를 기록합니다.

• 발신기관: 문서를 발송한 외부 기관 또는 회사의 명칭을 기록하는 항목입니다.

• 수신처: 해당 문서가 배포될 부서나 개인을 지정하는 항목으로, 문서가 필요한 곳에 정확히 전달될 수 있도록 합니다.

14.4 대외공문 접수 > 수신완료

외부에서 발송된 공문이 조직 내 수신처로 성공적으로 배포되고, 그 수신이 완료되었음을 의미합니다.

이미 수신 완료된 공문을 필요에 따라 다시 다른 부서나 담당자에게 배포할 수 있습니다. 

예를 들어, 추가 검토가 필요하거나, 새로운 담당자에게 전달해야 할 경우, 재배포 기능을 사용해 문서를 다시 배포합니다. 

14.5 대외공문 접수 > 접수취소

접수완료 메뉴에서 이미 접수된 대외공문을 취소하는 절차를 의미합니다. 

실수로 잘못 접수된 공문이나, 접수를 철회해야 하는 경우에 사용되며, 취소된 대외공문은 접수취소 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

15. 문서함

15.1 개요

조직 내에서 전자적으로 처리된 결재 문서들을 보관하고 관리하는 기능입니다. 

사용자는 필요한 결재 문서를 조회하거나 관리할 수 있고, 문서함은 보통 여러 유형으로 나뉘며, 사용자의 권한에 따라 접근할 수 있는 문서함이 달라집니다. 

부서/전사/공유 부서 문서함:

• 부서 문서함: 내 부서 내의 문서를 보관하는 공간입니다. 부서원들은 이 문서함에서 부서원들의 문서를 조회할 수 있습니다.

• 전사 문서함: 회사 전체와 관련된 문서를 보관하는 공간입니다.

• 공유 부서 문서함: 관리자가 설정한 문서함 공유자에게만 문서함이 노출되며, 특정 부서의 문서를 조회할 수 있는 공간입니다.

문서 조회 권한:

• 문서를 조회할 수 있는 권한은 사용자의 권한에 따라 다릅니다. 

• 특정 부서 문서함에 접근할 수 있는 사용자는 제한될 수 있으며, 필요한 경우에는 관리자에게 문서함 공유자 설정 권한을 요청해야 합니다.

부서 문서함/전사 문서함/공유 부서 문서함에서 문서 검색 시, 문서 제목뿐만 아니라 문서 내용에 대한 검색이 가능하여, 이를 통해 필요한 정보를 빠르게 찾아 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

💡: 여러 양식의 문서를 한 번에 선택해서 조회하고 싶어요!

'상세 검색'을 클릭하면 선택한 조건에 맞는 문서를 조회할 수 있으며, 여러 양식을 선택하여 한 번에 다양한 형식의 문서들을 검색할 수도 있습니다.

16. 환경설정

16.1 개요

전자결재의 다양한 기능과 옵션을 사용자의 요구에 맞게 조정하고 최적화하는 작업을 의미합니다. 

홈 화면에서 환경설정을 클릭하여 접근할 수 있으며, 설정을 통해 업무 프로세스를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

16.2 결재정보 설정

결재 문서의 처리와 관련된 정보를 관리하고 조정하는 작업을 의미합니다. 

주요 결재정보 설정 항목

1. 결재서명

   • 서명 이미지 등록: 자신의 서명 이미지를 등록하여 결재 시 문서에 표시할 수 있습니다.

   • [이미지 선택] 클릭: 서명 이미지 파일을 로컬 PC에서 선택하여 등록할 수 있습니다.

   • 이미지 삭제: 등록된 서명 이미지를 삭제하려면 해당 이미지를 클릭하면 삭제 버튼이 나타나며, 이를 클릭하여 서명 이미지를 삭제할 수 있습니다.

2. 차상위 결재권자

   • 차상위 결재권자 설정: 차상위 결재권자를 등록할 수 있습니다.
     기본 결재선을 상위 결재권자로 설정한 양식을 기안하는 경우, 결재선은 [개인환경 설정> 차상위 결재권자]에서 지정한 차상위 결재권자를 따르게 됩니다.

3. 보안여부/비밀번호

   • 보안 결재 설정: 문서 결재 시 비밀번호를 입력하도록 설정할 수 있으며, 결재 과정의 보안을 강화하고 인증된 사용자만 결재를 진행할 수 있습니다.

대결자가 결재한 문서는 기결함에서 조회 가능하며, 문서 결재란에 대결 처리가 표현됩니다.

개인결재선 추가 방법

1. 추가 버튼 클릭

   • 개인결재선 목록 화면에서 "추가" 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 새 결재선을 추가하는 옵션을 제공합니다.

2. 결재선명 및 기본결재선 여부 설정

   • 결재선명 입력: 새로 추가할 결재선의 이름을 입력합니다. 이 이름은 결재선을 식별할 때 사용됩니다.

   • 기본결재선 여부 설정: 이 결재선을 기본 결재선으로 설정할지 여부를 선택합니다.
     기본 결재선으로 설정하면, 문서 작성 시 자동으로 해당 결재선이 적용됩니다. 

3. 결재선 지정

   • 결재선 설정: 결재선에 포함될 결재자를 추가합니다.

4. 저장

   • 모든 설정이 완료되면 "저장" 버튼을 클릭하여 새로운 결재선을 저장합니다. 저장된 결재선은 개인 결재선 목록에 추가됩니다.

5. 문서 작성 시 결재선 지정

   • 문서를 작성할 때, "결재선 지정" 팝업창 개인 결재선 탭에서 설정한 개인결재선을 확인할 수 있습니다.

   • 지정으로 설정한 결재선은 문서 작성 시 자동으로 적용됩니다. 이를 통해 문서를 작성할 때 매번 결재선을 새로 설정할 필요 없이, 등록된 결재선이 자동으로 사용됩니다.

   • 기본 결재선에 추가된 승인자가 퇴직자인 경우, 퇴직자는 결재선에서 제외되어 표시됩니다. 

※ 참고해 주세요!

• 관리자가 기본 결재선을 지정한 양식으로 기안할 경우 개인이 지정한 개인 결재선은 적용되지 않습니다. 

16.5 접수 개인결재선

사용자가 문서를 접수할 때 자주 사용하는 결재선을 설정하고 관리하는 기능입니다.

문서를 접수할 때 자주 사용하는 결재선을 미리 설정해 두고 사용할 수 있는 기능입니다. 이를 통해 접수 후 결재 절차를 빠르게 적용할 수 있어 업무 처리의 편의성과 효율성을 높일 수 있습니다.

접수 개인결재선 추가 방법

1. 추가 버튼 클릭

   • 접수 개인결재선 목록 화면에서 "추가" 버튼을 클릭합니다. 이 버튼은 새 결재선을 추가하는 옵션을 제공합니다.

2. 결재선명 및 기본결재선 여부 설정

   • 결재선명 입력: 새로 추가할 결재선의 이름을 입력합니다. 이 이름은 결재선을 식별할 때 사용됩니다.

   • 기본결재선 여부 설정: 이 결재선을 기본 결재선으로 설정할지 여부를 선택합니다.
     기본 결재선으로 설정하면, 문서 작성 시 자동으로 해당 결재선이 적용됩니다. 

3. 결재선 지정

   • 결재선 설정: 결재선에 포함될 결재자를 추가합니다.

4. 저장

   • 모든 설정이 완료되면 "저장" 버튼을 클릭하여 새로운 결재선을 저장합니다. 저장된 결재선은 개인 결재선 목록에 추가됩니다.

5. 문서 작성 시 결재선 지정

   • 문서를 작성할 때, "결재선 지정" 팝업창 개인 결재선 탭에서 설정한 개인결재선을 확인할 수 있습니다.

   • 지정으로 설정한 결재선은 문서 작성 시 자동으로 적용됩니다. 이를 통해 문서를 작성할 때 매번 결재선을 새로 설정할 필요 없이, 등록된 결재선이 자동으로 사용됩니다.

   • 기본 결재선에 추가된 승인자가 퇴직자인 경우, 퇴직자는 결재선에서 제외되어 표시됩니다. 

16.6 개인 참조

사용자가 자주 사용하는 참조 대상을 미리 설정하고 관리할 수 있는 기능입니다.

사용자가 자주 사용하는 참조자를 미리 설정해 두고 문서 작성 시 간편하게 불러와 사용할 수 있는 기능입니다. 이를 통해 참조 대상 추가를 빠르게 처리할 수 있어 업무 처리의 편의성과 효율성을 높일 수 있습니다.

개인 참조자 추가 방법

1. 추가 버튼 클릭

   • 개인 참조 목록 화면에서 "추가" 버튼을 클릭하여 새로운 개인 참조를 등록합니다.

2. 참조 관리명 및 기본 참조 여부 설정

   • 참조 관리명 입력: 새로 추가할 개인 참조의 이름을 입력합니다. 이 이름은 개인 참조를 식별할 때 사용됩니다.

   • 기본 참조 여부 설정: 해당 개인 참조를 기본 참조로 설정할지 여부를 선택합니다. 기본 참조로 설정하면, 문서 작성 시 자동으로 해당 참조가 적용됩니다.

3. 참조자 지정

   • 참조자 추가: 개인 참조에 포함될 참조자를 추가합니다.

4. 저장

   • 모든 설정이 완료되면 [저장] 버튼을 클릭하여 새로운 개인 참조를 등록합니다. 등록된 개인 참조는 개인 참조 목록에 추가됩니다.

5. 문서 작성 시 개인 참조 사용

   • 문서를 작성할 때, "참조" 팝업창의 개인 참조자 탭에서 등록한 개인 참조를 확인하고 선택하여 사용할 수 있습니다.

   • 기본으로 지정한 개인 참조는 문서 작성 시 자동으로 적용됩니다. 이를 통해 문서를 작성할 때 매번 참조자를 새로 추가하지 않아도 됩니다.

   • 기본 참조에 추가된 참조자가 퇴직자인 경우, 퇴직자는 참조에서 제외되어 표시됩니다. 

17. 그 외 기능

17.1 관련문서

문서와 관련된 다른 문서를 추가하거나 연결하는 기능입니다. 

이 기능을 통해 문서 간의 연관성을 명확히 하고, 관련 정보를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

주요 내용

1. 관련문서 등록 기능 안내

문서를 기안할 때 관련 문서를 등록하면, 해당 관련 문서는 보안 설정이나 조회 권한과 관계없이 열람할 수 있습니다.

즉, 관련 문서로 지정된 경우에는 조회 권한이 없는 사용자라도 해당 문서를 확인할 수 있으니 참고해주시기 바랍니다.

2. 결재완료 문서만 사용 가능

   • 설정 가능한 문서: 관련문서로 등록할 수 있는 결재 완료된 문서만 가능합니다. 이는 문서가 공식적으로 승인되었음을 보장하고, 유효한 정보를 바탕으로 문서 간의 연결을 유지하기 위한 설정입니다.

17.2 미리보기

문서를 최종적으로 상신하기 전에 현재 작성된 내용을 미리 확인할 수 있는 기능입니다. 

문서의 형식, 내용, 레이아웃이 올바른지 확인하고 오류를 수정하는 데 도움을 줍니다.

17.3 인쇄 & PC 저장

완료된 결재 문서를 로컬 PC에 저장하거나 인쇄할 수 있는 기능을 제공합니다. 

문서의 보관, 공유, 및 후속 작업을 위해 중요한 역할을 하며, 완료문서에 대해 결재문서 상세 화면의 왼쪽 상단에 버튼으로 제공합니다.

주요 기능 및 설정

1. 문서 인쇄

   • 인쇄 버튼: 문서의 상세 화면에서 "인쇄" 버튼을 클릭하여 문서를 인쇄할 수 있습니다. 이 버튼은 문서의 왼쪽 상단에 위치해 있습니다.

   • 인쇄 설정: 인쇄를 진행하기 전에 인쇄 설정을 조정할 수 있습니다. 페이지 설정, 용지 크기, 인쇄 범위 등을 설정하여 문서를 원하는 형식으로 인쇄할 수 있습니다.

2. PC 저장

   • 저장 버튼: 결재 완료 문서의 상세 화면에서 "저장" 버튼을 클릭하여 문서를 PC에 저장할 수 있습니다. 저장 버튼은 문서의 왼쪽 상단에 위치해 있습니다.

   • 저장 형식: 문서를 HTML과 PDF 두 가지 형식으로 저장할 수 있습니다.

     • HTML 형식: 웹 브라우저에서 열 수 있는 형식으로, 문서의 원본 형식을 유지합니다.

     • PDF 형식: 문서의 포맷이 고정된 형식으로 저장됩니다.

3. 첨부된 구글 드라이브 파일 저장

   • 첨부파일 저장: 구글 드라이브와 연동된 서비스(KCUBE ON for Google Workspace)를 사용하는 경우, 첨부된 구글 드라이브 문서도 PDF 형식으로 저장할 수 있습니다.

4. 웹폰트 문제

   • 폰트 설치: 전자결재에서 지원하지 않는 폰트로 작성된 문서를 조회할 때는, PC에 해당 웹폰트를 설치하여 문서를 올바르게 표시할 수 있습니다. 

17.4 URL 복사

문서의 URL을 복사하여 다른 사용자에게 전달할 수 있으며, 링크를 받은 사용자는 권한이 있는 경우 해당 문서를 바로 열람할 수 있습니다.

17.6 겸직

시스템 관리자가 특정 사용자에게 여러 부서의 결재 권한을 부여하여, 해당 사용자가 복수의 부서에서 결재 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 기능입니다. 

이 기능을 통해 사용자는 다양한 부서의 결재 문서를 관리하고, 결재 업무를 보다 효율적으로 처리할 수 있습니다. 

주요 기능 및 설정

1. 겸직 설정

   • 시스템 관리자 설정: 시스템 관리자는 특정 사용자에게 여러 부서의 결재 권한을 부여하여, 사용자가 여러 부서의 결재 업무를 수행할 수 있도록 설정합니다.

2. 전자결재 앱에서의 사용

   • 겸직 부서 정보 표시: 사용자의 겸직 부서 정보가 좌측 상단 화면에 선택박스로 표시되며, 현재 속한 부서와 겸직 부서를 구분하여 결재 문서를 관리할 수 있습니다.