🎬 가이드 영상

전자결재 기능의 주요 설정 방법을 영상을 통해 쉽게 확인할 수 있습니다. 

전자결재 관리자 매뉴얼

다양한 전자결재 템플릿 양식을 제공하며, 기업별로 갖고 있는 각각의 결재 프로세스를 적용할 수 있어 효율적이고 신속한 업무가 가능합니다.

💡 LAST UPDATE: 2026.04.23

• 결재환경

1. 결재문서 수정

결재자가 결재 문서를 검토하는 과정에서 발견한 오류나 필요한 변경 사항을 바로 수정할 수 있도록 하는 기능입니다. 

이 기능을 통해 결재자는 문서가 최종 승인되기 전에 필요한 수정을 직접 수행하여 문서의 정확성과 완성도를 높일 수 있습니다. 

1. • ‘사용함’ 설정:

결재자는 미결함에서 문서를 검토할 때 직접 문서를 수정할 수 있습니다. 

수정된 내역이 있을 경우 ‘수정이력’ 버튼이 노출되며, 수정 버전별로 변경내역을 확인할 수 있습니다.

2. 결재선 수정

결재자가 결재 프로세스 중 결재선을 변경할 수 있는 권한을 부여하는 기능입니다. 

이 기능은 결재자가 문서를 검토하는 중에 결재자의 변경이 필요할 경우, 승인 전에 결재선을 직접 수정할 수 있도록 하여 결재의 유연성을 높이는 역할을 합니다

1. • ‘사용함’ 설정:

결재자는 미결함에서 결재 문서를 검토하면서 결재선을 직접 수정할 수 있습니다.

3. 결재문서 회수

기안자가 결재 프로세스 중 ‘진행중’ 상태의 결재 문서를 회수할 수 있도록 하는 기능입니다. 

이 기능은 결재가 완료되기 전에 문서의 오류 수정, 내용 변경, 혹은 결재 중단이 필요할 때 기안자가 직접 문서를 회수하여 수정할 수 있는 기회를 제공합니다. 

1. • ‘사용함’ 설정:

기안자가 문서를 기안한 후, 문서가 '진행중' 상태일 때 문서를 회수할 수 있습니다.

4. 결재문서 취소

결재자가 결재 프로세스에 참여하면서 결재 절차를 중단할 필요가 있을 때, 또는 결재 절차에 문제가 발생했을 때 결재 진행을 멈추고 결재를 취소할 수 있습니다. 

1. • 결재자가 기결함에서 ‘결재 진행중’ 상태인 문서의 결재를 취소할 수 있습니다.

5. 자동승인

사용자가 결재 문서를 상신할 때, 본인이 결재자로 지정된 경우 자동으로 자가승인이 이루어지는 설정입니다. 

이 기능은 결재 프로세스를 간소화하고 효율성을 높이기 위해 사용되며, 설정에 따라 결재자가 자신의 결재 문서를 빠르게 처리할 수 있도록 돕습니다. 

1. • ‘사용함’ 설정: 

사용자가 결재 문서를 작성하고 결재를 올릴 때, 결재자가 본인으로 지정된 경우 즉시 자가승인 처리가 됩니다.

1. • ‘사용안함’ 설정: 

사용자가 본인을 결재자로 설정하고 결재 문서를 상신하더라도 자동으로 자가승인되지 않고 미결 상태로 미결함에 남게 됩니다.

6. 참조 열람 시점

결재 문서의 참조자가 언제 해당 문서를 참조함에서 볼 수 있는지를 결정하는 중요한 기능입니다. 

이 설정은 결재 문서가 작성되고 결재 프로세스를 거치는 동안 참조자가 문서를 열람할 수 있는 시점을 조정하여, 정보의 접근 타이밍을 제어할 수 있도록 합니다. 

1. • ‘상신이후’ 설정: 

결재 문서를 작성자가 결재를 올리는 즉시 참조자가 해당 문서를 참조함에서 열람할 수 있게 됩니다.

1. • ‘완료 이후’ 설정: 

결재 문서가 결재선을 모두 통과하여 결재가 완료된 이후에 참조자가 해당 문서를 참조함에서 볼 수 있습니다.

1. • ‘기안자 선택’ 설정: 

기안자가 결재 작성 페이지에서 상신 이후 또는 완료 이후 중 하나를 직접 선택하여, 참조자의 문서 열람 시점을 설정할 수 있습니다.

7. 개인결재선 최대 인원

결재 문서 작성 시, 기안자를 포함하여 결재선에 추가할 수 있는 최대 인원수를 정하는 중요한 기능입니다. 

결재선에는 결재, 합의, 접수 등 다양한 결재 단계가 포함되며, 이 설정을 통해 결재 프로세스에 참여할 수 있는 인원의 한도를 관리할 수 있습니다. 

8. 병렬합의

합의는 결재문서의 최종 승인 권한을 행사하는 결재와는 달리, 관련 부서나 담당자가 문서 내용을 검토한 후 동의 여부를 표시하는 절차입니다.

사용함(병렬 합의): 동일한 결재 단계에 여러 합의자가 지정된 경우, 정해진 순서 없이 각 합의자가 동시에 문서를 검토하고 합의할 수 있습니다.

사용 안 함(순차 합의): 여러 합의자가 지정된 순서에 따라 차례대로 문서를 검토하고 합의합니다. 앞선 합의자가 처리를 완료한 후에만 다음 합의자가 문서를 확인할 수 있습니다.

9. 합의시 반려

합의자에게 반려 버튼 표시 여부와 반려 시 결재 프로세스 진행 방식을 세부적으로 설정할 수 있습니다. 

상황에 맞는 결재 흐름을 구성하여 문서 처리 효율성을 높일 수 있습니다. 

• 반려 시 결재 프로세스 동작 방식 설정

  • 반려 시 결재 중단: 합의자가 반려하면 해당 문서는 결재 프로세스 중단

  • 반려 시 결재 유지: 합의자가 반려하더라도 결재 프로세스는 다음 단계로 계속 진행

  • 반려 기능 사용 안 함: 합의자 화면에서 반려 버튼이 표시되지 않음
    
    

📝 사용 팁

• 중요 보고 문서: “반려 시 결재 중단”으로 설정해 즉시 재기안 가능

• 단순 참고용 합의: “반려 시 결재 유지”로 지정해 전체 프로세스 지연 없이 처리

• 의견 확인만 필요한 경우: “반려 기능 사용 안 함”으로 설정하여 합의자는 합의만 할 수 있게 운영

• 문서함

1. 문서함 메뉴

문서함은 결재가 완료된 문서를 일정한 기준에 따라 분류·보관하고, 권한이 있는 사용자가 필요한 문서를 조회할 수 있도록 제공하는 공간입니다. 

조직의 문서 관리 방식에 맞게 문서함 사용 범위를 설정할 수 있습니다. 

• 전체 사용

전사 모든 부서에서 문서함을 동일하게 사용할 수 있습니다.

• 부서별 사용

부서 단위로 문서함 접근이 제한됩니다.

• 사용 안 함

선택 시 문서함 메뉴가 사용자 화면에 표시되지 않으며 문서함 관련 기능을 사용할 수 없습니다.

2. 전사 문서함 사용 여부

전사 문서함은 조직 내에서 결재 완료된 모든 문서를 한눈에 확인할 수 있는 기능입니다.

단, 사용자가 해당 문서에 대한 권한(기안자, 결재자, 참조자, 공개 설정 등)이 없는 경우에는 목록에서 조회되지 않습니다.

관리자는 조직 운영 목적에 따라 사용함 / 사용 안 함 중 하나를 선택할 수 있습니다.

• 사용함

전사 문서함 메뉴가 활성화됩니다.

사용자는 본인이 권한을 가진 문서에 한해, 조직 내 결재 완료 문서를 목록에서 조회할 수 있습니다.

활용 예시: 결재 완료 문서를 부서 단위를 넘어 전체적으로 확인해야 하는 경우

• 사용 안 함

전사 문서함 메뉴가 비활성화되며 사용자 화면에서 표시되지 않습니다.

이 경우 결재 완료 문서는 부서 문서함에서만 확인할 수 있습니다.

활용 예시: 전사 단위 문서 열람이 필요하지 않고, 부서별로만 관리하면 되는 경우

3. 문서함 목록 보안

사용자가 문서함에서 볼 수 있는 문서 목록을 제한하는 기능입니다. 

문서함 목록 보안 설정은 ‘사용함’과 ‘사용 안함’ 두 가지 옵션이 있으며, 각 설정에 따라 사용자가 문서 목록을 확인할 수 있는 범위와 방식이 달라집니다. 

1. • ‘사용함’ 설정: 

사용자는 문서함에서 자신에게 권한이 있는 문서만 확인할 수 있습니다.

권한이 있는 문서란 사용자가 결재자, 합의자, 참조자 등으로 지정된 문서나, 사용자가 작성한 문서를 의미합니다. 

1. • ‘사용 안함’ 설정: 

사용자는 문서함의 모든 문서 목록을 확인할 수 있지만, 권한이 없는 문서는 조회할 수 없습니다.

4. 하위 부서 문서함 권한 (전사문서함)

결재 시스템에서 상위 부서 사용자가 하위 부서의 문서함을 조회할 수 있는 권한을 관리하는 기능입니다. 

상위 부서와 하위 부서 간의 문서 접근 권한을 조정하여, 필요한 정보의 접근을 원활하게 하거나 보안을 유지할 수 있습니다.

1. • ‘사용함’ 설정:

상위 부서의 사용자는 하위 부서의 문서함에 대한 조회 권한을 가지게 됩니다.

1. • ‘사용 안함’ 설정:

사용자는 자신이 속한 부서의 문서함에만 접근할 수 있습니다. 즉, 상위 부서 사용자는 하위 부서의 문서를 조회할 수 없습니다.

• 문서번호

문서번호 채번시점

결재 시스템에서 결재 문서의 문서번호를 언제 생성할지 결정하는 기능입니다. 

문서번호 채번 시점은 ‘상신 이후’와 ‘완료 이후’ 두 가지 옵션이 있으며, 이 설정에 따라 문서번호가 부여되는 시점이 달라집니다.

• • ‘상신 이후’ 설정: 

결재 문서를 상신(제출)한 직후 문서번호가 생성됩니다. 

즉, 문서가 결재 프로세스에 들어가자마자 문서번호가 부여되어, 결재가 진행 중인 동안에도 해당 문서를 특정할 수 있습니다.

• • ‘완료 이후’ 설정:

문서가 결재 승인된 후에만 문서번호가 생성됩니다. 

즉, 결재가 완료된 문서에 한해서만 문서번호가 부여되며, 승인되지 않은 문서는 문서번호를 가지지 않습니다.

• 휴가관리 앱 연동문서

1. 휴가관리 앱 연동

휴가 관리와 전자결재를 연결하여, 휴가 신청이 완료된 건을 자동으로 문서로 생성해주는 기능입니다.

1. • 연동설정 방법:
     1. [휴가관리> App Template Setting> 기능> 3. 휴가결재 완료 시 결재문서 저장]을 체크합니다.
     2. [휴가관리 앱 연동]을 [사용함]으로 설정합니다.

2. 휴가 양식 관리

휴가 양식이란 휴가 관리에서 휴가 신청, 변경, 취소 시 자동으로 생성되는 문서의 서식을 의미하며, 이 양식은 각 회사의 요구사항에 맞는 문서 형식으로 변경할 수 있습니다.

• 시행문/대외공문

1. 품의문 양식

품의문 양식은 회사 내에서 결재 및 승인 과정을 거쳐 최종 문서로 사용되는 문서 형식 중 하나로, 주로 내부 결재를 거쳐 외부로 발송할 시행문이나 대외 공문으로 변환할 수 있는 양식입니다.

• 품의문 양식 추가 방법:

추가적인 품의문 양식을 사용하고자 할 때, 양식 ID를 추가해야 합니다.

새로운 품의문 양식을 추가할 경우, 여러 양식을 한 번에 추가할 때 양식 ID들을 세미콜론(;)으로 구분하여 입력합니다.

예: 양식ID1;양식ID2;양식ID3

2. 시행문 변환

사용함/사용 안 함 설정:

• 사용함으로 설정하면, 결재가 완료된 품의문 조회 시 ‘시행문 변환’ 버튼이 표시됩니다. 

이 버튼을 클릭하면 결재 완료된 문서가 즉시 시행문으로 변환되어, 외부 발송용으로 사용할 수 있습니다.

• 사용 안 함으로 설정하면, 결재 완료된 품의문 조회 시 ‘시행문 변환’ 버튼이 표시되지 않습니다. 

3. 시행문 양식

시행문 양식이란, 결재가 완료된 품의문을 외부로 발송할 수 있는 시행문 형태로 변환할 때 사용하는 문서 서식이며, [전자결재 > 시행문 변환 > 변환대기] 메뉴에서 접수 시 사용되는 양식입니다. 이 양식은 각 회사의 요구사항에 맞는 문서 형식으로 변경할 수 있습니다. (시행문 양식에는 결재선 항목이 포함되지 않아야 합니다.)

4. 대외공문 발송/접수

사용함/사용 안 함 설정:

• 사용함으로 설정하면, 결재가 완료된 품의문 조회 시 ‘대외공문 발송’ 버튼이 표시됩니다. 

이 버튼을 클릭하면 결재 완료된 문서가 즉시 대외공문으로 변환되어, 내부 발송용으로 사용할 수 있습니다.

• 사용 안 함으로 설정하면, 결재 완료된 품의문 조회 시 ‘대외공문 발송’ 버튼이 표시되지 않습니다. 

5. 대외공문 발송양식

대외공문발송 양식이란, 결재가 완료된 품의문을 내부로 발송할 수 있는 대외공문 형태로 변환할 때 사용하는 문서 서식이며, [전자결재 > 대외공문 발송 > 발송대기] 메뉴에서 발송 시 사용되는 양식입니다. 이 양식은 각 회사의 요구사항에 맞는 문서 형식으로 변경할 수 있습니다. (대외공문 양식에는 결재선 항목이 포함되지 않아야 합니다.)

6. 대외공문 접수양식

대외공문접수 양식이란, 외부에서 받은 대외공문을 내부로 발송할 수 있는 문서 서식이며, [전자결재 > 대외공문 접수 > 접수등록] 메뉴에서 발송 시 사용되는 양식입니다. 이 양식은 각 회사의 요구사항에 맞는 문서 형식으로 변경할 수 있습니다. (대외공문 양식에는 결재선 항목이 포함되지 않아야 합니다.)

• 알림

1. 결재 지연 알림

결재 지연 알림 기능은 결재자가 일정 기간 동안 결재를 처리하지 않은 경우, 해당 결재자(및 대결자)에게 자동으로 알림을 발송하여 결재 지연을 예방하기 위한 기능입니다.

• 지연 기준 일수(최대 7일) 설정 가능

• 결재자별 문서 도착일 기준으로 지연 여부를 판단

• 대결 지정 시 원결재자·대결자 모두 발송

• 알림 발송 시간: 매일 9시

• 일정 연동 앱

일정 연동 앱

일정 연동 기능을 사용하면 일정 등록이 필요한 문서 (예: 출장, 프로젝트 일정, 이벤트/행사 계획 등)가 승인될 때, 선택한 일정 관리 앱 또는 Google 캘린더에 자동으로 등록됩니다.

일정 연동 앱을 선택하면, 양식 편집기 내 일정 연동 설정을 통해 승인 시 해당 앱에 일정이 자동 등록되도록 설정할 수 있습니다.

• '선택' 버튼을 클릭하면 연동할 수 있는 앱 목록이 표시됩니다.

• '+' 버튼을 클릭하여 앱을 추가한 후 '저장' 버튼을 클릭하면 일정 연동 앱 등록이 완료됩니다.

※ 일정 연동 앱을 등록하지 않으면, 양식 편집기 내 '일정 연동 설정'에 앱 설정 항목이 표시되지 않습니다.

1. 결재선 설정 TAB

결재선 헤더 항목:

• 결재자가 어떤 직위나 직책을 가지고 있는지 결재선에 표시할 수 있습니다.

예를 들어, 결재자의 직책(부장, 팀장 등)을 결재란에 명시하여, 문서상에서 결재자의 역할과 위치를 분명히 할 수 있습니다.

결재선 헤더 표시 여부:

• 필요에 따라 결재선 헤더(직위/직책이 표시되는 부분)를 표시하거나 숨기도록 선택할 수 있습니다. 이는 결재자의 직위 표시가 필요한 문서와 그렇지 않은 문서를 구분하여 설정할 수 있는 유용한 기능입니다.

헤더 표시 행수:

• 결재선 헤더에서 직책 또는 직위가 길 경우 잘리지 않도록 여러 줄로 개행하여 표기할지 선택할 수 있습니다. 필요에 따라 고정된 행 수를지정하거나 '제한 없음' 옵션을 선택하여 자동으로 조정되도록 설정할 수 있습니다.

결재선 일자 표시:

• 결재선을 설정할 때, 결재 일자가 표시되도록 할지 여부를 선택할 수 있습니다. 

기안자 중복 표시:

• 중복 시 생략으로 설정할 경우 기안자와 최초 결재자가 동일인일 경우 담당자란은 비워지고, 결재자란에만 이름과 서명이 표시됩니다.

결재선 서명 표시:

• 결재선에서 서명을 표시할 때, 여러 가지 방식으로 설정이 가능합니다. 서명은 "이름+이미지" 형태로 결재자의 이름과 서명 이미지를 함께 표시하거나, 텍스트로만 혹은 이미지 서명으로만 표시할 수 있습니다. 

이름 표시 행수:

• 결재자의 이름이 결재선 내에서 몇 행에 걸쳐 표시될지를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 결재선의 크기를 효율적으로 관리할 수 있으며, 긴 이름이 표시될 경우 결재란의 크기를 유동적으로 조절할 수 있습니다. 

또한, '제한 없음' 옵션을 선택하면 이름 길이에 따라 자동으로 조정됩니다.

결재인방 너비/높이:

• 결재선 내에 결재자의 서명이 들어가는 박스(결재인방)의 크기를 설정할 수 있습니다. 

이를 통해 문서의 결재란이 일정하게 보이도록 조정할 수 있으며, 결재란의 가독성과 디자인을 최적화할 수 있습니다.

서명이미지 넓이/높이:

• 결재자의 서명 이미지의 크기를 설정할 수 있습니다. 서명 이미지가 너무 크거나 작지 않게 적절한 크기로 조정하여, 결재란이 깔끔하고 보기 좋게 관리될 수 있습니다.

결재인방 테두리 색상:

• 결재선 인방(결재자·합의자 정보가 표시되는 영역)의 테두리 색상을 조직 표준에 맞게 일괄 지정할 수 있습니다. 

• 브랜드 컬러 적용, 중요 양식 강조, 가독성 향상에 유용합니다.

관리자가 반려한 문서는 상세 결재정보를 표시하지 않습니다. 

5. 문서함 분류 관리

5.1 개요

문서함 분류 관리는 결재 문서를 보관하는 문서함을 체계적으로 분류하고 관리할 수 있는 기능입니다.

이 기능은 문서 분류의 추가, 수정, 삭제, 이동과 같은 작업을 지원하여, 결재 문서의 보관 및 관리 체계를 사용자 맞춤형으로 설정할 수 있게 해줍니다.

문서함 분류 추가, 수정, 삭제, 이동:

• 사용자는 결재 문서를 보관하는 문서함의 분류를 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 회사 내 다양한 결재 문서들을 업무별, 부서별, 혹은 프로젝트별로 분류할 수 있습니다. 

• 수정 기능을 통해 기존 분류의 이름을 변경하거나, 해당 분류와 관련된 세부 설정을 수정할 수 있습니다. 수정할 수 있는 주요 항목 중 하나는 문서의 보존연한입니다. 각 분류에 따라 문서의 보존 기간을 설정하여, 해당 문서가 언제까지 보관되어야 하는지를 관리할 수 있습니다.

• 분류가 더 이상 필요하지 않을 경우, 해당 분류를 삭제할 수 있습니다. 단, 분류에 포함된 문서들이 있을 경우, 먼저 다른 분류로 이동시키거나 적절히 처리해야 합니다.

분류 이름 및 보존연한 설정:

• 분류를 수정할 때, 사용자는 해당 분류의 이름을 바꾸거나 그 분류에 포함된 문서들의 보존연한을 설정할 수 있습니다. 보존연한은 해당 문서가 얼마나 오랫동안 보관될지에 대한 설정으로, 조직 정책에 맞춰 설정됩니다.

• 문서함 분류에 설정된 보존연한은 그 분류에 속한 문서의 기본 보존 기간으로 사용됩니다. 예를 들어, 사용자가 특정 분류를 선택하여 결재 문서를 작성할 경우, 그 분류에 미리 설정된 보존 기간이 기본값으로 표시됩니다.

보존연한 적용 방식:

• 문서함 분류에 설정된 보존연한 기본값은 사용자가 결재 문서를 작성하거나 분류를 변경할 때 참고용으로만 표시됩니다. 즉, 분류의 기본 보존연한은 단순히 안내용이며, 최종적으로 문서에 적용되는 보존연한은 사용자가 직접 설정한 값이나 해당 문서에 지정된 보존연한 값이 우선 적용됩니다.

문서 이관:

• 사용자는 문서함에 저장된 문서를 다른 부서 또는 분류로 이관할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 부서에서 처리한 결재 문서를 다른 부서로 이관하여 관리하거나, 업무 성격에 맞는 새로운 분류로 이동시킬 수 있습니다.

상세 검색을 통해 결재 문서를 '조회한 경우', [전체 이관] 버튼을 클릭하면 '조회한 문서만 이관'됩니다. '조회하지 않은 상태'에서 [전체 이관] 버튼을 클릭하면 '모든 문서가 이관'됩니다. 

8. 양식관리

8.1 개요

양식관리는 사용자들이 결재 문서를 작성할 때 사용할 수 있는 다양한 양식을 관리하는 기능입니다. 

사용 양식과 미사용 양식 탭을 통해 활성화된 양식과 사용하지 않는 양식을 명확히 구분할 수 있어, 결재 문서를 위한 양식을 더운 체계적으로 관리할 수 있습니다. 기본 제공 템플릿을 다운로드하거나, 직접 제작한 양식을 사용자 필요에 맞게 수정하여 활용할 수 있습니다.

1) PC 웹과 Mobile 앱에서 사용 가능한 양식과 PC 웹에서만 사용 가능한 양식을 구분하여 생성할 수 있습니다.

[신규(PC+ Mobile)]을 클릭하여 생성한 경우 목록 양식명 우측에 모바일 아이콘으로 표시되어 구분할 수 있습니다.

2) 양식을 선택한 후 버튼을 클릭하여 등록된 양식을 삭제, 복사하거나 결재 양식함 분류 위치를 이동시킬 수 있습니다.

양식을 복사할 경우 즉시 목록 최상단에 [양식명_COPY] 양식이 추가됩니다.

3) 양식을 선택한 후 상/하 버튼을 클릭하여 양식 목록의 순서를 변경할 수 있습니다.  

4) 양식별로 양식에 대한 설명이 표시됩니다. 설명 부분에 마우스 커서를 올려 내용을 모두 확인할 수 있습니다. 

5) 양식의 대표 언어를 표시합니다.

사용자가 양식으로 문서를 작성할 때 대표 언어 설정에 따라 다국어가 지원되는 부분은 번역되어 표시되며, 결재문서를 저장할 경우에는 대표 언어로 저장됩니다.

6) 양식의 현재 버전을 표시합니다. 양식명을 클릭하여 열리는 편집기에서 제목 우측에 이전 버전의 내용을 확인할 수 있습니다. 

7) 양식의 결재 유형을 표시합니다. 

결재 유형은 내부결재, 연결결재, 발수신결재 총 3가지로 표시됩니다. 

8.2 양식생성

양식을 추가할 분류를 선택한 후, ‘신규(PC+Mobile), 신규(PC)’ 버튼을 클릭하여 양식을 생성할 수 있습니다.

1) 생성된 다른 양식을 양식 작성기로 불러올 수 있습니다. 

2) 신규 양식을 만들 수 있습니다. 

3) 양식 생성 시 활용할 수 있는 다양한 컴포넌트 라이브러리를 제공합니다. 

4) 컴포넌트 라이브러리에서 필요한 컴포넌트를 추가하여 양식을 편집합니다. 에디터 모드로 작성한 후 html로 양식 컴포넌트의 속성을 수정할 수 있습니다. 

5) 추가한 컴포넌트의 속성을 설정할 수 있습니다. 컴포넌트에 따라 설정할 수 있는 속성 항목이 상이합니다.

6) 현재 표시하고 있는 양식의 수정 내역을 버전 별로 확인할 수 있습니다. 

7) 현재 표시하고 있는 양식을 복사할 수 있습니다. 복사 버튼을 누르는 즉시 복사버전의 새로운 양식 화면으로 전환됩니다. 

8) 현재 표시하고 있는 양식을 미리보기를 하여 기안작성 시, 결재 상신 시 각각 경우별로 볼 수 있습니다.

    삭제: 현재 표시하고 있는 양식을 삭제할 수 있습니다. 양식 버전이 여러 개일 경우 버전별로 삭제가 됩니다. 

※참고해 주세요!

• 신규(PC+Mobile)을 클릭하여 양식을 생성한 경우 기안(Mobile) 탭이 노출됩니다.

• 해당 탭에서는 모바일 결재 작성 화면에서 정보 입력이 필요한 컴포넌트만 표시되며, 컴포넌트를 Drag & Drop하여 모바일 상신 적용 화면을 즉시 확인할 수 있습니다.

• 컴포넌트 항목명은 [양식편집> 컴포넌트 속성 설정> 모바일항목명]에서 변경할 수 있습니다.

9) 현재 표시하고 있는 양식을 저장할 수 있으며, 설정을 변경한 후 저장을 누르지 않으면 변경 사항은 반영되지 않습니다. 

저장 시 양식의 버전을 유지/올림 옵션으로 선택하여 저장할 수 있으며, ‘버전 유지’로 저장할 경우 기존의 동일한 버전을 덮어쓰며, ’버전 올림’으로 저장할 경우 변경 전 내용과 새로운 버전이 각각 저장됩니다. 

양식에 새로운 버전이 있는 경우, 사용자가 기존 문서를 임시저장하거나, 복사하거나, 재기안하더라도 '최신 버전의 양식'으로 문서를 작성하게 됩니다.

💡'버전 유지'를 선택했다는 것은 다음을 의미합니다:

양식에 큰 변경이 없으며 기존 양식과 호환되기 때문에, 기존 양식으로 계속 문서를 작성하거나 제출해도 무방하다는 뜻입니다.

• 기존 양식을 사용해 계속 문서를 작성, 제출, 복사해도 문제 없습니다.

• 시스템 또는 관리자가 새 버전 양식으로 강제 전환하지 않은 상태입니다.

• 사용자가 작성 중이던 문서나 임시저장/복사본도 그대로 사용 가능합니다.

'기존 문서를 그대로 이어서 쓸 수 있도록 허용' 하는 것이 '버전 유지'의 핵심 취지입니다.

[컴포넌트 라이브러리] 

<문서 항목>

결재 타입은 조직 내에서 결재 문서의 진행 방식과 역할을 정의한 여러 유형으로, 각각의 프로세스에 따라 결재가 이루어집니다. 아래는 주요 결재 타입의 상세 설명입니다.

1. 결재:

   • 가장 기본적인 결재 유형으로, 기안자가 작성한 문서를 결재자들이 승인하거나 반려할 수 있습니다. 결재자는 문서를 검토한 후 승인하거나, 문제가 있으면 반려하여 문서 처리를 완료합니다.

2. 접수:

   • 이 결재 유형은 [결재 > 접수 > 결재]의 프로세스로 진행됩니다. 먼저 결재자로 지정된 인원이 결재를 모두 완료한 후, 문서는 접수자에게 전달됩니다. 접수자는 문서를 다시 검토하고 결재라인을 설정하여 추가 결재를 요청할 수 있습니다. 즉, 문서가 결재자와 접수자를 거쳐 최종 결재가 이루어지는 방식입니다.

3. 감사:

   • 감사는 기안 문서에 대해 검토와 평가를 수행하는 결재 유형입니다. 문서의 적합성과 정확성을 감사자가 검토할 수 있지만, 문서를 반려할 권한은 없습니다. 감사 과정에서 결재 정보는 문서에 기록되어 투명하게 공개되며, 감사자는 문서 내용에 대해 승인 또는 의견을 남길 수 있습니다.

1. 문서제목: 제목 컴포넌트를 양식에 추가할 경우 문서 작성 시 필수 정보로 체크되며 문서의 제목으로 표시됩니다. 제목에 표시될 글자의 길이를 제한할 수 있으며, 글자의 크기, 굵기 여부, 기본 표시 내용을 설정할 수 있으며, 입력란에 제목 작성에 도움이 되는 힌트를 표시할 수 있습니다. 제목 컴포넌트가 없는 양식은 양식명이 제목으로 표시됩니다.

2. 문서번호: 기안 작성시에는 빈칸으로 표시되며 문서번호 포맷에 따라 채번된 문서번호를 표시합니다.

3. 문서공개: 문서 공개여부를 설정하는 컴포넌트입니다. ‘양식 설정’에서 설정한 문서보안 값이 기본으로 표시됩니다. (2025년 5월 28일 기준으로, 기존 ‘보안등급’ 컴포넌트는 ‘문서공개’로 명칭이 변경되었으며, 기존 양식에서 해당 컴포넌트를 사용 중인 경우, 삭제 후 본 컴포넌트로 교체해 주세요.)

4. 보안등급: 문서 열람 권한을 설정하는 컴포넌트로, ‘양식 설정’에서 지정한 보안등급이 기본값으로 표시됩니다. (2025년 5월 28일자로 새롭게 추가된 컴포넌트로, 기존에 사용되던 ‘보안등급’ 컴포넌트와는 기능이 다릅니다. 이 컴포넌트를 사용하려면, 기존 보안등급 컴포넌트를 삭제한 후 본 컴포넌트를 새로 추가해 주세요.)

5. 문서보존연한: 문서의 보존 기한을 설정하는 컴포넌트입니다. ‘양식 설정’에서 설정한 문서보존연한이 기본으로 표시됩니다.

6. 문서함분류: 문서의 분류를 설정하는 컴포넌트입니다. ‘양식 설정’에서 설정한 기본분류가 기본으로 표시됩니다.

7. 결재/합의/접수/감사선(고정): 결재 문서에 상시 노출되는 결재 박스 컴포넌트입니다. 문서 작성 시, 설정하는 결재자 수와 무관하게 양식에 설정된 결재 인방 수대로 결재선 박스가 표시됩니다.

8. 결재/합의/접수/감사선(가변): 결재 문서에 해당 결재유형의 결재가 있을 경우에 노출되는 결재 박스 컴포넌트입니다. 또한 문서 작성 시, 설정하는 결재자 수에 따라 결재 인방 수가 다르게 표시됩니다.

기본적으로 결재선의 경우 인방이 좌측 정렬 방식으로 등록된 결재자가 좌측에서부터 차례대로 표시되지만, 결재선 표시 방식을 업무 환경에 맞게 인방이 우측 정렬되도록 설정할 수 있습니다.

8. 참조자: 양식에 참조자를 설정할 수 있게 하는 컴포넌트입니다. 양식에 고정 참조자를 설정하고자 할 경우, 컴포넌트를 넣고 ‘양식 설정’에서      참조자를 부서 또는 사용자를 추가하면 됩니다.

<기안자 & 회사 항목>

1. 기안자명: 기안 작성 시 작성자의 이름이 표시됩니다. 

2. 기안자사번: 기안 작성 시 작성자의 사번이 표시됩니다. 

3. 기안자부서명: 기안 작성 시 작성자의 최하위 부서명이 표시됩니다. 

4. 기안자직위/직책: 기안 작성 시 작성자의 직위/직책이 표시됩니다. 

5. 기안자서명: 기안 작성 시 작성자의 서명 이미지가 표시됩니다.

서명이미지는 [개인 환경설정 > 결재정보 설정 > 결재서명] 메뉴에서 설정할 수 있습니다.

6. 기안자이메일: 기안 작성 시 작성자의 이메일 주소가 표시됩니다.

7. 회사명: 기안 작성 시 해당 영역에 테넌트명이 표시됩니다. 

회사명 길이를 고려하여 길이, 폰트크기, 굵기 여부를 설정할 수 있습니다. 

8. 회사 로고/인장: 기안 작성 시 해당 영역에 [설정> 이미지 관리]에 등록한 회사 로고/인장 이미지가 표시됩니다. 각각의 이미지 크기를 고려하여 컴포넌트의 너비*높이를 설정할 수 있습니다. 

<날짜 & 연동 항목> 

1. 작성년도/작성월/작성일/작성시간: 기안 작성 시 기안을 작성한 년/월/일/시간이 각각 표시됩니다.

2. 달력선택: 기안 작성 시 작성자가 달력에서 원하는 날짜를 선택할 수 있습니다. (일정 연동 설정 시 추가 필수)

3. 시간선택: 기안 작성 시, 원하는 시간대를 12시간제로 입력할 수 있습니다. 

4. 데이터연동/연동양식/Text view: 기안작성 시 타 시스템에 등록된 데이터 정보나 연동양식, 텍스트 정보를 양식에 표시하도록 설정할 수 있습니다. 이와 같은 연동 컴포넌트는 사전에 개발자가 커스텀 개발을 한 후에 사용이 가능합니다.

<편집 항목> 

1. 텍스트: 기안 작성 시 작성자가 텍스트를 입력할 수 있습니다. 최대 글자수, 데이터 형식(글자, 숫자, 이메일, 아이피, 모두)을 지정할 수 있습니다. 텍스트 영역에 표시할 기본 문구 또는 힌트 메시지를 입력할 수 있으며 입력 필수 여부를 설정할 수 있습니다. 텍스트 컴포넌트는 줄바꿈 처리가 되지 않으므로, 예상되는 입력 글자수가 많을 경우 ‘텍스트 필드’ 컴포넌트를 사용하면 됩니다.

[컴포넌트 정렬 방법] 컴포넌트를 클릭 후 컴포넌트 속성> Style 입력란에 원하는 정렬방식으로 아래의 속성값을 입력 후 저장합니다.

• 왼쪽 정렬: text-align:left

• 오른쪽 정렬: text-align:right

• 가운데 정렬: text-align:center

2. 텍스트필드: 기안 작성 시 작성자가 텍스트 단락을 입력할 수 있습니다.

3. 셀렉트박스/체크박스/라디오버튼: 기안 작성 시 작성자가 제공된 옵션 중 선택을 할 수 있게 하는 컴포넌트입니다. 컴포넌트 추가 후 옵션값 속성에서 ‘추가’버튼을 눌러 옵션을 등록할 수 있으며, 옵션 선택의 필수 여부를 설정할 수 있습니다. 표시할 옵션을 고려하여 컴포넌트의 너비를 설정하면 됩니다.

4. 웹에디터: 기안 작성 시 작성자가 에디터를 활용하여 내용을 입력할 수 있도록 해주는 컴포넌트입니다. 에디터에 기본으로 표시해야 할 내용이 있다면 ‘기본문구’ 속성에서 ‘등록’ 버튼을 눌러 내용을 작성할 수 있습니다.

5. 이미지: 양식에 이미지를 포함하고자 할 경우 사용할 수 있는 컴포넌트입니다. 추가할 이미지 크기를 고려하여 너비/높이를 지정할 수 있습니다.

6. Google 문서: 전자결재 문서를 기안할 때 Google Docs 문서를 새로 작성하거나, Google Drive에 저장된 기존 문서를 불러와 결재 문서에 추가할 수 있는 컴포넌트입니다. Google Docs에서 작성한 내용을 전자결재에 직접 활용할 수 있어 동일한 내용을 다시 작성하거나 복사하는 과정을 줄일 수 있습니다. 

7. 행추가버튼: 기안 작성 시 작성자가 제공된 표의 행을 추가/삭제할 수 있도록 해주는 컴포넌트입니다. 이 컴포넌트는 양식에서 제공하는 에디터 ‘표’를 활용하여 표를 생성한 경우 사용할 수 있으며, 컴포넌트가 배치된 행이 추가/삭제되며 행 추가 후 행추가버튼 부분에는 표시 방식에 따라 순번이나 기호가 표시됩니다.

표시 방식은 다음 중 하나로 설정할 수 있습니다.

• 숫자: 추가된 행에 1, 2, 3과 같이 순번을 표시합니다.

• -: 각 행 앞에 하이픈 기호를 표시합니다.

• ·: 각 행 앞에 점 기호를 표시합니다.

• 표시하지 않음: 별도의 번호나 기호 없이 행만 추가합니다.

<연산 항목> 

1. 더하기/빼기/곱하기/나누기: 연산 결과를 표시하는 컴포넌트입니다. 결과를 출력할 부분에 연산 컴포넌트를 배치하고 컴포넌트 속성의 ‘값’ 부분에 연산에 활용할 텍스트 컴포넌트의 FCODE를 선택하여 활용합니다. 기안 작성 시 텍스트 컴포넌트에 숫자를 입력하면 연산 컴포넌트에 계산 결과가 자동으로 산출됩니다. 값 속성에는 텍스트 컴포넌트 형식 속성을 ‘숫자’로 설정한 것만 표시됩니다.

2. 행추가합계: 텍스트 항목을 추가한 행에서 행추가 버튼을 사용하여 다중 행을 만들고 텍스트 항목에 숫자를 입력하면 행추가합계 항목에 합계가 표시됩니다. 필수로 텍스트 항목 속성 형식은 '숫자'로 설정해야 합니다.

Q. 연산 기능(더하기, 빼기 등)을 사용하고 싶어요. 어떻게 설정하나요?

연산 기능을 사용하려면 아래와 같은 순서로 설정해 주세요.

✅ 1단계: 연산에 사용할 텍스트 컴포넌트 추가

1. 텍스트 컴포넌트를 먼저 화면에 추가해 주세요.
   
   

2. 해당 컴포넌트를 선택한 뒤, 표시 형식을 '숫자'로 변경한 후 저장합니다.
   (연산 기능은 숫자 형식의 데이터에만 적용됩니다.)
   
   

✅ 2단계: 연산 컴포넌트 추가 및 설정

1. 연산에 필요한 컴포넌트(예: 더하기, 빼기, 곱하기, 나누기)를 선택해 화면에 추가합니다.
   
   

2. 연산 컴포넌트를 클릭하여 '값' 입력란에 연산하고자 하는 텍스트 컴포넌트의 Fcode를 선택합니다.
   
   

3. 설정을 완료한 후 저장 버튼을 클릭하면 연산 기능이 적용됩니다.
   
   

📌 예시:

• 금액1 + 금액2를 계산하고 싶다면,
  각각 텍스트 컴포넌트로 구성한 뒤, '연산 컴포넌트'에서 두 Fcode를 선택해주시면 됩니다.

8.2.2 기본정보/ 권한

양식의 이름 및 설명을 입력하고 양식을 이용할 수 있는 사용자를 지정할 수 있습니다. 권한을 지정하지 않을 경우 모든 사용자가 해당 양식을 사용할 수 있습니다.

8.2.3 양식 설정 

1. 양식 사용여부를 설정합니다. 사용으로 설정된 경우에만 사용자가 결재문서 작성 시 선택할 수 있는 양식 목록에 표시됩니다.
   
   

2. 양식 언어: 양식의 기본 언어를 설정합니다. 다국어 지원으로 작성시에는 다국어로 표시되지만 결재 문서는 설정된 양식언어로 저장됩니다.
   
   

3. 문서 레이아웃: 결재문서의 인쇄 유형을 설정합니다. A4사이즈 용지 기준으로 세로 방향/가로 방향 선택하여 설정할 수 있습니다.
   
   

4. 연동양식 사용여부: 연동 컴포넌트를 활용한 양식을 생성할 때 사용하는 옵션입니다. 연동 컴포넌트는 다른 시스템의 데이터나 양식을 커스텀 개발로 연결한 경우 사용할 수 있습니다.
   
   

5. 첨부파일 설정: 첨부파일 설정은 문서 작성 시 첨부파일의 사용 여부를 지정하는 기능입니다. 설정에 따라 다음과 같이 동작합니다.

필수: 첨부파일을 반드시 등록해야 문서를 상신할 수 있습니다.

선택: 첨부파일을 선택적으로 등록할 수 있으며, 첨부하지 않아도 문서 상신이 가능합니다.

사용 안 함: 해당 양식에서는 첨부파일 기능이 제공되지 않습니다.

6. 관련문서 사용여부: 관련문서 선택 기능을 표시하는 옵션입니다. ‘사용함’으로 선택하면, 결재 작성 시 관련문서를 추가할 수 있는 기능이 표시됩니다.
   
   

7. 기본분류: 작성한 문서가 저장될 분류를 사전에 설정할 수 있는 옵션입니다. 단, 양식에 문서함 분류 컴포넌트가 추가되어 있고, 문서 작성자가 분류를 변경하여 상신하면 변경된 분류로 저장됩니다.
   
   

8. 문서보존연한: 작성한 문서의 보존연한을 사전에 설정할 수 있는 옵션입니다. 단, 양식에 문서보존연한 컴포넌트가 추가되어 있고 문서 작성자가 옵션을 변경하여 상신하면 변경된 기간으로 문서보존연한이 저장됩니다.

9. 보안등급: 문서 열람 권한을 설정하는 옵션입니다. 관리자가 생성한 보안등급 중 하나를 선택할 수 있으며, 선택한 등급 이상 권한을 가진 사용자만 문서를 열람할 수 있습니다. 문서의 기본 보안등급은 사전에 설정할 수 있으며, 양식에 보안등급 컴포넌트가 포함된 경우, 작성자가 옵션을 변경해 상신하면 해당 값으로 보안등급이 저장됩니다.
   
   

10. 문서 공개 여부: 작성한 문서의 문서 공개 여부를 사전에 설정할 수 있는 옵션입니다. 단, 양식에 문서공개 컴포넌트가 추가되어 있고 문서 작성자가 옵션을 변경하여 상신하면 변경된 보안옵션으로 공개여부가 저장됩니다.
    
    

11. 문서채번 사용여부: 문서를 상신하거나 결재완료 되었을 때 문서번호를 표시할지 여부를 설정할 수 있는 옵션입니다. 

‘사용함’으로 할 경우 양식에 설정된 문서번호 포맷/길이에 따라 번호가 채번됩니다. 

‘사용 안함’으로 할 경우 문서번호가 채번되지 않습니다.

문서번호포맷: 년도, 월, 양식명, 부서명, 일련번호 변수를 조합하여 문서번호를 생성하실 수 있습니다.

"양식명" 및 "부서명" 변수뒤에 .언어코드를 추가하여 양식명과 부서명을 한국어 외 다른 언어로 표시할 수 있습니다.

예시: 국문, 영문, 중문, 일문 순 

부서명 ${dprt.ko}  / {dprt.en} / {dprt.zh} / {dprt.ja}

양식명 ${form.ko}  / {form.en} / {form.zh} / {form.ja})

12. 기본결재선 사용여부: 양식에 기본 결재선을 표시할지 여부를 설정할 수 있는 옵션입니다. 기본결재선 사용여부 옵션은 시스템에서 기본결재선 옵션을 ‘사용함’으로 설정한 경우에만 표시되는 옵션입니다.
    
    

13. 기본결재선 설정: 직책 또는 직접지정으로 설정할 수 있으며, 이 옵션은 사용자가 ‘개인 환경설정’에서 차상위 결재권자를 설정해야 사용할 수 있습니다.

• 직책: 문서 작성 시 설정한 최고 직책 이하까지 직책자가 자동으로 결재선에 표시됩니다.

• 직접지정: 상위 결재권자 또는 특정인으로 최대 20명까지 결재선을 지정할 수 있으나, 기안시에는 양식에 설정된 결재 유형과 결재 인방 수에 맞추어 표시됩니다.

예시)

- 직책 : 그룹장<연구소장<팀장<사업부장<대표이사

- 기본결재선 최고 직책 : 팀장

- A 사용자(그룹장) 차상위 결재권자 : B(연구소장)

- B 사용자(연구소장) 차상위 결재권자 : C(팀장)

- C 사용자(팀장) 차상위 결재권자 : D(사업부장)

A 사용자가 기안 시 생성되는 기본 결재선

B(연구소장)→ C(팀장)로 기본 생성됩니다.

14. 결재유형: 전자결재에서 사용되는 결재유형은 결재 진행 방식에 따라 구분됩니다. 각 유형의 특징은 다음과 같습니다:

1. 내부결재:

   • 조직 내부에서 이루어지는 결재 유형입니다.

   • 결재라인에 따라 단계별로 승인자가 서류를 검토하고 승인합니다.

   • 주로 보고서나 예산 승인 같은 내부 문서에 사용됩니다.

   • [내부결재] : 결재선 + (합의선)

   • 기본 참조자를 지정할 수 있으며, 설정에 따라 사용자가 기본으로 지정된 참조자를 삭제 못하도록 설정할 수 있습니다.

2. 연결결재:

   • 서로 다른 부서나 조직 간에 결재가 필요한 경우 사용하는 방식입니다.

   • 한 부서에서 결재를 시작하고, 다음 부서로 연결하여 결재가 진행됩니다.

   • 예를 들어, A 부서에서 시작한 결재가 B 부서로 넘어가며 계속 승인됩니다.

   • [연결결재] : 결재선 + (합의선) + 접수선

   • 기본 참조자 및 접수처를 지정할 수 있으며, 설정에 따라 사용자가 기본으로 지정된 참조자 및 접수처를 삭제 못하도록 설정할 수 있습니다.

3. 발수신결재:

   • 발수신결재는 문서를 작성한 직원(발신자)이 내부 직원을 수신자로 지정하여 문서를 결재 요청하는 방식입니다. 하지만 이 결재는 한 번으로 끝나지 않고, 수신자가 문서를 접수한 후 다시 한번 결재가 이루어지는 과정을 거칩니다. 

   • 발수신결재를 통해 생성된 문서는 서로 독립적인 두 개의 문서로 관리됩니다. 발신자가 보낸 원본 문서와, 수신자가 결재를 완료한 접수 문서는 각각 고유의 결재 기록과 결재 라인을 가지고 관리되므로, 문서가 두 개로 분리됩니다. 

   • [발수신결재] : 결재선 + (합의선) + 접수선

   • 기본 참조자 및 수신처를 지정할 수 있으며, 설정에 따라 사용자가 기본으로 지정된 참조자 및 수신처를 삭제 못하도록 설정할 수 있습니다.

   • 예시 :
     1. 프로젝트 승인: 새로운 프로젝트를 진행할 때도 발수신결재를 사용할 수 있습니다.

• 발신자: 기획팀에서 프로젝트 기획서를 작성하고, 이를 경영진에게 결재 요청합니다.

• 수신자: 경영진은 기획서를 접수한 후 다시 검토하고, 필요한 수정이나 변경 사항을 반영하여 결재를 진행합니다. 경영진의 결재로 최종 문서가 완성되며, 두 개의 결재 기록이 남습니다.

2. 계약서 검토 및 수정: 회사 간 계약을 체결하기 전, 계약서를 여러 부서에서 검토해야 할 때도 발수신결재를 활용할 수 있습니다.

• 발신자: 법무팀에서 초안을 작성하여 경영진에 결재를 요청합니다.

• 수신자: 경영진이 초안을 검토하고, 접수하여 다시 결재를 진행합니다. 이후 최종 계약서가 확정됩니다.

• 양식이 한 번이라도 결재가 완료된 경우에는, 해당 양식의 결재 유형을 수정할 수 없습니다.
  만약 다른 결재 유형으로 변경하려면, 새로운 양식을 새로 생성하거나 기존 양식을 복사하여 사용해 주시기 바랍니다.

15. 결재인방/ 서명이미지 너비 및 높이: 결재인방과 서명이미지의 너비 및 높이를 변경할 수 있습니다. 너비/ 높이 값 변경 시 저장 후 양식 편집 탭에서 결재선 항목을 새로 등록하여 저장 바랍니다.
    
    

16. 결재인방 테두리 색상: 결재선 인방(결재자·합의자 정보가 표시되는 영역)의 테두리 색상을 조직 표준에 맞게 양식별로 개별 지정할 수 있습니다. 

브랜드 컬러 적용, 중요 양식 강조, 가독성 향상에 유용합니다.

17. 양식 규정 사용여부: 양식에 사용 규정을 추가적으로 표시할 수 있습니다. ‘사용함’ 선택 시, 사용 규정에 표시할 내용을 입력하거나 참고할 첨부파일을 추가할 수 있습니다. 사용자가 양식 작성 시 ‘양식규정’ 버튼이 노출되어 팝업으로 정보를 확인할 수 있습니다.
    
    

8.2.6 AI 요약 설정

AI 요약 설정에서는 해당 결재 양식에 AI 요약 기능을 적용하고, 문서 내용을 분석할 때 사용할 프롬프트와 추가 조건을 설정할 수 있습니다.

문서가 상신되면 선택한 프롬프트를 기준으로 AI가 내용을 분석하여 결재자가 빠르게 확인할 수 있도록 핵심 내용을 요약합니다.

1. AI 요약 사용 여부

해당 결재 양식에서 AI 요약 기능을 사용할지 설정합니다.

• 사용함
  해당 양식으로 문서를 상신하면 AI 요약 기능이 적용됩니다.

• 미사용
  해당 양식에서는 AI 요약 기능이 적용되지 않습니다.

AI 요약 기능을 사용하려면 먼저 AI 요약 프롬프트 관리 메뉴에서 프롬프트를 생성해야 합니다.

2. 프롬프트 선택

해당 결재 양식에 적용할 AI 요약 프롬프트를 선택합니다.

드롭다운 버튼을 클릭하면 AI 요약 프롬프트 관리에서 생성한 프롬프트 목록이 표시됩니다. 선택한 프롬프트를 기준으로 문서 내용이 분석되고 요약됩니다.

양식에서 별도의 프롬프트를 선택한 경우에는 기본 프롬프트보다 해당 프롬프트가 우선 적용됩니다.

3. 기본 표시

선택한 프롬프트가 기본 프롬프트인 경우 기본 표시가 노출됩니다.

기본 프롬프트가 설정되어 있고 양식에서 별도의 프롬프트를 지정하지 않은 경우에는 기본 프롬프트가 자동으로 적용됩니다.

4. 기본 요약 방식

선택한 프롬프트에 등록된 요약 기준과 작성 규칙이 표시됩니다.

예를 들어 다음과 같은 기준을 확인할 수 있습니다.

• 문서의 상신 사유 및 요청 목적

• 비용, 금액, 기간, 대상, 수량 등 핵심 정보

• 결재 전 반드시 확인해야 하는 위험 요소

• 주요 결정사항 및 요청사항

• 문서 내용의 누락 여부

• 요약 결과의 구성과 작성 형식

해당 내용은 AI 요약 프롬프트 관리 메뉴에서 작성한 프롬프트를 기준으로 표시되며, 이 화면에서는 내용을 직접 수정할 수 없습니다.

프롬프트 내용을 변경하려면 결재양식 관리 > AI 요약 프롬프트 관리 메뉴에서 수정해야 합니다.

5. 추가 조건

선택한 프롬프트에 해당 양식만의 별도 요약 조건을 추가할 수 있습니다.

추가 조건은 기존 프롬프트를 변경하는 것이 아니라, 선택한 프롬프트의 요약 기준에 덧붙여 적용됩니다.

예시:

총금액과 공급업체명을 반드시 표시하고, 계약 기간과 지급 조건을 별도 항목으로 요약해 주세요.

또는

요청 사유, 예상 비용, 적용 일정 및 결재자가 확인해야 할 위험 요소를 중심으로 요약해 주세요.

추가 조건은 현재 설정 중인 양식에만 적용되며, 원본 프롬프트나 다른 결재 양식에는 영향을 주지 않습니다.

9. 결재 양식 템플릿

9.1 개요

시스템에서 기본적으로 제공하는 양식들로, 다양한 결재 상황에 맞게 미리 준비되어 있는 문서 형식입니다.

조직에서 사용할 결재 양식을 선택하여 [양식함에 저장]을 클릭한 후 저장합니다.

저장한 양식은 양식함에서 확인할 수 있으며, 회사의 필요에 따라 양식을 수정할 수 있습니다.

10. Google 문서 관리

10.1 개요

전자결재 문서 작성 시 Google 문서를 새로 작성하거나 Google Drive에 저장된 기존 문서를 불러와 결재 내용에 추가할 수 있습니다.

Google 문서에서 작성한 내용을 전자결재에 직접 활용할 수 있어 문서를 다시 작성하거나 복사하는 과정을 줄이고, Google Workspace와 전자결재를 더욱 유기적으로 사용할 수 있습니다.

11. AI 요약 프롬프트 관리

11.1 개요

AI 요약 프롬프트 관리는 전자결재 문서에서 AI 요약 기능을 사용하기 전에, AI가 문서를 어떤 기준과 형식으로 요약할지 프롬프트를 미리 생성하고 관리하는 메뉴입니다.

관리자는 업무 목적에 맞게 주요 결정사항, 요청사항, 비용 정보, 검토 항목 등 요약에 포함할 내용을 프롬프트로 작성할 수 있으며, 생성한 프롬프트를 각 결재 양식에 지정하여 사용할 수 있습니다.

서비스 이용 안내

AI 요약 기능은 별도의 유료 서비스로 제공됩니다.

이용을 원하시는 경우 영업팀 02-2194-2894로 연결한 후 1번을 선택하여 문의해 주세요.

서비스를 신청하고 사용 설정이 완료된 고객에게만 AI 요약 프롬프트 관리 메뉴가 표시되며, 서비스를 이용하지 않는 고객에게는 해당 메뉴가 노출되지 않습니다.

1. 프롬프트 검색

등록된 프롬프트를 검색할 수 있습니다.

• 검색 기준에서 프롬프트명 또는 프롬프트ID를 선택합니다.

• 검색어를 입력한 후 Enter 키를 누르면 조건에 맞는 프롬프트가 조회됩니다.

2. 프롬프트 생성

화면 오른쪽 상단의 + 프롬프트 생성 버튼을 클릭하여 새로운 AI 요약 프롬프트를 등록합니다.

생성 화면에서는 프롬프트명과 AI가 문서를 요약할 때 적용할 기준 및 지시사항을 작성할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 내용을 중심으로 요약하도록 설정할 수 있습니다.

• 문서의 주요 목적과 요청사항

• 최종 결정이 필요한 항목

• 비용 및 예산 정보

• 일정과 업무 담당자

• 검토가 필요한 위험 요소

• 결재자가 반드시 확인해야 하는 핵심 내용

3. 기본 프롬프트

프롬프트명 옆에 기본 표시가 있는 경우 기본 프롬프트로 지정된 항목입니다.

기본 프롬프트는 별도의 프롬프트가 지정되지 않은 양식에 공통으로 적용할 수 있습니다.

4. 사용 양식

해당 프롬프트가 현재 적용된 결재 양식의 수가 표시됩니다.

표시된 숫자를 클릭하면 해당 프롬프트를 사용 중인 결재 양식 목록을 조회할 수 있습니다. 

[백업신청] 클릭 시 기간과 양식, 대상을 선택하여 백업신청을 할 수 있으며 백업을 신청한 이후 상태가 완료 상태가 되면 신청자에게 메일 및 통합 알림이 전송됩니다. 

전자결재 문서 백업 신청 후 다운로드 가능 시점:

• 신청일 이후 다음날부터 다운로드 가능합니다.

• 예를 들어, 월요일에 백업 신청을 하면 화요일에 다운로드 가능합니다.

• 전자결재에서 지원하지 않는 폰트가 사용된 저장 문서를 조회 시 PC에 해당 웹폰트를 설치하여 조회하시기 바랍니다.

13.2 구글 드라이브 백업

KCUBE ON for Google Workspace 서비스를 이용하는 고객분들은, 매일 결재가 완료된 문서를 익일에 지정된 구글 드라이브 위치에 자동으로 저장할 수 있는 기능을 이용하실 수 있습니다. 이 기능을 통해 문서를 수동으로 관리할 필요 없이, 자동으로 보관되어 편리하고 안전한 문서 관리가 가능합니다. 

※ 참고해 주세요!

KCUBE ON for Google Workspace 서비스는 별도의 구독이 필요합니다.