Execução e acompanhamento de projetos (SAP)

As atualizações sobre o andamento do projeto são realizadas pelo pesquisador por meio de Relatório Parcial de Atualização por meio de preenchimento na ferramenta REDCap. A Diretoria de Pesquisa (Dipe) avalia os Relatórios Parciais de Atualização de forma anual.

A elaboração do relatório pode ser realizada através do link recebido anualmente no e-mail do Pesquisador Responsável ou solicitando através do Formulário de Solicitação de Serviços:

• O link pode ser solicitado por qualquer membro da equipe cadastrado no sistema AGHUse Pesquisa;

• Deve ser sempre utilizado o e-mail institucional (@hcpa.edu.br);

• Após solicitação pelo formulário, o link é gerado e enviado pela Dipe em até 24h úteis;

• O link do relatório pode ser preenchido por qualquer colaborador;

• O PDF gerado a partir do preenchimento pode ser baixado ao finalizar o preenchimento e também é automaticamente enviado ao Pesquisador Responsável. 

A Unidade de Ética e Processos em Pesquisa realiza a avaliação das informações contidas no relatório diretamente no REDCap.  Após análise do relatório, será emitido um parecer que indicará se há necessidade de alguma adequação das informações e documentos no sistema AGHUse Pesquisa. Após análise do relatório, a Diretoria de Pesquisa adicionará o relatório na aba Arquivos e o pesquisador responsável será informado por e-mail. 

Para orientações completas sobre o preenchimento consulte a página Relatórios.

Em caso de dúvidas, contatar a UEPP (dipe-eticaempesquisa@hcpa.edu.br).

Após a aprovação final da Dipe, e antes de iniciar a execução do projeto, deve ser agendada uma consultoria de iniciação para verificação da disponibilidade de todos os recursos necessários com a Unidade de Experimentação Animal (UEA), acessando os agendamentos na página de Serviços CPE - UEA ou pelo e-mail uea@hcpa.edu.br,.   

Nessa consultoria são verificadas se todas as condições de execução estão satisfeitas, como disponibilidade de todos os insumos (drogas, equipamentos, etc), disponibilidade de animais e conclusão dos treinamentos necessários. Após a checagem, a Unidade disponibiliza um formulário de pedidos da UEA, com as informações necessárias para que a compra dos animais seja encaminhada.

Conforme PLA-100, de 13/10/2020, o pesquisador responsável deverá ter vínculo com o HCPA, como contratado ou professor da UFRGS/HCPA.

Para alteração do pesquisador responsável é necessário incluir solicitação para troca de pesquisador responsável (ver Modelos de documentos - Animais), delegando a responsabilidade do projeto a outro pesquisador contendo assinatura de ambos.

A solicitação de Encerramento é avaliada pela Diretoria de Pesquisa (Dipe) e pela Comissão de Ética no Uso de Animais (CEUA).

Para realizar o encerramento de um projeto de pesquisa, é necessário enviar um Relatório Final por meio de preenchimento na ferramenta REDCap.

É possível realizar o encerramento de projetos com a situação "Aprovado" ou "Encerrado por prazo" no sistema AGHUse Pesquisa.

O envio do relatório pode ser realizado através do link recebido no e-mail do Pesquisador Responsável ou solicitando através do Formulário de Solicitação de Serviços:

• O link pode ser solicitado por qualquer membro da equipe cadastrado no sistema AGHUse Pesquisa;

• Deve ser sempre utilizado o e-mail institucional (@hcpa.edu.br);

• Após solicitação pelo formulário, o link é gerado e enviado pela Dipe em até 24h úteis;

• O link do relatório pode ser preenchido por qualquer colaborador;

• O PDF gerado a partir do preenchimento pode ser baixado ao finalizar o mesmo e também é automaticamente enviado ao Pesquisador Responsável;

• O relatório será avaliado pela CEUA, conforme calendário de reuniões (disponível em Informações sobre a CEUA), e, caso haja alguma necessidade de readequação, o pesquisador receberá o retorno por e-mail;

• Após aprovação da CEUA, a Unidade de Gestão em Pesquisa (UGP/Dipe) realiza a avaliação das informações financeiras contidas no relatório e, quando aprovado, o arquivo PDF é adicionado pela própria Dipe na aba Arquivos no sistema AGHUse Pesquisa e a situação (status) do projeto é alterada para Encerrado;

• O pesquisador responsável recebe o retorno sendo informado por e-mail. 

Para orientações completas sobre o preenchimento consulte a página Relatórios.

Em caso de dúvidas, contatar a CEUA (ceuasecretaria@hcpa.edu.br) ou a UGP (dipe-gestaopesquisa@hcpa.edu.br).

Após a aprovação do Projeto, surge a aba "Gerenciamento financeiro" no AGHUse Pesquisa, e a Unidade de Gestão em Pesquisa (UGP) passa a intermediar as demandas entre o pesquisador e o hospital. 

• Receitas: mostra o total de recursos aportados no projeto, por tipo de verba indicada no orçamento (Fipe, Pesquisador, CNPq, etc.);

• Despesas: recursos já utilizados no projeto, por categoria e nome do item;

• Recursos Provisionados: itens e respectivos valores e quantidades que ficam provisoriamente reservados para utilização (ex.: consultas e exames);

• Pendentes (RM, SC, SS): solicitações de compras realizadas e ainda não entregues;

• Contas Hospitalares/Faturas (Pendentes): despesas realizadas e ainda não pagas.

Cobrança e faturamento das despesas

• Diariamente (ver Despesas na aba Gerenciamento Financeiro);

• Uso da verba Fipe primeiramente, e depois das outras;

• Ressarcimentos de valores excedentes de RM/SC/SS e de taxas de publicação são cobrados através de faturas geradas pela UGP, acompanhadas de boletos bancários.

E-mail: dipe-gestaopesquisa@hcpa.edu.br

Para realizar a prorrogação de um projeto de pesquisa, é necessário enviar um Relatório Parcial de Prorrogação. 

É possível realizar a prorrogação de projetos com a situação "Aprovado" ou "Encerrado por prazo" no sistema AGHUse Pesquisa.

O envio do relatório pode ser realizado através do link recebido no e-mail do Pesquisador Responsável ou solicitando através do Formulário de Solicitação de Serviços:

• O link pode ser solicitado por qualquer membro da equipe cadastrado no sistema AGHUse Pesquisa;

• Deve ser sempre utilizado o e-mail institucional (@hcpa.edu.br);

• Após solicitação pelo formulário, o link é gerado e enviado pela Dipe em até 24h úteis;

• O link do relatório pode ser preenchido por qualquer colaborador;

• O PDF gerado a partir do preenchimento pode ser baixado ao finalizar o preenchimento e também é automaticamente enviado ao Pesquisador Responsável;

• A solicitação de Prorrogação é avaliada pela Unidade de Ética e Processos em Pesquisa (UEPP) e Unidade de Gestão em Pesquisa (UGP), vinculadas à Dipe, a partir das informações enviadas pelo formulário. Após análise, a Dipe atualizará diretamente o projeto no Sistema AGHUse Pesquisa, adicionando o relatório aprovado na aba Arquivos;

• O pesquisador responsável recebe o retorno sendo informado por e-mail. 

Conforme preconiza a Resolução Normativa nº55/2022 CONCEA, os relatórios deverão ser encaminhados para avaliação da CEUA, inserindo no sistema AGHUse Pesquisa os seguintes documentos:

• 1. 1. o documento gerado pelo REDCap;

     2. o documento de emenda (ver Modelos de documentos - Animais) devidamente preenchido;

     3. versões atualizadas do projeto e do formulário CEUA.

Para orientações completas sobre o preenchimento consulte a página Relatórios.

Em caso de dúvidas, contatar a UEPP (dipe-eticaempesquisa@hcpa.edu.br) ou a UGP (dipe-gestaopesquisa@hcpa.edu.br).

Após a aprovação do Projeto, surge a aba "Solicitações" no AGHUse Pesquisa, e a Unidade de Gestão em Pesquisa (UGP) passa a intermediar as demandas entre o pesquisador e o hospital. 

Consultas e exames não são solicitados nesta aba, quando o item for aprovado no orçamento, e o projeto receber a aprovação final da Dipe, uma grade de agendamento ambulatorial será gerada e as consultas poderão ser agendadas diretamente no CPC. A consulta será debitada do saldo disponível na reserva do projeto e vira uma despesa efetiva no fechamento da competência (relatório de fechamento do mês). Os exames poderão ser solicitados durante a consulta, condicionados a estarem no orçamento do projeto.

• Requisição de Materiais (RM): para todos os materiais de consumo estocáveis no HCPA que foram inseridos no orçamento do projeto. A solicitação é realizada pelo pesquisador, a UGP recebe essa solicitação e após análise aprova ou não. Após a aprovação é gerada a RM e o pesquisador recebe instruções para retirar o material no almoxarifado.

• Solicitação de Compra (SC): Para todos os materiais de consumo não estocáveis no HCPA (compra externa) que foram inseridos no orçamento do projeto. A solicitação é realizada pelo pesquisador, que inclui também os documentos obrigatórios descritos no sistema, a UGP recebe essa solicitação e após análise aprova ou não. Após a aprovação é gerada a SC e o pesquisador é avisado quando a compra chega para poder retirar o material no almoxarifado.

• Solicitação de Serviços (SS): Para todos os serviços não realizados no HCPA, que foram inseridos no orçamento do projeto (= serviços de terceiros). A solicitação é realizada pelo pesquisador, que inclui também os documentos obrigatórios, a UGP recebe essa solicitação e após análise aprova ou não. Após a aprovação é gerada a SS e encaminhada ao setor de compras do hospital. Neste, o comprador do HCPA realizará a abertura de um processo de compras (PAC), e após todos os trâmites internos ocorrerem, uma autorização de fornecimento (AF) é liberada e o fornecedor é notificado e autorizado a prestar o serviço. Neste momento, o fornecedor realizará contato com o pesquisador (ou vice-versa) para que o serviço pretendido possa ser realizado.

• Vouchers: São “tickets” para realização de alguns serviços nas áreas do hospital que ainda não estão cadastradas no sistema AGHUse Pesquisa, mas que devem estar incluídos no orçamento, e devem ser apresentados à área de apoio para execução do serviço. Exemplos: tubos extras de coleta (área CPC), internação (área Internação), lâminas de patologia (área UPL/CPE), etc.

Documentos associados:

Informações complementares para solicitação de serviço

Modelo - Termo de Referência (para solicitações de serviços não oferecidos pelo HCPA) 

Justificativa de escolha de material e marca

Justificativa de solicitação de serviço (para solicitações de serviços não oferecidos pelo HCPA)

Justificativa para importação de materiais

E-mail: dipe-gestaopesquisa@hcpa.edu.br

Os exames deverão ser solicitados no AGHUse. Verifique a orientação em Solicitação de exames para projetos de pesquisa.

Tanto os exames quanto os procedimentos podem ser solicitados após aprovação dos itens no orçamento do projeto.

E-mail: dipe-gestaopesquisa@hcpa.edu.br

A emenda deve ser enviada à CEUA quando o pesquisador deseja alterar um, ou mais de um, dos seguintes itens: objetivo específico (desde que este esteja de acordo com o objetivo principal do projeto), metodologia, tamanho amostral e cronograma (incluindo prorrogação de projeto). Para a devida avaliação das emendas, o pesquisador deverá submeter a emenda em arquivo único, contendo: 

• Modelo de Emenda CEUA (disponível em Modelos de documentos - Animais); 

• Projeto atualizado com alterações grifadas; 

• Cartas de validação da equipe em anexo (para projeto de pesquisa com manipulação de animais). 

Ainda, e se necessário a inclusão de novos animais, Formulário CEUA atualizado informando a espécie, o sexo e a idade.