La capitalisation

La capitalisation des connaissances

Activité de recueil et formalisation des connaissances d'une personne.

Principes

Le volume et la complexité de la connaissance d'une personne est difficile à évaluer a priori ce qui ne permet pas de préciser le nombre d'entretiens nécessaires pour capitaliser toute la connaissance d'un expert sur une activité ou un domaine de connaissance.

Le principe est d'itérer un cycle d'entretiens avec l'expert et de modélisations des connaissances. Ce cycle permet de construire au fur et à mesure la modélisation. L'expert raconte, illustre si besoin, et parfois va chercher des illustrations (documents, images, vidéos). Ces entretiens sont enregistrés pour permettre au "cogniticien" (ou la personne qui modélise ou formalise la connaissance) d'avoir une écoute active et ne pas perturber l'expert lorsqu'il raconte. La modélisation se fait à partir de la mémoire du cogniticien et la réécoute de l'enregistrement pour les détails. A l'entretien suivant, le cogniticien peut présenter la modélisation à l'expert pour à la fois valider et faire "repartir" l'expert dans son récit. Les entretiens sont non directifs, libres. La modélisation permet ensuite d'approfondi et détailler des sujets. Cette démarche donne les meilleurs résultats.

Le principe d'abord est de cadrer la demande avec les personnes intéressées par le livre de connaissances et l'expert pour délimiter le sujet, soit une activité, soit un domaine de connaissances.

Les étapes d'un projet de capitalisation

De façon générique, un projet de capitalisation peut se dérouler en 4 étapes.

1-Cadrage

La réunion de cadrage est le lancement du projet. Elle est organisée avec toutes les personnes concernées par le projet, et dans le cadre d’un transfert des connaissances, avec les futurs « utilisateurs » du livre de connaissances.

2-Capitalisation des connaissances

Cette étape permet de recueillir la connaissance de l’expert. C’est un cycle d’entretiens et de modélisations qui permettent de construire le livrable final, le livre de connaissances (LC).

Elle se termine par une étape finale de relecture complète du livrable avec l'expert.

3-Validation du Livre de Connaissances

La version du livre de connaissances peut être proposée à des relecteurs. Cela peut être un autre expert ou les futurs destinataires du LC. Ils pourront ainsi demander des précisions sur certains points, corriger.

4-Approbation et livraison du LC

Dernière réunion du projet, elle est nécessaire à la fois pour l’approbation du LC et pour une réflexion sur la suite à donner pour partager et "faire vivre" la connaissance formalisée.

Le livrable, le LC est livré et peut ensuite être mis à disposition d'autres acteurs de l'organisme.

Le livrable

Selon la demande précisée pendant la réunion de cadrage, le LC est un ou plusieurs fichiers de différents formats (Mind Mapping, PowerPoint...).

On considère que l'expert est l'auteur du livre de connaissances. Il porte donc la responsabilité du contenu.