ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIAS DE LA DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA, ASOFUNDE.
REGLAMENTO INTERNO DE ELECCIONES
INTRODUCCIÓN
La Junta Directiva de la ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE FUNCIONARIAS Y FUNCIONARIAS DE LA DEFENSORÍA DE LOS HABITANTES DE LA REPÚBLICA, ASOFUNDE, con fundamento en las facultades que le confiere la Ley de Asociaciones Solidaristas, Nº. 6970, en su artículo 49, establece el presente Reglamento Interno de Elecciones:
CAPÍTULO I
DE LAS DEFINICIONES Y LOS OBJETIVOS
ARTÍCULO 1°. - DE LAS CONCEPTUALIZACIONES:
a) Administración: Equipo administrativo de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE, encabezado por su Gerente o Administrador/a.
b) Asamblea General: es el órgano supremo de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE.
c) Asociación: Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE.
d) Persona Asociada: Miembro afiliado de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE.
e) Junta Directiva: La Junta Directiva es la encargada de dirigir y administrar la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE, estará integrada por siete miembros.
f) Kick-off: Es la primera reunión que se realiza con las personas que intervendrán en el proceso electoral. Esta reunión seguiría la definición de los elementos básicos para el proceso y otras actividades de planificación del mismo.
g) Ley: Ley de Asociaciones Solidaristas No. 6970.
h) Reglamento: Reglamento de Elecciones.
i) TEI: Tribunal Electoral Interno de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE.
ARTÍCULO 2º.- DE LOS OBJETIVOS DE LA ACTIVIDAD ELECTORAL.
a) Fomentar, divulgar y motivar a los miembros de la Asociación a participar como candidatos y candidatas a los puestos de elección de la Asociación;
b) Fomentar y motivar la participación de las personas asociadas para que elijan a sus representantes; y
c) Dotar a la Asociación de personas calificadas para ocupar los puestos de Junta Directiva y Fiscalía.
ARTÍCULO 3º.- DE LOS OBJETIVOS DEL REGLAMENTO.
a) Regular todo lo referente a la organización, desarrollo y seguimiento del proceso interno de elecciones a los puestos de la Junta Directiva y de la Fiscalía;
b) Cumplir, hasta donde la realidad lo permita, la Ley de Paridad; y
c) Garantizar un proceso electoral participativo y totalmente cristalino.
CAPÍTULO II
DE LA INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL TRIBUNAL ELECTORAL INTERNO
ARTÍCULO 4º.- DEL TRIBUNAL ELECTORAL INTERNO. El Tribunal Electoral Interno será nombrado por la Fiscalía de la Asociación, y juramentado por al menos uno de los Fiscales. Sus cargos podrán ser revocados por la misma Fiscalía, por cualquier causa que este órgano considere suficiente. Para los efectos de este Reglamento, el Tribunal Electoral Interno se denominará en adelante TEI.
ARTÍCULO 5º.- DE LA INTEGRACIÓN DEL TEI. El TEI estará integrado por cinco miembros, en los que se nombrará un Presidente, un Tesorero y un Secretario, quienes fungirán en sus cargos durante dos años y gozarán de plenas facultades para el buen desempeño de sus funciones. Además, los mismos podrán ser reelegidos en sus cargos.
ARTÍCULO 6º: DE LOS REQUISITOS PARA INTEGRAR EL TEI. Los integrantes del TEI deberán cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser miembro activo de la Asociación, en primera instancia. Sólo de manera excepcional, en caso de no contar con las personas asociadas dispuestos a conformar el TEI, lo podrían conformar colaboradores de la Asociación; y
b) Contar con todos los atributos morales y jurídicos para ejercer el cargo, los cuales pueden ser corroborados a través de las bases de datos a las que la Asociación tiene acceso para efectos de estudios crediticios.
ARTÍCULO 7º.- DE LA IMPOSIBILIDAD PARA INTEGRAR EL TEI: No podrán formar parte del TEI:
a) Los miembros de la Junta Directiva, salvo que ninguna de las personas asociadas desee conformarlo;
b) Las personas asociadas que se encuentren con problemas fiduciarios, hipotecarios y/o administrativos con la Asociación antes o durante el ejercicio de su nombramiento como miembro del Tribunal; y
c) Las personas asociadas que sean postulados para ocupar un cargo en la Junta Directiva o Fiscalía.
ARTÍCULO 8º.- DE LA EXCLUSIVIDAD DE RESPONSABILIDAD: El TEI será el único responsable del proceso electoral; salvo en los casos en que la Asamblea deba ratificar el proceso llevado a cabo. Sin embargo, la Fiscalía podrá solicitar informes sobre sus actuaciones y sobre los procesos.
ARTÍCULO 9º.- DE LAS FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL TEI. Las funciones de los miembros del TEI, son las siguientes:
a) FUNCIONES DEL PRESIDENTE:
i. Convocar a las sesiones del TEI y presidir las;
ii. Confeccionar junto con el Secretario el orden del día de las sesiones del TEI;
iii. Presentar los informes necesarios a la Fiscalía;
iv. Ser el vocero del TEI, por ende, realizar la declaratoria del resultado de las elecciones;
v. El Presidente tendrá doble voto en caso de empate; y
vi. Presentar un informe final sobre el proceso electoral, en un plazo no mayor de quince días del término de éste a la fiscalía.
b) FUNCIONES DEL SECRETARIO:
i. Levantar las actas de las reuniones que celebre el TEI;
ii. Confeccionar junto con el Presidente el orden del día de las sesiones del TEI;
iii. Llevar el control del Padrón Electoral;
iv. Atender la correspondencia; y
v. Evacuar consultas con respecto al Padrón Electoral.
c) FUNCIONES DEL TESORERO:
i. Administrar el presupuesto y cualquier otro recurso que se asigne al TEI;
ii. Evacuar consultas sobre el manejo del presupuesto del TEI, en caso de existir; y
iii. Presentar un informe final sobre la liquidación del fondo, al terminarse el proceso electoral, en un plazo no mayor de quince días.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DEL TEI
ARTÍCULO 10.- DE LAS REUNIONES Y EL QUÓRUM DEL TEI. El TEI deberá reunirse por lo menos una vez al mes, o según la periodicidad requerida a la fecha de la elección, a partir del 1ero de noviembre de cada año. Podrán reunirse siempre que estén presentes como mínimo cuatro de sus miembros y sus resoluciones serán válidas por mayoría de los presentes.
ARTÍCULO 11.- DE LAS COMUNICACIONES. Toda comunicación que emita el TEI de manera particular o'colectiva deberá ser por escrito o en forma electrónica mediante circulares, memorandos numerados, correo institucional, boletines numerados y/o presentaciones en Power Point o bien reuniones tipo Kick-off de acuerdo a las necesidades que se presenten, valoradas por el TEI.
ARTÍCULO 12.- DE LAS ACTAS. Para toda reunión o actividad que el TEI realice deberá levantar un acta la cual se archivará como fuente de consulta y respaldo a sus decisiones y procederes.
ARTÍCULO 13.- DE LOS INFORMES. El TEI brindará informes que tiendan a recalcar órdenes, decisiones o asuntos de interés, tanto para los candidatos y candidatas como para las personas asociadas.
CAPÍTULO IV
DE LOS RECURSOS
ARTÍCULO 14.- DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS Y LOGÍSTICOS DEL TEI. A efecto de que el TEI pueda cumplir eficientemente su trabajo, la Junta Directiva y la Administración le brindarán los recursos y el apoyo logístico necesario, como lo siguiente:
a) Impresión y archivo de documentos;
b) Espacio físico para reuniones;
c) Teléfono en las oficinas de la asociación;
d) Alimentación;
e) Presupuesto;
f) Información;
g) Apoyo en Asesoría Legal; y
h) Facilitar contactos con entidades y organismos a los cuáles recurrir para un adecuado cumplimiento de sus funciones.
ARTÍCULO 15.- DE LA COLABORACIÓN POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN. El TEI contará con la ayuda de la Administración para el logro de los siguientes puntos: Motivar a las personas asociadas a integrar las papeletas, o cualquier otra forma de procedimiento. En caso que se requiera realizar alguna comunicación impresa, proveerá los materiales, suministros, afiches o papeletas requeridas, con el fin de dar a conocer a los aspirantes de los diferentes puestos a elegir para el periodo correspondiente, así como realizar comunicados en forma electrónica, a través del formato oficial para presentarlos a las personas asociadas.
CAPÍTULO V
DE LAS ELECCIONES
ARTÍCULO 16.- DE LA CONVOCATORIA. El TEI convocará a elecciones dos meses antes, como mínimo, de la realización de la Asamblea General Ordinaria Anual de la Asociación, indicando los puestos vacantes que deberán ser electos. Se debe motivar la participación de todos los asociados y asociadas, con el fin, hasta donde sea posible, de cumplir con la Ley de Paridad.
ARTÍCULO 17.- DE LOS REQUISITOS PARA SER CANDIDATO O CANDIDATA. Todo candidato o candidata a cualquier puesto de Junta Directiva o Fiscalía deberá ajustarse a:
a) Lo que estipula el artículo 14 de la Ley de Asociaciones Solidaristas y participar dentro de la papeleta general, de ser aplicable;
b) No ser Cónyuge o parientes consanguíneos y afines hasta tercer grado, de los miembros de la Fiscalía,TEI o Administración de la Asociación;
c) No pertenecer al TEI;
d) Si es miembro de la Junta Directiva y el periodo para el que fue electo no vence y aspira a otro cargo,deberá renunciar a su cargo en el momento de postularse;
e) No tener asuntos legales, fiduciarios, hipotecarios, de morosidad durante los doce meses antes de ser propuestos a ocupar un cargo en la Junta Directiva;
f) Estar dispuesto a recibir y cumplir con la capacitación desde el punto de vista del solidarismo indistintamente del nivel académico que posea el aspirante; y
g) Tratar de cumplir con el perfil de cada puesto, que para ello se estipule por en el Reglamento de Gobierno Corporativo, este requisito no es de carácter obligatorio, pero sí recomendado.
ARTÍCULO 18.- DE LA IMPOSIBILIDAD DE OCUPAR CARGOS DE FISCALÍA. No podrán ser postulados para ocupar un cargo en la Fiscalía:
a) Los Cónyuges o parientes consanguíneos y afines hasta tercer grado, de los miembros de la Junta Directiva, Fiscalía, TEI o Administración de la Asociación; y
b) Cónyuges o parientes consanguíneos y afines hasta tercer grado, de los o las colaboradores de la Asociación.
ARTÍCULO 19.- DE LA INSCRIPCIÓN Y LA LEY DE PARIDAD: La inscripción deberá ser por papeletas, no individualmente, dicha papeleta debe estar conformada por candidatos o candidatas a todos los cargos de Junta Directiva vacantes. En el caso de los fiscales o de no completarse ninguna papeleta en el caso de la Junta Directiva, la inscripción podrá ser por cargo, es decir, de manera individual. Esta inscripción o inscripciones deberán realizarse dentro de los diez días naturales, a partir del momento en que el TEI envíe el comunicado para la apertura de las inscripciones. Si no se lograra la inscripción de ninguna persona candidata a los cargos de elección, deberá realizarse a votación y nombramiento en la Asamblea General Anual. Si se inscribe una sola papeleta, de igual forma se debe llevar a cabo el proceso de elección. Las personas candidatas deben consentir de previo a su postulación e informar mediante correo electrónico al TEI. Así mismo, la persona que registra la papeleta debe ser parte de la postulación.
(Modificado en sesión de Junta Directiva 78-2024, del 6 de febrero del 2024)
ARTÍCULO 20.- DE LA COLABORACIÓN CON LOS CANDIDATOS Y CANDIDATAS. Todos los candidatos y candidatas podrán solicitar al TEI recursos de apoyo, (secretariales, logísticos de asesoría y capacitación), con el fin de dar a conocer sus mejores propuestas para el beneficio colectivo de las personas asociadas de la Asociación.
ARTÍCULO 21.- DE LA CAPACITACIÓN A LOS CANDIDATOS Y CANDIDATAS. El TEI tiene la responsabilidad de velar por que los candidatos y candidatas comprendan con exactitud la responsabilidad del puesto a que aspiran, así como la experiencia que estos podrían requerir, a fin resguardar el bienestar de la Asociación y sus asociados y asociadas.
ARTÍCULO 22.- DE LA PROPAGANDA Y SUS REQUISITOS. Cada candidato y candidata tendrá derecho a realizar propaganda basada en los siguientes requerimientos:
a) La fecha de apertura de propaganda será fijada por el TEI un mes hábil antes de las elecciones;
b) Toda propaganda deberá llevar la autorización del TEI antes de ser dada a conocer a las personas asociadas y deberá seguir lo canales dispuestos por el mismo;
c) Queda prohibido poner propaganda sobre otra colocada previamente por otro candidato o candidata o'retirar la que está y ocupar ese espacio, o hacer reenvíos electrónicos utilizando un correo anterior de otro candidato;
d) Está totalmente prohibido cualquier tipo de colaboración de entes externos a la Asociación, el candidato o candidata que incumpla con esta disposición será desinscrito inmediatamente del proceso electoral. Dicha situación será dada a conocer por el TEI, tanto a la Junta Directiva como al resto de asociados y asociadas; y
e) La propaganda que se realice podrá ser impresa o electrónica y no habrá restricciones siempre y cuando no se alteren las disposiciones establecidas por la parte patronal con respecto a la periodicidad en el envío de comunicación electrónica.
ARTÍCULO 23.- DEL RETIRO DE PROPAGANDA INADECUADA. El TEI se reserva el derecho de eliminar o censurar toda propaganda que se lance en perjuicio de la integridad física o moral de los candidatos y candidatas, de las personas asociadas o de los órganos de dirección de la Asociación o bien que tengan cierto matiz político externo o se alejen de los principios del solidarismo; de igual forma, tendrán la potestad para retirar publicaciones que no cuenten con su aprobación.
ARTÍCULO 24.- DEL RETIRO DE LA PROPAGANDA: Los candidatos y candidatas deberán concluir y retirar su propaganda un día antes de cerrar el proceso de votaciones.
CAPÍTULO VI
DEL MECANISMO DE ELECCIÓN
ARTÍCULO 25.- DEL MECANISMO DE ELECCIÓN. El TEI deberá informar en forma clara y oportuna la metodología y el proceso que se va a llevar a cabo para realizar el proceso electoral. Salvo disposición contraria del TEI, la elección se realizará por papeletas y de manera electrónica, Para realizar la elección de otra manera el TEI deberá comunicarlo y fundamentar dicho cambio.
ARTÍCULO 26.- DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS NECESARIOS PARA EMITIR EL SUFRAGIO. El TEI se encargará de promover y proporcionar el material utilizado para dicho proceso, a todo el personal asociado que no cuente con los medios tecnológicos utilizados para llevar a cabo la votación.
ARTÍCULO 27.- DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS CANDIDATOS Y CANDIDATAS. El TEI informará de las personas asociadas, el nombre, el lugar de trabajo, la formación académica y habilidades de los candidatos y candidatas para cada puesto, con un mínimo de cinco días hábiles antes de abrir el plazo para la emisión de sufragios.
ARTÍCULO 28.- APERTURA Y CIERRE DE LAS VOTACIONES. El TEI señalará oportunamente el día y la hora tanto de apertura como del cierre de votaciones.
ARTÍCULO 29.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE VOTACIONES. El TEI, con ayuda de la Administración, será el encargado de controlar y administrar el sistema electrónico de votaciones o el que sea utilizado en su defecto.
ARTÍCULO 30.- DEL RESULTADO PRELIMINAR. Una vez cerrado el período de votaciones, el sistema electrónico mencionado en el artículo anterior, contabilizará todos los votos y generará los resultados según los puestos de elección, emitirá los reportes y gráficos del caso, así como la determinación de los votos nulos y el porcentaje de abstencionismo. Este resultado preliminar lo obtendrá el TEI, quien lo mantendrá en absoluto secreto hasta el día de la Asamblea General Ordinaria. La divulgación de esta información, de previo a la Asamblea, por parte de alguna de las personas miembros del TEI, podrá generar como consecuencia la nulidad de la elección y/o la destitución de la persona integrante del TEI.
Modificado en sesión de Junta Directiva número 50-2021 del veintiséis de octubre del 2021
ARTÍCULO 31.- DE LOS CANDIDATOS Y CANDIDATAS ELECTOS. Los candidatos y candidatas electas,serán los que obtengan la mayoría simple de votos. Si se diera un empate se llevará a cabo una segunda votación en la Asamblea; de persistir el empate quedará electo el candidato de mayor edad.
ARTÍCULO 32.- DEL ACTA FINAL DE LA ELECCIÓN. Una vez escrutados los votos conforme al sistema electrónico o en su defecto el que sea utilizado, el TEI levantará el acta de la Declaración Oficial con los resultados obtenidos, en la cual indicará el número de votos válidos que obtuvo cada candidato según el puesto,así como los votos nulos y las abstenciones.
ARTÍCULO 33.- DE LA COMUNICACIÓN DEL RESULTADO DE LAS ELECCIONES. El TEI presentará los resultados de las elecciones en la Asamblea General.
ARTÍCULO 34.- DE LA VACANTE, DE LA AUSENCIA O LA RENUNCIA DE ALGUNA PERSONA CANDIDATA ELECTA. Si después de realizadas las elecciones, quedará un puesto vacante por elegir se realizará la elección de manera directa en la Asamblea entre las personas asociadas presentes. Si se diera un empate se realizará la elección de manera directa en la Asamblea entre los candidatos empatados. Si renunciara algún candidato o candidata electa o bien la persona candidata electa no está presente en la Asamblea General, quedará electo la persona candidata que obtuvo el segundo lugar, si no hubiese candidato o candidata en segundo lugar, se realizará la elección directa en la Asamblea entre las personas asociadas presentes.
ARTÍCULO 35.- DE LA RATIFICACIÓN. Después de terminar el proceso electoral y haberse llenado todas las vacantes, la Asamblea General debe ratificar el mismo, cuya ratificación debe ser aprobada por más de la mitad de las personas asociadas presentes, siendo obligatorio para quedar electo o electa que la persona elegida se encuentre presente en la Asamblea para aceptar el cargo.
CAPÍTULO VII
DE LAS DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 36.- DE LOS RECURSOS. El TEI tendrá autoridad para resolver cualquier caso no previsto en el presente Reglamento, así como para conocer el recurso de revocatoria contra sus decisiones. El recurso de apelación será conocido por la Asamblea General, en el momento de la ratificación del proceso electoral.
ARTÍCULO 37.- DE LA TOMA DE LOS CARGOS. Los miembros de la Junta Directiva y los fiscales electos asumirán sus funciones en la Asamblea General Ordinaria en que sean declaradas personas electas y juramentadas, sin embargo, el cierre de dicha Asamblea estará a cargo de quienes la iniciaron.
ARTÍCULO 38.- DE LOS NOMBRAMIENTOS EN OTRAS ASAMBLEAS. Las disposiciones establecidas en el presente reglamento, también serán aplicables en los procesos de elección correspondiente a Asambleas Generales no Anuales, cuando así sea requerido.
TRANSITORIO PRIMERO: Este reglamento regirá a partir del proceso electoral del año dos mil veintidós. Aprobado en la sesión de Junta Directiva número 41-2021 del once de febrero de 2021, rige a partir de su publicación.
Última modificación en sesión de Junta Directiva 78-2024, del 6 de febrero del 2024