Reglamento de Comunicación y Tecnología

Introducción

El presente Reglamento regula el funcionamiento del Comité de Comunicación y Tecnología de la Asociación Solidarista de Funcionarios y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes. Al amparo de lo dispuesto en el Reglamento de Gobierno Corporativo y de las atribuciones que tiene la Junta Directiva, se establecen las siguientes normas de Comunicación y Tecnología para regular todo lo referente a la comunicación con las personas asociadas y los sistemas de información de ASOFUNDE. 

Objetivo del Reglamento

Tiene por objeto mejorar los canales de comunicación entre la Junta Directiva, la Administración y las personas asociadas entre sí. Asimismo, velará porque los sistemas contratados sean suficientes para satisfacer las necesidades administrativas de la Asociación.

Comité de Comunicación y Tecnología

El Comité es una instancia de coordinación y supervisión del desarrollo y gestión de las Comunicaciones y la Tecnología, y estará integrado por cinco personas asociadas, entre éstas, la Secretaría de la Junta Directiva y la persona administradora y será coordinado por un miembro de la Junta Directiva. Adicionalmente podrán asistir otras personas en calidad de invitadas.  El Comité de Comunicaciones y Tecnología funcionará como un órgano asesor de la Junta Directiva en temas estratégicos relacionados con las siguientes áreas:  comunicación hacia las personas asociadas y el uso moderno de la tecnología de información, telecomunicaciones y gestión de los riesgos asociados a su uso, lo anterior al amparo del Reglamento de Gobierno Corporativo y los Estatutos de la Asociación de ASOFUNDE.  

CAPÍTULO I GENERALIDADES

Artículo 1. Normativa vinculante

Documentos relacionados:

1. El Acuerdo SUGEF 14-17 “Reglamento sobre la gestión de la Tecnología de Información”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta alcance 80 del 17 de abril del 2017, en lo aplicable al solidarismo. 

2. Resolución del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero en los artículos 9 y 11 de las actas de las sesiones 1318-2017 y 1319-2017 celebradas el 13 y el 20 de marzo del 2017.

3. Ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales. Ley n.º 8968 Publicada en La Gaceta n.º 170 de 05 de setiembre de 2011.

4. Ley N° 7786: Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso No Autorizado, actividades Conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, del 30 de abril de 1998, y sus reformas, en lo aplicable. 

Artículo 2. Definiciones

Administración: Equipo administrativo de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE, encabezado por su Gerente o Administrador/

Asamblea General:  Es el órgano supremo de la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes, ASOFUNDE. 

Comité: Órgano de apoyo de la Junta Directiva integrado por al menos uno de sus miembros.

Gestión de los riesgos: Es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo tecnológico en beneficio de los objetivos de la asociación. 

Excedente social:El concepto de excedente social se vincula con la proyección social en beneficio de las personas asociadas y sus familiares, dentro de lo cual es posible, además, destinar parte del presupuesto a terceras personas, por ser aprobado por la Asamblea General Ordinaria de personas asociadas a ASOFUNDE. 

Junta Directiva:  La Junta Directiva es la encargada de dirigir y administrar la AsociaciónSolidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes, ASOFUNDE y está integrada por siete miembros.

Persona Asociada: Persona afiliada a la Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la República, ASOFUNDE.

Artículo 3. Vigilancia del cumplimiento del Reglamento

Es responsabilidad de la Junta Directiva la vigilancia del cumplimiento de este Reglamento.

Artículo 4. Revisión del Reglamento

Las propuestas de modificación al presente reglamento deberán ser revisadas por la Junta Directiva, para su respectiva aprobación.

CAPÍTULO II

COMUNICACIONES MASIVAS HACIA LAS PERSONAS ASOCIADAS

Artículo 5. Este reglamento regula la información que la Junta Directiva, el Comité de Asuntos Sociales, el Tribunal Electoral Interno y el órgano de la Fiscalía deben comunicar colectivamente a las personas asociadas. 

Artículo 6. Los medios de comunicación oficiales para enviar comunicaciones colectivas a las personas asociadas son: correo electrónico  asofunde@dhr.go.cr  y lista de difusión de WhatsApp 8496-1088 de personas asociadas. 

Artículo 7. Corresponde a la Junta Directiva comunicar:

1. Acuerdos de Junta Directiva: no se podrán divulgar aquellos acuerdos que contengan datos sensibles de personas asociadas, personal de la Defensoría de los Habitantes o personal colaborador de la organización.

2. Acuerdos de Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria: no se podrá comunicar acuerdos que contengan datos sensibles de personas asociadas, personal de la Defensoría de los Habitantes o personal colaborador de la organización.

3. Convocatorias a personas asociadas para la celebración de asambleas generales.

4. Reglamentos, políticas, normas y sus reformas.

5. Avisos operativos de la administración en relación con su funcionamiento.

6. Invitación, promoción y divulgación de actividades programadas por la Junta Directiva.

Artículo 8. Corresponde al Comité de Asuntos Sociales comunicar:

1. Invitaciones a los eventos programados, en el marco del Reglamento del Fondo de Ayuda Social y de la administración del presupuesto asignado por la Junta Directiva, para inversión en Excedente Social. 

2. Promoción y divulgación de actividades programadas.

3. Informar avisos de fechas y calendarización de actividades.

Artículo 9. Corresponde al Tribunal Electoral Interno comunicar:

1. Informar todo lo referente al  Proceso de Elección de  las personas que integrarán la Junta Directiva, en el marco del Reglamento de Elecciones.

2. Promoción y divulgación del proceso electoral de miembros de Junta Directiva

CAPÍTULO III 

COMUNICACIONES PERSONALES HACIA LAS PERSONAS ASOCIADAS

Artículo 10. Este reglamento regula la información de carácter personal  que debe compartir la Junta Directiva, el Comité de Asuntos Sociales, el Tribunal Electoral Interno, el órgano de Fiscalía y la administración, a la persona asociada.

Artículo 11. Los medios de comunicación oficiales para enviar comunicaciones de carácter personal, a las personas asociadas son: correo electrónico:  emadrigal@dhr.go.cr, djimenez@dhr.go.cr y del número 6322-7437 mediante la aplicación de WhatsApp.

Artículo 12.  Las informaciones de carácter personal son las siguientes:

1. Estados de cuenta, una vez  revisada la contabilidad del mes que corresponda.

2. Estudios de crédito solicitados por la persona asociada.

3. Acuerdos tomados por Junta Directiva referentes a la persona asociada.

4. Oficios de Junta Directiva, Comités y Comisiones relacionados a una persona asociada.

5. Avisos de mora en operaciones de crédito, ahorro obrero o ahorros personales.

CAPÍTULO IV  

APLICACIÓN DE LA LEY Nº 7786 

Artículo 13. Con el fin de cumplir con lo regulado en la Ley N° 7786 sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso No Autorizado, actividades Conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y su reglamento (Acuerdo Sugef 13-19), ASOFUNDE implementará una herramienta que permita recolectar la información requerida por dichos instrumentos normativos.

Artículo 14.  La persona asociada deberá proporcionar la información que ASOFUNDE requiere para cumplir con las disposiciones contenidas en las normas citadas en el artículo anterior. 

CAPÍTULO V 

GENERALIDADES

Artículo 15.  La persona asociada deberá autorizar por escrito el correo electrónico y el número de teléfono donde desee recibir información de ASOFUNDE, sea en la boleta de afiliación o en las campañas de actualización de datos realizadas por ASOFUNDE.  

Artículo 16.  Es responsabilidad de la persona asociada actualizar por escrito los canales de comunicación por medio de los cuales desea recibir información de manera colectiva o de carácter personal.

Artículo 17.  Si la persona asociada desea recibir informaciones de la lista de difusión de WhatsApp, deberá guardar el número de ASOFUNDE en su lista de contactos. 

CAPÍTULO VI 

PROHIBICIONES

Artículo 18. Queda prohibido a las personas miembros de la Junta Directiva, los miembros de los comités, miembros de las comisiones y el personal colaborador, divulgar cualquier información que se entiende debe ser conservada en forma confidencial, excepto con permiso explícito de la persona involucrada. Esto incluye específicamente información personal de las personas asociadas, funcionarios o funcionarias de la Defensoría de los Habitantes, informaciones referentes al patrono u otras personas.

Artículo 19. Es una violación a este reglamento publicar información acerca de la condición médica de una persona asociada, funcionaria o colaboradora de la organización,  o realizar campañas con objetivo social a favor de una persona,  a menos que ésta lo haya autorizado específicamente.

Artículo 20. No se podrá publicar contenido que no sea original: fotografías, arte, artículos, a menos que se haya obtenido permiso por escrito de parte de la persona propietaria de los derechos de autor. Esto también se extiende a la publicación de videos o grabaciones de eventos sociales organizados por ASOFUNDE o por el patrono, que contienen interpretaciones de derechos de autor u otro material con derechos de autor. 

Artículo 21. El personal administrativo no debe publicar grabaciones de voz, grabaciones de reuniones de comités o de Junta Directiva, videos y fotos de actividades sociales, en medios que no sean los que se establecen en este Reglamento como oficiales. Esta prohibición se extiende al expediente de la persona asociada, constancias de salario, coletillas de salario, copia de cédula o cualquier otro documento personal.  

Artículo 22 Queda prohibido divulgar las actas de la Junta Directiva, Comités o Comisiones de trabajo, sin eliminar de éstas la información sensible referente a las personas que incluya el documento. 

(Aprobado en sesión de Junta Directiva 77- 2024, celebrada el 29 de enero del 2024)