ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIAS DE LA DEFENSORIA DE LOS HABITANTES DE LA REPUBLICA, ASOFUNDE. REGLAMENTO DE ASAMBLEAS DE ASOFUNDE
CAPÍTULO PRIMERO
DE LOS OBJETIVOS, LAS DEFINICIONES Y DEL ALCANCE.
ARTÍCULO 1°.- DE LOS OBJETIVOS DE LA REALIZACION DE ASAMBLEAS:
Los objetivos perseguidos por la Asociación al realizar las diferentes Asambleas son los siguientes:
a) Que la Asamblea ejerza su función como órgano soberano de la Asociación;
b) Que la Asamblea tome los acuerdos requeridos por Ley; y
c) Que los órganos indicados por la Ley informen a las personas asociadas sobre el ejercicio de sus funciones;
ARTÍCULO 2°.- DE LOS OBJETIVOS DEL REGLAMENTO:
Los objetivos de este Reglamento son:
a) Adoptar las mejores prácticas de Gobierno Corporativo en cuanto a la realización de las Asambleas de la Asociación;
b) Contener los aspectos legales establecidos para las diferentes Asambleas de la Asociación;
c) Establecer los aspectos formales en aras de organizar el desarrollo de las diferentes Asambleas de la Asociación; y
d) Respetar los derechos y hacer cumplir las obligaciones de las personas asociadas en coherencia a la realización y participación de las Asambleas.
ARTÍCULO 3°.- DE LAS DEFINICIONES: En este Reglamento de Asambleas de Personas Asociadas se utilizarán los siguientes términos, que se proceden a definir:
a) Asamblea: Asamblea General Ordinaria, Extraordinaria o Informativa de la Asociación.
b) Asamblea con presencia física: Se refiere a las asambleas que se realizan en un recinto determinado con la asistencia física de las personas asociadas.
c) Asamblea con presencia virtual: Se refiere a las asambleas que se realizan por medio de una plataforma de comunicación que garantice la comunicación simultánea entre éstos, permitiendo el envío de imagen, sonido y datos. Ésta puede total o parcial, ésta última se refiere a una mezcla entre la asistencia física y la asistencia virtual.
d) Asociación: Asociación Solidarista de Funcionarias y Funcionarias de la Defensoría de los Habitantes de la Republica, ASOFUNDE.
e) Personas Asociadas: Beneficiarios/as de los productos y servicios que ofrece la Asociación.
f) Equipo de Colaboradores: Son los colaboradores de la Asociación, liderado por Administradora/or.
g) Estatutos: Estatutos de la Asociación.
h) Administradora/or: Es la persona responsable del proceso de planeamiento, organización, dirección y control de los recursos organizacionales para el logro de los objetivos establecidos por la Junta Directiva de la Asociación.
i) Junta Directiva: Junta Directiva de la Asociación.
j) Patrono: Defensoría de los Habitantes de la República.
k) Plataforma Virtual: Espacios en internet que permiten la ejecución de diversas aplicaciones o programas en un mismo lugar para satisfacer distintas necesidades.
l) Presencialidad: Asistencia física o virtual a las asambleas.
m) Reglamento: Reglamento de Asambleas de Personas Asociadas.
ARTÍCULO 4°.- DEL ALCANCE DE ESTE REGLAMENTO: Las disposiciones establecidas en el presente Reglamento son vinculantes y de aplicación obligatoria para todos los asociados.
CAPÍTULO SEGUNDO
DE LOS ASPECTOS LEGALES DE LAS ASAMBLEAS
ARTÍCULO 5º.- DE LA CONFORMACIÓN E INTRANSFERIBILIDAD DE SU COMPETENCIA: Estará conformada por las personas asociadas de la Asociación. Sus atribuciones legales son intransferibles y de su exclusiva competencia.
ARTÍCULO 6º.- DE LOS TIPOS DE ASAMBLEA Y SUS COMPETENCIAS: Las asambleas podrán realizarse en cualquier tiempo; incluso pueden conocerse asuntos ordinarios y extraordinarios en la misma Asamblea, si la convocatoria así lo expresare, siempre que cada acuerdo se tome por el número de votos señalado en el presente Reglamento y se cumpla con el quórum de Ley.
Podrán ser de tres tipos:
a) Asamblea General Ordinaria: Los asuntos que se podrán conocer son:
i. La discusión, aprobación o no aprobación de los informes de Presidencia, Tesorería y Fiscalía sobre el resultado del ejercicio anual. Si no fueren aprobados, la misma Asamblea deberá conformar una comisión para investigar lo relacionado al informe no aprobado, la cual deberá presentar un informe a la Asamblea en un plazo no mayor de tres meses;
ii. El acuerdo de la distribución de excedentes, en caso de existir;
iii. El nombramiento, ratificación, reelección o revocatoria del nombramiento de los miembros de Junta Directiva y los fiscales, así como la designación de las vacantes que quedaren en alguno de sus titulares;
iv. Todos los demás asuntos que no sean competencia de la Asamblea General Extraordinaria;
v. No se podrán conocer asuntos, no incorporados en la agenda enviada por medio de la convocatoria, que afecten a los asociados no presentes; y
vi. Necesariamente se celebrará por lo menos una al año, que se efectuará dentro de los tres meses siguientes a la clausura del ejercicio administrativo de la Asociación, bajo pena de incurrir en administración fraudulenta quienes tuvieren a su cargo la responsabilidad de convocarla y no lo hicieren.
b) Asamblea General Extraordinaria: Los asuntos que se podrán conocer son:
i. Modificar los estatutos parcial o totalmente; en este caso se debe indicar en la agenda que se envíe en la convocatoria los artículos que serán reformados;
ii. Disolver, fundir o transformar la Asociación;
iii. Los demás asuntos que según los estatutos se establezcan de su conocimiento; y
iv. No se podrán conocer asuntos, no incorporados en la agenda enviada por medio de la convocatoria, que afecten a los asociados no presentes.
c) Asamblea o Reunión Informativa: Los asuntos que se podrán conocer son:
i. Cualesquiera que la Junta Directiva considere necesario informar, mas no tomará ninguna decisión al respecto.
ARTÍCULO 7º.- DE LA CONVOCATORIA: Las Asambleas, tanto la Ordinaria, la Extraordinaria como la Informativa, deberán ser convocadas con ocho días naturales de anticipación; no se computará en el plazo el día de la convocatoria ni el día de realización de la Asamblea. Dicha convocatoria se realizará como lo indiquen los estatutos o en su defecto por medio de cualquier medio probatorio. Se prescindirá del requisito de convocatoria previa cuando se encuentre presente la totalidad de asociados.
Una cuarta parte del total de las personas asociadas podrá solicitar por escrito a la Junta Directiva, en cualquier tiempo, la convocatoria a una Asamblea Ordinaria, Extraordinaria o Informativa para tratar de los asuntos que indiquen en su petición. En tal caso, la Junta Directiva, una vez verificada la documentación presentada, deberá efectuar la convocatoria dentro de los quince días siguientes a aquél en el que haya recibido la solicitud; para que la misma se realice ocho días naturales después de la convocatoria; en el plazo no se debe computar ni el día de la convocatoria ni el día de realización de la Asamblea.
ARTÍCULO 8º.- DE LA AGENDA Y APROBACIÓN DE SU ORDEN: Junto con la convocatoria se debe incorporar la agenda de los asuntos que serán tratados en la Asamblea. El orden en que se presentó la Agenda, deberá ser aprobado por la Asamblea, pudiéndose variar únicamente el momento en que se conocerá cada tema, mas no así su contenido.
Los asociados podrán incorporar mociones y discutir asuntos varios, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 de este Reglamento.
ARTÍCULO 9º.- DEL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE LAS ASAMBLEAS: A partir del momento en que se realice la convocatoria, los libros, documentos e información relacionados con los fines de la Asamblea deberán estar a disposición únicamente de las personas asociadas, en las oficinas de la Asociación; sin violentar los derechos a la intimidad de terceras personas y que no signifiquen responsabilidad o perjuicio para la Asociación.
ARTÍCULO 10.- DEL QUÓRUM DE LEY: Para la primera convocatoria tanto de las Asambleas Generales Ordinarias como de las Asambleas Generales Informativas quedarán legalmente constituidas con la presencia de más de la mitad del total de las personas asociadas. En el caso de la primera convocatoria de las Asambleas Generales Extraordinarias quedará legalmente constituida con la presencia de las tres cuartas partes de la totalidad de las personas asociadas.
ARTÍCULO 11.- DE LAS VOTACIONES: En el caso de las Asambleas Generales Ordinarias, sus resoluciones, tanto en primera como en segunda convocatoria, serán tomadas por más de la mitad de las personas asociadas. En el caso de las Asambleas Generales Extraordinarias, tanto en primera como en segunda convocatoria, serán tomadas por más de las dos terceras partes de los miembros presentes.
ARTICULO 12.- DE LA NO REPRENSENTACIÓN EN LA ASAMBLEA: Es prohibida la posibilidad de hacerse representar en la Asamblea, tanto para asistir, tomar decisiones y aceptar postulaciones y cargos.
ARTÍCULO 13.- DE LA DIRECCIÓN DE LAS ASAMBLEAS: Todas las Asambleas serán presididas por el Presidente de la Junta Directiva; en ausencia de éste por el Vicepresidente, y, en su defecto, por quien designen las personas asociadas presentes; actuará como Secretario de todas las Asambleas el de la Junta Directiva; en ausencia de éste, los asociados presentes elegirán un secretario “ad hoc”; éste último levantará una lista de las personas asociadas presentes, quienes deben firmar la misma.
ARTÍCULO 14.- DE LAS ACTAS DE LAS ASAMBLEAS: Las actas de las asambleas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario. En ellas deberán indicarse si los acuerdos fueros tomados por unanimidad de votos o por mayoría relativa. Las personas asociadas que voten de manera negativa, podrán solicitar que se incluya en el acta el fundamento de su voto.
ARTÍCULO 15.- DEL ALCANCE DE LOS ACUERDOS DE LAS ASAMBLEAS: Las resoluciones legalmente adoptadas en las Asambleas son vinculantes para todas las personas asociadas presentes, aunque sean disidentes, también lo serán para los ausentes.
ARTICULO 16.- DE LA REGISTRACIÓN DE LAS ACTAS DE LAS ASAMBLEAS: La Junta Directiva verificará que se lleven a cabo las acciones necesarias para que las actas de las Asambleas puedan ser inscritas, en los casos que se requiera.
ARTÍCULO 17.- DE LA NULIDAD DE LOS ACUERDOS: Cualquier persona asociada podrá interponer una acción de nulidad contra las decisiones que se tomen en la Asambleas, por considerarlas contrarias a la Ley o a los estatutos de la Asociación; para ello tendrá un plazo de un mes calendario y deberá incoarla ante el Juzgado Laboral correspondiente.
CAPÍTULO SEGUNDO
DE LOS ASPECTOS FORMALES DE LAS ASAMBLEAS
ARTÍCULO 18.- DEL DÍA EN QUE SE REALIZARÁ LA ASAMBLEA: Las Asambleas se realizarán en cualquier momento que determine la Junta Directiva o de acuerdo a lo indicado en el párrafo segundo del artículo sétimo de este Reglamento. Sin embargo, la Asamblea General Ordinaria Anual se celebrará en el mes que indica los Estatutos. Con la escogencia de la fecha, se intentará la mayor participación posible de las personas asociadas, de acuerdo a la realidad de la Asociación.
ARTÍCULO 19.- DEL LUGAR DE REALIZACIÓN DE LA ASAMBLEA: Le corresponde a la Junta Directiva determinar el lugar donde se realizarán las Asambleas, sin embargo, se tratará que con esta escogencia asista la mayor cantidad de personas asociadas, salvo lo dispuesto en el Capítulo Tercero de este Reglamento.
ARTÍCULO 20.- DEL TRANSPORTE: De acuerdo a las posibilidades de la Asociación, ésta podrá brindar el servicio de transporte. El brindar este servicio es una decisión que compete a la Junta Directiva.
ARTÍCULO 21.- DE LOS INVITADOS/AS Y ASESORES: En las Asambleas estarán presentes los invitados y asesores que determine la Junta Directiva. Sin embargo, la Asamblea podría acordar la no presencia de los invitados e invitadas. Dentro de estos invitados se puede incluir un maestro de ceremonias, sin embargo, éste no sustituirá bajo ningún concepto la Presidencia de la Asamblea.
ARTÍCULO 22.- DEL USO DE LA PALABRA: Las personas asociadas podrán intervenir en las Asambleas, sin embargo, cada participación no podrá exceder de 3 minutos y bajo ningún motivo se podrá ceder el uso de la palabra con el fin de acumular más minutos en una sola persona. Las personas asociadas deberán identificarse con su nombre completo, asimismo podrá hacer llegar por escrito su intervención a quien preside la Asamblea, para que su comunicación sea leída en la Asamblea.
ARTÍCULO 23.- DE LA PRESENTACION DE MOCIONES: Las personas asociadas podrán presentar mociones para que éstas sean incorporadas en la agenda de la Asamblea. Deberá presentarla a la Junta Directiva, por medio de los canales que ésta indique, diez días antes que se envíe la convocatoria. La Junta Directiva junto con la asesoría legal correspondiente, determinará cuáles de esas mociones pueden conocerse y desechará las que sean contrarias a la Ley, las primeras serán incorporadas a la agenda de la Asamblea, que será enviada con la convocatoria respectiva.
ARTÍCULO 24.- DE LOS ASUNTOS VARIOS: En la misma Asamblea se podrá tratar asuntos varios manifestados por los asociados, sin embargo, éstos no podrán afectar a las personas asociadas no presentes, ya que dichos asuntos no se incluyeron en la agenda.
ARTÍCULO 25.- DE LA FORMA DE EMITIR EL VOTO: Cada persona asociada tiene derecho a un voto, el mismo no es acumulativo. La forma general de emisión del voto es por medio secreto, sin embargo, la Asamblea puede acordar una manera diferente de emisión, como:
a) Pública, levantando la mano;
b) Privada, por medio electrónico; y
c) Privada, por medio electrónico o cualquier otro, de manera anticipada a la Asamblea.
En este último caso, la Asamblea debe ratificar el proceso llevado a cabo; la única razón para no ratificarlo es que el proceso haya sido irregular.
ARTÍCULO 26.- DEL PRESUPUESTO: La inversión que se realizará en la actividad de la Asamblea debe estar contenida en el presupuesto del período fiscal correspondiente.
ARTÍCULO 27.- DEL CÁLCULO DEL COSTO INDIVIDUAL DE LA ACTIVIVIDAD Y DEL TRANSPORTE: La Junta Directiva establecerá el costo individual, es decir, por persona asociada, de la Asamblea que se realizará y del costo individual del transporte, cuando este se encuentre incluido, aplicando las siguientes fórmulas:
i. Obtención del Costo Individual de la Asamblea:
Costo Total de la Asamblea / Personas Confirmadas = Costo Individual de la Asamblea.
ii. Obtención del Costo Individual del Transporte:
Costo Total del Transporte Específico / Personas Confirmadas = Costo Individual del Transporte.
ARTÍCULO 28.- DE LA CONFIMACIÓN DE ASISTENCIA A LA ASAMBLEA: Los asociados deben confirmar, en el plazo conferido por la Junta Directiva, la asistencia a la Asamblea respectiva. También deberán confirmar si requieren de transporte, en los casos en que este se brinde por parte de la Asociación.
ARTÍCULO 29.- DE LA OBLIGACIÓN DE CUBRIR EL COSTO DE LA ASAMBLEAS Y DEL TRANSPORTE CONFIRMADO Y NO UTILIZADO: En los casos en que las personas asociadas hayan realizado la confirmación de su asistencia a una asamblea y del transporte y no lo utilicen, deberá cancelar la totalidad del gasto en que incurrió la Asociación, con base en el cálculo individual del costo, establecido en el artículo 26 de este Reglamento, cuando éste proceda.
ARTÍCULO 30.- DE LA NO ASISTENCIA JUSTIFICADA A LAS ASAMBLEAS CONFIRMADAS: Para poder eximirse de cancelar la suma correspondiente por la inasistencia a la asamblea y al no uso del trasporte; deberá suceder uno de los siguientes supuestos:
a) Incapacidad, la cual debe ser informada y comprobada documentalmente de manera inmediata;
b) Que se haya negado el permiso por parte del Patrono, por encontrarse laborando, lo cual deberá ser demostrado; y
c) Por emergencia individual o familiar; lo cual deberá ser demostrado y valorado por la Junta Directiva.
ARTÍCULO 31.- DE LAS RIFAS Y LOS SORTEOS EN LA ASAMBLEA: Si en la actividad formal (asamblea) se realizará rifas o sorteos gratuitos, a la Junta Directiva le corresponde decir quienes participan en la misma, tomando en cuenta las siguientes variables:
a) Todas las personas asociadas;
b) Sólo las personas asociadas presentes, incapacitados y los que se encuentren laborando en la empresa.
c) Sólo las personas asociadas presentes al inicio de la Asamblea en segunda convocatoria (para fomentar la participación y puntualidad), incapacitados y los que se encuentren laborando en la empresa.
d) Mixta: Que determinen dos de las variables anteriores.
CAPÍTULO TERCERO
DE LAS ASAMBLEAS VIRTUALES
ARTÍCULO 32.- DE LA POSIBILIDAD DE REALIZAR ASAMBLEAS VIRTUALES: Se permite la celebración de Asambleas bajo la modalidad virtual, de conformidad con los artículos que conforman el Capítulo Tercero del presente Reglamento. Se realizarán previo acuerdo de la Junta Directiva, el cual debe indicar, como mínimo:
a) El medio electrónico por el que se remitirá la convocatoria;
b) El medio electrónico por el que se celebrará la reunión;
c) El medio electrónico por el que se podrá consultar la documentación relativa a los puntos del orden del día y el tiempo durante el que estará disponible la información;
d) El modo de participar en los debates y deliberaciones y el periodo de tiempo durante el que tendrán lugar; y
e) El medio de emisión del voto y el período de tiempo durante el que se podrá votar.
ARTÍCULO 33.- DE LOS REQUISITOS PREVIOS A LA ASAMBLEA: En la realización de Asambleas por medio de la presencial virtual, se debe garantizar:
a) Que todas las personas asociadas sean debidamente convocadas, por medio del mecanismo electrónico establecido para tal efecto;
b) Que la información relacionada con la Asamblea, indicada en el artículo 9º de este Reglamento, debe estar a disposición de los asociados, sea de manera presencial o de manera electrónica;
c) La Asociación debe contar con los mecanismos electrónicos necesarios que garanticen que la persona asociada que cuente con el servicio de internet y la herramienta tecnológica necesaria pueda participar y votar en la Asamblea de conformidad con la Ley;
ARTÍCULO 34.- DE LA PRESENCIALIDAD: La presencialidad en las Asambleas virtuales se realiza por medio de un mecanismo electrónico autorizado y que cumpla las disposiciones de este Reglamento. La presencia virtual de las personas asociadas podrá ser total o bien mixta, es decir, mezclar la presencialidad física con la presencia virtual. Será la Junta Directiva que determine la presencialidad requerida para cada Asamblea.
ARTÍCULO 35.- DEL MECANISMO ELECTRÓNICO PERMITIDO: Se podrá utilizar la video-conferencia para tener a la persona asociada como presente en la Asamblea. Sin embargo, esta situación será determinada por la Junta Directiva de la Asociación, tomando en cuenta el costo y la organización. El lugar donde se lleve a cabo la videoconferencia debe ser totalmente privado.
ARTÍCULO 35.- DE LA INTEGRALIDAD Y EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA: LasAsambleas con presencia virtual deben respetar los elementos integrales de la misma, sean éstos:
a) Simultaneidad;
b) Interactividad;
c) Verificación de la identidad, tanto para la asistencia como para las votaciones;
d) Posibilidad de realizar votaciones y/o ratificaciones; y
e) Cumplimiento de la normativa establecida en este Reglamento, cuando aplique.
ARTÍCULO 36.- LA SIMULTANEIDAD: Consiste en que la asamblea debe realizarse con la presencia virtual de las personas asociadas al mismo tiempo, es decir, que se celebre en tiempo real para todos los asistentes.
ARTÍCULO 37.- DE LA INTERACTIVIDAD: Se debe garantizar que las personas asociadas presentes virtualmente tengan la posibilidad de participar en tiempo real, que puedan realizar observaciones, votar, ratificar acuerdos, entre otros.
ARTÍCULO 38.- DE LA COMPROBACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LOS PARTICIPANTES:
Se debe garantizar la plena identidad de los participantes, mediante un acceso codificado, tanto para efectos del cumplimiento del quórum como para efecto de las votaciones. Las plataformas digitales comunes no ofrecen este mecanismo, por lo que si es necesario adquirir un mecanismo complementario deberá hacerse.
ARTÍCULO 39.- DE LAS VOTACIONES Y RATIFICACIONES: Las votaciones pueden
realizarse de manera previa, debiéndose ratificar el procedimiento en la Asamblea; sin embargo, las personas asociadas asistentes deben contar con el mecanismo necesario para votar o ratificar dichos acuerdos.
ARTÍCULO 40.-DEL CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO: El resto de la normativa de este Reglamento, en lo que sea aplicable de acuerdo a la modalidad virtual, es de cumplimiento obligatorio.
CAPÍTULO CUARTO
DE LAS DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 41.- DE LA ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DEL CÓDIGO: La Junta Directiva debe mantener actualizado este Reglamento y lo revisará al menos una vez al año.
ARTÍCULO 42.- DE LA INTERPRETACIÓN DEL REGLAMENTO: En caso de duda o conflicto de normas internas de la Asociación, la Junta Directiva es la que debe resolver el mismo.
TRANSITORIO UNO: Este Reglamento entrará en vigencia cinco días después de su publicación por el medio comúnmente utilizado para comunicarse a las personas asociadas.
(Aprobado en sesión de Junta Directiva 39- 2021, celebrada el 12 de enero del 2021)