Use drive as a School Resource

Effective management of a school's digital environment, particularly using tools like

Google Drive, is key to improving collaboration, information security, and administrative efficiency. 

1. Centralized folder structure 

The first step is to define a logical, hierarchical folder structure for the entire school to prevent information from becoming fragmented.

Main folder model

A main folder for the school can be created, with the following subfolders inside:

• ADMINISTRATION: For official documents, management reports, meeting minutes, budgets, etc..

• DEPARTMENTS: A subfolder for each department (Math, English, Science, etc.).

• TEACHING STAFF: A shared space for the teaching body, with subfolders for educational materials, curriculum planning, etc..

• STUDENTS: A structure organized by year or group, with subfolders for each class and its projects.

• PROJECTS: For special initiatives or interdisciplinary projects.

• COMMUNICATIONS: For official newsletters, circulars, or announcements.

• LEGISLATION: Norms and reference legal documents. 

Organizational rules

• Use of Shared Drives: Google Workspace for Education's "Shared Drives" are more secure and effective than using individual folders for school work. Their ownership belongs to the school, not to a single user, which prevents data loss when personnel change.

• Consistent naming convention: Use a clear and uniform naming convention (e.g., YEAR_DOC_SUBJECT) to facilitate searching and ordering.

• Star important files: Use the "Starred" feature to allow users to quickly access documents they use most frequently. 

2. Permission management 

Establishing a clear permissions policy is essential to protect sensitive information and ensure that each school member only has access to what they need. 

Access levels in Google Drive 

• Viewer: Can view and download files, but not edit or comment. This is the most secure permission for sharing general information.

• Commenter: Can view, download, and add comments, which is useful for feedback.

• Editor: Can view, edit, organize, add, and delete files. This should only be granted to those who need to collaborate actively.

• Manager: Total permission. In Shared Drives, ownership belongs to the school. 

Group-based permissions strategy

Assigning permissions to groups instead of individual users simplifies administration. Groups can be created for: 

• Management team: Access to the ADMINISTRATION folder.

• Teaching staff: Access to the TEACHING STAFF folder.

• Department: Access to their specific department folder. 

3. Organization and best practices

Optimizing Drive usage

• Selective syncing: Staff can sync only the folders they need to their computer, saving disk space.

• Empty trash regularly: Helps free up space and maintain order.

• Review "orphan" files: These are files that have lost their folder. It is advisable to relocate or delete them. 

Maintenance and training

• Regular audits: Periodically review the folder structure and permissions to detect redundancies or security flaws.

• Staff training: Offer regular training on correct organization, permission usage, and Drive best practices to ensure the entire team works efficiently and securely.

• Welcome plan for new employees: This should include a detailed explanation of the Drive structure and the permissions associated with their role. 

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Una gestión eficaz del entorno digital de un centro educativo, basada en herramientas como

Google Drive, es clave para mejorar la colaboración, la seguridad de la información y la eficiencia administrativa. 

1. Estructura de carpetas centralizada

El primer paso es definir una estructura de carpetas lógica y jerárquica para todo el centro que evite la fragmentación de la información. 

Modelo de carpetas principales

Se puede crear una carpeta principal para el centro y dentro de ella establecer las siguientes subcarpetas: 

• ADMINISTRACIÓN: Para documentos oficiales, informes de gestión, actas, presupuestos, etc.

• DEPARTAMENTOS: Una subcarpeta para cada departamento (Matemáticas, Lengua, Ciencias, etc.).

• PROFESORADO: Espacio compartido para el claustro, con subcarpetas para materiales didácticos, programación, etc.

• ALUMNADO: Una estructura por curso o grupo, con subcarpetas para cada clase y sus proyectos.

• PROYECTOS: Para iniciativas especiales o proyectos interdisciplinares.

• COMUNICACIONES: Para boletines, circulares o comunicados oficiales.

• LEGISLACIÓN: Normativas y documentos legales de referencia. 

Reglas de organización

• Uso de las unidades compartidas: Las "unidades compartidas" de Google Workspace for Education son más seguras y efectivas que el uso de carpetas individuales para el trabajo del centro. Su propiedad es del centro, no de un usuario, lo que previene la pérdida de datos cuando el personal cambia.

• Nomenclatura coherente: Utilizar una convención de nombres clara y unificada (AÑO_DOC_MATERIA) facilita la búsqueda y el orden.

• Archivos importantes destacados: Usar la función "Destacados" permite a los usuarios acceder rápidamente a los documentos que más utilizan. 

2. Gestión de permisos

Establecer una política de permisos clara es esencial para proteger la información sensible y garantizar que cada miembro del centro solo tenga acceso a lo que necesita. 

Niveles de acceso en Google Drive

• Lector: Puede ver y descargar los archivos, pero no editar ni comentar. Es el permiso más seguro para compartir información general.

• Comentador: Puede ver, descargar y añadir comentarios, útil para la retroalimentación.

• Editor: Puede ver, editar, organizar, añadir y eliminar archivos. Solo se debe conceder a quienes necesitan colaborar activamente.

• Propietario: Permiso total. En las unidades compartidas, la propiedad es del centro. 

Estrategia de permisos por grupos

Asignar permisos a grupos en lugar de a usuarios individuales simplifica la administración. Se pueden crear grupos como:

• Equipo directivo: Acceso a la carpeta de ADMINISTRACIÓN.

• Claustro: Acceso a la carpeta de PROFESORADO.

• Departamento: Acceso a la carpeta específica de su departamento.

3. Organización y buenas prácticas

Optimización del uso de Drive

• Sincronización selectiva: El personal puede sincronizar solo las carpetas que necesita en su ordenador, ahorrando espacio en disco.

• Vaciar papelera regularmente: Ayuda a liberar espacio y mantener el orden.

• Revisar los archivos "huérfanos": Son archivos que perdieron su carpeta. Es recomendable reubicarlos o eliminarlos. 

Mantenimiento y formación

• Auditorías periódicas: Revisar regularmente la estructura de carpetas y los permisos para detectar redundancias o fallos de seguridad.

• Formación del personal: Ofrecer formación periódica sobre la correcta organización, el uso de permisos y las buenas prácticas en Drive garantiza que todo el equipo trabaje de forma eficiente y segura.

• Plan de bienvenida para nuevos empleados: Se debe incluir una explicación detallada de la estructura de Drive y los permisos asociados a su rol. 

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MORE INFO AT:

https://gatlabs.com/education/blog/organize-school-google-drive-content-for-a-fresh-start-in-the-new-year/

https://gatlabs.com/education/blog/k-12-admin-guide-to-manage-google-shared-drives/

https://www.youtube.com/watch?v=hvgWUhq4QMI&t=542

https://support.google.com/drive/answer/2375091?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop

https://getfiledrop.com/google-drive-tips-and-tricks-for-better-organization-and-productivity/