GUIDE DE LIVRAISON DE PROJETS

ÉTAPE H: CHOIX DU CONSTRUCTEUR

H1 - APPROBATION REQUISE

Approbation de l'EDU

Veuillez consulter la matrice des Soumissions requises au ministère de l'Éducation pendant le projet dans "Approbation" pour connaître les approbations requises avant de choisir le consultant principal ou le constructeur.

Le Ministère doit donner son approbation avant qu’un conseil scolaire ne puisse prendre de nouveaux engagements financiers relatifs à des immobilisations, faire un appel d’offres se rapportant à un projet d’immobilisations ou virer des fonds à partir de ses réserves en capital.

La demande de procéder devrait comprendre :

Le gabarit financier des immobilisations établi par le conseil scolaire;
Une lettre d’un cadre supérieur du conseil scolaire confirmant que l’évaluation des coûts totaux de construction effectuée par le consultant spécialiste des coûts ne dépasse pas l’allocation approuvée pour le conseil scolaire; si ce n’est pas le cas, les autres sources de financement que le conseil scolaire mettra à contribution pour absorber les coûts supplémentaires devront être indiquées.

Dès que le Ministère aura donné l’autorisation de procéder au projet, le conseil scolaire pourra procéder à la publication de l’appel d’offres.

H2 - PERMIS DE CONSTRUIRE REQUIS

Permis de construire exigé avant d'accorder le contrat de construction

Le CEPEO:

ne doit pas procéder avec la construction avant d'avoir obtenu les permis de construire requis.
ne devrait pas accorder un contrat de construction au constructeur avant d'avoir obtenu le permis de construire, ou, s'assure que le contrat avec le constructeur indique clairement la date d'obtention prévue pour l'obtention du permis.

H3 - PORTÉE DES SERVICES

Général

Les constructeurs fournissent la main-d'œuvre et les matériaux nécessaires à l'exécution de la conception préparée par les consultants principaux, dans les limites du prix et du calendrier du contrat.

Constructeur

Un constructeur est une entreprise établie dans l'espoir de tirer un profit de la construction d'ouvrages conçus par le consultant principal. Dans les travaux de construction, un constructeur peut être retenu pour compléter les métiers de la gestion des installations pour une partie des travaux, soit en fournissant des ressources supplémentaires pour respecter le calendrier, soit pour exécuter des parties spécialisées spécifiques du projet.
Lorsqu'un constructeur fournit des services complets pour la construction d'un projet, il prend le contrôle temporaire du terrain ou de la partie du bâtiment dans lequel les travaux doivent être effectués, fournit toute la main-d'œuvre et les matériaux nécessaires pour ériger les travaux définis et remet le bâtiment au propriétaire à la fin.
Les documents contractuels définissent les paramètres des travaux et les limites des responsabilités du constructeur.
Le gestionnaire de projet supervise les travaux au nom du propriétaire pour la qualité, le budget et le calendrier, et les consultants principaux veillent à ce que la conception soit correctement exécutée.
Le constructeur n'est généralement impliqué dans aucun aspect du projet avant l'appel d'offres pour la construction. Si tel est le cas, le constructeur fournit très probablement des services de gestion de la construction.
Travaillant selon les conditions générales du contrat, la portée des travaux d'un Constructeur comprend:
- Exécuter les travaux selon les documents de construction et avenants émis durant la construction;
- Un calendrier du chemin critique pour l'achèvement du projet;
- Élaborer pendant les phases d'estimation du projet;
- Veiller à ce que les travaux soient conformes aux termes de l'accord;
- Veiller à ce que tous les permis requis soient obtenus et les inspections effectuées au besoin;
- Être responsable de conclure tous les contrats de sous-traitance en veillant à l'exécution satisfaisante de ces sous-traitances Généralités Entrepreneurs;
- Planification et coordination des aspects de construction du projet;
- Assurer le contrôle de la qualité de tous les aspects de construction du projet;
- Obtenir des dessins d'atelier au besoin pour examen par le CEPEO et les consultants principaux;
- Préparer, organiser et livrer les matériaux d'exécution et d'entretien;
- Fournir et administrer les garanties pendant un an après Performance substantielle du projet;
- Fournir une assistance dans le c Mise en service du projet
- Coordonner les inspections finales de tous les aspects de la construction du projet
- Coordonner et assurer la correction de toutes les lacunes du projet.

H4 - APPELS D'OFFRES

- Suivre les consignes énumérées de la page Approvisionnement.

H5- ASSURANCES ET CAUTIONNEMENT

Consultez la page "Assurance et cautionnement"

H6 - PERFORMANCE

Outils

Pour faciliter l'évaluation et rendre compte des performances prévues par rapport aux performances réelles, le CEPEO utilise plusieurs outils.

Calendrier des travaux

Au début du mandat du consultant principal, le gestionnaire de projet et le consultant principal doivent élaborer le calendrier de design et le calendrier global. Ces calendriers doivent identifier les principales activités du contrat avec le consultant principal et les étapes de paiements. Le consultant principal doit, bien entendu, être en accord avec le calendrier global du projet que le contrat soutiendra ou accompagnera.

Répartition des coûts de design et flux de trésorerie

Le gestionnaire de projet et le consultant doivent élaborer la proposition de flux de trésorerie ou de ventilation des coûts. Il s'agit de l'estimation des coûts par tâche dans le contrat et sert de détails de sauvegarde pour le montant total du contrat. Parallèlement, une estimation des flux de trésorerie et un calendrier de paiement doivent être préparés, qui appliquent les coûts prévus par tâche au calendrier du contrat décrit ci-dessus. Cela montrera les besoins de trésorerie du contrat.

Produits livrables

Dans le cadre du suivi de la performance du consultant, le gestionnaire de projet doit se concentrer principalement sur l'adéquation professionnelle du travail effectué et sur le budget et le calendrier du contrat.

L'évaluation de l'adéquation professionnelle ou de la qualité du travail n'est pas un processus quantitatif, mais plutôt qualitatif. Un jugement doit être appliqué sur la performance dans des domaines tels que la réactivité aux demandes du CEPEO, la minutie et l'exhaustivité du travail, l'exposition de processus décisionnels raisonnés et judicieux et la pesée appropriée des alternatives pendant la conduite des travaux. En termes simples, font-ils un travail de qualité, dans les délais et dans les limites du budget ?

Outils

Pour être en mesure de surveiller la performance du consultant principal, le gestionnaire de projet doit connaître l'état réel du travail du consultant et les coûts encourus dans le cadre du contrat. Il existe de nombreuses façons d'atteindre ce niveau de connaissances, notamment :

- Travailler en étroite collaboration avec les consultants dans la conduite quotidienne des travaux;
- Recevoir des rapports d'état écrits ou oraux réguliers;
- Examiner régulièrement les produits de travail du consultant principal;
- Organiser des réunions mensuelles d'évaluation de l'avancement;

Le facteur difficile à évaluer au cours de l'exécution des travaux est le pourcentage d'achèvement réel du consultant sur diverses tâches à un moment donné. Bien que cela puisse être difficile à évaluer, il s'agit de la seule mesure raisonnable des progrès et doit être mise en balance avec le calendrier prévu. Afin d'aider le gestionnaire de projet à évaluer le rendement, veuillez consulter Étape E - Concept et Étape F - Documents de construction. Ces sections comprennent des listes détaillées des documents à rendre durant l'exécution de leur mandat.

Erreurs et omissions

Erreurs

Les erreurs sont définies comme des erreurs réelles commises dans la conception par l'expert-conseil. Ce sont généralement des travaux qui ont déjà été exécutés et doivent être refaits à un coût additionnel.

Omissions

Les omissions sont des aspects du projet qui n'ont pas été pris en compte ou qui n'ont pas été pris en compte de manière adéquate lors de la conception et doivent maintenant être mises en œuvre par un avenant de contrat lors de la construction.

Les erreurs et les omissions sont suivies en tant que valeur monétaire de leur coût d'avenant de contrat. Le gestionnaire de projet est chargé de surveiller les erreurs et omissions combinées de conception du consultant en pourcentage du montant du contrat.

Il est normal d'avoir à gérer, durant un projet de construction, des avenants de contrat causé par des erreurs et des omissions. Le jugement et l'expérience suggèrent que ce point se situe entre 3 % et 15 % de la valeur de la construction, dépendant du type de projet.

Un projet d'une nouvelle construction devrait se situer vers 3%;
Un nouvel ajout à un bâtiment existant récent avec de bons plans tel que construit pourrait se situer entre 6%@7%;
Un nouvel ajout à un vieux bâtiment existant avec peu ou pas de plans tel que construit pourrait aller jusqu'à 10%;
La rénovation d'un vieux bâtiment pourrait s'élever jusqu'à 15%.

Le dépassement de la limite supérieure ne signifie pas nécessairement que le concepteur n'a pas respecté la norme de diligence. Toutefois, le CEPEO peut effectuer à la fin du projet, lorsque les erreurs et omissions cumulées les dépassent, une analyse doit être entreprise pour déterminer si le concepteur a respecté la norme de diligence contractuelle.

Les critères d'évaluation à prendre en compte lors de l'évaluation de la performance du consultant par rapport à la norme de diligence comprennent les éléments suivants :

Premièrement, si la cause était une erreur, le consultant en conception disposait-il de toutes les informations et exigences disponibles pour effectuer la conception correctement ?
Est-ce que des investigations préliminaires pourraient être entreprises avant de compléter les documents de construction?
Deuxièmement, si la cause était une omission; devrait-on raisonnablement s'attendre à ce que l'expert-conseil en conception sache que l'omission était essentielle à la réussite du projet ? Par exemple, un architecte concevant une école primaire, mais omettant un système de sonnerie pour annoncer le changement de classe. Un arbitre peut conclure qu'un architecte connaissant bien la conception de systèmes scolaires aurait dû savoir qu'un système de sonnerie était nécessaire.

Quel que soit le résultat de l'analyse, le gestionnaire de projet doit présenter les conclusions préliminaires de l'analyse au gestionnaire de projet pour examen. La constatation d'erreurs et d'omissions est extrêmement sensible et la décision finale doit être prise au niveau du CEPEO. Si la conclusion est maintenue, la question suivante est celle des dommages-intérêts dus au CEPEO. Dans certains cas, on s'attend à ce que l'expert-conseil fournisse toute refonte à ses frais. Dans des cas extrêmes, le consultant pourrait être tenu responsable du coût total de la reconception plus les coûts réels de l'avenant de contrat.

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