Privacy
ICF wordt weggeschreven in het vertrouwelijk luik - MLB
Wie heeft toegang tot het vertrouwelijk luik?
Alleen toegankelijk voor wie inhoudelijk betrokken is bij de bemiddeling van de werkzoekende.
Bemiddelaar of TEAM TOM waarbij de klant in begeleiding is.
De toegang is onbeperkt geldig. De datum onder 'toegang tot' heeft geen waarde. De toegang stopt wanneer ze geblokkeerd wordt.
Klant heeft zicht op alle actieve gebruikers
Klant kan toegang vragen tot dossier
Werkgever Sociale Economie (na aanwerving) kan toegang vragen tot het dossier
Als een adviserend arts een klant aanmeldt voor een begeleiding naar werk - via het aanmeldingsformulier- dan geeft de bemiddelaar bij het eerste gesprek de adva (of paramedicus) toegang tot het Vertrouwelijk Luik. Bedoeling is dat de adva via het Vertrouwelijk luik de evoluties in het traject naar werk kan opvolgen. ICF wordt hierbij gebruikt als communicatietool. Het is voor een adviserend arts gemakkelijk een samenvatting te lezen in ICF.
RIZIV krijgt toegang tot het vertrouwelijk luik als er sprake is van competentieversterking (VDAB-erkende opleiding of competentieversterkend werkplekleren)
Naast de werkzoekende zelf, kunnen bemiddelaars van VDAB en partners waar we mee samenwerken aan het dossier van een werkzoekende. Wij bewaken daarbij dat die toegang beperkt is tot diegenen die daar recht op hebben. Je moet kunnen rechtvaardigen waarom je in een dossier gaat kijken of wat je nodig hebt in een dossier. Het uit loutere nieuwsgierigheid gaan kijken in dossiers is volstrekt uit den boze. VDAB logt de toegang en registratie in de Mijn loopbaan toepassing en kan dus te allen tijde controleren welke dossiers je raadpleegt.
Wat mogen we wegschrijven?
Alles in teken van (toeleiding) naar werk
- relevant en strik noodzakelijk voor doel
- beperkt tot doel
GEEN strafrechtelijke gegevens
We weten dat het stukje rond strafrechtelijke gegevens inderdaad soms moeilijk is. Het belangrijkste is dat je heel goed nadenkt waarom het relevant is voor de zoektocht naar werk en dan in het licht daarvan de noodzakelijke informatie registreert. Het feit dat iemand een enkelband heeft zegt op zich niets, het concrete gevolg hiervan is inderdaad dat hij niet kan werken tussen 8 en 18u of bv. dat hij een job zoekt in een straal van 20 km rond zijn woning. We weten dat het in bepaalde zaken vrij duidelijk zal zijn wat de reden hiervan is, maar we vragen toch om deze niet expliciet te noteren. Wat niet mag is een cryptische omschrijving maken (een typisch voorbeeld uit de opleiding van professor Stevens is: "Hij verblijft in een hotel zonder klink").
Klant moet altijd op de hoogte zijn van wat (en hoe je iets) wegschrijft
Wanneer een gegeven relevant en strikt noodzakelijk is voor de dienstverlening/bemiddeling.
Dat hangt af van geval per geval. Je moet je altijd afvragen waarom je een bepaald gegeven registreert:?
1. Is dit gegeven relevant voor bemiddeling naar werk?
2. Is het gegeven strikt noodzakelijk om de klant te bemiddelen, heeft het meerwaarde voor de bemiddeling van deze klant als je het registreert, is het strikt nodig om aan kwalitatieve bemiddeling te doen?
FAQ. Wat mag/kan ik in het vertrouwelijk luik schrijven?
Er is juridisch geen verschil tussen het vertrouwelijk luik en de rest van een dossier van een werkzoekende: Op voorwaarde dat de klant het weet, mag je alles wat relevant en strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling noteren. Strafrechtelijke gegevens zijn de enige echte uitzondering. Die mag je nooit noteren. Het vertrouwelijk luik is enkel een tab in “Mijn loopbaan” met gegevens over de arbeidsbeperking van de burger zoals de indicaties voor een arbeidsbeperking of ICF. Omdat het gaat om gevoelige gegevens heeft VDAB zelf gekozen om die tab extra te beveiligen met een apart toegangssysteem. Het “vertrouwelijke” aspect is geen vrijgeleide om gegevens te noteren die je niet mag verwerken zoals strafrechtelijke gegevens of gegevens waarvan de betrokkene niet op de hoogte is. Het inzagerecht van een werkzoekende of klant maakt geen onderscheid tussen het vertrouwelijk luik en de rest van het dossier. Een werkzoekende of klant heeft recht op inzage in alle elementen van zijn dossier.
FAQ. Wat zijn gevoelige gegevens?
In principe is de verwerking van deze gegevens verboden tenzij er een rechtmatige grondslag is om dat wel te doen (bijvoorbeeld een wettelijke basis). Er zijn juridisch volgende gevoelige gegevens: afkomst, opvattingen, godsdienst, lidmaatschap, seksuele beleving, medische of gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens. De VDAB heeft een juridische toelating om deze gegevens te verwerken op voorwaarde dat we kunnen aantonen dat ze relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de arbeidsbemiddeling.
De enige uitzondering zijn de strafrechtelijke gegevens. Die mogen wij NIET verwerken, zelfs al stemt de werkzoekende hier mee in. Voorbeelden van strafrechtelijke gegevens zijn het bewijs van goed gedrag en zeden, veroordelingen, gevangenisstraf, enkelband, straatverbod, intrekking van het rijbewijs, etc.
FAQ. Hoe komt VDAB aan medische of gezondheidsgegevens?
VDAB mag gezondheidsgegevens verzamelen als dat relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling. Daarnaast kan VDAB ook medische gegevens opvragen om rechten toe te kennen op tewerkstellingsondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidsbeperking. Hiervoor bestaat een specifieke procedure. We kunnen gezondheidsgegevens krijgen via de werkzoekende zelf. VDAB kan ook een onderzoek vragen aan een dokter of psycholoog. We beschikken hiervoor over een wettelijke basis en kunnen dit gelasten. Als de werkzoekende dit weigert dan moet je nagaan waarom en of de weigering gegrond is. Zoniet, kan de je de medewerking te goeder trouw van de werkzoekende in vraag stellen.
FAQ. Wat zijn gerechtelijke gegevens?
Gerechtelijke gegevens zijn strafrechtelijk relevante gegevens, burgerlijke, handels of andere geschillen. Het bewijs van goed gedrag en zeden is het meest gangbare strafrechtelijke gegeven. De AVG bevat een principieel verbod op de verwerking van strafrechtelijke gegevens. Enkel wanneer de wet een expliciete machtiging voorziet tot verwerking van strafrechtelijke gegevens dan kan een instelling of persoon de verwerking doen. De VDAB beschikt niet over zo een machtiging en mag dus geen strafrechtelijke gegevens verwerken. Voorbeelden van strafrechtelijke gegevens zijn het bewijs van goed gedrag en zeden, veroordelingen, gevangenisstraf, enkelband, straatverbod, intrekking van het rijbewijs, etc.
De aanstelling van een voorlopig bewindvoerder en een faillissement worden in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Deze gegevens zijn op die manier al openbaar en daarom mogen we ze wel noteren (indien relevant en strikt noodzakelijk voor de bemiddeling naar werk).
FAQ. Hoe verwoord ik het best gevoelige gegevens?
Je moet er voorzichtig mee omgaan. Als je kan aantonen dat het relevant en strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling om dit gegeven te noteren dan mag het. Je moet het geval per geval beoordelen. De klant moet weten dat je het noteert.
Net zoals er geen standaardsituaties zijn in de arbeidsbemiddeling, is er ook geen standaardformulering voor hoe je ze moet noteren. Gebruik je gezond verstand, ga omzichtig te werk en denk goed na over de vraag of een welbepaald gegeven echt nodig is voor de bemiddeling. Maak steeds de vertaling naar de tewerkstelling.
Vuistregels:
Noteer enkel relevante en noodzakelijke info ifv begeleiding naar werk
Verwerk de gegevens op een neutrale manier
Vel geen waardeoordeel, baseer je op objectieve feiten/gedragingen en noteer deze in het dossier
Vermoedens zijn uit den boze.
Als je bepaalde zaken vermoedt, moet je met de betrokkene overleggen Voorbeeld: Een werkzoekende heeft een alcoholgeur en kan niet recht wandelen. Je vermoedt dat hij een alcoholprobleem heeft. Je kan dan best noteren wat je ziet en niet het vermoeden van alcoholmisbruik, want dit kan jij niet beoordelen op de enkele tijdstippen dat je de persoon ziet.
Verhul geen gegevens, gebruik geen codetaal.
De betrokkene moet niet akkoord zijn met wat je neerschrijft, maar moet wel weten wat je neerschrijft (behalve bij agressie en gevaar voor eigen lijf en leden). Je kan best in overeenstemming met de werkzoekende naar een passende formulering zoeken. Vergeet hierbij niet dat je enkel zaken moet neerschrijven die van belang zijn voor de arbeidsbemiddeling en toegepast worden op deze bemiddeling/begeleiding/opleiding. Je zal veel makkelijker tot een compromis komen met de werkzoekende als je de gevolgen van een situatie op de tewerkstelling bespreekt.
Vermijd algemene beschouwingen over een probleemsituatie. Beperk je tot de concrete gevolgen voor de arbeidsbemiddeling.
Noteer enkel observaties die je zelf hebt waargenomen of uit het gesprek met betrokkene naar voor komen.
Communiceer in alle openheid, eerlijkheid en oprechtheid met betrokkene over wat je noteert.
FAQ. Hoe kan de klant inzage vragen/krijgen?
Volgens de procedure bij de Servicelijn kan de klant inzage krijgen in zijn volledig dossier wanneer hij naar de Werkwinkel komt. Volgens de regelgeving heeft de betrokkene enerzijds recht op inzage in alle gegevens die we over hem verwerken en anderzijds heeft hij ook het recht om hiervan een kopie te krijgen. Hierbij is het belangrijk dat je eventuele gegevens van andere personen onleesbaar maakt. Dit recht op inzage en kopie mag de rechten van andere personen namelijk niet schenden. Daarnaast is het uiteraard ook belangrijk dat we de gegevens enkel meegeven aan de persoon zelf. De persoonlijke nota's van psychologen en dokters zijn wettelijk beschermd en vallen onder het beroepsgeheim. De klant heeft niet het recht die in te kijken. (VDAB: Hier vind je meer info over de processen zoals ze momenteel zijn. Naar de toekomst toe wordt dit herbekeken en aangepast waar nodig.)
FAQ. Kan de klant vragen om zijn ICF-profiel te verwijderen?
De ICF en de persoonsgegevens die in het kader hiervan worden verwerkt zijn noodzakelijk in het kader van onze wettelijke bevoegdheden. We hebben deze persoonsgegevens nodig om onze opdracht te kunnen uitoefenen. VDAB beroept zich dus op het algemeen belang om deze persoonsgegevens te verwerken. Volgens de AVG heeft de betrokkene dan niet het recht om zijn gegevens te laten verwijderen. Let op: als VDAB niet kan verantwoorden dat we deze gegevens nog langer nodig hebben, dan moeten we ze wel verwijderen. (Nodig hebben kan hier vrij ruim gezien worden: bv. financiering, opvolging, statistieken, beleidsontwikkeling, ... kunnen allemaal redenen zijn waarom we deze gegevens bijhouden).
FAQ. Wat als de klant niet akkoord gaat met wat ik wil wegschrijven?
Vaak gaat de klant wel akkoord als je vraagt: "mag ik het wegschrijven, maar erbij zetten dat je hiermee niet akkoord bent?"
FAQ. Heeft werkgever van klant recht op inzage?
De werkgever kan enkel toegang vragen indien zijn werknemer daarmee akkoord gaat:
- toegang is op naam (dus slechts voor één persoon binnen bedrijf)
- enkel met handtekening klant
- pas nadat klant in dienst is (dus niet bij sollicitatie)
FAQ. Moet de klant akkoord zijn met wat ik schrijf?
Neen. De klant moet wel weten wat er in zijn dossier geschreven wordt. Het beste is om samen naar een formulering te zoeken. Als dit niet lukt, moet je expliciet de twee versies in het dossier neerschrijven. Als de klant bijvoorbeeld meent dat hij perfect Nederlandstalig is maar jij vindt dat dit niet correct, dan mag je dit ook zo noteren in het dossier. Een belangrijke uitzondering is er voor agressie. In die situatie ben je niet verplicht de klant in te lichten over het gegeven. Het gaat hier om overmacht. Het kan dan volstaan om te schrijven dat de klant agressief werd en dat je vreesde voor je eigen integriteit. Je moet dan duidelijk vermelden dat de klant niet weet dat je hebt opgeschreven dat de klant of werkzoekende agressief was. Bij agressie is het ook raadzaam om in het dossier in te schrijven dat je bij een volgend gesprek dit probleem gaat opnemen met de klant. Als natuurlijk blijkt dat het probleem van de agressie te groot en/of te langdurig is, dan moet er transmissie volgen. Dit moet je geval per geval interpreteren
FAQ. Mag ik noteren wat ik vermoed?
Neen, je mag enkel noteren wat je zelf vernomen of geobserveerd hebt. Het moet gaan om feiten en niet om vermoedens. Als je een vermoeden hebt van een bepaald gegeven dan moet je dit gegeven nagaan bij de klant en op basis daarvan je bevindingen noteren. De klant moet het niet eens zijn met je bevindingen, maar je moet het vermoeden omzetten naar een observatie of een feit. Hier moet je ook in alle eerlijkheid en oprechtheid over communiceren met de werkzoekende. Dit gebeurt in neutrale bewoordingen. Je vermijdt subjectieve waardeoordelen.
FAQ. Mag ik iets noteren zonder dat de klant het weet?
Neen. Je mag enkel dingen in een dossier noteren waarvan de klant weet dat je die noteert. Dat is een essentieel onderdeel van de privacyregelgeving en de openbaarheid van bestuur. Bijkomend mag je ook enkel wat relevant en strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling in een dossier noteren. Strafrechtelijke gegevens zijn de enige echte uitzondering. Die mag je nooit noteren. Ook niet als de klant het weet en hier mee instemt. In het geval van agressie situatie ben je niet verplicht de klant in te lichten over het feit dat je dat noteert. Het gaat hier om een situatie van juridische overmacht. Je kan dan registreren dat de klant agressief werd en dat je vreesde voor je eigen integriteit. Hierbij moet je duidelijk vermelden dat de klant niet weet dat je hebt opgeschreven dat de klant of werkzoekende agressief was. Bij agressie kan je best in het dossier schrijven dat je bij een volgend gesprek dit probleem gaat opnemen met de klant. Als blijkt dat het probleem van de agressie te groot en/of te langdurig is, dan moet er transmissie volgen. Dit moet je geval per geval bekijken.
FAQ. Mag ik noteren dat de klant in schuldbemiddeling zit?
Schuldenlast is een gevoelig gegeven dat zeer nauw verbonden is met de persoonlijke levenssfeer en de privacy van de klant / werkzoekende. Je moet er voorzichtig mee omgaan. Het bestaan van schulden op zich is niet relevant voor de arbeidsbemiddeling. Het al dan niet bestaan van schulden is op zich geen belemmering tot de zoektocht naar werk. Als je kan aantonen dat het relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling om dit gegeven te noteren dan mag het. Je moet dat geval per geval beoordelen. De klant moet weten dat je het noteert.
Schuldbemiddeling is geen gerechtelijk gegeven omdat het niet via het gerecht verloopt. Meestal gebeurt schuldbemiddeling via het OCMW of het CAW. Zij treden dan op als schuldbemiddelaar die met de schuldeisers tracht af te spreken dat de schulden gespreid mogen terug betaald worden. Elke schuldeiser belooft dan dat hij geen andere stappen meer zal ondernemen om de schuld in te vorderen, wanneer je je aan de gemaakte afspraken houdt. Een schuldbemiddelaar zal ook nagaan of je schulden terecht zijn, of ze verjaard zijn, of er onwettige kosten aangerekend worden. De schuldbemiddelaar stelt een afbetalingsplan voor dat ook door de schuldeisers moet worden goedgekeurd.
FAQ. Waarom mag ik geen strafrechtelijke gegevens noteren?
Omdat de wet het verbiedt. De AVG bevat een principieel verbod op de verwerking van strafrechtelijke gegevens. De definitie van strafrechtelijke gegevens staat in artikel 10: Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen. De privacycommissie heeft nog niet duidelijk gemaakt welke gegevens onder deze definitie vallen, maar enkele voorbeelden van strafrechtelijke gegevens zijn het bewijs van goed gedrag en zeden, veroordelingen, gevangenisstraf, enkelband, straatverbod, intrekking van het rijbewijs, etc
FAQ. Mag ik noteren dat ik contact heb genomen met een justitieassistent?
Neen, je mag dit niet noteren. Dat is een indirect strafrechtelijke gegeven.
FAQ. Mag ik noteren dat de klant een alcoholgeur verspreidt?
Dit is een gevoelig gegeven. Je moet er voorzichtig mee omgaan. Als je kan aantonen dat het relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling om dit gegeven te noteren dan mag het. Je moet dat geval per geval beoordelen. De klant moet weten dat je het noteert. Er kunnen verschillende redenen zijn voor een alcoholgeur. Je kan dit daarom best met de betrokkene bespreken. Als je objectief kan vast stellen dat het om dronkenschap gaat en die staat een goede arbeidsbemiddeling in de weg, mag je dit noteren. Een tweede mogelijkheid is dat het gaat om een medicinale reactie van het lichaam. Er zijn medicijnen die maken dat het lichaam reageert door het verspreiden van een alcoholgeur. Ook daar kan het relevant zijn voor de arbeidsbemiddeling. Het kan immers zijn dat deze geur de zoektocht naar werk bemoeilijkt. Hierover moet je in alle openheid van de arbeidsbemiddelingsrelatie met de klant over spreken
FAQ. Mag ik noteren dat een klant een enkelband heeft of onder elektronisch toezicht staat?
Neen. Dit gaat om een strafrechtelijk gegeven en dit mag je niet verwerken. De AVG verbiedt de verwerking van strafrechtelijke gegevens en de VDAB beschikt niet over een uitzondering. Je noteert enkel dat betrokkene bijvoorbeeld enkel tussen 9 en 17 uur beschikbaar is, maar niet de reden waarom.
FAQ. Mag ik nog met een schriftje werken om elementen op te schrijven waarvan ik meen dat ze beter niet in het dossier staan? Neen. Dat mag niet. Je moet alle gegevens die relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de arbeidsbemiddeling of de zoektocht naar werk in het elektronisch dossier in Mijn loopbaan noteren. Vergeet ook niet dat de klant een volledig inzagerecht heeft in heel het dossier zelfs in papieren zoals een schriftje dat je – tegen alle regels in – zou hebben.
FAQ. Wat moet ik doen met zaken die me in het volste vertrouwen zijn gezegd maar die toch relevant zijn voor de arbeidsbemiddeling?
Je moet in eerste instantie vermijden om in dit soort situaties terecht te komen. Je bent geen psychotherapeut. Je moet aangeven aan de klant dat je tewerkgesteld bent bij de VDAB en dat je een meldingsplicht hebt voor alle relevante gegevens in het kader van de arbeidsbemiddeling. Als iemand je dus in het “volste vertrouwen” een paar gegevens toevertrouwt die een impact hebben op de zoektocht naar werk, dan mag je dit niet negeren. Als deze gegevens relevant zijn en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling en passen in de begeleiding in de zoektocht naar werk dan moet je dit zeggen of in het dossier schrijven. Je informeert de klant er over dat je alle relevante gegevens in het dossier moet noteren en je niks kan voorbehouden. Je werkt in een team en in dat team deel je alles in de mate dat het nodig en relevant is voor de arbeidsbemiddeling
FAQ. Moet ik met de klant bespreken wat ik noteer in het dossier?
Ja, dat spreekt voor zich. Het is belangrijk om open te communiceren met de betrokken werkzoekende. Je mag niet “achter de rug” spreken. Hoe moeilijk dit ook is, het is vanuit juridisch standpunt de enig te bewandelen weg. Je moet alle gegevens neutraal verwerken. Dit wil zeggen dat je geen waardeoordeel mag vellen. Je communiceert duidelijk met de betrokkene over wat er juist in het dossier komt en wat niet. Je legt ook expliciet uit waarom dit moet gebeuren en waarom het voor hem belangrijk is: je verwerkt gegevens in het kader van een traject naar werk en noteert enkel gegevens die hiervoor relevant en noodzakelijk zijn.
FAQ. Mag ik 'tijdelijk geen rijbewijs' schrijven bij mobiliteit?
Hetgeen je noteert moet relevant en noodzakelijk zijn voor het doel dat je wil bereiken: die persoon aan het werk helpen.
Jij kan het beste inschatten wat je met die zin wil bereiken; bijvoorbeeld hij heeft geen rijbewijs (dus dat hij geen job kan uitoefenen waar dat gevraagd wordt) of dat het enkel relevant is om te noteren dat hij zich momenteel niet makkelijk kan verplaatsen (bv een sollicitatie waar geen openbaar vervoer komt). Als het rijbewijs op zich niet relevant is kan je bv. wel zeggen: kan zich niet met de wagen verplaatsen (dat kan dan ook zijn omdat zijn wagen hersteld moet worden, of omdat hij geopereerd is o.d.) De reden is alleszins in de meeste gevallen niet van belang en mag dan niet genoteerd worden.
Wat je ook kan doen is bv zeggen: "Betrokkene heeft mogelijks vanaf ... een rijbewijs" (dus wanneer het rijverbod afloopt), omdat het dan even goed kan dat iemand zijn examen nog moet afleggen.
Zoals je merkt hangt dit sterk af van de situatie en kan degene die met de concrete situatie geconfronteerd wordt, adhv de gevolgen voor de arbeidsbemiddeling best een passende verwoording bedenken.
