17 Hjelp, jeg er økonomiansvarlig!

AV MARIE AUKRUST OG ARNE THODOK ERIKSEN

Et nytt lag har kun rett til statsstøtte dersom De Grønne stilte liste i kommunen ved sist valg. Andre inntektsmuligheter er donasjoner fra givere og inntekter fra aktivitet. Selv om det ikke er noen penger skal det settes opp et budsjett og gjøres opp regnskap (selv om det blir en veldig enkel jobb om det ikke er penger). Det er viktig for dere å få en kasserer som er interessert i denne jobben. Den innbefatter arbeid med betaling av inntekter og utgifter, innsending for refusjon av reiseskjemaer, passe på frister for rapportering av regnskap og ordne med søknader om støtte. Lag som har rett til statsstøtte må for eksempel sørge for innrapportering av inntekter for forrige regnskapsår til SSB (Statistisk sentralbyrå, som sender ut skjema) for å få partistøtten utbetalt. Fristen er 1. juli hvert år, og den er avgjørende å forholde seg til. Ta gjerne kontakt med fylkeslaget for råd og hjelp.

Et lokallag har som regel ikke så mye penger i omløp. Men selv om det er små summer må det være orden. Vi stiller til valg for å få være med på å styre kommunenes og landets økonomi, og da må vi kunne takle vår egen, ellers vil ingen tro på oss. Etter vedtektene er alle lokallag pliktige til å ha en kasserer/økonomiansvarlig, og de må levere inn regnskap til sekretariatet. Riktignok forlanges det ikke all verden, men regnskapet må vise at vi har ryddig økonomi.

Det skjer i de beste familier – det kan også skje hos oss. Av og til er det noen som stikker til seg penger, og man må ha rutiner for å kunne oppdage det. Dette betyr ikke at man mistenker medlemmene. Men en fast struktur holder orden, og siden den er lik for alle er heller ingen mistenkt. Det er forskjell på rot og snusk. Rot kan unnskyldes. Du er ikke kjeltring selv om du har somlet bort en kvittering, men det må tas opp straks. Blir den ikke funnet, kan kassereren si at han oppdaget det med en gang. Han skriver da en bemerkning i regnskapet. Saken er oppklart, og ingen mistenkes for noe.

Budsjett

Budsjettet vedtas på årsmøtet. Det skal ikke føre til detaljstyring, men bør følges sånn noenlunde. Hvis det viser seg at det ikke holder, må man lage det bedre neste år. Et budsjett er en oversikt over hva man regner med av utgifter og inntekter. Se eksempel 1.

Dekning av aktuelle utgifter til reiser eller deltakeravgifter regnes ikke som inntekt, men dere må levere kvittering for utgiftene. Lønn og kostpenger regnes som lønn, og hvis det går over et visst beløp må det betales skatt av det. Da må laget registrere seg som arbeidsgiver. Det er derfor ikke å anbefale å betale ut lønn. I dag drives alle lokallag på frivillig grunnlag, og med liten partikasse bør det fortsette slik. Hvis det er aktuelt å gi noen honorar bør du kontakte skatteetaten for å finne ut hva som er grensen for skattefrie beløp.

Opprette konto

Dere vil trenge en bankkonto. Dere kan ikke ha alle pengene i lomma, og myndighetene må ha en konto å sende støtten til. For å få konto må dere registrere dere i Brønnøysundregisteret. Se eget kapittel om hvordan man registrerer lokallag i Brønnøysund.

Når dette er i orden, kan dere opprette konto. Banken forlanger dokumentasjon på at dere er registrert. Dere kan bruke utskriften dere får fra Brønnøysund ved registrering, eller en utskrift fra nettsiden. Banken vil også vite hvem som har prokura, det vil si hvem som kan disponere kontoen. Det er gjerne kassereren og en person til. Dere kan bruke en lokal bank, eller Cultura bank, som finansierer mange økologiske og alternative prosjekter.

Regnskap

Man kan kjøpe et regnskapsprogram for PC. Men siden dette blir et enkelt regnskap, kan man ganske enkelt føre det på et ark, eller man kan bruke exel eller et regneark på Google Docs.

Man kan føre et helt enkelt «inn og ut»-regnskap, men det beste er et dobbelt regnskap. Dette betyr at alle beløp blir ført to steder; der hvor pengene kommer fra, og dit hvor de går. Det ene stedet føres det med pluss, det andre stedet med minus. Når man skal kontrollere regnskapet, summerer man alt sammen, og resultatet skal bli null. Regnskapet settes opp med loddrette kolonner. Disse kalles kontoer, eller konti. Øverst i kolonnen skrives navnet på kontoen. For hver postering skriver man datoen i en egen kolonne. Det er ikke tatt med i eksemplene, for oversiktens skyld.

Når noe skal betales, eller penger overføres, skrives det på en linje. Først skriver man hva beløpet gjelder, og så føres det med pluss under en konto og minus under en annen. Det kan være litt forvirrende hvor du skal føre det med pluss og hvor det skal føres med minus. Ha som regel å starte med bank eller kasse. Går pengene inn, er det pluss, går de ut, er de minus. Så får den andre kontoen rette seg etter det.

Hvis du betaler en kopieringsregning med bankgiro, føres det slik: Se eksempel 2.

Du tar regningen eller kvitteringen og setter den inn i en perm. Siden det er den første utgiften i år, får den bilagsnummer én. Dette nummeret skriver du direkte på kvitteringen. I regnskapet lager du en kolonne for bilagsnummer. Det er derfor lett å slå opp i permen og finne den riktige kvitteringen. Beløpet føres med minus under konto for bank, siden det har gått penger ut av banken. Det må da føres med pluss på konto for kopiering. En bedrift som fører momsregnskap må splitte beløpet i to. Men siden partilag ikke er momspliktige, behøver du ikke å bry deg om det.

La oss ta et annet eksempel: Dere selger materiell på stand og legger pengene i lomma. Et par dager etter går kasserer til banken og setter dem inn. Se eksempel 3.

Når du selger noe på stand har du ikke noen kvittering, så i den første posteringen er det ikke noe bilag. Den posteres med pluss under konto for kasse. Du har som regel ikke noen boks til pengene, men putter dem i lomma. «Kasse» betyr at det er kontanter som en av dere tar vare på. Legg merke til at det kommer som minus under konto for salg, materiell. Det er litt forvirrende, for det er jo penger dere har tjent. Men du fikk 120 kr i kassa (pluss) for materiell du kvittet deg med (minus). Den andre posteringen er når du setter inn pengene. Da blir det minus på kasse (lomma) og pluss på bank. Dette stemmer godt, du har ikke noe igjen i lomma, og kontoen er blitt 120 kroner fetere. Bilaget er den kvitteringen du får i banken. Men du får jo også en utskrift fra kontoen med jevne mellomrom.

Kunne du ikke ført beløpet direkte inn i bank, og nøyd deg med en postering? Jo da, men fører du det dobbelt, har du alltid peiling på hvor mye kontanter du har (eller burde ha) liggende i lomma. Det kan jo gå litt tid før du får betalt inn.

Sant å si, kan det lønne seg å ha en liten boks til kontanter, for det er komplisert å betale inn i banken, og det er gjerne gebyrer på det. Da må man også betale en del regninger direkte fra kasse, ellers blir det mye i boksen og lite på konto. Da føres det slik: Se eksempel 4.

Det stemmer med pluss og minus, for kassa er tommere, og dere har mer materiell på lager.

Det kan hende at en regning kommer en stund etterpå. La oss si at du har kopiert noe, og bedriften, som heter Kopinor, sender en regning som du somler litt med å betale. Se eksempel 5.

Du fører det altså først opp med minus på konto for kreditorer. Kreditorer betyr folk som du skylder penger. Når du betaler, fører du det med pluss hos kreditorer, og minus i banken.

Det stemmer, for du har tatt dette ut av konto. Du får 120 på konto for kopiering, og vet da hvor mye du har brukt. På konto for kreditorer står det -120 inntil du betaler, etterpå blir det null. Det stemmer, du skylder ikke Kopinor noe lenger.

Det hender at noen skylder laget penger. For eksempel overlater dere materiell til et annet lag som betaler for det. Dere sender med en regning, og får pengene noen uker senere. Se eksempel 6.

Dette føres på nesten samme måte. Dere fører beløpet med minus på konto for «salg av materiell» og pluss på konto for «debitorer». Debitorer betyr folk som skylder dere penger. Etter en stund setter det andre laget penger inn på lagets konto. Da føres de med minus på konto for debitorer og pluss på konto for bank. Nå står det null på debitorer, og det er riktig, ingen skylder dere penger lenger.

Dette virker unødvendig komplisert, men vitsen er at dere skal ha orden på hvor mye penger dere skylder, og hvor mye dere har utestående, hvor mye dere har i kassa og hvor mye dere har i banken. Ved årsavslutning er det ikke sikkert at alle regninger er betalt, og da skal dette stå i regnskapet. Det finner dere lett ut ved å summere kontoene for kreditorer og debitorer. Er det noe igjen på konto for kreditorer, så skylder dere penger til en eller annen, eller noen skylder dere penger.

Hvis du er usikker på om det skal være pluss eller minus, så husk at penger inn i bank eller kasse er alltid pluss, og penger ut av bank eller kasse er alltid minus. Så må de andre postene rette seg etter det. Dette fører til at inntektsposten, som salg av materiell, føres med minus, mens utgiftsposten, som kopiering, føres med pluss. Det kan virke forvirrende, men det gjør at regnskapet går opp.

Hvor mange konti skal dere ha? Det er det dere selv som bestemmer. Dere må finne ut hva som er praktisk. Dere bruker de samme postene som var i budsjettet. Men dere må også ha med kasse, bank, renteinntekter renteutgifter, debitorer og kreditorer.

Ved årets slutt skal regnskapet avsluttes, og det skal både presenteres på årsmøtet og sendes inn til partiet sentralt. Dere summerer alle kontoene. Så overføres tallene til resultatregnskapet og balansen.

Resultatregnskap viser hva dere har brukt, og hva dere har hatt i inntekt. Hvis dere har ført regnskapet skikkelig, er det fort gjort. Dere bare summerer de enkelte kontoene og overfører tallene. Men dere skal ikke ha med kasse, bank, debitorer og kreditorer. Renteinntekter og utgifter skal med, men settes for seg. La oss se på et litt forenklet regnskap: Se eksempel 7.

Dere har altså gått 200 kr. i overskudd. Det er vanlig å skille ut renter fra resten av regnskapet, men det er i grunnen ikke så farlig med et lokallagsregnskap. Driftsresultatet er differansen mellom inntekter og utgifter. Den kan godt være negativ, da har dere gått med underskudd. Dette er ingen katastrofe, dere kan tære på kontoen. Man gjør gjerne det i et valgår, og legger opp penger mellom valgene. Legg merke til at alle inntektene kommer som minus i regnskapet, og utgiftene som pluss.

Balansen er en oversikt over hva dere har og hva dere skylder. Noen av tallene tar dere fra regnskapet, noen fra en opptelling av de verdiene dere sitter med. Utestående fordringer tas fra debitorkonto, utestående gjeld tas fra kreditorkonto. Kontorutstyr, som for eksempel en PC, skal i prinsippet avskrives, det vil si at man setter ned verdien på den for hvert år, og fører det som en utgift i regnskapet. Men det er ikke så farlig i et slikt regnskap. Dere fører bare opp hele beløpet når dere kjøper en ny. Som regel er det heller ikke nødvendig å føre verdien av kontorutstyr i balansen.

Lager av materiell er som regel verdien av de brosjyrene dere har. Det greieste er å føre det opp til anskaffelsesverdi. Egentlig skal det avskrives med en viss prosent hvert år, men det blir litt sært for en haug brosjyrer. Det er slik at de enten kan brukes eller ikke brukes, og hvis de ikke kan brukes skal dere avskrive verdien og sende bunken til resirkulering. I et bedriftsregnskap kommer det opp som en egen post, avskrivning av varelager. Men alt dette blir litt kunstig for et lite lag. Man kan la være å føre opp materiellet. Da ble pengene brukt den gangen dere kjøpte det, og det er på en måte like riktig. Men har dere noe annet av verdi, for eksempel materiell dere skal selge, bør det føres opp. Det er verdt noe, og kan innbringe penger. Man må ha oversikt over det. Hvis man ikke vet anskaffelsesverdien, får man bare ta en vurdering. Se eksempel 8.

Dere eier altså kr 1700. Det er differansen mellom eiendeler og gjeld, og kalles egenkapital. Denne kan være negativ, og da betyr det at dere skylder penger på en eller annen måte, kanskje har dere tatt opp lån for å gjennomføre en valgkamp. Dette er ikke noen katastrofe, men det må jo betales før eller siden, og i mellomtiden er det renter å betale.

Hvis det er mye gjeld, kan det imidlertid bli krise. Den som står ansvarlig, for eksempel kasserer eller leder, kan bli sittende igjen med alt sammen, fordi de andre trekker seg. I et slikt tilfelle burde kontrollkomiteen ha oppdaget det og bedt dere skjerpe dere. Hvis ikke, må gjelden betales på en eller annen måte, og kanskje må partiet sentralt ordne opp.

Partiet må alltid betale gjelden sin. Vi kan benekte et krav, men da må vi sende mail eller brev til de som krever pengene, og si fra. Det blir gjerne en prosess av det, og her må alt gjøres helt korrekt. Hvis vi ikke får medhold på noe hold, må vi bare betale. Er det store summer, kan det gå til rettsoppgjør. Det er en prosess vi aller helst vil unngå. Da er det bedre å tape litt. Det vi vinner i penger kan vi tape i oppslutning. Er det pengekrangel må kontrollkomiteen orienteres.

Når dere starter nytt regnskap neste år, må postene for bankkontoer, lån, kasse, kreditorer og debitorer føres over i nytt regnskap. Den første posteringen i regnskapet blir da «overført fra forrige år» I vårt tilfelle blir det: Se eksempel 9.

Revisjon

En stor forening må ha ekstern revisor, det er lovpålagt. Et partilag klarer seg med intern revisor, det vil si en av dere. Men det bør ikke være kasserer eller leder, helst ikke noen i styret i det hele tatt. Revisor skal sjekke at alt er riktig ført og at regnskapet går opp, det vil si at det blir null når man summerer alt sammen. Men det er nesten enda viktigere å sjekke at det er bilag på alle beløpene, og at de stemmer.

Regnskapet må alltid sjekkes opp mot utskrift fra bankkonto. Hvis det er en utbetaling som ikke står i regnskapet, og det ikke er noe bilag, må revisor ta affære. Det kan være at det bare er litt rot og kaos, men det kan også være alvorlige saker.

Regnskapet på årsmøtet

Regnskapet skal tas opp som egen post på årsmøtet. Det skal ligge ved en erklæring fra revisor. Hvis vedkommende har bemerkninger, skal det tas opp på møtet. Hvis noe ikke er i orden, må man få en forklaring på det.

Men det er ikke nok at regnskapet er teknisk riktig ført. Forsamlingen skal vurdere pengebruken. Da må man se på størrelsen av beløpene. Kanskje er noen av postene, som for eksempel reiser, urimelig store. Da bør medlemmene be om en forklaring. Er diverse-posten stor, skal man være ekstra kritisk. Hvis det, for eksempel, er kjøpt inn en PC, må man kunne spørre: «Hvor er den?» Den befinner seg som regel hos leder eller sekretær, og blir brukt til partisaker. Det er greit nok, men man må ha kontroll på at den ikke blir brukt privat, eller er hos noen som ikke har oppdrag for partiet.

Hvis det står mye på utestående fordringer, kan det være at noen har lånt penger av partiet og nekter å betale tilbake. Står det mye på utestående gjeld, kan det være at kassereren ikke har betalt regningene. Kanskje regningene ikke er ført i det hele tatt, og revisor ikke har oppdaget det. Da kan man ikke se det i regnskapet. Men før eller siden vil det komme fram, og da bør det bli oppvask.

Hvis det er stort underskudd, kan laget dekke det ved å tære på kontoen, eller ta opp lån. Dette kan være greit nok, man har for eksempel brukt litt ekstra i valgkampen. Men man må være oppmerksom.

Økonomisk rot

Kommer det opp saker som gjelder penger, inhabilitet, eller andre ting, så gjelder følgende regler:

l Orienter overordnet styre (som regel fylkesstyret) så snart som mulig.

l I større saker, orienter kontrollkomiteen, men da må overordnet styre orienteres samtidig.

l Vent med å svare en journalist til du er sikker. Man kan si: De grønne har som prinsipp å ikke gjøre noe slikt. Men jeg må undersøke saken før jeg svarer helt konkret.

Det kan hende at man som leder blir holdt til ansvar for noe som et medlem har gjort, og som man ikke visste. Man kan allikevel prøve å skjerme medlemmet. Det betyr at man selv blir stående ansvarlig. Men man kan si fra at man er formelt ansvarlig, og ikke har gjort noe selv. Man kan si: «Et av våre medlemmer har dessverre - »

Vær oppmerksom på at man aldri skal si noe om personen som man ikke er helt sikker på. Selv om man legger skylden der den hører hjemme, kan man bli beskyldt for å ha dårlig kontroll. Det er som regel best å innrømme dette.

Man må aldri si noe som ikke stemmer, eller late som man ikke visste noe. Journalister har som regel mer «i ermet», og de vil avsløre en bløff. De kan henge deg ut som en løgner. Legg deg flat hvis du må.

Det beste tidspunktet for å innrømme en tabbe er med en gang. Men partiet må orienteres så snart som mulig, og helst før du har gjort innrømmelsen.

Å skaffe penger

Et parti kan søke støtte fra enkeltpersoner og foreninger, men man skal være litt kritisk til hvem man mottar penger fra. En støtte kan binde laget, og for eksempel hindre det i å komme med kritikk av den man mottar støtte fra. Det er særlig viktig å være nøytral i forhold til næringsinteresser. Motta ikke penger fra en bedrift. Selv om man ikke lar seg påvirke til å være partisk, kan man lett bli mistenkt for det. Vi skal inn i styre og stell og disponere skattebetalernes penger. Det blir derfor stilt strenge krav til oss.

Det er klart at vi ikke skal motta penger fra «AS snusk og snask», men det kan være like galt å få penger fra «AS grønt og pent». Vi blir beskyldt for å ha gjort et kommunestyrevedtak som er til fordel for dem, og da mistenkes vi for å ha gjort det på grunn av pengene. Det er jo ikke tilfelle, men man klarer ikke å rettferdiggjøre seg. Man kan ikke bevise sin «gode vilje».

Innrapportering til Statistisk sentralbyrå

Innrapportering av lagets utgifter og inntekter for foregående år skal gis til SSB innen 1. juni påfølgende år. Innrapporteringen fra og med 2015 skal skje via Altinn. Nytt for 2015 er at man nå skal innrapportere både inntekter og utgifter, mens man hittil har måttet rapportere kun inntekter.

Søknad om partistøtte

Alle fylkeslag og lokallag som stilte med liste ved forrige valg kan søke om partistøtte. Man søker kun 1 gang pr. valgperiode, men må hvert år bekrefte opplysninger/kontoinformasjon. Når et parti søker/bekrefter kontoopplysninger må det oppgis hvem som er kontoinnehaver, hvem som har disposisjonsrett, og adresseopplysninger for leder og kasserer for partiet. Søknadsportal: partistotte.no. En kan også søke på papir.

Ved beregning av tilskuddet for 2014 til det enkelte partilag, skal følgende satser benyttes sammen valgstatistikken fra SSB: Se eksempel 10.

Merk at det gis kun ett grunnstøttebeløp pr. parti. Vilkåret er likevel at partileddet som det søkes støtte for, enten må ha minst 4 prosent av stemmene eller minst èn representant i kommunestyret /fylkestinget ved siste valg. Felleslister, bestående av kun registrerte partier, gis ett grunnstøttebeløp pr. liste.

Eventuelle spørsmål om det elektroniske søknads- og saksbehandlingssystemet kan sendes til: fmsfasa@fylkesmannen.no.

Page updated

Report abuse